Mẫu Sơ Đồ Thể Thức Văn Bản Chuẩn Nhất Theo Nghị Định 30

Trong công tác hành chính – văn thư, việc nắm vững mẫu sơ đồ thể thức văn bản theo Nghị định 30 không chỉ giúp văn bản “đẹp” hơn mà còn đảm bảo giá trị pháp lý, thuận tiện cho lưu trữ, tra cứu và làm việc với cơ quan nhà nước.

Bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ hệ thống lại toàn bộ nội dung về sơ đồ, kỹ thuật trình bày và một số mẫu văn bản phổ biến phù hợp quy định hiện nay.

Mục lục

1. Ý nghĩa chuẩn hóa thể thức văn bản
2. Sơ đồ bố trí thể thức văn bản theo Nghị định 30
3. Thông số kỹ thuật bắt buộc
4. Trình bày các thành phần nội dung chính
5. Thiết lập mẫu công văn, quyết định, tờ trình trên Word
6. Lỗi thường gặp và cách khắc phục

1. Ý nghĩa chuẩn hóa thể thức văn bản

1.1. Bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần bắt buộc như Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, ngày tháng, chữ ký, con dấu, nơi nhận…

Nếu thiếu hoặc trình bày sai một trong các thành phần này, đặc biệt là những thành phần chính, văn bản có thể bị xem là không hợp lệ.

Trong thực tế, khi thanh tra, kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp, cơ quan chức năng không chỉ xem xét nội dung mà còn kiểm tra cả thể thức. Một văn bản đúng nội dung nhưng sai thể thức vẫn có thể bị yêu cầu sửa đổi, đính chính hoặc không được chấp nhận là căn cứ pháp lý. Vì vậy, chuẩn hóa thể thức không phải vấn đề hình thức mà gắn trực tiếp với rủi ro pháp lý.

1.2. Tạo thống nhất trong hệ thống quản lý

Khi tất cả cơ quan, đơn vị trong cùng hệ thống đều tuân thủ Nghị định 30, việc tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ văn bản trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Người xử lý văn bản chỉ cần nhìn nhanh là có thể xác định được:

Cơ quan ban hành ở đâu trên trang.
Số ký hiệu nằm ở vị trí nào.
Trích yếu nội dung thường ở đâu.
Nơi nhận, lưu trữ được trình bày thế nào.

Điều này giảm thời gian rà soát, hạn chế việc phải “chỉnh lại” văn bản của các phòng ban và tăng năng suất xử lý hồ sơ.

1.3. Thể hiện sự chuyên nghiệp của cơ quan, doanh nghiệp

Văn bản hành chính là bộ mặt của cơ quan. Một văn bản trình bày cẩu thả, sai thể thức, sai căn lề, font chữ lẫn lộn tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng đối tác. Ngược lại, văn bản sạch sẽ, đúng chuẩn, thống nhất thể hiện sự nghiêm túc, kỷ luật và uy tín.

Đặc biệt với doanh nghiệp tư nhân, việc soạn thảo văn bản theo chuẩn Nghị định 30 giúp tạo ấn tượng tốt khi làm việc với cơ quan nhà nước, đối tác, ngân hàng, nhà đầu tư.

1.4. Hỗ trợ quản lý văn bản điện tử và chuyển đổi số

Các trường thông tin như số ký hiệu, ngày ban hành, trích yếu, nơi nhận… chính là dữ liệu đầu vào cho phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Khi thể thức được chuẩn hóa, việc:

Tra cứu theo trích yếu.
Lọc văn bản theo loại, theo đơn vị ban hành.
Theo dõi lịch sử xử lý, trả lời công văn…

sẽ chính xác hơn. Nếu mỗi đơn vị trình bày một kiểu, hệ thống khó có thể nhận diện và phân loại đúng, gây tắc nghẽn trong quy trình xử lý điện tử.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Sơ đồ bố trí thể thức văn bản theo Nghị định 30

Nghị định 30 ban hành sơ đồ bố trí thể thức văn bản tại Phụ lục I, chia trang giấy thành các khu vực (thường minh họa bằng “ô” đánh số). Nắm rõ sơ đồ này giúp bạn luôn đặt đúng vị trí từng thành phần, dù soạn thảo trên giấy hay Word.

2.1. Khu vực đầu văn bản (phần trên cùng)

Góc trên bên trái (Ô 1, 2)

Dòng trên: Tên cơ quan chủ quản (nếu có).
Dòng dưới: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, in hoa, đậm, đặt canh giữa hoặc canh trái tùy quy chế từng cơ quan (nhưng phải thống nhất).

Góc trên bên phải (Ô 3, 4)

Quốc hiệu: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, in hoa, đậm.
Tiêu ngữ: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, chữ thường, đậm; bên dưới có đường kẻ ngang liền nét.

Phần đầu trang là khu vực trang trọng nhất, thể hiện tính nhà nước của văn bản. Đây là các thành phần bắt buộc đối với văn bản hành chính.

2.2. Khu vực định danh văn bản

Phần này thường nằm giữa trang, phía dưới quốc hiệu – tiêu ngữ và tên cơ quan.

Tên loại văn bản (Ô 5a)

Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH, TỜ TRÌNH, THÔNG BÁO…

Viết in hoa, đậm, cỡ chữ 13–14, đặt giữa dòng.

Trích yếu nội dung (Ô 5b)

Ví dụ: “Về việc bổ nhiệm…”, “Về việc ban hành…”.

Đặt ngay dưới tên loại, thường đậm, có thể trình bày dạng 2 dòng.

Địa danh và ngày tháng năm (Ô 6)

Thường đặt bên phải, cùng hàng hoặc thấp hơn một chút so với tên loại văn bản, chữ nghiêng.

Ví dụ: “Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2025”.

Lưu ý với công văn:

Công văn không có tên loại văn bản ở dạng QUYẾT ĐỊNH, TỜ TRÌNH…
“Số, ký hiệu” và trích yếu “V/v…” được đưa lên phía trên, ngay dưới tên cơ quan ban hành.

2.3. Khu vực nội dung và ký

Đây là phần “thân” văn bản.

Nội dung văn bản (Ô 8)

Trình bày theo đoạn văn, có thể chia mục, tiểu mục, điều, khoản tùy loại văn bản.
Cỡ chữ phổ biến 13 hoặc 14, căn đều hai bên (Justify), khoảng cách dòng thường 1,15–1,5.

Khối chữ ký (Ô 9a, 9b, 9c)

Nằm bên phải, cuối văn bản:

Hàng trên: Quyền hạn ký (nếu có) như “KT.” (ký thay), “TL.” (thừa lệnh), “TUQ.” (thừa ủy quyền).
Hàng tiếp: Chức vụ người ký, in hoa, đậm, ví dụ: GIÁM ĐỐC, CHỦ TỊCH.
Phía dưới: Chữ ký tay hoặc chữ ký số và họ tên người ký (đậm).

Dấu cơ quan (Ô 10)

Con dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 bên trái chữ ký, rõ ràng, không bị nhòe, không chồng lấn bất hợp lý.

2.4. Khu vực chân trang

Phần cuối văn bản thường gồm:

Nơi nhận (Ô 11a)

Ghi đầy đủ các cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Dòng “Nơi nhận:” thường in đậm, phần liệt kê phía dưới cỡ chữ nhỏ hơn.

Ký hiệu lưu và người soạn thảo (Ô 11b)

Ví dụ: “Lưu: VT, Phòng HCNS (A.B.C).”

Giúp truy vết hồ sơ và người chịu trách nhiệm soạn thảo.

Các chỉ dẫn khác (Ô 12)

Dấu mức độ khẩn, mật; yêu cầu về phạm vi lưu hành; hoặc các ký hiệu nghiệp vụ khác tùy trường hợp.

3. Thông số kỹ thuật bắt buộc

Ngoài bố cục sơ đồ, Nghị định 30 quy định rõ các yêu cầu kỹ thuật về khổ giấy, lề, font, cỡ chữ… để đảm bảo sự thống nhất khi in ấn và lưu trữ.

3.1. Khổ giấy và hướng trình bày

Khổ giấy: A4 (210mm x 297mm) áp dụng cho tất cả văn bản hành chính.

Hướng trình bày:

Mặc định: Chiều dọc (portrait).
Chỉ xoay ngang (landscape) khi bảng, biểu quá rộng và không thể tách thành phụ lục hoặc trình bày trong khổ dọc.

