Cách Quản Lý Hợp Đồng Lao Động: File, Mốc Thời Gian, Gia Hạn

Quản lý hợp đồng lao động (HĐLĐ) là một trong những nghiệp vụ cốt lõi trong hoạt động hành chính – nhân sự của mỗi doanh nghiệp.

Không chỉ liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, quản lý hợp đồng còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp, truy cứu trách nhiệm và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – vẫn đang gặp khó khăn trong việc lưu trữ, theo dõi mốc thời gian và xử lý việc gia hạn hợp đồng.

Bài viết này, Lê Ánh HR sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình, hệ thống hóa việc quản lý HĐLĐ một cách bài bản, từ khâu lưu file đến theo dõi thời hạn và xử lý gia hạn hiệu quả – đúng luật, đúng nghiệp vụ.

I. Tổng Quan Về Hợp Đồng Lao Động

Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên (theo Điều 13, Bộ luật Lao động 2019).

Hiện nay, theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, chỉ còn hai loại hợp đồng:

• Hợp đồng lao động xác định thời hạn (tối đa 36 tháng).
• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Ngoài nội dung bắt buộc (theo Điều 21 BLLĐ), hợp đồng còn cần đảm bảo về mặt hình thức (bằng văn bản hoặc điện tử – theo Điều 14), chữ ký hai bên, số lượng bản và trách nhiệm lưu giữ.

Quản lý tốt HĐLĐ không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý trong quan hệ lao động mà còn nâng cao hiệu quả kiểm soát nhân sự, ngân sách, và quản lý rủi ro trong vận hành.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Cách Lưu Trữ File Hợp Đồng: Giấy Và Số Hóa Phù Hợp Với Pháp Luật

1. Lưu file giấy – vẫn cần thiết

Mặc dù xu hướng số hóa đang lên ngôi, nhưng việc lưu bản hợp đồng giấy có chữ ký tay vẫn là bắt buộc với nhiều doanh nghiệp. Theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải lưu giữ bản hợp đồng đã ký trong suốt thời gian người lao động làm việc và ít nhất 5 năm sau khi chấm dứt hợp đồng.

Một số lưu ý thực tế:

• Hợp đồng cần được lưu trữ theo sơ đồ phòng ban hoặc theo thời gian tuyển dụng, đặt trong bìa cứng, kẹp gáy hoặc hộp lưu trữ chuyên dụng.
• Doanh nghiệp nên dùng mã nhân sự để đánh số hợp đồng, giúp dễ truy vết.

2. Lưu trữ điện tử – nên áp dụng

Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 cho phép ký kết hợp đồng qua phương tiện điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy.

Ưu điểm:

• Tăng tính bảo mật, dễ tìm kiếm.
• Giảm rủi ro thất lạc, ẩm mốc, cháy nổ.
• Dễ dàng trích xuất phục vụ thanh tra lao động.

Cách triển khai thực tế:

• Scan toàn bộ hợp đồng (nếu ký tay).
• Sử dụng phần mềm HRM hoặc phần mềm nội bộ có tính năng đính kèm HĐLĐ theo hồ sơ nhân sự.
• Phân quyền truy cập rõ ràng để tránh lộ thông tin.

III. Theo Dõi Mốc Thời Gian

Nhiều doanh nghiệp không để ý đến mốc thời gian hợp đồng sắp hết hạn, dẫn đến tình trạng “chuyển hợp đồng ngầm” – tức là người lao động đương nhiên chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn (theo khoản 2 Điều 20 BLLĐ).

Các mốc cần theo dõi:

• Ngày bắt đầu – ngày hết hạn hợp đồng.
• Ngày hết thời gian thử việc (nếu có) để quyết định ký tiếp hay chấm dứt.
• Hạn 30 ngày trước ngày kết thúc hợp đồng: doanh nghiệp phải thông báo về việc ký tiếp hoặc chấm dứt (theo Điều 45).

Cách theo dõi hiệu quả:

• Dùng Excel hoặc phần mềm HR để tạo bảng theo dõi hợp đồng.
• Tạo cảnh báo qua email trước 30-45 ngày.
• Giao trách nhiệm theo dõi cho phòng Nhân sự hoặc cá nhân phụ trách hồ sơ lao động.

Ví dụ: Công ty TNHH ABC sử dụng Google Sheet có tích hợp Add-on gửi email cảnh báo trước 45 ngày cho từng hợp đồng sắp hết hạn – giúp công ty tránh được việc chuyển nhầm sang HĐ không xác định thời hạn với lao động thời vụ.

»»» Xem Thêm:

• Các Lỗi Thường Gặp Khi Lưu Trữ Hồ Sơ Và Cách Xử Lý
• Cách Xử Lý Khi Mã Số Thuế Cá Nhân Của Bạn Bị Lỗi
• Mã Số Thuế Cá Nhân Là Gì? Hướng Dẫn Đăng Ký Mã Số Thuế
• Cách Xử Lý Khi Nhân Viên Nghỉ Việc: Quy Trình Và Lưu Ý
• Các Loại Công Việc Hành Chính Văn Phòng Phổ Biến Nhất

IV. Gia Hạn Hợp Đồng Lao Động

Theo khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, mỗi hợp đồng xác định thời hạn chỉ được ký một lần gia hạn, nếu tiếp tục thì buộc phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn.

