Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Một bộ hồ sơ nhân sự thường gồm thông tin cá nhân, hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, giấy tờ về trình độ chuyên môn và các tài liệu phát sinh trong quá trình làm việc như quyết định điều chỉnh lương, bổ nhiệm, bảo hiểm hoặc chấm dứt hợp đồng.

Tuy nhiên, pháp luật không quy định một danh mục hồ sơ nhân sự giống nhau cho mọi vị trí. Doanh nghiệp cần phân biệt giấy tờ phục vụ nghĩa vụ pháp lý, giấy tờ cần thiết theo đặc thù công việc và tài liệu quản lý nội bộ. HR không nên yêu cầu tất cả nhân viên nộp cùng một bộ giấy tờ nếu không có mục đích phù hợp.

Tóm tắt nhanh- Hồ sơ cơ bản: Thông tin nhân viên, hợp đồng lao động, giấy tờ xác minh thông tin và tài liệu liên quan đến công việc.- Hồ sơ theo vị trí: Bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, giấy khám sức khỏe hoặc giấy tờ chuyên ngành khi cần thiết.- Hồ sơ phát sinh: Phụ lục hợp đồng, quyết định nhân sự, tài liệu về đào tạo, tiền lương, bảo hiểm và nghỉ việc.- Nguyên tắc lưu trữ: Phân loại rõ ràng, cập nhật thường xuyên, bảo mật thông tin và không giữ bản chính giấy tờ cá nhân trái quy định.

1. Bộ hồ sơ nhân sự gồm những giấy tờ gì?

Đối với công ty thương mại, HR có thể xây dựng danh mục hồ sơ nhân viên theo từng nhóm để dễ tiếp nhận, kiểm tra và quản lý.

Nhóm hồ sơ Giấy tờ thường có Mục đíchThông tin cá nhân Phiếu thông tin nhân viên, thông tin định danh, liên hệ Xác minh và quản lý dữ liệu lao độngHồ sơ tuyển dụng CV, đơn ứng tuyển, kết quả phỏng vấn nếu được lưu Phục vụ tuyển dụng và tiếp nhậnHợp đồng lao động Hợp đồng đã ký, phụ lục hoặc văn bản sửa đổi Xác lập và quản lý quan hệ lao độngTrình độ chuyên môn Bằng cấp, chứng chỉ, giấy phép hành nghề khi cần Xác minh điều kiện làm việcHồ sơ quá trình làm việc Quyết định điều chuyển, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật Theo dõi biến động nhân sựHồ sơ chế độ Tài liệu BHXH, nghỉ phép, giải quyết chế độ liên quan Quản lý quyền lợi người lao độngHồ sơ nghỉ việc Thông báo, quyết định hoặc thỏa thuận chấm dứt, bàn giao Hoàn tất thủ tục khi người lao động nghỉ việc

Không phải toàn bộ giấy tờ trong bảng đều bắt buộc đối với từng nhân viên. Ví dụ, hồ sơ của nhân viên kinh doanh sẽ khác hồ sơ của kế toán trưởng hoặc người làm công việc yêu cầu chứng chỉ, giấy phép chuyên môn.

Đặc biệt, cần phân biệt giữa hồ sơ cá nhân của từng nhân viên và sổ quản lý lao động của doanh nghiệp. Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp phải lập, cập nhật sổ quản lý lao động với các thông tin cơ bản về người lao động; sổ có thể được lập dưới dạng giấy hoặc điện tử. 

2. Giấy tờ nào bắt buộc, giấy tờ nào tùy theo vị trí công việc?

Đây là nội dung HR cần xác định trước khi yêu cầu nhân viên bổ sung hồ sơ.

Nhóm cần có căn cứ pháp lý rõ ràng

• Hợp đồng lao động được giao kết đúng hình thức, đúng loại và có các nội dung chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.
• Thông tin người lao động cần thiết để lập, cập nhật sổ quản lý lao động.
• Hồ sơ về bảo hiểm, tiền lương và các nghĩa vụ liên quan theo diện áp dụng.
• Các giấy tờ đặc thù mà pháp luật yêu cầu đối với từng công việc hoặc nhóm lao động.

Nhóm phụ thuộc vị trí hoặc nhu cầu quản lý

• CV, đơn xin việc hoặc phiếu thông tin nhân viên theo mẫu của doanh nghiệp.
• Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ tin học, ngoại ngữ hoặc chứng chỉ chuyên môn.
• Tài liệu đánh giá thử việc, biểu mẫu bàn giao và cam kết bảo mật phù hợp.
• Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, khen thưởng hoặc các văn bản chỉ phát sinh khi có sự kiện tương ứng.

Ví dụ, kế toán trưởng có các yêu cầu về tiêu chuẩn, điều kiện chuyên môn và kinh nghiệm theo pháp luật kế toán. Trong khi đó, nhân viên hành chính thông thường không đương nhiên phải nộp cùng loại chứng chỉ.

Ngoài ra, Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng và chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng. HR chỉ nên kiểm tra, đối chiếu hoặc lưu bản sao phù hợp với mục đích quản lý và căn cứ pháp lý. 

3. Cách sắp xếp hồ sơ nhân sự khoa học, dễ tìm kiếm

Với tình trạng hồ sơ đang lưu trữ lộn xộn, em nên bắt đầu bằng việc lập danh sách toàn bộ nhân viên, sau đó đối chiếu với hồ sơ hiện có và phân loại theo từng người.

Một cách sắp xếp phù hợp là mỗi nhân viên có một mã hồ sơ riêng, trong đó tài liệu được chia thành các nhóm:

• Nhóm 1 – Thông tin cá nhân: Phiếu thông tin, giấy tờ xác minh thông tin cần thiết và tài liệu liên quan.
• Nhóm 2 – Tuyển dụng và tiếp nhận: CV, kết quả tuyển dụng, thỏa thuận thử việc nếu có.
• Nhóm 3 – Hợp đồng lao động: Hợp đồng, phụ lục, văn bản thay đổi nội dung hợp đồng.
• Nhóm 4 – Quá trình làm việc: Quyết định nhân sự, đào tạo, đánh giá và các tài liệu phát sinh.
• Nhóm 5 – Chế độ và nghỉ việc: Hồ sơ chế độ, các quyết định và tài liệu hoàn tất khi chấm dứt quan hệ lao động.

Đối với hồ sơ giấy, nên phân loại theo mã nhân viên hoặc phòng ban, có danh mục tài liệu để thuận tiện tra cứu.

Đối với hồ sơ điện tử, có thể đặt tên theo cấu trúc thống nhất, ví dụ: NV025_HopDongLaoDong_2026.pdf.

Ngoài ra, HR nên lập bảng theo dõi tình trạng hồ sơ trên Excel hoặc phần mềm nhân sự với các cột.

Mã NV Họ tên Hợp đồng Thông tin cá nhân Hồ sơ chuyên môn Trạng tháiNV001 Nguyễn Văn A Đã có Đã kiểm tra Đủ theo vị trí Hoàn tấtNV002 Trần Thị B Đã có Cần bổ sung Không yêu cầu thêm Chưa hoàn tấtNV003 Lê Văn C Cần kiểm tra Đã kiểm tra Đã có Đang rà soát

Bảng trên chỉ là ví dụ quản lý nội bộ. Danh mục kiểm tra cần được điều chỉnh theo loại hình doanh nghiệp và yêu cầu của từng vị trí.

4. Lưu trữ hồ sơ nhân sự thế nào để đúng quy định và bảo mật?Hồ sơ nhân sự chứa nhiều dữ liệu cá nhân như thông tin định danh, địa chỉ, tiền lương và thông tin về chế độ của người lao động. Vì vậy, HR cần bảo đảm việc thu thập, sử dụng và lưu trữ có mục đích rõ ràng.
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, việc xử lý dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng và quản lý người lao động phải đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu. Điều 25 của Luật quy định cụ thể trách nhiệm xử lý, lưu trữ và xóa, hủy dữ liệu trong các trường hợp tương ứng. 
Cổng Thông Tin Điện Tử Chính Phủ+1

Khi quản lý hồ sơ, HR nên thực hiện những nguyên tắc sau:- Chỉ thu thập giấy tờ, thông tin cần thiết và có căn cứ phù hợp.- Phân quyền người được xem, chỉnh sửa hoặc tải hồ sơ nhân viên.- Có phương án sao lưu, bảo vệ dữ liệu điện tử và kiểm soát việc truy cập hồ sơ giấy.- Cập nhật khi nhân viên thay đổi thông tin, chức danh, hợp đồng hoặc chế độ.- Xác định thời hạn lưu trữ cho từng nhóm tài liệu theo quy định pháp luật và thỏa thuận hợp pháp.Lưu ý: Không có một thời hạn lưu trữ chung áp dụng cho toàn bộ giấy tờ trong hồ sơ nhân sự. Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp cần xác định tài liệu nào phải tiếp tục lưu theo nghĩa vụ pháp luật, tài liệu nào được lưu theo thỏa thuận và dữ liệu nào cần xóa, hủy.5. Người mới làm HCNS nên rà soát và hoàn thiện hồ sơ nhân viên từ đâu?Với trường hợp mới nhận bàn giao hồ sơ tại công ty thương mại, em nên thực hiện theo ba bước.
Bước 1: Kiểm kê hồ sơ hiện có. Lập danh sách nhân viên đang làm việc, đối chiếu từng bộ hồ sơ và đánh dấu những tài liệu đang thiếu hoặc cần kiểm tra.
Bước 2: Phân loại mức độ cần bổ sung. Ưu tiên kiểm tra hợp đồng lao động, thông tin phục vụ quản lý lao động và những tài liệu cần thiết để chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện của vị trí. Các giấy tờ phục vụ quản lý nội bộ chỉ bổ sung khi có nhu cầu và căn cứ phù hợp.
Bước 3: Chuẩn hóa cách lưu trữ. Thống nhất mã nhân viên, tên tài liệu, danh mục hồ sơ, người phụ trách cập nhật và quyền truy cập.
Đối với người chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý hồ sơ, có thể tham khảo chương trình đào tạo Hành chính nhân sự tổng hợp tại Lê Ánh HR để thực hành xây dựng biểu mẫu, quản lý hợp đồng và sắp xếp hồ sơ lao động.
Tóm lại, một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ không có nghĩa là phải thu thập càng nhiều giấy tờ càng tốt. HR cần bảo đảm có những tài liệu phục vụ nghĩa vụ pháp lý, bổ sung giấy tờ theo đặc thù vị trí và lưu trữ thông tin có hệ thống, bảo mật. Với tình trạng hồ sơ hiện tại của công ty, em nên ưu tiên kiểm kê, phân loại và chuẩn hóa danh mục trước khi yêu cầu nhân viên bổ sung.