Nghị Định 337/2025/NĐ-CP Về Hợp Đồng Lao Động Điện Tử (Toàn Văn)

Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử (toàn tăn) được ban hành trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu của quản lý lao động – nhân sự tại doanh nghiệp.

Nghị định này nhằm hoàn thiện khung pháp lý cho việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động bằng phương tiện điện tử, bảo đảm tính pháp lý, an toàn và minh bạch. Bài viết của LÊ ÁNH HR phân tích toàn văn quy định mới, giúp doanh nghiệp, HR và người lao động hiểu đúng, áp dụng đúng và chủ động phòng tránh rủi ro pháp lý.

I. Tổng quan Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử

Nghị định 337/2025/NĐ-CP xác lập khung pháp lý thống nhất cho hợp đồng lao động điện tử, tạo cơ sở triển khai ký kết, lưu trữ và quản lý quan hệ lao động bằng phương thức số, phù hợp lộ trình chuyển đổi số quốc gia.

1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Nghị định quy định việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử và nguyên tắc quản lý, khai thác dữ liệu hợp đồng trên nền tảng điện tử. Đối tượng áp dụng gồm người lao động, người sử dụng lao động và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến quá trình ký kết, quản lý hợp đồng lao động.

2. Vị trí trong hệ thống pháp luật lao động

Nghị định 337/2025/NĐ-CP là văn bản hướng dẫn thi hành ở cấp Chính phủ, cụ thể hóa Bộ luật Lao động 2019 trong bối cảnh số hóa. Văn bản này tạo sự liên thông giữa pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu và quản trị thông tin.

3. Điểm mới cốt lõi so với quy định trước đây

Khác với các quy định mang tính nguyên tắc trước đây, Nghị định tiếp cận theo hướng hệ thống: thừa nhận hợp đồng lao động điện tử là hình thức hợp pháp độc lập, gắn với nền tảng quản lý tập trung; chuẩn hóa quy trình ký kết, lưu trữ, tra cứu và đối chiếu dữ liệu hợp đồng.

4. Ý nghĩa pháp lý đối với các bên

Đối với doanh nghiệp và bộ phận nhân sự, Nghị định giúp chuẩn hóa hồ sơ lao động, giảm rủi ro tranh chấp và chi phí quản trị. Đối với người lao động, quyền và nghĩa vụ được thể hiện minh bạch, dễ tiếp cận và bảo đảm giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.

Kết luận: Tổng thể, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đặt nền móng pháp lý cho quản trị lao động số, yêu cầu doanh nghiệp chủ động rà soát quy trình nhân sự và hạ tầng công nghệ để đáp ứng lộ trình áp dụng trong thời gian tới.

>>> Xem thêm:

• Khóa học C&B (Tiền lương và Phúc lợi) Thực Chiến Chuyên Sâu
• Top 10+ Khóa Học Nhân Sự Online và Offline Tốt Nhất
• Lộ Trình Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
• Review Khóa Học Hành Chính Văn Phòng, 100 % Học Thực Tế
• Ngành Nhân Sự: Học Gì? Làm Gì? Lộ Trình Phát Triển Nghề HR

II. Quy định về hình thức, giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Quy định về hình thức và giá trị pháp lý là nền tảng để hợp đồng lao động điện tử được thừa nhận và bảo vệ. Doanh nghiệp cần hiểu rõ các yêu cầu cốt lõi nhằm triển khai đúng chuẩn, giảm rủi ro pháp lý.

(1) Khái niệm và phạm vi áp dụng

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết và thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo thỏa thuận của các bên, phù hợp pháp luật lao động và giao dịch điện tử.

(2) Điều kiện để có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy

Hợp đồng lao động điện tử được công nhận giá trị pháp lý khi đáp ứng đồng thời các tiêu chí sau:

• Khả năng truy cập và sử dụng: có thể mở, đọc, trích xuất để tham chiếu khi cần.
• Tính toàn vẹn dữ liệu: nội dung không bị thay đổi trái phép kể từ thời điểm ký.
• Xác định chủ thể giao kết: làm rõ danh tính, thẩm quyền của người ký.
• Tuân thủ hình thức văn bản theo quy định của pháp luật lao động.

(3) Yêu cầu về chữ ký điện tử, xác thực và thời điểm giao kết

• Hợp đồng phải được ký bằng chữ ký số của các bên theo quy định.
• Áp dụng cơ chế xác thực điện tử để bảo đảm đúng người, đúng thẩm quyền, đúng ý chí.
• Thời điểm giao kết được xác định tại thời điểm bên ký sau cùng hoàn tất ký số và gắn dấu thời gian, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

(4) Lưu trữ, tra cứu và chứng minh hiệu lực

• Thiết lập hệ thống lưu trữ an toàn, bảo mật, có kiểm soát truy cập.
• Bảo đảm truy vết đầy đủ: lịch sử ký, dấu thời gian, nhật ký hệ thống.
• Sẵn sàng trích xuất bản thể hiện và dữ liệu liên quan để chứng minh hiệu lực khi thanh tra, giải quyết tranh chấp.

Kết luận: Chuẩn hóa hình thức, ký số, xác thực và lưu trữ là điều kiện quyết định để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực thực thi. Doanh nghiệp nên hoàn thiện quy trình nội bộ ngay từ khâu triển khai.

>>> Xem thêm:

• Mẫu Phụ Lục Hợp Đồng Lao Động Mới Nhất (File Docx)
• Các Trường Hợp Hợp Đồng Lao Động Vô Hiệu Theo Luật
• Các Trường Hợp Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Cần Lưu Ý
• Cách Quản Lý Hợp Đồng Lao Động: File, Mốc Thời Gian, Gia Hạn

III. Quy trình giao kết, thực hiện và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử

Quy trình giao kết, thực hiện và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử là trụ cột bảo đảm giá trị pháp lý, tính minh bạch và khả năng kiểm soát rủi ro trong quản trị nhân sự số. Doanh nghiệp cần triển khai đúng trình tự để tránh sai sót ngay từ khâu ký kết.

1. Quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử

• Chuẩn bị điều kiện pháp lý – kỹ thuật: Xác định thẩm quyền ký kết; thiết lập hệ thống hợp đồng điện tử đáp ứng yêu cầu xác thực danh tính, chữ ký số, bảo mật dữ liệu và lưu trữ lâu dài.
• Tạo lập và gửi hợp đồng: Hợp đồng được lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và gửi cho bên còn lại thông qua phương tiện điện tử theo thỏa thuận.
• Ký số và xác lập hiệu lực: Hai bên ký số hợp lệ; hợp đồng có hiệu lực tại thời điểm bên ký sau cùng hoàn tất ký số, trừ khi có thỏa thuận khác.
• Gắn mã định danh hợp đồng: Hợp đồng được gắn mã định danh thống nhất để phục vụ quản lý, tra cứu và đối chiếu trong suốt vòng đời hợp đồng.

2. Trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện

• Người sử dụng lao động: Bảo đảm nội dung hợp đồng phù hợp pháp luật lao động; tổ chức quy trình ký kết, quản trị hệ thống, cung cấp bản hợp đồng điện tử cho người lao động và bảo đảm khả năng truy xuất khi có yêu cầu.
• Người lao động: Thực hiện xác thực danh tính, kiểm tra đầy đủ nội dung trước khi ký; lưu giữ và sử dụng hợp đồng điện tử làm căn cứ bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

3. Sửa đổi, gia hạn, chấm dứt hợp đồng

Mọi thỏa thuận sửa đổi, gia hạn, tạm hoãn hoặc chấm dứt đều được thực hiện bằng phương thức điện tử tương tự quy trình giao kết ban đầu và gắn với mã định danh của hợp đồng gốc để bảo đảm tính liên tục pháp lý.

4. Lưu trữ hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật, khả năng truy cập và in ra khi cần thiết; thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và lưu trữ.

Kết luận: Chuẩn hóa quy trình giao kết, thực hiện và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, giảm rủi ro pháp lý và sẵn sàng đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra trong môi trường số hóa.

IV. Trách nhiệm pháp lý và rủi ro doanh nghiệp cần lưu ý khi áp dụng

Hợp đồng lao động điện tử mang lại hiệu quả vận hành nhưng cũng kéo theo nhiều yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt. Doanh nghiệp cần nhận diện đầy đủ trách nhiệm pháp lý và các rủi ro tiềm ẩn để triển khai đúng quy định, hạn chế tranh chấp và xử lý vi phạm.

1. Nghĩa vụ tuân thủ của doanh nghiệp

• Bảo đảm hợp đồng lao động điện tử đáp ứng đầy đủ điều kiện về hình thức hợp lệ, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản.
• Nội dung hợp đồng phải đầy đủ các điều khoản bắt buộc theo pháp luật lao động; chủ thể ký kết đúng thẩm quyền, đúng thời điểm giao kết.
• Thiết lập cơ chế lưu trữ, truy xuất và bảo toàn dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trong suốt thời hạn pháp luật yêu cầu.
• Tuân thủ quy định về an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu lao động và quản lý hệ thống ký kết điện tử.

2. Các rủi ro pháp lý thường gặp

• Rủi ro sai quy trình: thiếu bằng chứng xác nhận người lao động đã tiếp nhận và chấp thuận hợp đồng; quy trình ký không có khả năng truy vết.
• Rủi ro sai hình thức: kết hợp không nhất quán giữa ký điện tử và ký giấy, làm suy giảm giá trị chứng minh của hợp đồng.
• Rủi ro sai xác thực: chữ ký điện tử không gắn đúng danh tính người ký, thiếu dấu thời gian hoặc nhật ký hệ thống.

3. Hệ quả pháp lý khi hợp đồng không hợp lệ

Hợp đồng có thể bị đánh giá không đủ giá trị chứng minh khi phát sinh tranh chấp lao động.

Doanh nghiệp đối mặt nguy cơ bất lợi về nghĩa vụ tiền lương, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng và xử phạt hành chính liên quan.

4. Khuyến nghị kiểm soát nội bộ

• Phối hợp chặt chẽ giữa nhân sự – pháp chế – công nghệ thông tin trong thiết kế và vận hành hệ thống hợp đồng điện tử.
• Chuẩn hóa quy trình ký, xác thực, lưu trữ và kiểm soát truy cập dữ liệu.
• Định kỳ rà soát hệ thống và quy trình để bảo đảm luôn phù hợp với quy định pháp lý hiện hành.

Áp dụng hợp đồng lao động điện tử hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp đặt trọng tâm vào tuân thủ pháp lý và kiểm soát rủi ro ngay từ khâu thiết kế quy trình, thay vì xử lý hậu quả khi tranh chấp phát sinh.

>>> Xem thêm: 

• Các Lỗi Thường Gặp Khi Lưu Trữ Hồ Sơ Và Cách Xử Lý
• Cách Phân Loại Và Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu Theo Chuẩn ISO
• Cách Viết Email Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp: Mẫu và Lưu Ý
• Mẫu Hợp Đồng Giao Khoán Cá Nhân, Nhân Công - Lưu Ý Thuế, BHXH

V. Hướng dẫn áp dụng Nghị định 337/2025/NĐ-CP trong thực tiễn doanh nghiệp

Nghị định 337/2025/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp thay đổi căn bản cách thức giao kết và quản lý hợp đồng lao động trong môi trường số. Việc áp dụng đúng ngay từ đầu giúp giảm rủi ro pháp lý, đồng thời chuẩn hóa quản trị nhân sự theo định hướng chuyển đổi số.

1. Doanh nghiệp nào nên triển khai hợp đồng lao động điện tử ngay?

Doanh nghiệp nên ưu tiên áp dụng hợp đồng lao động điện tử khi đáp ứng một hoặc nhiều điều kiện sau:

• Doanh nghiệp có quy mô lao động lớn, phát sinh tuyển dụng, tái ký, phụ lục hợp đồng thường xuyên.
• Doanh nghiệp hoạt động đa chi nhánh, đa địa điểm, có lao động làm việc từ xa, theo dự án hoặc theo mùa vụ.
• Doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương hoặc phần mềm quản trị nội bộ, có nhu cầu tích hợp dữ liệu.
• Doanh nghiệp định hướng chuẩn hóa hồ sơ lao động, phục vụ thanh tra, kiểm tra và kiểm toán nội bộ.

Việc triển khai sớm giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng với yêu cầu pháp lý mới và tránh gián đoạn vận hành khi Nghị định được áp dụng đồng bộ.

2. Checklist chuẩn bị trước khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử

(1) Hoàn thiện quy chế và quy trình nội bộ

• Ban hành quy chế giao kết hợp đồng lao động điện tử, xác định rõ thẩm quyền ký, trình tự ký, thời điểm có hiệu lực.
• Quy định cụ thể về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng và quản lý phụ lục hợp đồng điện tử.
• Chuẩn hóa quy trình lưu trữ, khai thác và cung cấp hợp đồng khi có yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.

(2) Chuẩn bị hạ tầng công nghệ và an toàn thông tin

• Lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử đáp ứng yêu cầu về ký số, xác thực danh tính và toàn vẹn dữ liệu.
• Thiết lập cơ chế phân quyền truy cập, kiểm soát thao tác và lưu vết giao dịch.
• Bảo đảm khả năng lưu trữ lâu dài, trích xuất đầy đủ thông điệp dữ liệu trong suốt thời hạn lưu hồ sơ lao động.

(3) Sẵn sàng về nhân sự triển khai

• Đào tạo bộ phận nhân sự, pháp chế và quản lý trực tiếp về quy trình ký kết hợp đồng điện tử.
• Chuẩn hóa mẫu hợp đồng, phụ lục, quyết định liên quan để sử dụng thống nhất trên hệ thống.

3. Lộ trình chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử

Doanh nghiệp nên triển khai theo lộ trình kiểm soát rủi ro:

• Giai đoạn 1 – Rà soát và phân loại: thống kê toàn bộ hợp đồng đang hiệu lực, xác định nhóm ký mới và nhóm tiếp tục sử dụng hợp đồng giấy.
• Giai đoạn 2 – Thí điểm có kiểm soát: áp dụng hợp đồng điện tử cho lao động tuyển mới hoặc một bộ phận nhất định.
• Giai đoạn 3 – Mở rộng áp dụng: đồng bộ quy chế, hệ thống và đào tạo trên toàn doanh nghiệp.
• Giai đoạn 4 – Đánh giá và hoàn thiện: kiểm tra tuân thủ, điều chỉnh quy trình, chuẩn bị sẵn sàng cho thanh tra lao động.

4. Vai trò của bộ phận nhân sự trong bảo đảm tuân thủ pháp luật

Bộ phận nhân sự giữ vai trò trung tâm trong toàn bộ quá trình áp dụng:

• Kiểm soát tính hợp pháp của quy trình giao kết và hiệu lực hợp đồng lao động điện tử.
• Hướng dẫn người lao động tiếp cận, ký kết và lưu trữ hợp đồng đúng quy định.
• Phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin bảo đảm an toàn dữ liệu và tính liên tục của hệ thống.
• Chủ động truyền thông nội bộ nhằm tạo sự đồng thuận, giảm rủi ro tranh chấp lao động phát sinh.

Kết luận: Áp dụng Nghị định 337/2025/NĐ-CP không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là bước chuẩn hóa quản trị nhân sự. Doanh nghiệp triển khai bài bản sẽ kiểm soát tốt rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả vận hành trong dài hạn.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử khẳng định vai trò pháp lý của hợp đồng điện tử, tạo nền tảng cho quản trị nhân sự hiện đại, minh bạch và tuân thủ. Doanh nghiệp và bộ phận HR cần chủ động cập nhật quy định mới để hạn chế rủi ro, chuẩn hóa quy trình ký kết và lưu trữ hợp đồng lao động.

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều nội dung chuyên sâu về quản lý nhân sự, pháp luật lao động và hợp đồng lao động điện tử.