Mẫu Quyết Định Là Gì? Cấu Trúc Và Cách Soạn Đúng Chuẩn

Mẫu quyết định được biết đến là văn bản không thể thiếu, thể hiện ý chí và quyền lực của người có thẩm quyền và được dùng để công bố, khen thưởng, bổ nhiệm, hoặc chấm dứt một vấn đề cụ thể trong tổ chức. Khi hiểu rõ mẫu quyết định là gì và cách soạn mẫu quyết định đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý hành chính.

Hãy cùng Lê Ánh HR thông qua bài viết dưới đây phân tích rõ khái niệm, cấu trúc, căn cứ pháp lý, và hướng dẫn chi tiết cách soạn mẫu quyết định nghỉ việc, bổ nhiệm, tăng lương, khen thưởng… đúng quy định.

I. Mẫu quyết định là gì? Ý nghĩa và vai trò trong hành chính

Mẫu quyết định hành chính là văn bản chính thức ghi nhận việc thực thi một hành động có hiệu lực thi hành ngay, được sử dụng phổ biến trong các tình huống như bổ nhiệm, miễn nhiệm, thôi việc, tăng lương, khen thưởng, giải thể doanh nghiệp hoặc thanh lý tài sản.

Mỗi loại quyết định đều có mục đích riêng, nhưng điểm chung là chúng đều giúp đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng và hợp pháp trong mọi hoạt động nội bộ.

🔗 Ý nghĩa của mẫu quyết định trong hoạt động quản trị

• Căn cứ pháp lý bắt buộc: Mọi mẫu quyết định bổ nhiệm, nghỉ việc hay tăng lương đều là bằng chứng hợp pháp xác định trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi giữa các bên liên quan.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý: Doanh nghiệp có quy trình ra quyết định chuẩn mực thường được đánh giá cao về năng lực quản trị và tính minh bạch.
• Công cụ điều hành hiệu quả: Giúp lãnh đạo truyền đạt mệnh lệnh, triển khai chính sách hoặc thay đổi tổ chức một cách thống
• Bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ: Đối với người lao động, mẫu quyết định thôi việc, tăng lương, khen thưởng là cơ sở chứng minh quyền lợi hợp pháp trong hồ sơ nhân sự.

🔗 Vai trò nổi bật của mẫu quyết định trong hành chính - nhân sự

Ví dụ minh họa:

• Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng giúp hợp pháp hóa vai trò người phụ trách tài chính.
• Mẫu quyết định giải thể doanh nghiệp xác nhận việc chấm dứt tư cách pháp nhân.
• Mẫu quyết định thanh lý tài sản là căn cứ cho các hoạt động thanh toán, hạch toán hợp lệ.

II. Khi nào cần ban hành mẫu quyết định? Các trường hợp phổ biến

Trong quy trình quản lý hành chính và nhân sự, việc ban hành mẫu quyết định không chỉ thể hiện quyền hạn của người đứng đầu mà còn là yêu cầu bắt buộc để hợp thức hóa mọi thay đổi, chính sách hoặc hành động pháp lý trong doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước.

a. Khi nào cần ban hành mẫu quyết định

🔗 Thay đổi về nhân sự nội bộ

• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
• Ví dụ: Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, mẫu quyết định thôi việc, mẫu quyết định điều động nhân sự.

🔗 Điều chỉnh về chính sách, chế độ

• Tăng hoặc giảm lương, khen thưởng, kỷ luật, trợ cấp, phúc lợi.
• Ví dụ: Mẫu quyết định tăng lương, mẫu quyết định khen thưởng nhân viên xuất sắc, mẫu quyết định xử lý kỷ luật lao động.

🔗 Thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc tài chính

• Thành lập, sáp nhập, giải thể phòng ban hoặc toàn doanh nghiệp.
• Thanh lý, điều chuyển, hoặc mua sắm tài sản cố định.
• Ví dụ: Mẫu quyết định giải thể doanh nghiệp, mẫu quyết định thanh lý tài sản.

🔗 Thực hiện chính sách pháp luật hoặc nội quy nội bộ’

• Ban hành quy định mới, quy trình làm việc, nội quy, hoặc chính sách nội bộ.
• Ví dụ: Mẫu quyết định ban hành nội quy lao động, mẫu quyết định áp dụng quy trình đánh giá KPI.

b. Các loại mẫu quyết định phổ biến trong doanh nghiệp

Bảng tổng hợp các loại mẫu quyết định phổ biến trong doanh nghiệp

Ban hành mẫu quyết định đúng thời điểm và đúng mục đích không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức mà còn là lá chắn pháp lý giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, đồng thời củng cố niềm tin của người lao động và đối tác.

>>> Xem thêm:

• Mẫu Thông Báo Là Gì? Cấu Trúc Chuẩn Theo Quy Định Hành Chính
• Mẫu Hợp Đồng Học Việc Mới Nhất: Quy Định Và Lưu Ý Khi Soạn
• Tổng Hợp Mẫu Giấy Mời Chuẩn Và Chuyên Nghiệp Cho Mọi Sự Kiện
• Mẫu Đơn Đề Nghị Tăng Lương Chuyên Nghiệp, Thuyết Phục Nhất
• Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Lao Động - Lưu Ý Khi Lập

III. Căn cứ pháp lý và cấu trúc chuẩn của mẫu quyết định

Để mẫu quyết định hành chính được công nhận hợp pháp, đúng theo quy chuẩn và có hiệu lực thi hành, người soạn thảo cần nắm rõ căn cứ pháp lý hiện hành cũng như cấu truc bắt buộc của văn bản.

1. Căn cứ pháp lý mới nhất về mẫu quyết định

Theo quy định hiện hành, mẫu quyết định trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ban hành dựa trên các văn bản pháp lý sau:

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Quy định chi tiết về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (bao gồm cả quyết định).
• Bộ luật Lao động 2019 (và các nghị định hướng dẫn liên quan): Áp dụng cho mẫu quyết định nhân sự như bổ nhiệm, thôi việc, tăng lương, xử lý kỷ luật…
• Luật Doanh nghiệp 2020: Điều chỉnh các quyết định về tổ chức, quản trị, giải thể, thanh lý hoặc thay đổi cơ cấu doanh nghiệp.
• Các quy chế nội bộ của doanh nghiệp: Quy định cụ thể về thẩm quyền, quy trình ký duyệt và lưu trữ quyết định.

2. Cấu trúc chuẩn của một mẫu quyết định hành chính

Theo thể thức quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, một mẫu quyết định chuẩn cần đảm bảo đủ những phần cơ bản sau:

3. Các yếu tố định dạng và lưu ý kỹ thuật

• Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
• Kiểu trình bày: tương ứng với chiều dài của khổ A4. Nội dung văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng nếu các bảng hoặc biểu không được tạo thành các phụ lục riêng.
• Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
• Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
• Cỡ chữ và kiểu chữ được quy định theo từng yếu tố thể thức
• Số trang văn bản: Đánh số từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chứ 13 đến 14, chữ đứng, được canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
• Ký số và đóng dấu nếu văn bản được ban hành điện tử.
• Đính kèm các phụ lục như: biên bản họp, bảng phân công, bảng lương, biên bản thanh lý tài sản tùy theo loại quyết định.

>>> Tải mẫu quyết định mới nhất: TẠI ĐÂY

IV. Những lỗi thường gặp khi soạn mẫu quyết định và cách khắc phục

Dù mẫu quyết định là loại văn bản hành chính quen thuộc, song trên thực tế, rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai sót phổ biến khiến văn bản mất hiệu lực pháp lý hoặc làm giảm tính chuyên nghiệp.

a. Lỗi về thể thức và hình thức trình bày

b. Lỗi về căn cứ pháp lý và nội dung

c. Lỗi về ngôn ngữ hành chính

• Dùng cụm từ cảm tính, không đúng ngữ pháp hành chính như “được phép”, “được khuyến khích”, “vì có đóng góp lớn”…
• Viết thiếu tính mệnh lệnh và trang trọng, khiến văn bản mất đi tính chính thống.
• Sử dụng từ ngữ đời thường trong nội dung hành chính như “thông báo nhanh”, “nhắc nhở nhẹ nhàng”, “giao cho bạn này”…

Cách khắc phục: Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, nghiêm túc, khách quan, mang tính quy phạm pháp luật.

Ví dụ thay vì viết:“Công ty đồng ý bổ nhiệm anh Nguyễn Văn A làm Trưởng phòng.” → Nên viết: “Điều 1. Bổ nhiệm ông Nguyễn Văn A giữ chức vụ Giám đốc Kinh doanh kể từ ngày 05/11/2025.”

d. Lỗi khi ký, đóng dấu và ban hành văn bản

e. Lỗi về tra cứu và lưu trữ văn bản

Nhiều doanh nghiệp sau khi ban hành quyết định không lưu bản mềm hoặc bản gốc đúng quy định, dẫn đến thất lạc hoặc sai lệch khi cần đối chiếu.

Giải pháp khắc phục:

• Lưu song song bản giấy (có dấu) và bản điện tử (ký số).
• Đặt tên file khoa học theo chuẩn: QD_[Loại quyết định][Tên nhân sự][Năm].docx
• Sử dụng phần mềm quản lý văn bản hành chính để dễ tìm kiếm và theo dõi.

V. Kết luận

Mẫu quyết định là văn bản hành chính quan trọng giúp doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Việc nắm rõ cấu trúc, căn cứ pháp lý và cách soạn thảo chuẩn giúp đảm bảo hiệu lực pháp lý, tránh sai sót và nâng cao uy tín tổ chức. Một mẫu quyết định đúng chuẩn chính là nền tảng cho quản trị hiệu quả và bền vững trong mọi cơ quan, doanh nghiệp.

Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu về quản trị hành chính – nhân sự, C&B, KPI và phát triển năng lực nghề nghiệp!

                                                                           ------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM