Cách Tra Cứu Người Phụ Thuộc Giảm Trừ Gia Cảnh

Việc giảm trừ gia cảnh trong thuế thu nhập cá nhân là một trong những quyền lợi quan trọng giúp người nộp thuế giảm bớt gánh nặng tài chính.

Tuy nhiên, để được hưởng mức giảm trừ này, người nộp thuế cần phải đăng ký và tra cứu người phụ thuộc đúng cách, đặc biệt khi làm quyết toán thuế hàng năm.

Việc tra cứu người phụ thuộc không chỉ giúp bạn kiểm tra thông tin người phụ thuộc đã được đăng ký hợp lệ hay chưa, mà còn bảo vệ quyền lợi của mình, tránh các sai sót khi kê khai thuế.

Bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách tra cứu người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh đúng quy định, cũng như những lưu ý quan trọng mà người nộp thuế cần biết để tránh mất quyền lợi giảm trừ.

1. Giảm Trừ Gia Cảnh Là Gì?

Trong hệ thống thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam, “giảm trừ gia cảnh” là một trong những chính sách nhân văn, cho phép người nộp thuế được giảm nghĩa vụ thuế dựa trên hoàn cảnh thực tế.

Đây không chỉ là con số được trừ vào thu nhập tính thuế, mà còn là biểu hiện của nguyên tắc công bằng thuế – người có nhiều trách nhiệm nuôi dưỡng được giảm trừ nhiều hơn.

Theo Điều 19 Luật Thuế Thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi bổ sung 2012, 2014, 2020), giảm trừ gia cảnh bao gồm:

• Mức giảm trừ bản thân: Áp dụng cho mỗi người nộp thuế, hiện nay là 11 triệu đồng/tháng.
• Mức giảm trừ cho người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng/người, áp dụng khi người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng người phụ thuộc hợp pháp.

Tuy nhiên, để được hưởng mức giảm trừ này, người nộp thuế không thể chỉ khai báo bằng miệng. Họ phải đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế và cập nhật thường xuyên trên hệ thống quản lý thuế điện tử.

Việc tra cứu người phụ thuộc đã đăng ký hay chưa, tra cứu mã số thuế người phụ thuộc, kiểm tra thời gian hiệu lực… là điều bắt buộc khi làm quyết toán thuế. Sai sót trong quá trình này có thể dẫn đến việc không được giảm trừ, thậm chí bị truy thu thuế.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Cơ Sở Pháp Lý Và Yêu Cầu Về Đăng Ký – Tra Cứu Người Phụ Thuộc

Trước khi đi vào cách tra cứu, cần hiểu rõ các quy định pháp lý liên quan để biết mình được tra cứu cái gì, phạm vi như thế nào.

Các văn bản pháp lý quan trọng bao gồm:

• Luật Thuế TNCN số 04/2007/QH12 và các sửa đổi bổ sung.
• Thông tư số 111/2013/TT-BTC.
• Thông tư số 95/2016/TT-BTC hướng dẫn đăng ký thuế.
• Quyết định 955/QĐ-TCT ngày 21/06/2021 của Tổng cục Thuế về việc triển khai chức năng đăng ký người phụ thuộc qua Cổng dịch vụ công quốc gia và eTax.
• Văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế qua các công văn hướng dẫn hằng năm (Công văn 3947/TCT-DNNCN năm 2022 là một ví dụ điển hình).

Theo quy định, người phụ thuộc cần đăng ký để được cấp mã số thuế, và việc giảm trừ chỉ có hiệu lực kể từ tháng người phụ thuộc được đăng ký hợp lệ.

Nói cách khác, nếu không kiểm tra lại, bạn rất có thể mất quyền giảm trừ do thiếu sót hoặc lỗi nhập liệu từ doanh nghiệp hay cơ quan thuế.

3. Những Trường Hợp Cần Phải Tra Cứu Người Phụ Thuộc

Trong thực tế làm quyết toán thuế TNCN, người nộp thuế (hoặc cán bộ kế toán) thường gặp 3 tình huống buộc phải tra cứu:

• Xác minh người phụ thuộc đã được đăng ký hay chưa:

Khi chưa chắc chắn doanh nghiệp đã làm thủ tục hoặc chưa nhớ rõ thời điểm đăng ký.

• Kiểm tra mã số thuế người phụ thuộc:

Cần thiết khi khai báo trên phần mềm HTKK hoặc cổng eTax.

• Kiểm tra thời gian hiệu lực giảm trừ:

Để tính đúng tháng bắt đầu được giảm trừ và tránh sai phạm khi kê khai.

Trong cả ba trường hợp, việc tra cứu đúng cách không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn là cách để bảo vệ quyền lợi chính đáng của người nộp thuế.

»»» Xem Thêm:

• Mức Giảm Trừ Gia Cảnh Mới Nhất Là Bao Nhiêu?
• Giảm Trừ Gia Cảnh Là Gì? Tất Tần Tật Quy Định Cần Biết

4. Hướng Dẫn Tra Cứu Người Phụ Thuộc Trên Các Cổng Thông Tin Chính Thức

Hiện nay, Tổng cục Thuế triển khai 2 kênh tra cứu chính:

Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax): https://thuedientu.gdt.gov.vn

Đây là hệ thống quản lý thuế hợp nhất, dành cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Để tra cứu người phụ thuộc, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập website, đăng nhập tài khoản cá nhân hoặc tổ chức theo mã số thuế.

Bước 2: Vào menu “Cá nhân” → “Tra cứu thông tin NPT giảm trừ”.

Bước 3: Nhập thông tin: họ tên, số CCCD, mã số thuế người nộp thuế.

Bước 4: Hệ thống hiển thị thông tin mã số thuế người phụ thuộc, thời gian hiệu lực, nơi đăng ký, trạng thái chấp nhận.

Lưu ý quan trọng:

• Nếu thấy báo “không có dữ liệu”, không chắc là chưa đăng ký – có thể do sai mã số, sai ký tự tên, lỗi hệ thống.
• Có thể in kết quả ra PDF để lưu làm hồ sơ kiểm toán thuế.

Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn

Kể từ năm 2021, người dân có thể đăng ký và tra cứu người phụ thuộc tại đây.

Quy trình tra cứu gồm:

• Đăng nhập bằng tài khoản định danh cá nhân (CCCD gắn chip).
• Truy cập mục “Thuế → Tra cứu đăng ký mã số thuế người phụ thuộc”.
• Nhập thông tin của người phụ thuộc: họ tên, số CCCD, năm sinh.
• Hệ thống trả về mã số thuế và trạng thái.

Trang này thường chậm cập nhật hơn so với eTax, nhưng lại có tính phổ biến cao và hỗ trợ người dùng không có tài khoản eTax.

5. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Tra Cứu Và Đăng Ký Người Phụ Thuộc

Việc tra cứu thông tin tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại tiềm ẩn nhiều sai sót gây ảnh hưởng đến quyền lợi người nộp thuế:

Nhập sai thông tin cá nhân

Một dấu cách thừa, tên viết hoa hoặc thiếu dấu cũng có thể khiến hệ thống báo "không tồn tại". Cách khắc phục tốt nhất là sao chép thông tin từ giấy tờ gốc, không gõ lại bằng tay.

Đăng ký nhiều lần gây trùng lặp

Có những trường hợp cả vợ và chồng đều đăng ký cùng một người con là người phụ thuộc. Điều này dẫn đến trùng mã số và bị loại bỏ quyền giảm trừ của một bên. Cần xác định rõ ai là người đứng tên đăng ký.

Không cập nhật khi thay đổi thông tin

Khi người phụ thuộc chuyển hộ khẩu, đổi CCCD từ 9 số sang 12 số, nhưng không cập nhật lại trên hệ thống – sẽ khiến mã số thuế trở nên “mồ côi” và bị mất hiệu lực.

Không theo dõi thời hạn hiệu lực

Theo quy định, người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nếu đăng ký đúng thời hạn (trước ngày 30/12 năm tính thuế), còn nếu sau đó, thì giảm trừ tính từ tháng đăng ký.

Đây là lý do khiến nhiều người nộp thuế bị giảm số tiền được khấu trừ chỉ vì chậm... vài ngày.

6. Tra Cứu Người Phụ Thuộc Trong Trường Hợp Quyết Toán Thuế Cá Nhân

Mỗi năm, từ tháng 2 đến tháng 5 là thời điểm cao điểm quyết toán thuế. Khi đó, việc tra cứu lại thông tin người phụ thuộc trở nên cấp thiết. Có một số lưu ý quan trọng trong tình huống này:

Đối với người tự quyết toán: Phải chủ động tra cứu, không thể dựa vào dữ liệu từ công ty.

Đối với người ủy quyền công ty quyết toán: Cần yêu cầu nhân sự/kế toán cung cấp bảng tổng hợp mã số người phụ thuộc đã đăng ký.

Trường hợp nghỉ việc trong năm: Người nộp thuế cần tự kiểm tra mã số người phụ thuộc trên cổng thông tin để khai báo lại nếu quyết toán tại đơn vị mới.

Các phần mềm hỗ trợ như HTKK, phần mềm quyết toán của TCT cũng yêu cầu phải nhập mã số thuế của người phụ thuộc, do đó tra cứu là bước bắt buộc.

7. Những Thay Đổi Mới Nhất Về Giảm Trừ Gia Cảnh – Bạn Cần Biết

Mặc dù mức giảm trừ gia cảnh chưa được điều chỉnh trong năm 2025, nhưng xu hướng quản lý thuế đang ngày càng siết chặt.

Theo định hướng chuyển đổi số ngành thuế, trong tương lai:

• Toàn bộ người phụ thuộc sẽ được quản lý bằng mã định danh cá nhân (số CCCD gắn chip).
• Cơ quan thuế sẽ phối hợp với dữ liệu dân cư để đối soát tự động, giảm dần nhu cầu khai báo thủ công.
• Các trường hợp giảm trừ không hợp lệ sẽ bị truy xuất và loại trừ, kể cả các năm trước nếu bị kiểm tra.

Điều đó đòi hỏi người nộp thuế phải chủ động tra cứu, rà soát định kỳ, đặc biệt là với các hồ sơ đã nộp nhiều năm trước nhưng chưa từng đối chiếu lại.

Kết Luận: Tra Cứu Người Phụ Thuộc Không Chỉ Là Thủ Tục – Mà Là Quyền Lợi

Trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng minh bạch, việc nắm vững cách tra cứu người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh giúp người nộp thuế:

Bảo vệ quyền lợi được miễn giảm thuế đúng pháp luật.

Tránh sai sót khi quyết toán, nhất là những lỗi tưởng như nhỏ nhặt như sai tên, thiếu mã số.

Dễ dàng làm việc với kế toán doanh nghiệp và cơ quan thuế khi có kiểm tra, đối chiếu.

Người nộp thuế nên chủ động tra cứu mỗi năm một lần, lưu trữ kết quả để sử dụng trong các kỳ quyết toán tiếp theo. Đừng để mất hàng triệu đồng chỉ vì thiếu một thao tác kiểm tra đơn giản.

Hy vọng bài viết này, Lê Ánh HR giúp bạn hiểu rõ hơn về Cách Tra Cứu Người Phụ Thuộc Giảm Trừ Gia Cảnh.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM