Hợp đồng sắp hết hạn HR cần làm gì?

 Chào Tú Chi,

Khi hợp đồng lao động sắp hết hạn, HR cần kiểm tra thời hạn hợp đồng, trao đổi với trưởng bộ phận về nhu cầu sử dụng lao động, trình phê duyệt phương án và thông báo cho nhân viên để hoàn tất thủ tục ký hợp đồng mới hoặc chấm dứt hợp đồng.

Đặc biệt, nếu hợp đồng xác định thời hạn đã hết hạn mà nhân viên vẫn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp cần lưu ý mốc 30 ngày để ký hợp đồng mới. Nếu không thực hiện đúng, hợp đồng có thể chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019. 

1. Hợp đồng lao động sắp hết hạn, HR cần kiểm tra những gì?

Khi phát hiện hợp đồng xác định thời hạn sắp hết hạn, HR không nên chờ đến ngày cuối cùng mới xử lý mà cần chủ động rà soát hồ sơ.

Những thông tin cần kiểm tra gồm:

• Ngày hết hạn hợp đồng: Xác định chính xác thời điểm hợp đồng kết thúc.
• Loại hợp đồng: Kiểm tra đây là hợp đồng xác định thời hạn lần đầu hay hợp đồng đã ký tiếp.
• Lịch sử ký hợp đồng: Đối chiếu những hợp đồng trước đó để xác định có được tiếp tục ký hợp đồng xác định thời hạn hay không.
• Tình trạng làm việc: Xem xét kết quả đánh giá, nhu cầu nhân sự của bộ phận và nguyện vọng người lao động.
• Điều kiện hợp đồng: Kiểm tra mức lương, chức danh, địa điểm làm việc và các nội dung dự kiến thay đổi.

Ví dụ, nếu hợp đồng của nhân viên hết hạn ngày 30/11, HR nên rà soát và trao đổi với trưởng bộ phận từ đầu tháng 11 hoặc sớm hơn theo quy trình nội bộ.

Lưu ý: Pháp luật không quy định chung rằng doanh nghiệp bắt buộc phải bắt đầu quy trình gia hạn trước 30 ngày. Đây có thể là mốc quản lý nội bộ để doanh nghiệp chủ động xử lý.

2. Quy trình xử lý hợp đồng sắp hết hạn tại doanh nghiệp

Với người mới phụ trách hồ sơ lao động, có thể thực hiện theo quy trình sau:

Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng lao động, HR cần chuẩn bị hợp đồng mới, kiểm tra các nội dung thỏa thuận và tổ chức ký kết đúng thời hạn.

Nếu không tiếp tục ký hợp đồng, HR cần phối hợp thực hiện thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản theo Điều 45 Bộ luật Lao động 2019, đồng thời chuẩn bị các thủ tục về tiền lương, bảo hiểm và hồ sơ liên quan.

Đối với trường hợp chấm dứt hợp đồng do hết hạn, cần phân biệt với việc đơn phương chấm dứt hợp đồng để áp dụng đúng quy định.

3. Hợp đồng hết hạn nhưng nhân viên vẫn tiếp tục làm việc thì xử lý thế nào?

Đây là tình huống HR cần đặc biệt lưu ý.

Theo khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc:

• Trong 30 ngày kể từ ngày hết hạn: Hai bên phải ký hợp đồng lao động mới. Trong thời gian chưa ký, quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên vẫn thực hiện theo hợp đồng đã giao kết.
• Quá 30 ngày nhưng chưa ký hợp đồng mới: Hợp đồng xác định thời hạn trước đó trở thành hợp đồng không xác định thời hạn.
• Nếu tiếp tục ký hợp đồng xác định thời hạn: Về nguyên tắc, chỉ được ký thêm một lần. Sau đó, nếu người lao động tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng không xác định thời hạn, trừ các trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định.    

Ví dụ, hợp đồng của nhân viên hết hạn ngày 31/10 nhưng người đó vẫn làm việc từ ngày 01/11. HR cần nhanh chóng xác nhận phương án với cấp quản lý và phối hợp ký hợp đồng mới trong thời hạn luật định.

Không nên hiểu 30 ngày là khoảng thời gian doanh nghiệp được tùy ý trì hoãn quyết định. Đây là thời hạn để hai bên hoàn tất việc giao kết hợp đồng mới khi người lao động vẫn tiếp tục làm việc.

4. Nếu doanh nghiệp không tiếp tục ký hợp đồng thì HR cần làm gì?

Khi doanh nghiệp quyết định không tiếp tục sử dụng lao động sau khi hợp đồng hết hạn, HR cần chuẩn bị thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản, xác định ngày làm việc cuối cùng và phối hợp thực hiện thủ tục nghỉ việc.

Theo Điều 34 và Điều 45 Bộ luật Lao động 2019, hết hạn hợp đồng là một căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động, trừ trường hợp pháp luật quy định ngoại lệ; người sử dụng lao động có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản khi chấm dứt theo căn cứ này. 

HR cần lưu ý:

• Thông báo cho người lao động về việc hợp đồng kết thúc.
• Phối hợp bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ.
• Kiểm tra tiền lương, ngày phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện và các khoản liên quan.
• Thực hiện thủ tục bảo hiểm, xác nhận thời gian đóng theo quy định.

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các khoản liên quan đến quyền lợi của hai bên thường phải được thanh toán trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trừ những trường hợp được phép kéo dài nhưng không quá 30 ngày. 

5. Người mới làm HCNS cần chuẩn bị gì để quản lý hợp đồng đúng quy định?

Nếu thường xuyên quản lý hồ sơ lao động, em nên lập bảng theo dõi hợp đồng trên Excel hoặc phần mềm nhân sự, trong đó có mã nhân viên, loại hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, số lần ký và tình trạng xử lý.

Có thể thiết lập nhắc việc trước ngày hết hạn 30–45 ngày để chủ động trao đổi với trưởng bộ phận và cấp phê duyệt. Đây là mốc quản lý đề xuất, không phải thời hạn báo trước bắt buộc áp dụng cho mọi trường hợp.

Ngoài ra, cần nắm chắc quy định về giao kết, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng lao động và thực hành các biểu mẫu như hợp đồng lao động, thông báo hết hạn, thông báo chấm dứt và bảng theo dõi hợp đồng.

Nếu chưa có kinh nghiệm, em có thể tham khảo khóa học Hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR để hệ thống kiến thức pháp luật và thực hành xử lý hồ sơ lao động tại doanh nghiệp.

Tóm lại, khi hợp đồng sắp hết hạn, HR cần chủ động kiểm tra, xin ý kiến, thông báo và hoàn tất phương án xử lý trước ngày hết hạn. Đặc biệt, phải theo dõi trường hợp nhân viên tiếp tục làm việc sau khi hợp đồng hết hạn để tránh phát sinh sai sót về loại hợp đồng và quyền lợi người lao động.