Quy định tổ chức và quản lý cuộc họp

I/ MỤC ĐÍCH tổ chức và quản lý cuộc họp nhằm:

• Thông tin các quyết định mới từ quản lý cấp trên.
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiều bộ phận.
• Giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp của công ty…

1. Các nguyên tắc chung trong tổ chức và quản lý cuộc họp:

• Tổ chức cuộc họp Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.
• Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự trước khi tổ chức cuộc họp; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của quản lý các bộ phận.
• Tổ chức cuộc họp Phải có chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương. chứng chỉ kế toán tổng hợp
• Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
• Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
• Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, trường hợp đến trễ thì phải thông báo cho chủ toạ cuộc họp.
• Tất cả các quản lý phải có sổ họp nội bộ. Ngoài bìa sổ họp sử dụng nhãn của sổ theo mẫu chung của bộ phận HC. Mỗi lần tổ chức hay tham gia cuộc họp, quản lý phải ghi rõ các nội dung: ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung triển khai, ý kiến của người tham gia, ký tên.

2. Trình tự tổ chức cuộc họp:

2.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp:

• Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của đơn vị mình và yêu cầu giải quyết công việc, quản lý các bộ phận chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
• Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự.
• Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp.

2.2 Chuẩn bị nội dung các cuộc họp:

• Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
• Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản.
• Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
• Người chủ trì cuộc họp phải lập kế hoạch tố chức cuộc họp.
• Người tổ chức cuộc họp phải chuẩn bị thêm các nội dung sau đây: (Bảng checklist các buổi họp)
• Đặt trước địa điểm họp
• Tổ chức vệ sinh phòng họp.
• Kiểm tra đèn, bàn, ghế, điều hòa, ổ cắm điện, điện.
• Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp.
• Chuẩn bị nước uống.
• Khăn phủ bàn.
• Máy chiếu, computer, màn chiếu, TV.
• Soạn thư mời và trình duyệt.
• Gửi thư mời.
• Nhắc tham gia họp trước 60 phút.

2.3 Giấy mời họp

Giấy mời họp được ghi theo mẫu và phải được ghi rõ những nội dung sau đây:

a) Người triệu tập và chủ trì;

b) Thành phần tham dự;

c) Người được triệu tập; người được mời tham dự;

d) Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp;

đ) Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.

Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.

2.4 Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp

• Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
• Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
• Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay.

2.5 Thời gian tiến hành cuộc họp

Doanh nghiệp đưa ra quy định thời gian tiến hành cuộc họp phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh

Ví dụ

a) Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc;

b) Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 2 ngày;

c) Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;

d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề;

đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo tính chất và nội dung vấn đề.

Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.

2.6  Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp

• Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.
• Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.
• Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.
• Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

2.7  Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

• Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.
• Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý.
• Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
• Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.
• Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

2.8  Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp

• Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp.
• Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
• Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.
• Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp.
• Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp.
• Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thắng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.
• Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.

2.9  Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp

• Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.
• Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây:

a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

• Văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau đây:

a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp;

b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.

• Biên bản cuộc họp phải được ghi theo mẫu sẵn có do doanh nghiệp quy định.

3. Sử dụng phòng họp của công ty:

• Phòng họp của công ty do phòng HCQT quản lý. Các cuộc họp có thể tổ chức tại công ty hoặc bên ngoài.
• Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng phòng họp thì phải đăng ký trước với nhân viên lễ tân.
• Nhân viên lễ tân vào sổ theo dõi cuộc họp theo mẫu:
• Trong trường hợp có xung đột về việc sử dụng cuộc họp, nhân viên lễ tân phải thông báo cho Trưởng phòng HCQT biết, ý kiến của TP HCQT là ý kiến cuối cùng.

Tổ chức và quản lý cuộc họp là nhiệm vụ quan trọng trong công tác hành chính.

Nếu bạn cần trang bị thêm nghiệp vụ hành chính, nhân sự, quản lý văn bản,  bạn có thể tham khảo thêm các khóa học hành chính nhân sự  tại trung tâm Lê Ánh HR.

Chúc bạn thành công!