Quy trình gia hạn cần lưu ý:

• Đánh giá hiệu quả làm việc: trước khi gia hạn, doanh nghiệp nên có biểu mẫu đánh giá nhân sự theo tiêu chí KPI hoặc phản hồi quản lý.
• Thông báo bằng văn bản cho người lao động ít nhất 15 – 30 ngày trước ngày kết thúc.
• Ký phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới – đúng thời điểm, đúng quy định.

Hình thức thực hiện:

• Gia hạn bằng hợp đồng mới là phương án an toàn pháp lý nhất.
• Trong trường hợp chỉ điều chỉnh thời gian, có thể dùng phụ lục hợp đồng, nhưng phải đảm bảo không trái với nội dung cốt lõi ban đầu (theo khoản 1 Điều 22 BLLĐ).

Tình huống thực tế:

Công ty CP Thương mại XYZ mỗi năm có gần 150 HĐLĐ ngắn hạn cho nhân viên bán hàng. Họ thiết lập quy trình tự động gửi mẫu đánh giá online và mẫu phụ lục hợp đồng qua Zalo OA nội bộ trước 40 ngày – giúp gia hạn hợp đồng đúng quy định mà không cần ký tay trong nhiều trường hợp (đối với lao động ký qua chữ ký số).

V. Quản Lý Hợp Đồng Lao Động Trong Các Trường Hợp Đặc Biệt

1. Khi người lao động chuyển vị trí công việc

Theo Điều 22 BLLĐ 2019, nếu thay đổi nội dung cơ bản như chức danh, tiền lương, địa điểm làm việc – phải ký phụ lục hoặc hợp đồng mới.

2. Khi doanh nghiệp sáp nhập, chuyển nhượng

Điều 43 BLLĐ quy định người sử dụng lao động kế thừa (mới) phải tiếp nhận toàn bộ HĐLĐ hiện tại. Việc cập nhật lại hợp đồng hay phụ lục cần được tiến hành trong vòng 30 ngày.

3. Khi người lao động tạm hoãn hợp đồng

Cần lưu trữ cả quyết định tạm hoãn và quyết định tiếp tục hợp đồng, để không ảnh hưởng đến quyền lợi (BHXH, thâm niên).

Ví dụ: Công ty phần mềm E-Tech xây dựng bộ hồ sơ kèm các trạng thái hợp đồng: "Hiệu lực – Tạm hoãn – Gia hạn – Kết thúc" để đảm bảo tính logic trong việc theo dõi lịch sử lao động.

VI. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Quản Lý Hợp Đồng Lao Động

Sai sót phổ biến:

• Không lập danh mục theo dõi hợp đồng theo thời gian.
• Không cảnh báo trước hạn.
• Gia hạn sai quy định (vượt quá 1 lần).
• Không lưu trữ đúng nguyên tắc (hợp đồng mất chữ ký, bản scan mờ, sai phiên bản).
• Dùng phụ lục sai chức năng (thay đổi nội dung cốt lõi hợp đồng mà không lập hợp đồng mới).

Hậu quả:

• Tranh chấp lao động.
• Mất quyền điều chỉnh loại hợp đồng.
• Rủi ro pháp lý khi bị thanh tra lao động (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, có thể bị phạt đến 75 triệu đồng nếu không ký hợp đồng đúng quy định).

VII. Giải Pháp Tự Động Hóa Quản Lý Hợp Đồng Lao Động

Nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang số hóa toàn bộ hợp đồng lao động, kết hợp các công cụ như:

• Google Sheet tích hợp Google Calendar (cảnh báo tự động).
• Phần mềm AMIS HRM có module hợp đồng.
• Chữ ký số – giúp ký kết nhanh với lao động ở xa, lưu vết đầy đủ.
• Phân quyền theo vai trò: nhân sự – quản lý – kế toán – lãnh đạo.

Ví dụ thực tiễn:

Công ty Startup Logistics VTL có 180 nhân sự, dùng Trello kết hợp file Drive và ứng dụng cảnh báo “Zapier” để theo dõi hợp đồng hết hạn, kết nối thẳng đến form Google Form đánh giá nhân sự trước khi quyết định ký tiếp.

Quản lý hợp đồng lao động không chỉ là thủ tục hành chính mà là nền tảng bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý và chi phí nhân sự không kiểm soát. Một hệ thống quản lý bài bản – từ lưu trữ, theo dõi đến gia hạn – sẽ giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa bộ máy nhân sự, tiết kiệm thời gian và tránh vi phạm pháp luật.

Hãy bắt đầu bằng việc rà soát hệ thống hợp đồng hiện tại của bạn, xây dựng bộ file mẫu, tự động hóa cảnh báo, và đào tạo bộ phận phụ trách nghiệp vụ này. Đây chính là bước chuyển quan trọng từ quản trị hành chính thủ công sang hệ thống nhân sự hiện đại, chuyên nghiệp.

Hy vọng bài viết này, Lê Ánh HR giúp bạn hiểu rõ hơn về Cách Quản Lý Hợp Đồng Lao Động.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM