Cách tự rà soát compliance nhân sự?

Chào Nhã Ca,

Để tự rà soát compliance nhân sự, HR nên kiểm tra theo 5 nhóm: hồ sơ và hợp đồng lao động, nội quy và quy chế, tiền lương và thời giờ làm việc, bảo hiểm xã hội, báo cáo pháp lý bắt buộc. Mỗi nhóm cần đối chiếu hồ sơ thực tế với quy định hiện hành, ghi nhận sai sót, đánh giá rủi ro và lập kế hoạch khắc phục.

Đối với doanh nghiệp khoảng 100 lao động, em nên bắt đầu từ những nội dung có nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động hoặc phát sinh xử phạt như hợp đồng sai loại, chưa đăng ký nội quy lao động, đóng BHXH không đúng đối tượng và tính lương làm thêm giờ sai quy định.

1. Compliance nhân sự là gì? HR cần rà soát những nội dung nào

Compliance nhân sự (HR Compliance) là hoạt động kiểm tra và bảo đảm doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật liên quan đến tuyển dụng, sử dụng lao động, tiền lương, bảo hiểm và quản lý nhân sự.

Khác với kiểm tra hồ sơ hành chính thông thường, rà soát compliance cần xác định được doanh nghiệp có đang thực hiện đúng quy định hay không, bằng chứng nằm ở đâu và sai sót cần được xử lý như thế nào.

Với công ty khoảng 100 lao động, HR nên chia phạm vi kiểm tra thành các nhóm sau:

HR cũng cần kiểm tra các yêu cầu đặc thù như lao động nước ngoài, người lao động chưa thành niên hoặc công việc có yếu tố nguy hiểm nếu doanh nghiệp có sử dụng các nhóm lao động này.

2. Checklist tự rà soát Compliance nhân sự dành cho HR

Dưới đây là checklist cơ bản có thể áp dụng khi doanh nghiệp chuẩn bị kiểm tra nội bộ.

Một số căn cứ pháp lý cần chú ý khi sử dụng checklist:

• Điều 118 và 119 Bộ luật Lao động 2019: Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký theo quy định. 
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung: Quy định về quản lý lao động, sổ quản lý lao động và báo cáo tình hình thay đổi lao động.
• Luật BHXH 2024 và các văn bản sửa đổi, hướng dẫn: Là căn cứ kiểm tra đối tượng tham gia, việc đăng ký, đóng và giải quyết chế độ BHXH.
• Nghị định 283/2026/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Riêng các báo cáo định kỳ, HR cần đối chiếu thời hạn, mẫu biểu và cơ quan tiếp nhận đang áp dụng tại thời điểm kiểm tra, tránh sử dụng biểu mẫu hoặc thông tin cơ quan quản lý đã thay đổi.

3. HR nên thực hiện quy trình rà soát Compliance nhân sự như thế nào?

Nếu đây là lần đầu thực hiện, em có thể chia công việc thành 4 bước thay vì kiểm tra toàn bộ hồ sơ cùng lúc.

Bước 1 – Thu thập hồ sơ và dữ liệu: Chuẩn bị danh sách lao động, hợp đồng, nội quy, bảng chấm công, bảng lương, dữ liệu BHXH và các báo cáo đã nộp.

Bước 2 – Đối chiếu và kiểm tra chéo: Không nên chỉ kiểm tra hồ sơ có đủ hay không mà cần so sánh dữ liệu giữa các bộ phận. Chẳng hạn, đối chiếu nhân viên đang làm việc với danh sách tham gia BHXH; đối chiếu hợp đồng, dữ liệu tăng ca và bảng lương.

Bước 3 – Ghi nhận và phân loại sai sót: Mỗi vấn đề cần có thông tin về tình trạng, căn cứ pháp lý, bằng chứng và mức độ ảnh hưởng.

Bước 4 – Đề xuất phương án khắc phục: Tổng hợp kết quả, báo cáo cấp quản lý, phân công người chịu trách nhiệm và xác định thời hạn hoàn thành.

Để tránh bỏ sót, HR có thể sử dụng bảng theo dõi kết quả như sau:

Các mức ưu tiên trong bảng chỉ mang tính minh họa. Doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên mức độ vi phạm, hậu quả và khả năng phát sinh rủi ro thực tế.

4. Phát hiện sai sót Compliance nhân sự thì xử lý thế nào?

Khi phát hiện sai sót, HR cần xác định nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng và căn cứ khắc phục trước khi điều chỉnh hồ sơ. Không nên xử lý bằng cách bổ sung chứng từ hình thức hoặc sửa ngày tháng để hồ sơ trông đầy đủ.

Có thể phân loại thành ba mức độ:

• Rủi ro cao: Không tham gia BHXH cho người thuộc diện bắt buộc, trả thiếu tiền lương theo quy định, ký hợp đồng sai loại hoặc vi phạm nghiêm trọng về thời giờ làm việc. Cần báo cáo và xử lý ưu tiên.
• Rủi ro trung bình: Thiếu hồ sơ, biểu mẫu hoặc quy trình nội bộ có khả năng dẫn đến vi phạm. Cần xác định thời hạn hoàn thiện và người phụ trách.
• Rủi ro thấp: Sai lệch hành chính không ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hoặc nghĩa vụ pháp lý. Có thể đưa vào kế hoạch chuẩn hóa hồ sơ.

Ví dụ, nếu kiểm tra phát hiện một nhân viên làm việc thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng chưa được đăng ký, HR cần phối hợp với bộ phận liên quan xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ, số tiền cần đóng và thực hiện khắc phục theo quy định. Không nên chỉ đăng ký từ tháng hiện tại rồi bỏ qua thời gian trước đó.

Kết quả rà soát nên được lập thành báo cáo ngắn, gồm nội dung sai sót, bằng chứng, căn cứ pháp lý, phương án xử lý, người chịu trách nhiệm và tiến độ hoàn thành.

5. HR tổng hợp cần trang bị kiến thức gì để tự kiểm tra tuân thủ?

Đối với nhân viên HCNS tổng hợp, không nhất thiết phải trở thành chuyên gia pháp chế mới có thể tham gia kiểm tra compliance. Tuy nhiên, cần nắm được những quy định pháp luật liên quan trực tiếp đến công việc, biết đọc văn bản, kiểm tra hồ sơ và nhận diện tình huống có nguy cơ vi phạm.

Những kỹ năng nên ưu tiên gồm quản lý hợp đồng lao động, kiểm tra hồ sơ tiền lương và BHXH, xây dựng checklist, theo dõi thời hạn báo cáo và lập biên bản ghi nhận sai sót. Các vấn đề pháp lý phức tạp cần được chuyển đến người có chuyên môn hoặc bộ phận pháp chế trước khi doanh nghiệp quyết định phương án xử lý.

Người mới phụ trách công việc này có thể tham khảo khóa học Hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR để củng cố nghiệp vụ quản lý hồ sơ, hợp đồng, tiền lương và thực hiện quy định pháp luật lao động.

Tóm lại, cách tự rà soát compliance nhân sự hiệu quả là kiểm tra có hệ thống, đối chiếu hồ sơ với thực tế và xác định được vấn đề nào cần ưu tiên khắc phục. Với doanh nghiệp khoảng 100 lao động, em nên sử dụng checklist theo 5 nhóm trên, đồng thời lưu đầy đủ bằng chứng và tiến độ xử lý để phục vụ kiểm tra nội bộ cũng như làm việc với cơ quan chức năng.