Ký sai loại hợp đồng xử lý thế nào?

Chào Hoàng Anh,

Nếu doanh nghiệp đã ký hai lần hợp đồng lao động xác định thời hạn với cùng người lao động, sau đó tiếp tục ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ ba thì thông thường là không đúng quy định. Theo khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, khi người lao động tiếp tục làm việc sau lần ký hợp đồng xác định thời hạn thứ hai, hai bên phải giao kết hợp đồng không xác định thời hạn, trừ những trường hợp ngoại lệ được pháp luật cho phép.

Với tình huống của em, HR cần rà soát lịch sử hợp đồng, báo cáo cấp quản lý và phối hợp với người lao động để điều chỉnh quan hệ hợp đồng về đúng loại. Không nên chờ hợp đồng lần ba hết hạn mới xử lý, cũng không tự ý hủy hồ sơ hoặc làm mất quyền lợi đã phát sinh của người lao động.

1. Ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ ba có vi phạm không?

Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được chia thành hai loại: hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn có thời hạn không quá 36 tháng.

Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động tiếp tục làm việc, hai bên có thể ký tiếp một hợp đồng xác định thời hạn. Sau lần ký tiếp này, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì về nguyên tắc phải ký hợp đồng không xác định thời hạn.

Tuy nhiên, pháp luật có quy định ngoại lệ đối với một số trường hợp như người lao động cao tuổi, người lao động nước ngoài và một số đối tượng đặc thù theo quy định.

Vì vậy, nếu nhân viên trong tình huống của em là lao động thông thường, đã ký hai hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp và tiếp tục làm việc, việc ký thêm hợp đồng xác định thời hạn lần ba là không phù hợp quy định.

2. HR cần xử lý thế nào khi phát hiện ký sai loại hợp đồng?

Trước hết, HR cần kiểm tra toàn bộ hợp đồng đã ký, thời điểm bắt đầu và kết thúc từng hợp đồng, quá trình làm việc liên tục và đối tượng người lao động có thuộc trường hợp ngoại lệ hay không.

Sau khi xác định sai sót, nên thực hiện theo trình tự:

1. Rà soát hồ sơ: Kiểm tra ba hợp đồng đã ký và xác định thời điểm phát sinh việc giao kết sai loại.
2. Báo cáo cấp quản lý: Giải trình sai sót, đánh giá ảnh hưởng và đề xuất phương án khắc phục.
3. Trao đổi với người lao động: Thông báo rõ căn cứ pháp lý và thống nhất thủ tục hoàn thiện hồ sơ.
4. Ký hợp đồng đúng loại: Phối hợp giao kết hợp đồng không xác định thời hạn, làm rõ thời điểm áp dụng và các quyền lợi liên quan.
5. Cập nhật hồ sơ: Điều chỉnh thông tin quản lý hợp đồng, bảo đảm lưu giữ đầy đủ tài liệu cũ và mới.

Không nên tự ý sửa trực tiếp ngày tháng trên hợp đồng đã ký, tiêu hủy hợp đồng cũ hoặc lập hồ sơ không phản ánh đúng thực tế. Việc ký văn bản mới cần bảo đảm thống nhất với quá trình làm việc thực tế và quy định pháp luật.

Xem thêm: Cách Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu Văn Phòng Khoa Học

3. Có cần ký lại hợp đồng không? Có được dùng phụ lục để sửa không?

Doanh nghiệp nên phối hợp với người lao động ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn để khắc phục việc giao kết sai loại hợp đồng.

Theo Khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, phụ lục hợp đồng không được sử dụng để sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động. Vì vậy, không nên chỉ lập phụ lục để chuyển hợp đồng xác định thời hạn lần ba thành hợp đồng không xác định thời hạn.

Khi hoàn thiện hợp đồng, HR cần rà soát thời điểm quan hệ lao động phải được xác định là không xác định thời hạn, tránh ghi nhận thời điểm không phù hợp thực tế.

Đồng thời, việc ký lại không có nghĩa là người lao động phải bắt đầu một quan hệ lao động hoàn toàn mới hoặc bị mất các quyền lợi đã hình thành trước đó.

4. Việc ký sai loại hợp đồng có ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động không?

Việc ký sai loại hợp đồng không làm mất các quyền lợi hợp pháp của người lao động. Khi khắc phục, doanh nghiệp cần bảo đảm tính liên tục của quá trình làm việc và rà soát các chế độ liên quan.

Cụ thể, HR cần kiểm tra tiền lương, phụ cấp, thâm niên, phép năm, thời gian tham gia BHXH và các quyền lợi đã thỏa thuận hợp pháp.

Đặc biệt, nếu quan hệ lao động thuộc trường hợp phải áp dụng hợp đồng không xác định thời hạn, doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào ngày hết hạn ghi trên hợp đồng lần ba để mặc nhiên chấm dứt quan hệ lao động.

Ngoài ra, theo Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi giao kết không đúng loại hợp đồng lao động có thể bị xử phạt hành chính và áp dụng biện pháp khắc phục là buộc giao kết đúng loại hợp đồng.

Khi xác định mức phạt cụ thể, cần đối chiếu quy định xử phạt còn hiệu lực tại thời điểm xử lý.

5. HR cần lưu ý gì để tránh ký sai loại hợp đồng?

Để hạn chế sai sót, HR nên lập bảng theo dõi hợp đồng lao động với các thông tin như ngày ký, ngày hết hạn, loại hợp đồng, số lần ký và tình trạng làm việc của từng nhân viên.

Trước khi chuẩn bị hợp đồng mới, cần kiểm tra lịch sử ký kết, xác định đúng loại hợp đồng và xin phê duyệt theo quy trình nội bộ.

Với người mới làm hành chính nhân sự, nên học chắc các quy định về giao kết, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng lao động, đồng thời thực hành xử lý những tình huống thường gặp tại doanh nghiệp.

Có thể tham khảo khóa học Hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR để bổ sung kiến thức pháp luật lao động và kỹ năng quản lý hồ sơ, hợp đồng.

Tóm lại, nếu doanh nghiệp ký hợp đồng xác định thời hạn lần ba không đúng quy định, HR cần chủ động rà soát và phối hợp khắc phục bằng hợp đồng đúng loại, đồng thời bảo đảm quyền lợi người lao động. Không nên chờ hợp đồng hết hạn mới xử lý hoặc chỉ dùng phụ lục để thay đổi thời hạn.