Báo Cáo Thực Tập Nhân Sự Không Có Số Liệu: Nên Xử Lý Thế Nào?

Báo cáo thực tập nhân sự là nỗi băn khoăn lớn của nhiều sinh viên khi không được tiếp cận số liệu thực tế như lương, thuế, BHXH hay quyết toán TNCN do yêu cầu bảo mật. Điều này khiến bài báo cáo dễ rơi vào tình trạng chung chung, thiếu chiều sâu và khó tạo khác biệt. 

Vậy xử lý thế nào để vẫn đúng chuyên ngành, đúng thực tế mà không vi phạm bảo mật? Bài viết của LÊ ÁNH HR sẽ hướng dẫn cách làm báo cáo nhân sự thuyết phục, thể hiện rõ năng lực nghề nghiệp. Theo dõi chi tiết ngay!

I. Vì sao thực tập nhân sự thường không có số liệu thực tế?

Trong thực tế triển khai nghiệp vụ nhân sự, việc thực tập sinh không được tiếp cận số liệu thực tế là tình huống phổ biến. Nguyên nhân không đến từ sự “hạn chế đào tạo”, mà xuất phát từ yêu cầu tuân thủ pháp lý, bảo mật dữ liệu và quản trị rủi ro nội bộ.

(1) Nghĩa vụ bảo mật dữ liệu cá nhân trong quản trị nhân sự

Theo quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ việc thu thập – xử lý – chia sẻ dữ liệu người lao động. 

Thực tập sinh không thuộc nhóm chủ thể có thẩm quyền xử lý dữ liệu, do đó không đáp ứng điều kiện pháp lý để được cấp quyền truy cập số liệu gốc.

Việc cung cấp dữ liệu nhân sự cho cá nhân chưa ký hợp đồng lao động chính thức có thể dẫn đến rủi ro vi phạm nghĩa vụ bảo mật, trách nhiệm dân sự và xử phạt hành chính.

(2) Đặc thù nhạy cảm của các nhóm dữ liệu nhân sự

Trong quản trị nhân sự, nhiều nhóm dữ liệu được xếp vào dữ liệu nhạy cảm, bao gồm:

• Tiền lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ
• Thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế
• Hồ sơ lao động, hợp đồng, đánh giá, kỷ luật
• Dữ liệu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

Các dữ liệu này có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi cá nhân người lao động. Doanh nghiệp bắt buộc phải giới hạn truy cập theo nguyên tắc phân quyền theo chức năng và mức độ cần thiết, khiến thực tập sinh không được tiếp cận số liệu thực.

(3) Yêu cầu bảo mật thông tin thuế và tài chính cá nhân

Dữ liệu liên quan đến thuế thu nhập cá nhân chịu sự điều chỉnh của pháp luật thuế và pháp luật về bảo mật thông tin người nộp thuế. 

Do đó, hồ sơ kê khai, quyết toán và đối chiếu thuế chỉ được xử lý bởi nhân sự được ủy quyền, không mở quyền cho thực tập sinh nhằm tránh rủi ro sai sót và vi phạm pháp lý.

(4) Ranh giới giữa “không cung cấp số liệu” và “vẫn đảm bảo giá trị thực tập”

Việc không cung cấp số liệu thực tế không đồng nghĩa với việc không đào tạo nghiệp vụ. Trên thực tế, doanh nghiệp thường cho phép thực tập sinh:

• Quan sát và mô tả quy trình nghiệp vụ nhân sự
• Tiếp cận hệ thống biểu mẫu đã ẩn dữ liệu
• Thực hành trên dữ liệu giả lập hoặc tình huống mô phỏng
• Hiểu logic xử lý, luồng kiểm soát và nguyên tắc vận hành

Đây là ranh giới hợp pháp giữa bảo mật dữ liệu và đào tạo thực hành.

5. Góc nhìn của doanh nghiệp và cơ sở đào tạo

Doanh nghiệp đặt ưu tiên cao nhất vào tuân thủ pháp luật và bảo vệ người lao động.

Trong khi đó, cơ sở đào tạo cần định hướng thực tập theo hướng: hiểu đúng bản chất nghiệp vụ, làm chủ quy trình và nguyên tắc kiểm soát dữ liệu, thay vì đặt nặng việc tiếp cận số liệu thực tế.

Kết luận: Việc thực tập nhân sự không có số liệu thực tế là hệ quả tất yếu của yêu cầu pháp lý và quản trị rủi ro. Giá trị cốt lõi của thực tập nằm ở khả năng hiểu quy trình, kiểm soát dữ liệu và vận hành hệ thống nhân sự đúng chuẩn pháp luật.

II. Báo cáo thực tập nhân sự đánh giá dựa trên những tiêu chí nào?

Báo cáo thực tập nhân sự được đánh giá dựa trên mức độ thể hiện năng lực nghề nghiệp của sinh viên, bao gồm hiểu đúng nghiệp vụ HR, phản ánh chính xác quy trình thực tế, tuân thủ yêu cầu pháp lý và thể hiện tư duy phân tích phù hợp với vai trò nhân sự trong doanh nghiệp.

1. Mức độ hiểu đúng nghiệp vụ nhân sự

Đây là tiêu chí nền tảng. Báo cáo cần cho thấy sinh viên nắm đúng bản chất các nghiệp vụ nhân sự đã tiếp cận trong quá trình thực tập, không nhầm lẫn giữa các mảng chức năng như:

• Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự
• Quản lý hồ sơ lao động
• Chấm công, tiền lương, bảo hiểm xã hội
• Đào tạo và phát triển
• Quan hệ lao động và kỷ luật lao động
  
  

Việc sử dụng thuật ngữ chuyên ngành chính xác, trình bày đúng phạm vi trách nhiệm của bộ phận nhân sự và phù hợp với mô hình tổ chức của doanh nghiệp là yếu tố bắt buộc để đánh giá năng lực nhận thức nghề HR.

2. Khả năng mô tả quy trình nhân sự gắn với thực tế doanh nghiệp

Báo cáo không được dừng ở mức liệt kê công việc. Sinh viên cần mô tả quy trình nghiệp vụ có cấu trúc rõ ràng, bao gồm:

• Mục tiêu của quy trình
• Đối tượng áp dụng
• Trình tự các bước thực hiện
• Bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm
• Biểu mẫu, hồ sơ và công cụ sử dụng

Quy trình được trình bày cần phản ánh thực tế vận hành tại doanh nghiệp thực tập, không sao chép máy móc lý thuyết. Việc minh họa bằng sơ đồ quy trình, bảng checklist hoặc mô tả luồng xử lý công việc giúp tăng tính thuyết phục và khả năng ứng dụng.

3. Năng lực phân tích vai trò của HR trong hoạt động doanh nghiệp

Một báo cáo được đánh giá cao khi thể hiện được tư duy phân tích, không chỉ mô tả “làm gì” mà còn làm rõ:

• Vai trò của hoạt động HR đối với quản trị nhân sự và hiệu quả vận hành
• Sự liên kết giữa HR với các phòng ban khác
• Những vấn đề, hạn chế đang tồn tại trong quy trình nhân sự

Sinh viên cần chứng minh mình hiểu HR là một chức năng quản trị, không đơn thuần là hành chính – giấy tờ, mà có tác động trực tiếp đến nguồn nhân lực, tuân thủ pháp luật và ổn định tổ chức.

4. Tuân thủ quy định pháp lý và nguyên tắc bảo mật thông tin

Tiêu chí này phản ánh nhận thức nghề nghiệp và đạo đức HR. Báo cáo phải:

• Không sử dụng thông tin cá nhân nhạy cảm của người lao động
• Không sao chép nguyên văn hợp đồng, hồ sơ nhân sự nội bộ
• Trình bày nội dung phù hợp với các quy định pháp luật lao động hiện hành

Việc thể hiện ý thức tuân thủ pháp lý và bảo mật dữ liệu nhân sự là điểm đánh giá quan trọng trong các báo cáo thực tập ngành nhân sự.

5. Hình thức trình bày và tư duy hệ thống

Báo cáo cần có bố cục logic, rõ ràng, thống nhất; ngôn ngữ chuyên ngành, lập luận mạch lạc. Các nội dung phân tích nên có dẫn chứng, bảng biểu, sơ đồ để làm rõ luận điểm. 

Điều này cho thấy sinh viên có tư duy hệ thống và khả năng làm việc chuyên nghiệp trong môi trường HR.

Kết luận: Tóm lại, báo cáo thực tập nhân sự được đánh giá dựa trên năng lực hiểu nghiệp vụ, mô tả đúng quy trình thực tế, phân tích vai trò HR, tuân thủ pháp lý và trình bày chuyên nghiệp. Đây là cơ sở phản ánh mức độ sẵn sàng nghề nghiệp của sinh viên ngành nhân sự.

III. Cách xử lý báo cáo nhân sự khi không có số liệu cụ thể

Trong thực tiễn quản trị nhân sự, không phải kỳ báo cáo nào cũng có thể cung cấp đầy đủ số liệu định lượng. Khi đó, việc xử lý báo cáo cần chuyển trọng tâm sang quy trình, kiểm soát nghiệp vụ và căn cứ pháp lý để vẫn đảm bảo giá trị quản trị và tuân thủ.

1. Xác định rõ bản chất “không có số liệu” để định hình cấu trúc báo cáo

Trước khi triển khai nội dung, báo cáo nhân sự cần làm rõ tình trạng dữ liệu nhằm tránh hiểu sai hoặc đánh giá sai chất lượng công tác HR. Việc “không có số liệu cụ thể” thường xuất phát từ các nguyên nhân sau:

• Chưa phát sinh dữ liệu: Doanh nghiệp mới thành lập, bộ phận mới đi vào hoạt động, hoặc kỳ báo cáo không có biến động nhân sự.
• Dữ liệu đang trong quá trình đối soát: Thường gặp ở các nội dung liên quan đến tiền lương, thu nhập chịu thuế, bảo hiểm xã hội, hoặc quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Dữ liệu chưa được chuẩn hóa: Hồ sơ nhân sự phân tán, chưa thống nhất biểu mẫu, chưa tích hợp hệ thống quản lý nhân sự.
  
  
• Dữ liệu thuộc diện bảo mật: Thông tin tiền lương, kỷ luật lao động, dữ liệu cá nhân nhạy cảm không được phép công bố chi tiết trong báo cáo tổng hợp.

👉 Nguyên tắc bắt buộc trong báo cáo: Ngay phần đầu hoặc chú thích, cần nêu rõ:

• Phạm vi kỳ báo cáo
• Phạm vi dữ liệu được trình bày
• Trạng thái dữ liệu (chưa phát sinh/đang đối soát/đã tổng hợp theo nhóm)
  Điều này giúp người đọc hiểu đúng giá trị và giới hạn của báo cáo.

2. Chuyển trọng tâm báo cáo từ “kết quả số liệu” sang “hệ thống quy trình và kiểm soát”

Khi thiếu dữ liệu định lượng, báo cáo nhân sự vẫn cần chứng minh rằng doanh nghiệp đang quản lý lao động đúng quy định và có hệ thống kiểm soát hiệu quả.

2.1. Trình bày quy trình quản lý lao động thay cho số lượng nhân sự

Thay vì liệt kê số lao động, báo cáo cần tập trung mô tả cách thức quản lý lao động theo các nội dung cốt lõi:

• Quy trình tuyển dụng và tiếp nhận người lao động
• Quy trình ký kết, gia hạn, điều chỉnh hợp đồng lao động
• Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự (lưu trữ, cập nhật, phân quyền truy cập)
• Quy trình theo dõi biến động lao động: tăng – giảm – điều chuyển – chấm dứt hợp đồng
• Quy trình báo cáo và cập nhật thông tin lao động theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước

👉 Cách trình bày khuyến nghị:

• Dạng liệt kê theo bước (Step-based)
• Kèm mô tả ngắn mục tiêu kiểm soát của từng bước
• Không nêu thông tin cá nhân cụ thể

2.2. Trình bày quy trình tiền lương – khấu trừ – thuế thu nhập cá nhân dưới dạng mô tả nghiệp vụ

Trong trường hợp chưa thể chốt số liệu lương, báo cáo nhân sự cần làm rõ cơ chế vận hành tiền lương thay vì giá trị chi trả.

Nội dung nên bao gồm:

• Quy trình chấm công và xác nhận thời gian làm việc
• Quy trình tổng hợp dữ liệu lương và phụ cấp
• Nguyên tắc xác định khoản chịu thuế và không chịu thuế
• Trình tự khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
• Cơ chế phối hợp với bộ phận kế toán khi lập bảng lương và quyết toán thuế

👉 Lưu ý chuyên môn:

• Chỉ mô tả nguyên tắc và trình tự, không đưa con số cụ thể
• Nêu rõ việc áp dụng theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm báo cáo
• Có thể sử dụng sơ đồ luồng nghiệp vụ (process flow) dưới dạng mô tả chữ để tăng tính trực quan

3. Làm rõ vai trò và trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong phối hợp liên phòng ban

Một báo cáo nhân sự không có số liệu vẫn có giá trị nếu thể hiện rõ vai trò kiểm soát của HR trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Nội dung cần làm rõ:

• HR chịu trách nhiệm thu thập, quản lý và cập nhật dữ liệu lao động
• HR là đầu mối phối hợp với kế toán trong các nội dung liên quan đến tiền lương, bảo hiểm, thuế
• HR đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ hồ sơ nhân sự đúng quy định
• HR tham gia cảnh báo rủi ro và đề xuất cải thiện quy trình

👉 Có thể trình bày dưới dạng:

• Bảng phân định trách nhiệm (HR – Kế toán – Tài chính – Quản lý trực tiếp)
• Danh sách các điểm kiểm soát bắt buộc trong kỳ báo cáo

4. Sử dụng tình huống giả định để minh họa nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật

Để báo cáo dễ hiểu và có tính ứng dụng, có thể sử dụng tình huống giả định thay cho số liệu thực tế.

Nguyên tắc xây dựng tình huống:

• Không gắn với cá nhân hoặc doanh nghiệp cụ thể
• Chỉ phản ánh bối cảnh chung (quy mô, loại hình, giai đoạn hoạt động)
• Tập trung vào cách xử lý nghiệp vụ, không mô tả kết quả tài chính chi tiết

Ví dụ:

• Doanh nghiệp đang trong giai đoạn triển khai hệ thống chấm công mới
• Kỳ báo cáo chưa thể khóa dữ liệu lương do chờ đối soát
• HR tập trung báo cáo các rủi ro tiềm ẩn và kế hoạch hoàn thiện dữ liệu

5. Lưu ý về diễn đạt và tuân thủ bảo mật thông tin trong báo cáo nhân sự

Khi không có số liệu, cách diễn đạt trong báo cáo càng cần chặt chẽ và chuẩn mực:

• Không sử dụng thông tin định danh cá nhân
• Không công bố dữ liệu tiền lương cụ thể
• Chỉ sử dụng số liệu tổng hợp theo nhóm nếu thực sự cần thiết
• Nêu rõ nguyên tắc bảo mật và căn cứ pháp lý trong phần chú thích hoặc phụ lục

Kết luận: Báo cáo nhân sự không có số liệu cụ thể vẫn có thể đảm bảo giá trị quản trị nếu được xây dựng dựa trên quy trình, kiểm soát nghiệp vụ và căn cứ pháp lý rõ ràng. Đây là cách tiếp cận cần thiết trong bối cảnh yêu cầu tuân thủ và bảo mật ngày càng cao.

IV. Gợi ý cấu trúc các chương quan trọng trong báo cáo thực tập nhân sự

Trong báo cáo thực tập nhân sự, cấu trúc các chương nội dung giữ vai trò quyết định chất lượng học thuật và tính ứng dụng. Việc tổ chức chương mục theo đúng logic nghiệp vụ nhân sự giúp bài báo cáo thể hiện rõ năng lực chuyên môn, dù không sử dụng số liệu nội bộ.

Dưới đây là cấu trúc các chương trọng tâm được khuyến nghị sử dụng trong báo cáo thực tập nhân sự.

1. Chương: Tổ chức và chức năng của bộ phận nhân sự

Mục tiêu chương: Làm rõ vị trí, vai trò của bộ phận nhân sự trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và mối liên hệ với các phòng ban khác.

Nội dung cần trình bày:

• Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và vị trí bộ phận nhân sự trong sơ đồ chung.
• Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nhân sự theo từng mảng nghiệp vụ:
• Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự
• Quản lý hồ sơ lao động
• Tiền lương, bảo hiểm, thuế
• Quan hệ lao động và kỷ luật
• Đào tạo và phát triển nhân sự
• Phân công nhiệm vụ trong bộ phận nhân sự (theo chức danh hoặc nhóm công việc).
• Cách thức phối hợp giữa bộ phận nhân sự với kế toán, lãnh đạo, các phòng ban chuyên môn.

Giá trị học thuật: Chương này giúp người đọc đánh giá khả năng nhận diện hệ thống quản trị nhân sự và tư duy tổ chức công việc của sinh viên thực tập.

2. Chương: Quản lý hồ sơ lao động và hợp đồng lao động

Mục tiêu chương: Thể hiện hiểu biết về quản lý hồ sơ nhân sự theo vòng đời lao động và yêu cầu tuân thủ pháp luật lao động.

Nội dung cần trình bày:

• Danh mục hồ sơ lao động đang được doanh nghiệp quản lý (không nêu thông tin nhạy cảm).
• Quy trình tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ lao động khi:
• Tuyển dụng mới
• Ký kết hợp đồng lao động
• Thay đổi thông tin nhân sự
• Chấm dứt hợp đồng lao động
• Phân loại hợp đồng lao động đang áp dụng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn).
• Hình thức quản lý hồ sơ: bản giấy, hồ sơ điện tử, phân quyền truy cập.
• Lồng ghép quy định mới về hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/01/2026).

Cách trình bày hiệu quả: Tập trung mô tả quy trình thực hiện và nguyên tắc quản lý, không trình bày chi tiết thông tin cá nhân hay mức lương cụ thể.

3. Chương: Tiền lương, bảo hiểm và quyết toán thuế TNCN (theo góc độ quy trình)

Mục tiêu chương: Chứng minh hiểu biết tổng thể về nghiệp vụ C&B dưới góc độ vận hành, kiểm soát và tuân thủ pháp luật.

Nội dung nên triển khai:

• Quy trình chấm công và tổng hợp dữ liệu tiền lương.
• Trình tự lập bảng lương và phê duyệt nội bộ.
• Nguyên tắc xây dựng tiền lương phù hợp mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
• Quy trình tham gia và trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc theo Luật Việc làm 2025 và Nghị định 374/2025/NĐ-CP.
• Quy trình quyết toán thuế TNCN tại doanh nghiệp:
• Thu thập thông tin thu nhập
• Đối chiếu giảm trừ gia cảnh
• Lập hồ sơ quyết toán
• Thời hạn nộp quyết toán theo quy định hiện hành

Lưu ý học thuật: Trình bày theo luồng nghiệp vụ, không trình bày bảng lương thực tế hay số tiền cụ thể.

4. Chương: Đánh giá thực trạng công tác nhân sự tại doanh nghiệp

Mục tiêu chương: Phân tích có chọn lọc các điểm mạnh, hạn chế trong công tác nhân sự dựa trên quan sát và tài liệu nội bộ được phép tiếp cận.

Cấu trúc khuyến nghị:

• Đánh giá thực trạng theo từng mảng: tổ chức nhân sự, hồ sơ lao động, tiền lương – bảo hiểm, tuân thủ pháp luật.
• Nhận diện các tồn tại phổ biến:
• Quy trình chưa chuẩn hóa
• Thiếu văn bản hướng dẫn nội bộ
• Phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân
• Phân tích nguyên nhân ở góc độ tổ chức và quy trình.

5. Chương: Đề xuất giải pháp và kiến nghị hoàn thiện

Mục tiêu chương: Thể hiện năng lực tư duy cải tiến và khả năng vận dụng kiến thức chuyên ngành.

Nội dung đề xuất:

• Kiến nghị chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ nhân sự.
• Đề xuất cải tiến quy trình tiền lương và kiểm soát dữ liệu.
• Gợi ý cập nhật kịp thời các quy định pháp luật lao động, bảo hiểm, thuế.
• Nêu điều kiện triển khai và lợi ích dự kiến.

Yêu cầu trình bày: Giải pháp phải phù hợp quy mô doanh nghiệp, tránh đề xuất mang tính lý thuyết hoặc vượt thẩm quyền thực tế.

GỢI Ý CÁCH LỒNG GHÉP QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT ĐỂ TĂNG TÍNH HỌC THUẬT

• Dẫn chiếu văn bản pháp luật đúng cấp, đúng hiệu lực.
• Gắn quy định pháp luật trực tiếp với nghiệp vụ được mô tả.
• Không sao chép điều luật, chỉ phân tích ý chính liên quan đến công việc nhân sự.

Kết luận: Việc xây dựng cấu trúc chương khoa học, tách ý rõ ràng và gắn chặt với quy trình nhân sự thực tế giúp báo cáo thực tập nhân sự đảm bảo tính chuyên môn, tuân thủ pháp lý và đạt giá trị học thuật cao ngay cả khi không sử dụng số liệu nội bộ.

V. Những lỗi thường gặp khi viết báo cáo thực tập nhân sự

Trong đánh giá báo cáo thực tập nhân sự, hội đồng không chỉ xem nội dung trình bày mà đặc biệt chú trọng tính chuẩn nghiệp vụ, mức độ tuân thủ pháp lý và khả năng phản ánh đúng vai trò của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp.

Bảng: Những lỗi thường gặp khi viết báo cáo thực tập nhân sự và cách khắc phục

Kết luận: Một báo cáo thực tập nhân sự đạt yêu cầu cần đảm bảo ba yếu tố cốt lõi: đúng vai trò HR, logic nghiệp vụ rõ ràng và tuân thủ quy định pháp lý hiện hành. Việc tránh các lỗi phổ biến trên sẽ giúp báo cáo vừa an toàn, vừa có giá trị chuyên môn thực tiễn.

Báo cáo thực tập nhân sự không có số liệu không đồng nghĩa với một bài làm kém giá trị nếu người viết biết khai thác đúng trọng tâm: tư duy nghề, hiểu quy trình HR, nắm vững pháp luật lao động và cách vận hành thực tế tại doanh nghiệp. 

Một báo cáo tốt cần thể hiện khả năng phân tích, liên hệ nghiệp vụ tiền lương, thuế TNCN và quản trị nhân sự trong bối cảnh thực tiễn. Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. 

Theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu trong chiến lược phát triển kỹ năng sự nghiệp quản trị hành chính nhân sự.