3.2. Căn lề trang

Thường thiết lập trong mục Page Layout → Margins → Custom Margins:

Lề trên (Top): 20–25 mm.
Lề dưới (Bottom): 20–25 mm.
Lề trái (Left): 30–35 mm (để đóng quyển, khoan lỗ không mất chữ).
Lề phải (Right): 15–20 mm.

Việc tuân thủ đúng lề giúp văn bản khi đóng tập, photo, scan vẫn đọc rõ, không bị mất nội dung ở mép gáy.

3.3. Font chữ và bảng mã

Font chữ: Times New Roman (phù hợp chuẩn Unicode, dễ đọc, phổ biến).
Bảng mã: Unicode – TCVN 6909:2001.
Màu chữ: Màu đen cho toàn bộ nội dung.

Không nên sử dụng nhiều loại font khác nhau trong cùng văn bản; tránh các bảng mã cũ (VNI, TCVN3) dễ gây lỗi khi gửi qua email hoặc mở trên máy khác.

3.4. Cỡ chữ và kiểu chữ

Một số mốc cỡ chữ thường dùng trong văn bản hành chính:

Quốc hiệu: 12–13, in hoa, đậm.
Tiêu ngữ: 13–14, đậm.
Tên cơ quan ban hành: 12–13, in hoa, đậm.
Số, ký hiệu văn bản: 13, chữ thường, đứng.
Địa danh, ngày tháng năm: 13–14, chữ nghiêng.
Tên loại văn bản: 13–14, in hoa, đậm, đặt giữa.
Trích yếu: 13–14, đậm, có thể căn giữa hoặc hai bên tùy quy chế.
Nội dung văn bản: 13–14, chữ thường, đứng.
Chức vụ người ký: 13–14, in hoa, đậm.
Họ tên người ký: 13–14, đậm.
“Nơi nhận”: 12, đậm; các dòng liệt kê bên dưới 11–12, đứng.
Ký hiệu lưu văn thư: 11–12, đứng.

Việc thiết lập sẵn các thông số này trong một mẫu (template) giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi soạn thảo.

Xem thêm:

Kỹ Năng Giao Tiếp Là Gì? Tầm Quan Trọng Trong Công Việc
TNA Là Gì? Cách Xác Định Nhu Cầu Đào Tạo Hiệu Quả
Cách Ứng Dụng AI Và ChatGPT Trong Tuyển Dụng Nhân Sự
Hướng Dẫn Hồ Sơ Chế Độ Thai Sản Cho Lao Động Nam
Cách Điều Chỉnh Sai Mức Đóng BHXH, BHYT, BHTN

4. Trình bày các thành phần nội dung chính

Sau khi thiết lập khổ giấy, lề và font, bước tiếp theo là trình bày đúng từng thành phần nội dung theo quy định.

4.1. Quốc hiệu và tiêu ngữ

Quốc hiệu:

Ghi đúng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, in hoa, đậm.

Tiêu ngữ:

“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, chữ thường, đậm.
Bên dưới có một đường kẻ ngang liền nét, canh đều.

Sai sót thường gặp là viết sai chính tả (thiếu dấu, thừa chữ), định dạng không đồng nhất hoặc không kẻ dòng dưới tiêu ngữ.

4.2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan phải đúng theo quyết định thành lập, điều lệ hoặc giấy đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp có cơ quan chủ quản:

Dòng trên: Tên cơ quan chủ quản, in hoa, đứng.
Dòng dưới: Tên cơ quan ban hành văn bản, in hoa, đậm.

Không sử dụng tên giao dịch thương mại, tên viết tắt không chính thức thay cho tên pháp lý trong văn bản hành chính.

4.3. Số và ký hiệu văn bản

Số, ký hiệu văn bản dùng để định danh văn bản trong hệ thống:

Số: Thứ tự ban hành trong năm theo từng loại văn bản.
Ký hiệu: Tổ hợp viết tắt của loại văn bản và đơn vị ban hành.

Ví dụ: 123/QĐ-UBND, 45/TB-CTY, 10/CV-PTC…

Mỗi cơ quan nên ban hành quy định nội bộ về quy tắc đánh số và danh mục ký hiệu, bảo đảm không trùng lặp, dễ tra cứu.

4.4. Tên loại và trích yếu nội dung

Tên loại văn bản: QUYẾT ĐỊNH, THÔNG BÁO, TỜ TRÌNH, BIÊN BẢN… viết in hoa, đậm.

Trích yếu nội dung: Tóm tắt ngắn gọn nội dung chính, không biến thành một đoạn văn dài.

Đối với công văn:

Thường có dạng “V/v…”, đặt ở phần định danh, ngay dưới “Số: …”.
Không ghi tên loại “CÔNG VĂN” ở giữa như Quyết định hoặc Tờ trình.

Trích yếu cần thể hiện được chủ đề chính, giúp người xử lý nhanh chóng hiểu văn bản đề cập tới vấn đề gì.

4.5. Chức vụ, chữ ký và con dấu

Chức vụ người ký: Ghi đúng chức danh được phân quyền hoặc ủy quyền ký.

Chữ ký: Người có thẩm quyền ký hoặc người được phân quyền (ký thay, thừa lệnh, thừa ủy quyền) phải ký đúng quy định nội bộ.

Họ tên: Ghi đầy đủ, không ghi học hàm, học vị trước tên trong phần chữ ký của văn bản hành chính thông thường.

Con dấu:

Đóng trùm lên một phần chữ ký, không lấn xuống phần nội dung.
Không sử dụng mực dễ phai hoặc màu sắc không phù hợp.

Đối với chữ ký số, vị trí hiển thị trên văn bản điện tử phải tương ứng với vị trí chữ ký và con dấu trên văn bản giấy.

5. Thiết lập mẫu công văn, quyết định, tờ trình trên Word

Để áp dụng nhanh trong thực tế, có thể thiết lập trước các mẫu văn bản chuẩn trên Microsoft Word, sau đó sao chép và chỉnh sửa nội dung cho từng lần ban hành.

5.1. Thiết lập chung trên Word

Các bước thực hiện:

B1: Mở Word → Page Layout / Layout → Margins → Custom Margins:

Top: 2–2,5 cm

Bottom: 2–2,5 cm

Left: 3–3,5 cm

Right: 1,5–2 cm

B2: Chọn khổ giấy A4.

B3: Thiết lập font mặc định: Times New Roman, cỡ 13 hoặc 14.

B4: Lưu file dưới dạng mẫu:

File → Save As → chọn định dạng *.dotx (Word Template).

Từ đây, mỗi lần soạn văn bản mới, chỉ cần mở từ template, thay đổi thông tin cần thiết.

5.2. Mẫu công văn

Phần đầu:

Bên trái:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (nếu có).
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (in hoa, đậm).
“Số: …/CV-[viết tắt cơ quan]”.
Dòng “V/v [trích yếu nội dung công văn]”.

Bên phải:

Quốc hiệu, tiêu ngữ, dòng địa danh và ngày tháng năm.

Nội dung:

Dòng “Kính gửi: [tên cơ quan, đơn vị, cá nhân]”.
Các đoạn nội dung chính, có thể chia thành mục hoặc gạch đầu dòng.

Phần ký và chân trang:

Khối chữ ký bên phải với chức vụ và họ tên.

“Nơi nhận:” ở bên trái cuối trang:

Liệt kê các đơn vị liên quan.
Dòng cuối cùng: “Lưu: VT, [tên viết tắt đơn vị soạn thảo].”

MẪU CÔNG VĂN

5.3. Mẫu quyết định

Phần đầu:

Giống công văn về tên cơ quan, quốc hiệu, tiêu ngữ, địa danh – ngày tháng năm.

Định danh:

Giữa trang:

Tên loại: QUYẾT ĐỊNH.
Dòng dưới: “Về việc [trích yếu nội dung]”.

Nội dung:

Dòng nêu thẩm quyền ban hành, ví dụ: “GIÁM ĐỐC CÔNG TY…”.

Các căn cứ pháp lý (“Căn cứ…”).

Phần “QUYẾT ĐỊNH:” in hoa, đậm.

Các điều: Điều 1, Điều 2, Điều 3…

Điều 1: Nội dung chính của quyết định.
Các điều còn lại: hiệu lực, trách nhiệm thi hành.

Cuối văn bản:

Khối chữ ký bên phải (CHỨC VỤ, họ tên).
“Nơi nhận:” liệt kê các đối tượng thi hành, các bộ phận liên quan và nơi lưu hồ sơ.

MẪU QUYẾT ĐỊNH

5.4. Mẫu tờ trình

Phần đầu:

Giống công văn và quyết định về tên cơ quan, quốc hiệu, tiêu ngữ, địa danh – ngày tháng.

Định danh:

Bên trái: “Số: …/TTr-[viết tắt cơ quan]”.

Giữa trang:

“TỜ TRÌNH”.
Dòng dưới: “Về việc [trích yếu nội dung]”.

Dòng “Kính gửi: [cơ quan, cấp phê duyệt]”.

Nội dung:

Phần lý do, sự cần thiết.
Phần phân tích, đánh giá, căn cứ đề xuất.
Phần đề nghị, kiến nghị cụ thể.

Cuối văn bản:

Dòng “Kính trình [cấp có thẩm quyền] xem xét, phê duyệt.”
Khối chữ ký tương tự công văn, quyết định.
“Nơi nhận:” để liệt kê nơi gửi và nơi lưu.

MẪU TỜ TRÌNH

6. Lỗi thường gặp và cách khắc phục

Dù có quy định rõ ràng, trong thực tế vẫn tồn tại nhiều lỗi “nhỏ” nhưng ảnh hưởng đến tính chuẩn mực và chuyên nghiệp của văn bản.

6.1. Lỗi font chữ và bảng mã

Dùng lẫn lộn Times New Roman, Arial, Calibri trong cùng văn bản.
Soạn bằng bảng mã cũ, khi gửi file bị lỗi hiển thị.

Cách khắc phục:

Chỉ sử dụng Times New Roman, bảng mã Unicode.
Định dạng lại toàn bộ văn bản trước khi phát hành (Ctrl + A → chọn font và cỡ chữ thống nhất).

6.2. Lỗi căn lề và khổ giấy

Đặt lề trái dưới 30 mm, khi đóng quyển bị mất chữ.
Khổ giấy không phải A4, gây khó khăn khi in ấn, đóng bìa.

Cách khắc phục:

Thiết lập lại Margins theo đúng quy định ngay trong template.
Kiểm tra lại Page Setup trước khi lưu và phát hành.

6.3. Lỗi trình bày bảng biểu

Bảng biểu tràn ra ngoài lề phải, không in trọn trang.
Cỡ chữ trong bảng quá lớn, không tương thích với nội dung chính.

Cách khắc phục:

Nếu bảng quá rộng, có thể:

Giảm cỡ chữ trong bảng xuống 11–12.
Thu hẹp các cột không cần thiết.
Hoặc xoay trang ngang riêng cho trang chứa bảng.

Ghi chú rõ nếu bảng là phụ lục kèm theo.

6.4. Lạm dụng viết hoa trong nội dung

Viết hoa tên chức danh, phòng ban không đúng quy định.
Ví dụ: “phòng Tổ Chức Hành Chính”, “ông Giám Đốc”.

Cách khắc phục:

Viết hoa đúng quy tắc tiếng Việt: chỉ viết hoa tên riêng, tên cơ quan, tên phòng ban khi là tên chính thức.
Trong nội dung: “phòng tổ chức hành chính”, “giám đốc công ty” chỉ viết hoa chữ cái đầu câu.

6.5. Nhầm lẫn giữa “Kính gửi” và “Nơi nhận”

Đưa “Kính gửi” vào Quyết định, Thông báo không đúng chỗ.
Ghi “Kính gửi” ở phần “Nơi nhận”.

Cách khắc phục:

“Kính gửi” dùng cho công văn và một số loại văn bản có tính chất trao đổi, đề nghị, tờ trình.
“Nơi nhận” dùng để liệt kê các cơ quan, cá nhân được gửi văn bản để thi hành, biết hoặc lưu. Không dùng từ “Kính gửi” ở phần này.

Thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định 30 là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cơ quan, tổ chức, đồng thời là kỹ năng cơ bản của người làm công tác hành chính – văn thư.

Khi nắm rõ sơ đồ bố trí, thông số kỹ thuật, cách trình bày từng loại văn bản và những lỗi thường gặp, bạn sẽ soạn thảo văn bản nhanh hơn, hạn chế việc bị trả lại, góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: