Cách điều chỉnh lương đóng BHXH là một trong những khâu quan trọng mà mọi doanh nghiệp và cán bộ nhân sự cần nắm vững để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc xác định và điều chỉnh mức lương đóng BHXH chính xác không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro và xử phạt hành chính từ cơ quan quản lý trước sự thay đổi liên tục của các văn bản luật.
Trong bài bài viết này, hãy cùng Lê Ánh HR tìm hiểu chi tiết căn cứ, quy trình, mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH, cũng như những lỗi thường gặp để phòng tránh hiệu quả.
- I. Lương đóng BHXH là gì? Vì sao phải điều chỉnh đúng quy định?
- II. Khi nào cần điều chỉnh lương đóng BHXH cho người lao động?
- III. Căn cứ pháp lý và nguyên tắc xác định lương đóng BHXH
- IV. Mức lương đóng BHXH tối thiểu, tối đa theo quy định mới nhất 2025
- V. Những lỗi thường gặp khi điều chỉnh lương đóng BHXH và cách khắc phục
- VI. Kết luận
I. Lương đóng BHXH là gì? Vì sao phải điều chỉnh đúng quy định?
1. Lương đóng BHXH là gì?
Lương đóng BHXH (Bảo hiểm xã hội) là mức tiền làm căn cứ để doanh nghiệp và người lao động trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định của pháp luật. Con số này không chỉ phản ánh thu nhập mà còn là cơ sở để tính quyền lợi hưởng chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp của người lao động trong suốt quá trình làm việc.
Khi người lao động thay đổi lương cơ bản, phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên hay các khoản bổ sung ổn định, người lao động cần xem xét quyết định điều chỉnh lương đóng BHXH để đảm bảo hợp thức hóa đóng bảo hiểm theo quy định mới.
Từ ngày 01/7/2024, mức lương tối thiểu vùng mới theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP đã được điều chỉnh tăng, nghĩa là mức đóng BHXH tối thiểu của người lao động cũng phải tăng tương ứng. Vì vậy, khi có sự thay đổi về lương, phụ cấp hoặc mức tối thiểu vùng, doanh nghiệp bắt buộc phải ra quyết định điều chỉnh lương đóng BHXH và cập nhật trên hệ thống BHXH.
2. Vì sao phải điều chỉnh đúng quy định?
Điều chỉnh mức lương đóng BHXH không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động, thúc đẩy doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.
- Đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động: Với mức đóng BHXH là cơ sở để tính các khoản trợ cấp sau này. Nếu mức lương đóng thấp hơn thực tế, người lao động sẽ bị thiệt khi hưởng chế độ hưu trí, thai sản hay trợ cấp ốm đau.
- Tuân thủ theo Luật BHXH, quy định pháp luật: Luật mới quy định rõ việc chậm điều chỉnh hoặc kê khai sai mức lương đóng có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt, truy thu hoặc bị yêu cầu điều chỉnh lại toàn bộ hồ sơ.
- Tránh rủi ro khi bị thanh tra kiểm tra: Khi cơ quan BHXH đối chiếu dữ liệu, nếu mức lương đóng không khớp với bảng lương thực tế mà không có mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc xử lý vi phạm.
- Tối ưu biến động tiền lương và quy định vùng: Khi Nhà nước tăng lương tối thiểu vùng, hoặc khi doanh nghiệp điều chỉnh lương nội bộ, cần điều chỉnh tiền lương đóng BHXH kịp thời để tránh chênh lệch.
- Tăng tính minh bạch và uy tín cho doanh nghiệp: Việc tuân thủ đúng quy định thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo niềm tin với người lao động và cơ quan chức năng.
II. Khi nào cần điều chỉnh lương đóng BHXH cho người lao động?
Việc điều chỉnh tiền lương đóng BHXH không phải là một hành động tùy ý, mà là sự phản ứng pháp lý bắt buộc của doanh nghiệp trước các sự kiện thay đổi cụ thể.Theo quy định tại Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025), tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung cố định. Vậy nên, với sự thay đổi bất kỳ nào liên quan đến thu nhập đều phải cập nhật kịp thời
|
Tình huống phát sinh |
Lý do cần điều chỉnh |
Thời điểm điều chỉnh |
Ghi chú |
|
Tăng hoặc giảm lương cơ bản |
Thay đổi trực tiếp mức lương đóng BHXH |
Tháng bắt đầu áp dụng mức lương mới |
Phải có quyết định điều chỉnh lương đóng BHXH kèm bảng lương |
|
Thay đổi phụ cấp cố định (chức vụ, trách nhiệm, thâm niên...) |
Phụ cấp được tính vào lương đóng BHXH theo Luật 2024 |
Ngay khi phụ cấp thay đổi |
Cập nhật phụ lục hợp đồng lao động |
|
Bổ nhiệm, luân chuyển vị trí làm việc |
Chức danh mới kéo theo hệ số lương mới, cần điều chỉnh kịp thời |
Khi quyết định bổ nhiệm có hiệu lực |
Phải thể hiện trong quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH |
|
Điều chỉnh do tăng lương tối thiểu vùng |
Phải đảm bảo mức đóng không thấp hơn lương tối thiểu vùng |
Từ ngày nghị định mới có hiệu lực về mức lương tối thiểu tháng và giờ |
BHXH sẽ kiểm tra thông qua bảng lương |
|
Người lao động nghỉ việc, tạm hoãn, quay lại làm việc (thay đổi nhân sự) |
Thay đổi trạng thái tham gia BHXH |
Ngay khi có quyết định trở lại làm việc |
Làm hồ sơ báo tăng lại trên hệ thống BHXH điện tử |
|
Thay đổi loại hợp đồng lao động |
Hợp đồng mới quy định lại mức lương hoặc phụ cấp |
Khi ký hợp đồng mới |
Cập nhật đồng bộ trên VssID |
|
Chi trả lương bổ sung (backpay, truy lĩnh) |
Phát sinh tiền lương của kỳ trước chưa đóng BHXH |
Trong kỳ phát sinh trả bổ sung |
Phải kê khai bổ sung, tránh bị phạt chậm nộp |
