Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Lao Động - Lưu Ý Khi Lập

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động không phải văn bản bắt buộc khi chấm dứt hợp đồng, chấm dứt quan hệ lao động nhưng hiện nay vẫn có nhiều doanh nghiệp sử dụng biên bản thanh lý hợp đồng lao động để xác nhận chấm dứt hợp đồng giữa người lao động với người sử dụng lao động nhằm tránh những tranh chấp không đáng có trong tương lai.

Trong bài viết dưới đây, Lê Ánh Hr sẽ chia sẻ với các bạn những thông tin về biên bản thanh lý hợp đồng và những lưu ý khi lập để có thể vận đụng tốt vào doanh nghiệp.

1. Thanh lý hợp đồng là gì?

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Thanh lý là quá trình bán hết tài sản để thực hiện các nghĩa vụ tài sản của mình cho các chủ thể có quyền.

Trong một số trường hợp, thanh lý cũng được hiểu là xử lý tài sản trong trường hợp không có nhu cầu sử dụng. Do đó, thanh lý hợp đồng có thể được định nghĩa như sau: "Thanh lý hợp đồng là sự ghi nhận thể hiện dưới hình thức là một biên bản ghi nhận việc thực hiện hợp đồng của các bên, sau khi hoàn tất một công việc nào đó đã được hai bên tham gia xác nhận lại khối lượng, chất lượng và các chi phí phát sinh sau quá trình hoàn thành công việc đó và hai bên cùng đồng ký tên."

Các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức thường sử dụng thanh lý hợp đồng trong các giao dịch dân sự và thực hiên hợp đồng làm chấm dứt các quyền và nghĩa vụ của các bên phát sinh từ hợp đồng. Đặc biệt, trong một số trường hợp, khi thực hiện thanh lý hợp đồng, các bên sẽ giảm thiểu được những tranh chấp pháp lý không đáng có.

>>> Xem thêm: Hợp Đồng Lao Động Là Gì Các Loại Hợp Đồng Lao Động

2. Quy định thanh lý hợp đồng lao động

Thanh lý hợp đồng là thuật ngữ được ghi nhận tại Điều 28 Pháp lệnh hợp đồng kinh tế năm 1989 (văn bản đã hết hiệu lực vào ngày 01 tháng 01 năm 2006) thì các bên phải cùng nhau thanh lý hợp đồng kinh tế trong trường hợp:

1. Hợp đồng kinh tế được thực hiện xong;
2. Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng kinh tế đã hết và không có sự thỏa thuận kéo dài thời hạn đó;
3. Hợp đồng kinh tế bị đình chỉ thực hiện hoặc hủy bỏ;
4. Khi thực hiện hợp đồng kinh tế được tiếp tục thực hiện theo quy định tại đoạn 2, đoạn 3 Điều 24 hoặc Điều 25 của Pháp lệnh này.

Tuy nhiên, Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989 đã hết hiệu lực và được thay thế bằng Bộ Luật dân sự và Luật thương mại. Tuy nhiên, tại thời điểm hiện nay, Bộ luật Dân sự năm 2015 không còn ghi nhận khái niệm "thanh lý hợp đồng" nữa mà thay vào đó là quy định về chấm dứt hợp đồng (Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015).

Mặc dù không được pháp luật dân sự ghi nhận nhưng trên thực tế "thanh lý hợp đồng" vẫn được các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức sử dụng khi muốn nói đến việc chấm dứt hợp đồng hoặc các giao dịch dân sự.

Mặt khác, tại Luật thương mại năm 2005, thuật ngữ "thanh lý hợp đồng" vẫn được đề cập đến, cụ thể tại một số điều như:

• Khoản 2 Điều 181 Luật thương mại 2005: "Nhận lại toàn bộ sản phẩm gia công, máy móc, thiết bị cho thuê hoặc cho mượn, nguyên liệu, phụ liệu, vật tư sau khi thanh lý hợp đồng gia công, trừ trường hợp có thỏa thuận khác."
• Khoản 3 Điều 231 Luật thương mại 2005: "Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, bên trúng thầu được nhận lại tiền cọc, lý quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng khi thanh lý hợp đồng. Bên trúng thầu không được nhận lại tiền đặt cọc, kỹ quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng nếu từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng được giao kết."

3. Mục đích lập biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Mục đích của biên bản thanh lý hợp đồng không hẳn là làm chấm dứt hay hủy bỏ hợp đồng, cũng như chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên đối với hợp đồng đã được ký kết. Mà dựa trên thỏa thuận, ý chí của các bên theo nguyên tắc của Bộ Luật Dân sự về sự bình đẳng, tôn trọng sự tự do, tự nguyện cam kết.

Biên bản thanh lý hợp đồng lập ra để các bên tổng kết công việc, đồng thời xác định các bên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và nhận lại toàn bộ quyền lợi hay chưa.Xác định trách nhiệm cho những tồn tại về mặt công việc, đưa ra phương án giải quyết hậu quả nếu chưa hoàn thành khi thời hạn hợp đồng đã hết.

Cuối cùng, dựa vào biên bản thanh lý hợp đồng đó, các bên sẽ được đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đồng thời ngăn chặn được nhưng tranh chấp pháp lý sau này.

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý hợp đồng?

Lập biên bản thanh lý hợp đồng lao động không phải là hoạt động bắt buộc và được quy định trong các văn bản pháp luật. Nếu các bên có thỏa thuận về vấn đề thanh lý hợp đồng thì khi chấm dứt hợp đồng lao động, chấm dứt quan hệ lao động các bên có thể lập biên bản thanh lý hợp đồng để xác nhận đã chấm dứt quan hệ lao động.

Biên bản thanh lý hợp đồng không có tính bắt buộc về mặt pháp lý. Thế nhưng, đây là căn cứ bằng văn bản để đối chiếu với nội dung, quyền, nghĩa vụ đã hoàn thành hay chưa hoàn thành; tránh các tranh chấp về phần nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng, thủ tục này cần được thực hiện một cách nghiêm túc và chặt chẽ để tránh sai sót phiền phức, ảnh hưởng đến quyền lợi đôi bên sau này.

4. Các bước lập và nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động được lập phải dựa trên quy định được dẫn chiếu và điều khoản chấm dứt hợp đồng lao động trong hợp đồng lao động chính. Vì vậy, việc soạn thảo biên bản thanh lý phải có sự tinh tế và chuẩn xác cao.

Các nội dung không thể thiếu của biên bản thanh lý gồm:

- Thông tin của các bên;

- Quyền và nghĩa vụ của các bên;

- Các điều khoản chung cho việc chấm dứt hợp đồng lao động.

(1) Về thời điểm thanh lý hợp đồng: Hai bên có thể thỏa thuận về thời điểm thanh lý hợp đồng. Do đó, việc thanh lý hợp đồng có thể xảy ra ngay cả khi nghĩa vụ chưa hoàn thành.

(2) Về hình thức: Thanh lý hợp đồng được thể hiện bằng Biên bản thanh lý hợp đồng, trong đó ghi nhận việc thực hiện hợp đồng của các bên, cụ thể:

• Mỗi bên đã thực hiện được những nghĩa vụ gì đối với bên có quyền
• Đã được hưởng những quyền gì từ bên có nghĩa vụ
• Còn nghĩa vụ nào chưa được thực hiện.....

(3) Thủ tục thanh lý hợp đồng: Trình tự, thủ tục thanh lý hợp đồng được phân chia thành 02 trường hợp sau:

- Các bên trong hợp đồng thỏa thuận thanh lý, chấm dứt hợp đồng

Do có sự thỏa thuận, thống nhất ý chí của các bên, khi hợp đồng hoàn thành hoặc các bên không có nhu cầu tiếp tục hợp đồng thì hai bên có thể thỏa thuận tiến tới thanh lý hợp đồng. Theo đó, thủ tục để thông báo thanh lý hợp đồng trường hợp này khá đơn giản và không có sự cưỡng ép, ép buộc của quy định về nghĩa vụ báo trước hay đối soát công nợ về nghĩa vụ còn lại.

Các bên sẽ soạn thư dự thảo biên bản thanh lý hợp đồng đến khi đạt được thống nhất ý kiến của các bên thì sẽ tiến hành ký biên bản thanh lý hợp đồng.
Sau khi thanh lý hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên thực hiện theo biên bản thanh lý.

- Đơn phương yêu cầu hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng theo ý chí của một bên

Khi một trong các bên tham gia hợp đồng đơn phương chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng thì căn cứ vào những điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, bên đơn phương chấm dứt hợp đồng sẽ cần phải:

+ Gửi thông báo cho bên kia trong đó lưu ý thời điểm chấm dứt, hủy bỏ nên để sau khoảng 15 ngày kể từ ngày thông báo trường hợp chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng theo đúng nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng đã ký tước đó.

+ Trường hợp hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng theo các trường hợp ngoài thỏa thuận trong hợp đồng thì cần căn cứ quy định của Điều 424, 425, 426 Bộ luật Dân sự 2015 để đảm bảo thực hiện đúng với quy định pháp luật.

* Lưu ý: Đối với trường hợp đơn phương thanh lý hợp đồng, bên đơn phương cũng phải căn cứ vào các điều khoản tại hợp đồng trước đó:

Nếu hai bên có hỏa thuận trong hợp đồng thì căn cứ vào sự thỏa thuận đó để bên đơn phương chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng soạn biên bản thanh lý và gửi đến bên bị đơn phương chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng. Thời gian thông báo cần phải thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng hoặc báo trước cho đối tác một khoảng thời gian nhất định.

Nếu hai bên không có điều khoản thỏa thuận về thanh lý hợp đồng thì khi có nhu cầu, bên đơn phương thanh lý hợp đồng phải gửi biên bản thanh lý đến bên còn lại và phải nhận được sự đồng ý của bên đó. Nếu có thiệt hại xảy ra, hai bên cũng phải thỏa thuận về việc bồi thường thiệt hại....

5. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động mới nhất

LÊ ÁNH HR xin giới thiệu một số mẫu biên bản thanh lý hợp đồng, bạn đọc có thể tham khảo mẫu hợp đồng trong bài viết Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Lao Động - Lưu Ý Khi Lập:

• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động – MẪU 1
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động – MẪU 2
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà

6. Lưu ý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Để biên bản thanh lý hợp đồng đạt được mục đích cuối cùng là tránh tranh chấp phát sinh sau này, khi lập biên bản thanh lý hợp đồng cần lưu ý những nội dung sau:

• Thứ nhất, để đảm bảo chính xác nội dung biên bản phải dựa trên căn cứ của hợp đồng chính, theo đúng quy định của pháp luật.
• Thứ hai, thông tin ghi trên biên bản đầy đủ các điều khoản ràng buộc có trong hợp đồng. Đầy đủ thời gian, địa điểm lập biên bản cũng như thông tin về các bên ký kết hợp đồng chính.
• Thứ ba, lối hành văn và diễn đạt cần phải chính xác, đầy đủ, ngắn gọn, tránh lan man dài dòng.

Có được tự ý thanh lý hợp đồng khi đã ủy quyền ký hợp đồng cho người khác?

Căn cứ theo Bộ Luật Dân sự 2015, quy định về hợp đồng ủy quyền, nghĩa vụ của bên được ủy quyền, quyền của bên được ủy quyền tại Điều 562, Điều 565, Điều 566 thì:

Khi đã ủy quyền ký hợp đồng cho người khác, tức là người ký hợp đồng là người được ủy quyền. Người được ủy quyền lúc này nhân danh bên ủy quyền ký vào hợp đồng.

Ngoài nhiệm vụ nhân danh bên ủy quyền ký vào hợp đồng ra thì bên được ủy quyền không có nghĩa vụ và quyền hạn khác đối với hợp đồng. Điều này đồng nghĩa với việc bên được ủy quyền không có quyền và nghĩa vụ đối với việc thanh lí hợp đồng. Do đó, có thể tự ý thanh lý hợp đồng khi đã ủy quyền ký hợp đồng cho người khác.

Theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động năm 2019 về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động:

* Bên phía người lao động:

Thứ nhất, người lao động trực tiếp giao kết hợp đồng lao động.

+ Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên

+ Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó.

+ Người chưa đủ 15 tuổi và phải có người đại diện theo pháp luật của người đó.

Thứ hai, nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng. Trường hợp hợp đồng lao động do người được ủy quyền phải kèm theo danh sách ghi rõ hộ tên, ngày thành năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.

* Bên phía người sử dụng lao động:

+ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.

+ Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.

+ Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

Dựa vào quy định trên thì người có thẩm quyền ký kết hợp đồng lao động giữa bên người lao động và bên người sử dụng lao động sẽ là người có thẩm quyền ký vào biên bản thanh lý hợp đồng lao động.

>>> Xem thêm:

• Biên Bản Cuộc Họp Là Gì? Cách Ghi Biên Bản Cuộc Họp Hiệu Quả
• 05 Mẫu Biên Bản Làm Việc Phổ Biến Nhất
• Mẫu Biên Bản Bàn Giao Công Việc - Tổng Hợp Các Trường Hợp

Trên đây là toàn bộ chia sẻ về biên bản thanh lý hợp đồng nói chung và biên bản thanh lýt hợp đồng lao động nói riêng. Mong rằng những thông tin Lê Ánh HR chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc!

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học C&B, khóa học tin học văn phòng ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM