Hồ Sơ Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) 2025: Cẩm Nang A - Z

Hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi của người lao động. Trong 2025, nhiều điểm mới về hồ sơ và thủ tục BHXH, đặc biệt là hồ sơ bảo hiểm xã hội 1 lần, đã được cập nhật, giúp quá trình nộp và tra cứu nhanh chóng, chính xác.

Nắm vững quy trình này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế rủi ro sai sót. Tìm hiểu chi tiết toàn bộ cẩm nang A – Z về hồ sơ BHXH trong bài viết của LÊ ÁNH HR ngay hôm nay!

I. Hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) là gì?

Trong quá trình quản lý quyền lợi của người lao động, hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) đóng vai trò then chốt, là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của cả người lao động lẫn doanh nghiệp. Việc nắm vững các loại hồ sơ BHXH, cũng như quy định cập nhật năm 2025, giúp giảm rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quyền lợi và tăng hiệu quả quản lý nhân sự.

1. Định nghĩa hồ sơ BHXH và các loại hồ sơ phổ biến

Hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) là tập hợp các giấy tờ, tài liệu pháp lý liên quan đến việc tham gia, đóng, hưởng các chế độ BHXH của người lao động. Đây là căn cứ để cơ quan BHXH xác minh thông tin, giải quyết quyền lợi như hưởng lương hưu, trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc rút BHXH 1 lần. 

Hồ sơ này bao gồm hồ sơ cá nhân, hồ sơ doanh nghiệp, hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định đóng BHXH, phiếu thu, sổ BHXH và các chứng từ liên quan.

2. Các loại hồ sơ bảo hiểm xã hội

Hiện nay, các loại hồ sơ BHXH phổ biến được phân loại thành:

• Hồ sơ tham gia BHXH: Gồm đơn đăng ký, hợp đồng lao động, tờ khai đóng BHXH, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.

• Hồ sơ hưởng chế độ BHXH: Bao gồm hồ sơ hưởng thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, lương hưu và trợ cấp tử tuất.

• Hồ sơ rút BHXH 1 lần: Là bộ hồ sơ đặc biệt cho những trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng và đề nghị nhận toàn bộ số tiền BHXH đã đóng, bao gồm sổ BHXH, đơn đề nghị và giấy tờ xác nhận thời gian đóng BHXH.

3. Thay đổi trọng yếu trong quản lý hồ sơ BHXH 2025

Năm 2025, việc quản lý hồ sơ BHXH có nhiều điểm mới quan trọng:

• Chuyển dịch sang điện tử: Nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công BHXH trở thành bắt buộc với nhiều chế độ ngắn hạn. Sổ BHXH giấy dần bị loại bỏ, thay thế bằng quản lý dữ liệu qua Mã số BHXH.

• Chuẩn hóa thông tin: Hồ sơ về cá nhân, hợp đồng, tiền lương và thời gian đóng phải đồng bộ, chính xác theo quy định mới, giúp giải quyết nhanh chóng và giảm sai sót.

• Mở rộng đối tượng tham gia: Luật BHXH 2024 bổ sung chủ hộ kinh doanh có đăng ký và người quản lý doanh nghiệp, thành viên HĐQT, kiểm soát viên không hưởng lương vào diện BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp cần quy trình quản lý hồ sơ riêng cho nhóm này.

• Tăng cường giám sát: Cơ quan BHXH có thể tra cứu, đối chiếu dữ liệu trực tuyến, phát hiện thiếu sót hoặc trùng lặp, đảm bảo người lao động hưởng đủ quyền lợi.

👉 Doanh nghiệp và người lao động cần cập nhật kịp thời để tránh rủi ro và tuân thủ đúng quy định mới.

Việc hiểu rõ hồ sơ bảo hiểm xã hội, các loại hồ sơ và thay đổi quản lý năm 2025 là bước nền tảng để doanh nghiệp và người lao động chủ động, giảm rủi ro và bảo đảm quyền lợi chính đáng. Nắm vững hồ sơ BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo uy tín và trách nhiệm xã hội trong quản lý nhân sự.

II. Hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) 2025: Cẩm nang A – Z

1. Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc lần đầu

1.1. Quy trình chuẩn bị và nộp hồ sơ lần đầu (Doanh nghiệp)

Đăng ký tham gia BHXH lần đầu là bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp đi vào vận hành đúng quy định pháp luật. Quy trình này được chuẩn hóa thành 3 bước cơ bản:

• Bước 1: Lập hồ sơ 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo đúng thành phần quy định. Trong quá trình lập hồ sơ, HR phải rà soát kỹ thông tin của từng người lao động (NLĐ) để tránh tình trạng trùng mã số BHXH hoặc sai thông tin nhân thân.

• Bước 2: Nộp hồ sơ 

Có 3 kênh nộp hồ sơ:

- Trực tuyến: Qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc phần mềm I-VAN.

- Trực tiếp: Tại cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

- Qua bưu chính công ích: Tiết kiệm thời gian di chuyển, phù hợp với DN không có bộ phận HR thường trực.

• Bước 3: Nhận kết quả 

Cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị quản lý, đồng thời phản hồi về danh sách NLĐ tham gia. Đây là cơ sở để doanh nghiệp bắt đầu đóng BHXH hằng tháng.

1.2. Thành phần hồ sơ theo Điều 27 Luật BHXH 2024

Từ ngày 01/7/2025, quy định mới tại Điều 27 Luật BHXH 2024 có nhiều điểm đơn giản hóa thủ tục:

• Đối với doanh nghiệp (NSDLĐ nộp):

- Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của NSDLĐ.

- Danh sách người lao động tham gia BHXH.

• Đối với NLĐ tự nộp (trường hợp đặc thù):

- Áp dụng cho chủ hộ kinh doanh, người quản lý không hưởng lương.

- Chỉ cần Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của NLĐ.

• Đối với lao động nước ngoài:

- Hồ sơ cá nhân phải dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực.

- Doanh nghiệp có thể tách riêng mã đơn vị BHXH để quản lý độc lập hồ sơ NLĐ nước ngoài.

Bảng so sánh thay đổi trọng yếu:

⇒ Ý nghĩa thực tiễn: HR cần xây dựng quy trình nội bộ riêng cho từng nhóm NLĐ (hợp đồng lao động, chủ hộ KD, quản lý không lương, NLĐ nước ngoài) để tránh sai sót và đảm bảo tính hợp pháp.

1.3. Biểu mẫu thực hành (TK1-TS và D02-TS)

Mặc dù BHXH Việt Nam sẽ ban hành mẫu mới thay thế, DN cần chuẩn bị cấu trúc dữ liệu chuẩn:

• Mẫu TK1-TS (NLĐ): Họ tên, CCCD/Hộ chiếu, ngày sinh, địa chỉ, mã số BHXH, lịch sử đóng.

• Mẫu D02-TS (Danh sách NLĐ): Họ tên, mã số BHXH, mức lương đóng, thời gian tham gia, đối tượng tham gia.

2. Hồ sơ chế độ ngắn hạn (Ốm đau, Thai sản) – Điện tử hóa bắt buộc

2.1. Điểm mới trong quy trình giải quyết chế độ ngắn hạn

Từ ngày 01/7/2025, theo QĐ 186/QĐ-BHXH và QĐ 1674/QĐ-BHXH 2025, các chế độ ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe) sẽ bắt buộc thực hiện điện tử hóa. Điều này đánh dấu một bước ngoặt lớn trong quản trị nhân sự và tuân thủ BHXH:

• Trước đây: DN có thể nộp hồ sơ giấy hoặc điện tử.

• Từ 2025: Hồ sơ phải nộp online, chỉ trong trường hợp chứng từ gốc không số hóa được thì mới gửi bổ sung bản giấy qua bưu chính công ích.

Điểm mới này giúp giảm tải thủ tục hành chính, tăng tốc độ xử lý, nhưng cũng đặt ra thách thức về quản lý chứng từ, đặc biệt là các hồ sơ y tế có phôi gốc.

2.2. Hồ sơ chế độ ốm đau

- Điều kiện hưởng: NLĐ bị ốm đau, tai nạn phải nghỉ việc và có giấy tờ y tế chứng minh.

- Checklist hồ sơ NLĐ nộp cho doanh nghiệp:

• Ngoại trú: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (bản chính).
• Nội trú: Giấy ra viện (bản sao kèm bản chính để đối chiếu).
• Khám chữa bệnh ở nước ngoài: Bản sao giấy tờ y tế nước ngoài + bản dịch tiếng Việt có công chứng.

- Doanh nghiệp (HR) thực hiện:

• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (dấu, chữ ký bác sĩ, mã số y tế).
• Số hóa chứng từ (scan, chụp rõ nét).
• Lập hồ sơ điện tử theo Mẫu C70a-HD trên Cổng DVC/I-VAN.
• Ký số và gửi cơ quan BHXH.
• Trường hợp chứng từ đặc biệt (phôi giấy gốc), gửi bổ sung qua bưu chính công ích.

2.3. Hồ sơ chế độ thai sản

- Điều kiện hưởng: NLĐ nữ mang thai, sinh con, nhận nuôi con dưới 6 tháng hoặc NLĐ nam có vợ sinh con.

- Checklist chứng từ:

• Khám thai: Giấy khám thai/phiếu siêu âm có chỉ định nghỉ.
• Sinh con: Giấy khai sinh hoặc Trích lục khai sinh của con (bản sao công chứng).
• Trường hợp nhận con nuôi: Quyết định công nhận nuôi con nuôi.
• Trường hợp vợ sinh con (NLĐ nam): Giấy chứng sinh/khai sinh của con.

- Doanh nghiệp xử lý:

• Nhận và kiểm tra hồ sơ từ NLĐ.
• Scan chứng từ và đính kèm vào hồ sơ điện tử.
• Lập hồ sơ theo Mẫu C70a-HD, ký số và gửi online.
• Theo dõi phản hồi từ cơ quan BHXH và thông báo kết quả cho NLĐ.

⇒ Lưu ý quan trọng: Nếu giấy khai sinh của con bị mờ, thiếu thông tin, hồ sơ dễ bị trả về. Hồ sơ phải nộp trong vòng 45 ngày kể từ ngày NLĐ quay lại làm việc.

2.4. Quy trình nộp hồ sơ điện tử ngắn hạn (chuẩn hóa)

⇒ Tác động thực tiễn: Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nội bộ quản lý chứng từ song song (bản giấy + bản điện tử) để tránh rủi ro pháp lý khi bị thanh tra.

3. Hồ sơ rút bảo hiểm xã hội một lần (BHXH 1 lần)

3.1. Điều kiện hưởng BHXH 1 lần (Điểm mới Luật BHXH 2024)

- NLĐ tham gia trước 01/7/2025: Giữ nguyên quyền rút BHXH 1 lần sau 1 năm nghỉ việc, nếu đóng <20 năm.

- NLĐ tham gia từ 01/7/2025: Bị hạn chế, chỉ được rút trong các trường hợp:

• Đủ tuổi nghỉ hưu nhưng thời gian đóng <15 năm.
• Ra nước ngoài định cư hợp pháp.
• Mắc bệnh hiểm nghèo (ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, AIDS giai đoạn cuối…).
• Suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.

Ý nghĩa: Quy định này nhằm hạn chế tình trạng rút BHXH hàng loạt, đảm bảo an sinh lâu dài. Doanh nghiệp và HR cần tư vấn kỹ cho NLĐ để tránh hiểu nhầm.

3.2. Thành phần hồ sơ BHXH 1 lần

Người lao động cần chuẩn bị:

• Đơn đề nghị hưởng trợ cấp BHXH một lần (Mẫu 14-HSB).
• Sổ BHXH bản gốc.
• CCCD/Hộ chiếu bản chính để đối chiếu.
• Giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp đặc biệt (nếu có).

3.3. Quy trình nộp hồ sơ

- Nộp trực tiếp: NLĐ mang hồ sơ đến cơ quan BHXH địa phương, nộp lại sổ BHXH và xuất trình CCCD bản chính.

- Nộp online: Qua Cổng DVC BHXH. Nếu thiếu bản điện tử, gửi toàn bộ hồ sơ giấy qua bưu chính công ích.

- Thời gian giải quyết: Tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.

3.4. Tra cứu tình trạng hồ sơ đã nộp

- Doanh nghiệp: Theo dõi trên Cổng DVC hoặc phần mềm I-VAN.

- Người lao động:

• Ứng dụng VssID (tra cứu tiến độ, nhận thông báo).
• Website BHXH Việt Nam.
• Tổng đài 1900 9068 hoặc Zalo OA của BHXH.

⇒ Thực tiễn: NLĐ nên thường xuyên tra cứu để tránh tình trạng hồ sơ bị trả về do thiếu chứng từ hoặc sai sót trong thông tin cá nhân.

4. Hồ sơ chế độ hưu trí và tử tuất

4.1. Hồ sơ chế độ hưu trí

a. Điều kiện hưởng lương hưu (Luật BHXH 2024 – áp dụng từ 01/7/2025)

• Đủ tuổi nghỉ hưu: Nam 62 tuổi, Nữ 60 tuổi (có lộ trình tăng tuổi hưu hàng năm theo Bộ luật Lao động).
• Thời gian đóng BHXH tối thiểu: 20 năm.
• Trường hợp đặc biệt: Người suy giảm khả năng lao động ≥61%, làm nghề nặng nhọc, độc hại… có thể nghỉ hưu sớm hơn nhưng phải có kết luận giám định y khoa.

b. Thành phần hồ sơ hưu trí (theo Điều 73 Luật BHXH 2024)

• Sổ BHXH (bản gốc).
• Quyết định nghỉ việc/hợp đồng lao động hết hạn.
• Đơn đề nghị hưởng lương hưu (Mẫu 14-HSB).
• Bản sao CCCD/hộ chiếu (để đối chiếu khi cần).
• Kết luận giám định y khoa (nếu nghỉ hưu do suy giảm khả năng lao động).

c. Quy trình nộp hồ sơ hưu trí

• Bước 1: NLĐ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
• Bước 2: Nộp tại cơ quan BHXH cấp huyện/tỉnh nơi cư trú hoặc qua Cổng DVC BHXH.
• Bước 3: BHXH tiếp nhận, đối chiếu dữ liệu trên hệ thống, trả kết quả quyết định hưởng lương hưu.
• Bước 4: Chi trả lương hưu hàng tháng qua bưu điện hoặc tài khoản ngân hàng.

d. Lưu ý thực tiễn

• NLĐ nghỉ hưu trước tuổi mà không có kết luận giám định y khoa sẽ bị từ chối hồ sơ.
• Nếu thời gian đóng chưa đủ 20 năm, NLĐ có thể tham gia BHXH tự nguyện để đủ điều kiện hưởng lương hưu.

4.2. Hồ sơ chế độ tử tuất

a. Các quyền lợi tử tuất theo Luật BHXH 2024

Khi NLĐ chết, thân nhân hợp pháp có thể được hưởng:

• Trợ cấp mai táng: Bằng 10 lần mức lương cơ sở tại tháng NLĐ chết.
• Trợ cấp tuất một lần: Áp dụng nếu NLĐ đã đóng BHXH dưới 15 năm, hoặc thân nhân có nguyện vọng nhận 1 lần.
• Trợ cấp tuất hàng tháng: Dành cho thân nhân thuộc diện được hưởng lâu dài (con dưới 18 tuổi, vợ/chồng mất sức lao động, cha mẹ già yếu…).

b. Thành phần hồ sơ tử tuất (theo Điều 79 Luật BHXH 2024)

• Đơn đề nghị hưởng trợ cấp tử tuất (Mẫu 09-HSB).
• Sổ BHXH (bản gốc của người đã mất).
• Giấy chứng tử/Trích lục khai tử của NLĐ.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu…).
• Hồ sơ chứng minh thân nhân đủ điều kiện hưởng tuất hằng tháng (ví dụ: Giấy xác nhận đang học, Giấy giám định y khoa mất khả năng lao động…).

c. Quy trình nộp hồ sơ tử tuất

• Bước 1: Thân nhân người lao động chuẩn bị hồ sơ.
• Bước 2: Nộp tại cơ quan BHXH nơi cư trú của thân nhân hoặc Cổng DVC BHXH.
• Bước 3: BHXH kiểm tra hồ sơ, xác minh đối tượng.
• Bước 4: Ra quyết định chi trả chế độ tuất (một lần hoặc hằng tháng).

d. Lưu ý thực tiễn

Hồ sơ tử tuất phải được nộp trong vòng 12 tháng kể từ ngày người lao động chết, nếu nộp muộn sẽ mất quyền lợi.

Nếu trong gia đình có nhiều thân nhân thuộc diện hưởng tuất hằng tháng, mỗi người phải nộp hồ sơ riêng.

Trường hợp thân nhân cư trú khác tỉnh với nơi NLĐ làm việc, hồ sơ vẫn được nộp tại nơi cư trú để giảm thủ tục.

👉 Với chế độ hưu trí và tử tuất, doanh nghiệp cần có trách nhiệm hỗ trợ người lao động và thân nhân trong việc lập hồ sơ, đặc biệt là cung cấp lại các giấy tờ liên quan (sổ BHXH, quyết định nghỉ việc). Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là trách nhiệm nhân văn, đảm bảo an sinh lâu dài.

5. Hồ sơ Bảo hiểm xã hội tự nguyện

5.1. Khái quát về BHXH tự nguyện

BHXH tự nguyện là hình thức tham gia bảo hiểm do người lao động tự do, không ký HĐLĐ (như lao động nông thôn, tiểu thương, hộ kinh doanh cá thể, lao động phi chính thức) tự nguyện đăng ký và đóng, nhằm đảm bảo quyền lợi hưu trí và tử tuất về sau.

Theo Luật BHXH 2024 (có hiệu lực 01/7/2025), BHXH tự nguyện được điều chỉnh theo hướng:

• Mở rộng đối tượng: Người quản lý doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh… có thể tham gia.
• Linh hoạt phương thức đóng: Đóng hằng tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng hoặc một lần cho nhiều năm về sau.
• Khuyến khích tham gia dài hạn: Cho phép đóng bù để đủ điều kiện hưởng lương hưu (15 – 20 năm).
• Nhà nước hỗ trợ: Người tham gia thuộc hộ nghèo, cận nghèo, hoặc các đối tượng đặc biệt được hỗ trợ một phần mức đóng.

5.2. Thành phần hồ sơ đăng ký BHXH tự nguyện

- Đối với cá nhân tham gia lần đầu:

• Tờ khai tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu TK1-TS, bản mới theo Luật 2024).
• CCCD/CMND/Hộ chiếu (bản sao).
• Ảnh thẻ (trong một số trường hợp).
• Nếu đã có mã số BHXH thì chỉ cần kê khai trên TK1-TS, không phải lập mới.

- Đối với cá nhân tham gia tiếp tục (đóng nối):

• Chỉ cần nộp tờ khai điều chỉnh thông tin (nếu có thay đổi).
• Phiếu giao dịch đóng tiền theo kỳ hạn đăng ký.

- Đối với nhóm tham gia qua đại lý thu (Bưu điện, UBND xã, tổ chức được ủy quyền):

• Hồ sơ của từng cá nhân.
• Danh sách đăng ký tham gia (mẫu của BHXH Việt Nam).
• Biên lai thu tiền.

5.3. Quy trình đăng ký BHXH tự nguyện

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Người tham gia khai Tờ khai TK1-TS và chuẩn bị bản sao CCCD.

Bước 2 – Nộp hồ sơ: Có 3 hình thức

• Trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp huyện/tỉnh.
• Qua đại lý thu BHXH (bưu điện, UBND xã).
• Trực tuyến qua Cổng DVC BHXH hoặc ứng dụng VssID.

Bước 3 – Đóng tiền: Người tham gia lựa chọn phương thức đóng:

• Đóng hằng tháng.
• Đóng 3, 6, 12 tháng một lần.
• Đóng một lần cho nhiều năm (tối đa 5 năm) hoặc một lần cho những năm còn thiếu để đủ điều kiện hưởng lương hưu.

Bước 4 – Nhận thông báo xác nhận: Sau khi đóng, cơ quan BHXH sẽ cập nhật vào hệ thống và trả lại thông báo kết quả, đồng thời NLĐ có thể kiểm tra trên ứng dụng VssID.

5.4. Quyền lợi và chế độ khi tham gia BHXH tự nguyện

Người tham gia BHXH tự nguyện được hưởng 2 chế độ chính:

• Lương hưu hàng tháng khi đủ tuổi và đủ số năm đóng (tối thiểu 15 năm từ 2025, tiến tới 20 năm).
• Chế độ tử tuất: bao gồm trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất một lần/hằng tháng cho thân nhân.

Không bao gồm các chế độ ngắn hạn như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động (vì đây là đặc thù của BHXH bắt buộc).

5.5. Lưu ý thực tiễn cho người tham gia BHXH tự nguyện

Nên chọn đóng dài hạn để tránh rủi ro gián đoạn quá trình tham gia.

Người có thời gian tham gia BHXH bắt buộc trước đó có thể gộp thời gian với BHXH tự nguyện để đủ điều kiện hưởng lương hưu.

Cần lưu giữ biên lai thu tiền, phiếu giao dịch để đối chiếu khi có sai sót dữ liệu.

Với hộ nghèo/cận nghèo, nên đăng ký tại UBND xã để được hưởng mức hỗ trợ của Nhà nước (tối đa 30% mức đóng).

👉 Như vậy, BHXH tự nguyện 2025 được cải tiến theo hướng linh hoạt, thuận tiện, và mở rộng đối tượng, giúp người lao động phi chính thức có cơ hội tham gia hệ thống an sinh xã hội chính thức, đảm bảo quyền lợi về già và giảm gánh nặng cho gia đình khi rủi ro xảy ra.

6. Hồ sơ điều chỉnh, bổ sung và chốt sổ BHXH khi nghỉ việc

6.1. Khái quát

Trong suốt quá trình tham gia BHXH, thông tin của người lao động (NLĐ) và doanh nghiệp (DN) có thể phát sinh nhiều thay đổi: thay đổi mức lương đóng, thay đổi thông tin cá nhân, hoặc NLĐ nghỉ việc. Để đảm bảo quyền lợi khi hưởng chế độ, việc điều chỉnh – bổ sung – chốt sổ BHXH là thủ tục bắt buộc.

Theo Luật BHXH 2024 và các văn bản hướng dẫn (Nghị định 158/2025/NĐ-CP), thủ tục này đã được số hóa, nhưng doanh nghiệp vẫn cần phối hợp quản lý hồ sơ giấy.

6.2. Hồ sơ điều chỉnh, bổ sung thông tin BHXH

a. Các trường hợp cần điều chỉnh

• Thay đổi thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD/Hộ chiếu).
• Thay đổi mức đóng BHXH do điều chỉnh lương, phụ cấp.
• Điều chỉnh sai sót về mã số BHXH, quá trình đóng.Gộp sổ BHXH (khi một NLĐ có nhiều sổ).

b. Thành phần hồ sơ

• Tờ khai TK1-TS (bản cập nhật).
• Tài liệu chứng minh thay đổi: CCCD mới, giấy khai sinh, giấy tờ hộ tịch.
• Bảng kê quá trình đóng BHXH (do doanh nghiệp lập).
• Công văn đề nghị điều chỉnh (Mẫu D01-TS).

c. Quy trình thực hiện

• NLĐ nộp giấy tờ chứng minh thay đổi cho doanh nghiệp.
• DN lập hồ sơ điều chỉnh trên phần mềm I-VAN hoặc Cổng DVC BHXH.
• Hồ sơ được ký số và gửi cơ quan BHXH.
• BHXH cập nhật dữ liệu trên hệ thống và trả kết quả điều chỉnh.

⇒ Lưu ý thực tế: Nếu thông tin trên CCCD và sổ BHXH không trùng khớp, NLĐ sẽ gặp khó khăn khi hưởng chế độ hưu trí hoặc rút BHXH một lần. Do đó, cần điều chỉnh ngay khi phát hiện sai sót.

6.3. Hồ sơ chốt sổ BHXH khi NLĐ nghỉ việc

a. Ý nghĩa chốt sổ

• Là thủ tục bắt buộc khi NLĐ nghỉ việc.
• Đảm bảo quá trình đóng được ghi nhận đầy đủ, không thất lạc.
• Là điều kiện để NLĐ bảo lưu, tiếp tục tham gia hoặc rút BHXH.

b. Thành phần hồ sơ

• Danh sách lao động báo giảm (Mẫu D02-TS).
• Sổ BHXH của NLĐ (nếu vẫn dùng bản giấy để đối chiếu).
• Công văn đề nghị chốt sổ của doanh nghiệp.
• Bảng kê quá trình đóng BHXH (nếu NLĐ yêu cầu đối chiếu).

c. Quy trình chốt sổ

• Doanh nghiệp lập danh sách báo giảm lao động trên hệ thống.
• Đồng thời nộp hồ sơ điện tử về việc chấm dứt đóng BHXH cho NLĐ.
• BHXH kiểm tra dữ liệu đóng (số tháng, mức đóng, tình trạng nợ).
• Nếu doanh nghiệp không nợ BHXH, cơ quan BHXH xác nhận quá trình đóng và chốt sổ cho NLĐ.
• Trả kết quả chốt sổ cho DN hoặc trực tiếp cho NLĐ (qua bưu điện hoặc Cổng DVC).

⇒ Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày làm việc từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.

6.4. Các vấn đề thường gặp khi chốt sổ BHXH

- Doanh nghiệp nợ BHXH:

• BHXH không chốt sổ cho NLĐ nếu DN chưa hoàn tất nghĩa vụ đóng.
• Giải pháp: DN phải nộp đủ số tiền nợ hoặc NLĐ có thể khởi kiện yêu cầu DN thanh toán.

- Sai lệch thông tin cá nhân:

• Thường gặp ở ngày sinh, số CCCD.
• Cần làm thủ tục điều chỉnh trước khi chốt sổ.

- Gộp nhiều sổ BHXH:

• NLĐ làm ở nhiều nơi và được cấp nhiều sổ.
• BHXH sẽ yêu cầu DN phối hợp làm thủ tục gộp sổ để tránh trùng lặp.

- Không đối chiếu quá trình đóng:

• NLĐ không kiểm tra kỹ nên có thể bị thiếu tháng đóng, dẫn đến mất quyền lợi về hưu.
• Khuyến nghị: NLĐ tự tra cứu trên VssID và yêu cầu DN đối chiếu trước khi chốt.

6.5. Lưu ý quan trọng cho DN & NLĐ

• Doanh nghiệp: Cần theo dõi sát tình trạng nợ đóng để không ảnh hưởng quyền lợi NLĐ khi nghỉ việc.
• Người lao động: Trước khi nghỉ, nên tự kiểm tra quá trình đóng trên VssID để phát hiện kịp thời sai sót.
• HR: Nên lập sẵn checklist bàn giao hồ sơ chốt sổ khi nhân viên nghỉ việc, tránh bỏ sót giấy tờ.

7. Hồ sơ thanh tra, kiểm tra và lưu trữ BHXH

7.1. Khái quát

Từ năm 2025, theo Luật BHXH 2024, Nghị định 158/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, việc quản lý, lưu trữ và chuẩn bị hồ sơ BHXH để phục vụ thanh tra – kiểm tra được siết chặt.

• Cơ quan BHXH, Thanh tra lao động có quyền kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc đóng BHXH, quản lý hồ sơ và giải quyết chế độ của DN.
• Doanh nghiệp không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, hoặc lưu trữ không đúng quy định, có thể bị xử phạt hành chính, truy thu, và thậm chí bị khởi kiện bởi NLĐ.

7.2. Hồ sơ cần lưu trữ phục vụ thanh tra BHXH

Theo quy định 2025, DN phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ trong ít nhất 10 năm, bao gồm:

- Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu

• Quyết định thành lập, đăng ký mã số đơn vị.
• Danh sách NLĐ tham gia lần đầu.
• Tờ khai DN, NLĐ (TK1-TS, D02-TS).

- Hồ sơ quá trình đóng BHXH

• Bảng lương, hợp đồng lao động.
• Danh sách báo tăng, báo giảm NLĐ.
• Biên lai, chứng từ nộp BHXH hằng tháng.
• Các công văn điều chỉnh, bổ sung thông tin.

- Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức)

• Bản scan + bản gốc giấy chứng nhận nghỉ việc, giấy ra viện, giấy khai sinh…
• Mẫu C70a-HD và các chứng từ số hóa đã gửi online.

- Hồ sơ chế độ hưu trí, tử tuất, rút BHXH một lần

• Mẫu 14-HSB, 09-HSB.
• Sổ BHXH đã nộp, quyết định hưởng chế độ.

- Hồ sơ chốt sổ BHXH

Danh sách báo giảm, công văn đề nghị chốt.

Bản xác nhận quá trình đóng BHXH của cơ quan BHXH.

7.3. Quy trình thanh tra, kiểm tra BHXH

- Thông báo trước

• Cơ quan BHXH gửi quyết định/thông báo thanh tra.
• DN phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo danh mục yêu cầu.

- Thanh tra tại DN hoặc trực tuyến

• Kiểm tra hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ BHXH.
• So sánh dữ liệu DN khai báo và dữ liệu trên hệ thống BHXH.
• Đối chiếu chứng từ giấy và chứng từ điện tử.

- Kết luận thanh tra

• Nếu hồ sơ hợp lệ: xác nhận tuân thủ.
• Nếu phát hiện sai phạm: yêu cầu khắc phục, truy thu hoặc xử phạt theo NĐ 158/2025.

- Khắc phục sau thanh tra

• DN có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ, bổ sung khoản đóng còn thiếu.
• Báo cáo kết quả khắc phục về cơ quan BHXH.

7.4. Chế tài xử phạt 2025 (theo NĐ 158/2025/NĐ-CP)

Một số mức phạt nổi bật:

• Không đăng ký tham gia BHXH cho NLĐ: Phạt từ 50 – 75 triệu đồng.
• Chậm đóng, nợ BHXH: Bị tính lãi phạt, có thể truy cứu trách nhiệm hình sự nếu trốn đóng với số tiền lớn.
• Không cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu thanh tra: Phạt 10 – 20 triệu đồng.
• Làm sai lệch hồ sơ BHXH: Phạt đến 100 triệu đồng và có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

7.5. Lưu trữ hồ sơ BHXH trong thời kỳ chuyển đổi số

- Doanh nghiệp cần kết hợp lưu trữ giấy và điện tử:

• Giấy: Bản gốc chứng từ y tế, quyết định nghỉ việc, giấy khai sinh, giấy chứng tử…
• Điện tử: Hồ sơ đã số hóa, nộp qua Cổng DVC/I-VAN, lưu trữ trên phần mềm quản lý nội bộ.
• Thời hạn: Tối thiểu 10 năm; riêng hồ sơ liên quan đến chế độ hưu trí, tử tuất phải lưu trữ lâu dài để đảm bảo quyền lợi NLĐ.

- Khuyến nghị:

• DN nên xây dựng quy trình lưu trữ 2 lớp (giấy + điện tử) với phân quyền rõ ràng.
• Thường xuyên sao lưu dữ liệu để tránh mất mát khi có sự cố kỹ thuật.
• Bộ phận HR cần có checklist chuẩn bị trước khi thanh tra để đảm bảo luôn sẵn sàng.

7.6. Bảng checklist hồ sơ cần chuẩn bị khi có thanh tra BHXH

Hồ sơ thanh tra, kiểm tra và lưu trữ BHXH nhấn mạnh vai trò quan trọng của quản trị hồ sơ BHXH trong kỷ nguyên số. Doanh nghiệp cần coi đây là một chuẩn tuân thủ bắt buộc, không chỉ để tránh phạt mà còn để bảo vệ quyền lợi lâu dài cho NLĐ. Một hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học, minh 

III. Quản trị rủi ro pháp lý và sai sót thường gặp khi làm hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH)

1. Phân loại và phân tích sai sót hồ sơ BHXH thường gặp

Sai sót trong hồ sơ bảo hiểm xã hội không chỉ làm mất thời gian chỉnh sửa mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động (NLĐ). Một số lỗi phổ biến mà HR cần đặc biệt lưu ý:

(1) Hồ sơ không đầy đủ/thiếu chứng từ

Ví dụ: Thiếu giấy ra viện trong hồ sơ ốm đau hoặc thiếu giấy khám thai trong hồ sơ thai sản.

⇒ Nguyên nhân: không có checklist chuẩn, nhân sự soạn hồ sơ vội vàng.

⇒ Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối, chậm giải quyết chế độ cho NLĐ.

(2) Sai sót về mức đóng và thời điểm đóng BHXH 

Ví dụ: Chậm đóng BHXH cho NLĐ trong giai đoạn thử việc, hoặc tính sai mức đóng do nhầm lẫn khoản phụ cấp không phải đóng BHXH.

⇒ Nguyên nhân: Chưa cập nhật quy định mới, thiếu nghiệp vụ kiểm tra.

⇒ Hậu quả: Doanh nghiệp bị truy thu và chịu phạt chậm đóng 0,03%/ngày.

(3) Sai thông tin cá nhân của NLĐ 

Ví dụ: Ghi sai tên, ngày sinh, hoặc trùng mã số BHXH.

⇒ Cách xử lý: Sử dụng mẫu TK1-TS để điều chỉnh thông tin tại cơ quan BHXH.

⇒ Hậu quả: Gây gián đoạn trong quá trình giải quyết chế độ.

(4) Sai sót trong nghiệp vụ chuyển đổi BHXH 

Ví dụ: Không thực hiện thủ tục khi NLĐ chuyển quận/tỉnh công tác.

⇒ Quy trình đúng: Báo giảm → Đăng ký mã mới → Báo tăng.

⇒ Hậu quả: Quản lý BHXH bị gián đoạn, hồ sơ phát sinh nợ đóng.

2. Mức phạt vi phạm hành chính về hồ sơ BHXH theo quy định mới

Luật BHXH 2024 và các nghị định sửa đổi (như Nghị định 12/2022/NĐ-CP) đã tăng mức xử phạt đối với hành vi sai phạm. Cụ thể:

• Phạt chậm đóng BHXH: Doanh nghiệp phải trả thêm khoản lãi 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng. Đây là gánh nặng lớn cho bộ phận tài chính và HR, buộc phải quản lý chặt chẽ thời hạn đóng.

• Trách nhiệm hình sự đối với hành vi trốn đóng: Hành vi trốn đóng BHXH có thể bị truy cứu  trách nhiệm hình sự. Đây là cảnh báo nghiêm khắc, yêu cầu doanh nghiệp tuyệt đối tuân thủ

⇒ Vì vậy, việc đảm bảo tính chính xác – kịp thời – đầy đủ của hồ sơ BHXH không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là một phần quan trọng của quản trị rủi ro pháp lý trong doanh nghiệp.

⇒ Với ứng dụng VssID và các cổng tra cứu trực tuyến, NLĐ có thể kiểm tra ngay tình trạng tham gia BHXH của mình, vì vậy doanh nghiệp cần đảm bảo tính minh bạch và chính xác tuyệt đối.

IV. Giải pháp tối ưu hóa quy trình quản lý hồ sơ BHXH cho HR

Quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất của phòng nhân sự. Nếu không có quy trình chuyên nghiệp và hệ thống kiểm soát rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro lớn về pháp lý, tài chính và quyền lợi người lao động. Dưới đây là bộ giải pháp toàn diện giúp HR nâng cao hiệu quả trong quản lý hồ sơ BHXH 2025.

1. Kinh nghiệm quản lý hồ sơ chuyên nghiệp

(1) Chuẩn hóa Template và Checklist

• Mỗi loại hồ sơ BHXH (Đăng ký tham gia, Ốm đau, Thai sản, Hưởng BHXH 1 lần, Nghỉ dưỡng sức…) cần có mẫu biểu chuẩn hóa kèm checklist chứng từ bắt buộc.

• Bộ template nội bộ không chỉ giúp HR dễ dàng rà soát mà còn là công cụ đào tạo nhân viên mới.

• Khi có văn bản pháp luật mới (ví dụ: Luật BHXH 41/2024/QH15 có hiệu lực 2025), HR cần cập nhật ngay checklist để tránh rủi ro thiếu chứng từ.

(2) Quản lý lưu trữ song song (Điện tử và Giấy)

• Theo Quyết định 1674/QĐ-BHXH, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, các chứng từ gốc bản giấy vẫn phải được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ thanh tra.

• Giải pháp tốt nhất là số hóa toàn bộ hồ sơ bằng hệ thống quản lý tài liệu (DMS), đồng thời phân quyền truy cập để bảo mật.

• Khi có đoàn thanh tra, HR có thể xuất file điện tử kèm bản scan, đồng thời xuất trình bản gốc để đối chiếu, đảm bảo minh bạch tuyệt đối.

2. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên sâu cho HR

(1) Thủ tục chuyển cơ quan BHXH quản lý 

Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở sang địa bàn BHXH khác, HR cần thực hiện 3 bước bắt buộc:

• Bước 1: Báo giảm toàn bộ lao động tại BHXH cũ.

• Bước 2: Đăng ký mã đơn vị mới tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến.

• Bước 3: Báo tăng lại toàn bộ lao động tại BHXH mới. Nếu bỏ sót bất kỳ bước nào, hồ sơ có thể bị treo, ảnh hưởng đến quá trình đóng – hưởng của NLĐ.

(2) Khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ

• Doanh nghiệp phải khai trình lao động 2 lần/năm (tháng 6 và tháng 12).

• Đây là nghĩa vụ pháp lý theo Bộ luật Lao động, đồng thời là căn cứ để cơ quan BHXH, Sở LĐTBXH kiểm soát quỹ bảo hiểm.

• HR cần xây dựng lịch nhắc tự động, tránh bỏ sót vì vi phạm này có thể dẫn đến truy thu, xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn tra cứu hồ sơ BHXH

(1) Tra cứu cho doanh nghiệp (HR)

• Chuyên viên HR cần thành thạo các kênh tra cứu: Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam và I-VAN (nhà cung cấp dịch vụ kê khai BHXH điện tử)

• Qua đó, HR có thể tra cứu trạng thái hồ sơ theo mã giao dịch: đang xử lý, đã duyệt, hay bị từ chối do sai sót.

• Đây là công cụ giúp HR giám sát tiến độ và kịp thời bổ sung hồ sơ nếu cơ quan BHXH yêu cầu.

(2) Tra cứu cho cá nhân (Người lao động)

• Ứng dụng VssID: NLĐ có thể kiểm tra số tháng đóng BHXH, mức lương đóng, và các chế độ đã hưởng.

• Ngoài ra, người lao động còn có thể tra cứu qua Website BHXH Việt Nam, Zalo OA chính thức hoặc Tổng đài 1900 9068.

• HR có trách nhiệm đảm bảo dữ liệu đóng BHXH khớp với thực tế. Nếu NLĐ phát hiện sai lệch, HR phải hỗ trợ điều chỉnh qua Mẫu TK1-TS.7.

4. Lợi ích của quản lý hồ sơ BHXH hiệu quả

• Đối với doanh nghiệp: Giảm thiểu rủi ro pháp lý, tiết kiệm chi phí xử lý sai sót, nâng cao uy tín với cơ quan quản lý.

• Đối với HR: Nâng cao tính chuyên nghiệp, tối ưu thời gian xử lý, dễ dàng theo dõi lịch sử hồ sơ.

• Đối với người lao động: Quyền lợi được đảm bảo, có thể tự tra cứu minh bạch, giảm tranh chấp khi phát sinh sự cố.

Quản lý hồ sơ BHXH trong bối cảnh 2025 đòi hỏi HR không chỉ “biết làm” mà còn phải chủ động – chuẩn hóa – ứng dụng công nghệ. Doanh nghiệp nào xây dựng quy trình quản lý BHXH minh bạch, bài bản sẽ có lợi thế lớn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.

"Hồ Sơ Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) 2025: Cẩm Nang A - Z" nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và kiểm tra thường xuyên để tránh sai sót. Việc tra cứu hồ sơ online giúp bạn chủ động theo dõi tiến trình và xử lý kịp thời.

Hãy theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật các hướng dẫn, mẹo thủ tục BHXH mới nhất, hỗ trợ bạn nâng cao kỹ năng quản trị hành chính nhân sự hiệu quả!

------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM