Cách Xử Lý Sai Thông Tin Khi Đăng Ký BHXH Lần Đầu

Cách xử lý sai thông tin khi đăng ký BHXH lần đầu là vấn đề cấp thiết mà cả doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ để đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội đầy đủ và chính xác. Sai sót khi điền thông tin BHXH lần đầu không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi lương hưu, trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động mà còn gây khó khăn khi chỉnh sửa hồ sơ.

Hãy cùng Lê Ánh HR phân tích chi tiết cách xác định sai sót, xử lý hồ sơ, trách nhiệm DN và NLĐ, cùng các lưu ý quan trọng, giúp đăng ký BHXH lần đầu một cách chính xác và nhanh chóng nhé.

I. Sai thông tin BHXH lần đầu là gì? Vì sao thông tin BHXH lần đầu phải chính xác?

Sai thông tin BHXH lần đầu là những lỗi xảy ra trong quá trình người lao động (NLĐ) hoặc doanh nghiệp (DN) đăng ký thông tin cá nhân với cơ quan BHXH lần đầu, bao gồm các dữ liệu quan trọng như: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, mã số BHXH, mức lương đóng, địa chỉ cư trú hoặc thông tin đơn vị công tác.

Tuy là những sai sót này chỉ là những lỗi nhỏ nhưng lại gây ra hậu quả pháp lý nghiêm trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi lâu dài của người lao động và ngăn cản việc thủ tục giải quyết chế độ được thực hiện suôn sẻ.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

Sự cần thiết của việc thông tin BHXH lần đầu phải chính xác

🔗 Bảo đảm quyền lợi NLĐ đầy đủ: Thông tin BHXH lần đầu là căn cứ pháp lý để tính lương hưu, trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, tử vong. Sai sót có thể dẫn đến chi trả chậm, sai mức trợ cấp hoặc mất quyền lợi hoàn toàn.

🔗 Tránh rủi ro pháp lý: Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng BHXH đúng hạn, báo cáo chính xác theo Luật BHXH, thông tư và nghị định liên quan. Sai sót trong hồ sơ không chỉ gây phiền hà cho NLĐ mà còn tạo nguy cơ bị xử phạt hành chính hoặc phải điều chỉnh hồ sơ phức tạp về sau.

🔗 Giảm thiểu khó khăn khi tái sửa đổi: Việc kiểm tra và điền thông tin đúng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức cho cả DN và NLĐ vì việc chỉnh sửa thông tin BHXH lần đầu sai sót thường tốn thời gian, giấy tờ bổ sung và nhiều bước xác minh

🔗 Đảm bảo dữ liệu BHXH chính xác trên hệ thống: Thông tin chính xác giúp NLĐ dễ dàng tra cứu quyền lợi, theo dõi tiến trình đóng BHXH, kiểm tra mức hưởng trợ cấp, đồng thời hỗ trợ cơ quan BHXH quản lý hiệu quả.

II. Những sai sót phổ biến khi đăng ký BHXH lần đầu

Trong quá trình đăng ký BHXH lần đầu, dù là hồ sơ giấy hay hồ sơ điện tử, sự thiếu sót về kinh nghiệm hoặc tính cẩn trọng có thể dẫn đến nhiều lỗi sai sót phổ biến. Những sai sót này không chỉ gây phiền toái hành chính mà còn đặt ra nguy cơ lớn về việc bị đình chỉ thủ tục giải quyết chế độ sau này.

Bảng tổng hợp các sai sót thường gặp

Lưu ý: Việc phân loại sai sót theo mức độ ảnh hưởng giúp DN và NLĐ ưu tiên xử lý các lỗi nghiêm trọng trước, đảm bảo quyền lợi BHXH không bị ảnh hưởng.

Kết luận: Việc nhận biết và nắm rõ các sai sót phổ biến khi đăng ký BHXH lần đầu giúp cả NLĐ và doanh nghiệp chủ động kiểm tra, chỉnh sửa kịp thời, đảm bảo quyền lợi BHXH đầy đủ, tránh rủi ro pháp lý và tạo tiền đề thuận lợi cho việc xử lý thông tin BHXH lần đầu tiếp theo.

>>> Xem thêm: 

• Cách Điều Chỉnh Lương Đóng BHXH Và Những Lỗi Thường Gặp
• Cách Điều Chỉnh Sai Mức Đóng BHXH, BHYT, BHTN
• Cách Báo Tăng BHXH Cho Lao Động Mới 2025: Hồ Sơ, Thủ Tục
• Hướng Dẫn Báo Tăng Giảm BHXH Và Những Sai Lầm Thường Gặp
• Công Ty Chậm Đóng BHXH, Người Lao Động Cần Làm Gì?

III. Cách kiểm tra và hướng dẫn xử lý sai thông tin BHXH lần đầu

Việc phát hiện và xử lý sai thông tin BHXH lần đầu cần được thực hiện thông qua sự chủ động của người lao động (NLĐ) và sự hỗ trợ của doanh nghiệp (DN). Mọi sai sót đều phải được chỉnh sửa kịp thời để tránh ảnh hưởng đến lương hưu, trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.

a. Cách kiểm tra thông tin BHXH lần đầu

b. Hướng dẫn xử lý sai thông tin BHXH lần đầu

c. Ví dụ: sai ngày tháng năm sinh và mức lương đóng BHXH lần đầu

Tình huống: Chị Bình mới đi làm tại công ty A được 2 tháng, lần đầu đăng kí BHXH. Khi kiểm tra thông tin trên VssID, chị phát hiện:

• Ngày sinh trên hệ thống BHXH là 01/11/1990, trong khi giấy CCCD của chị là 10/11/1990.
• Mức lương đóng BHXH trên hệ thống là 6 triệu đồng/tháng, trong khi hợp đồng lao động ghi 8 triệu đồng/tháng.

Hậu quả nếu không xử lý:

• Lương hưu, trợ cấp ốm đau, thai sản sẽ tính sai theo mức lương thấp hơn.
• Tuổi nghỉ hưu và thời gian đóng BHXH có thể bị tính sai do ngày sinh không chính xác.

Cách xử lý:

♦ Xác định sai sót: Anh Nam đối chiếu CMND, hợp đồng lao động và sổ BHXH (nếu đã có).

♦ Chuẩn bị hồ sơ:

• Đơn đề nghị điều chỉnh thông tin BHXH lần đầu.
• CMND bản sao, hợp đồng lao động.
• Giấy tờ chứng minh ngày sinh đúng (bản sao giấy khai sinh).
• Nộp hồ sơ: Nộp tại cơ quan BHXH quận/huyện hoặc qua VssID nếu hệ thống hỗ trợ.
• Theo dõi xử lý: Cơ quan BHXH xác nhận chỉnh sửa, cập nhật thông tin đúng trên hệ thống.

Kết quả nhận về:

• Ngày sinh và mức lương đóng BHXH được sửa chính xác.
• Chị Bình có thể tra cứu quyền lợi BHXH đầy đủ và yên tâm hưởng lương hưu, trợ cấp ốm đau, thai sản theo đúng quy định Luật BHXH 2024.

IV. Trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động

1. Nghĩa vụ của Doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu

Doanh nghiệp là bên chủ quản hồ sơ, chịu trách nhiệm chính trong việc khai báo, đối chiếu và lưu trữ thông tin của người lao động.

2. Nghĩa vụ của Người lao động khi tham gia BHXH lần đầu

Người lao động cần chủ động kiểm tra và xác nhận thông tin cá nhân ngay khi doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH để tránh sai sót về sau.

3. Các lỗi phổ biến và cách khắc phục để tránh mất quyền lợi

Kết luận: Việc xử lý sai sót thông tin BHXH lần đầu cần được xem là bước bắt buộc trong quản trị nhân sự chuẩn luật. Một quy trình kiểm tra – đối chiếu – cập nhật thường xuyên giữa DN, NLĐ và cơ quan BHXH không chỉ giúp bảo toàn quyền lợi người lao động, mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí khắc phục sau này.

>>> Xem thêm: 

• Hướng Dẫn Đăng Ký Tham Gia BHXH Điện Tử Cho Doanh Nghiệp
• Lao Động Nước Ngoài Làm Việc Tại Việt Nam Có Thuộc Diện BHXH?
• Quy Định Về Mức Lương Tối Đa, Tối Thiểu Để Tính Đóng BHXH
• Thử Việc Có Cần Đóng BHXH Không? Cập Nhật Mới Nhất

V. FAQ - Giải đáp thắc mắc phổ biến

1. Nếu thông tin cá nhân sai sau khi đã được cấp sổ BHXH, có cần làm lại sổ không?

Không cần làm lại toàn bộ sổ. Người lao động chỉ cần nộp Tờ khai TK1-TS kèm bản sao CCCD/CMND hoặc giấy khai sinh và đơn đề nghị điều chỉnh thông tin BHXH tại cơ quan BHXH nơi đang tham gia. Sau khi xác minh, cơ quan BHXH sẽ cập nhật thông tin đúng trên hệ thống và cấp lại bìa sổ hoặc tờ rời nếu cần.

2. Nếu sai thông tin BHXH mà không chỉnh sửa, có bị mất quyền lợi không?

Có thể bị giảm hoặc mất quyền lợi tạm thời, đặc biệt với các chế độ thai sản, ốm đau, hưu trí hoặc tai nạn lao động. Hệ thống BHXH tự động đối chiếu dữ liệu cá nhân, nếu thông tin sai lệch, hồ sơ sẽ bị “treo” hoặc từ chối xử lý.

3. Có thể ủy quyền cho người khác đi điều chỉnh thông tin BHXH không?

Có. NLĐ hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác (ví dụ: phòng nhân sự hoặc người thân) thực hiện thay. hồ sơ NLĐ cần chuẩn bị:

• Giấy ủy quyền hợp lệ (theo mẫu của BHXH Việt Nam).
• Bản sao CCCD của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.
• Các giấy tờ chứng minh thông tin cần chỉnh sửa (nếu có).

4. Làm sao để kiểm tra thông tin BHXH của mình có chính xác hay không?

Hiện nay, NLĐ có thể tra cứu thông tin BHXH nhanh chóng qua các kênh sau và nên kiểm tra tối thiểu 6 tháng/lần:

• Ứng dụng VssID: Bảo hiểm xã hội số (tải trên App Store/Google Play).
• Website chính thức: https://baohiemxahoi.gov.vn
• Gọi Tổng đài BHXH Việt Nam 1900 9068 để được hỗ trợ trực tiếp.

VI. Tổng kết

Việc đăng ký Bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu tưởng chừng chỉ là một thủ tục hành chính, nhưng thực tế lại có ảnh hưởng lâu dài đến toàn bộ quyền lợi an sinh của người lao động. Chỉ một sai sót nhỏ trong họ tên, ngày sinh, mã số BHXH hay mức lương đóng cũng có thể khiến hồ sơ hưởng lương hưu, thai sản, ốm đau, tai nạn lao động bị chậm trễ hoặc sai lệch.

• Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra chéo hồ sơ, đối chiếu dữ liệu với cơ quan BHXH định kỳ.
• Người lao động cần chủ động kiểm tra thông tin trên ứng dụng VssID và báo sai sót ngay khi phát hiện.

Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu về quản trị hành chính – nhân sự, C&B, KPI và phát triển năng lực nghề nghiệp!

                                                                           ------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM