Cách Báo Tăng BHXH Cho Lao Động Mới 2025: Hồ Sơ, Thủ Tục

Cách Báo Tăng BHXH Cho Lao Động Mới là bước quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Thực hiện đúng quy trình báo tăng bảo hiểm xã hội không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thanh tra mà còn tạo môi trường nhân sự minh bạch, chuyên nghiệp.

Trong bài viết này của LÊ ÁNH HR, bạn sẽ được hướng dẫn báo tăng bảo hiểm xã hội chi tiết, từ hồ sơ đến thủ tục, giúp áp dụng ngay trong thực tế.

I. Khái niệm và thời điểm cần báo tăng BHXH

Việc báo tăng bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật. Việc hiểu rõ khái niệm, cơ sở pháp lý và thời điểm thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thanh tra, đồng thời bảo đảm quyền lợi hưu trí, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên.

1. Báo tăng bảo hiểm xã hội là gì?

Báo tăng BHXH là thủ tục hành chính mà doanh nghiệp thực hiện để đăng ký và cập nhật các thông tin liên quan đến lao động tham gia BHXH, bao gồm mức lương đóng, loại hình bảo hiểm và các chế độ phụ cấp.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 sửa đổi, bổ sung năm 2025 và các văn bản hướng dẫn mới nhất của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, báo tăng là cơ sở để cơ quan BHXH xác nhận quyền lợi của người lao động, đảm bảo việc tính toán lương hưu, chế độ ốm đau, thai sản và thất nghiệp được chính xác.

2. Báo tăng bảo hiểm xã hội khi nào?

Doanh nghiệp cần báo tăng BHXH ngay sau khi người lao động ký hợp đồng lao động và bắt đầu tham gia làm việc. Thời hạn tối đa được quy định là 30 ngày kể từ ngày lao động chính thức làm việc. Trong một số trường hợp đặc biệt, báo tăng cũng phải được thực hiện kịp thời, bao gồm:

• Thay đổi mức lương cơ bản hoặc các khoản phụ cấp có tính chất bắt buộc đóng BHXH;

• Bổ sung lao động mới hoặc điều chỉnh thông tin cá nhân liên quan đến BHXH;

• Thay đổi loại hình lao động dẫn đến sự khác biệt trong mức đóng bảo hiểm.

Việc cập nhật đúng thời điểm giúp cơ quan BHXH xác nhận kịp thời các quyền lợi, tránh tình trạng chậm trễ dẫn đến việc người lao động không được hưởng chế độ theo quy định.

3. Ý nghĩa việc báo tăng BHXH kịp thời

Báo tăng BHXH đúng thời hạn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ sở để bảo vệ quyền lợi của người lao động. Khi doanh nghiệp thực hiện kịp thời, người lao động sẽ được:

• Đảm bảo quyền lợi hưu trí, chế độ ốm đau, thai sản;

• Được hưởng bảo hiểm thất nghiệp khi chấm dứt hợp đồng;

• Hạn chế rủi ro phạt vi phạm hành chính do chậm báo tăng;

• Dễ dàng quản lý thông tin lao động và tổng hợp báo cáo cho cơ quan quản lý.

Việc hiểu rõ “báo tăng bảo hiểm xã hội khi nào” và “cách báo tăng mức đóng bảo hiểm xã hội” giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, minh bạch và bảo vệ tối đa quyền lợi cho nhân viên.

Kết luận: Hiểu đúng khái niệm và thời điểm báo tăng BHXH là bước đầu quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và bảo đảm quyền lợi người lao động. Thực hiện đầy đủ, chính xác giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp.

II. Hồ sơ báo tăng BHXH 2025: Hướng dẫn chuẩn bị chi tiết cho từng trường hợp

Trước khi thực hiện thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội cho lao động mới, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước then chốt, giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cho người lao động đồng thời tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro bị trả lại hồ sơ hoặc chậm trễ trong quá trình xử lý.

1. Cơ sở pháp lý và các biểu mẫu cốt lõi (Cập nhật 2025)

Hồ sơ báo tăng BHXH được thực hiện trên nền tảng điện tử, dựa vào dữ liệu định danh khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia. Doanh nghiệp cần nắm chắc hệ thống văn bản sau:

• Luật BHXH 2024, có hiệu lực từ 01/07/2025.

• Nghị định 158/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn.

• Các quyết định của BHXH Việt Nam: 595/QĐ-BHXH, 505/QĐ-BHXH, 490/QĐ-BHXH, 1040/QĐ-BHXH.

Các biểu mẫu sử dụng gồm:

⇒ Lưu ý quan trọng: Do cơ quan BHXH đối chiếu dữ liệu tự động, thông tin định danh (họ tên, ngày sinh, CCCD) phải chính xác tuyệt đối. Bất kỳ sai lệch nhỏ nào cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối.

2. Hồ sơ chi tiết cho từng trường hợp báo tăng lao động Việt Nam

Tùy thuộc vào lịch sử tham gia BHXH của người lao động và tình huống cụ thể, bộ hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau.

2.1. Báo tăng lao động ký hợp đồng lao động lần đầu tại đơn vị

Đây là trường hợp phổ biến nhất, được chia thành hai tình huống chính:

• Trường hợp 1: Người lao động chưa có mã số BHXH (tham gia lần đầu tiên)

- Hồ sơ Người lao động cung cấp: Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT): Người lao động kê khai đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu từ đến , ký và ghi rõ họ tên. Đặc biệt, phải kê khai Phụ lục Thành viên hộ gia đình đi kèm. Việc kê khai phụ lục này không chỉ phục vụ cho việc giảm trừ mức đóng BHYT mà còn là yêu cầu bắt buộc để cơ quan BHXH xây dựng cơ sở dữ liệu định danh liên kết, phục vụ cho các chính sách an sinh xã hội sau này.

- Hồ sơ Đơn vị chuẩn bị: Mẫu D02-LT: Lập danh sách, điền đầy đủ thông tin của người lao động vào mục tăng mới.

• Trường hợp 2: Người lao động đã có mã số BHXH (chuyển từ đơn vị khác)

- Hồ sơ Người lao động cung cấp:

+ Cung cấp chính xác mã số BHXH (gồm 10 chữ số). Mã số này là định danh duy nhất và vĩnh viễn, theo người lao động suốt quá trình làm việc. Do đó, quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp cần bắt buộc có bước xác thực thông tin này ngay từ đầu để giảm thiểu thủ tục.

+ Thông thường, người lao động không cần nộp lại Mẫu TK1-TS nếu các thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ) không có gì thay đổi so với dữ liệu đã đăng ký trước đó.

+ Nếu có sự thay đổi (ví dụ: đổi từ CMND sang CCCD, thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu), người lao động cần lập Mẫu TK1-TS để cập nhật lại thông tin.

- Hồ sơ Đơn vị chuẩn bị: Mẫu D02-LT: Lập danh sách, điền đầy đủ thông tin và mã số BHXH của người lao động vào mục tăng mới.

2.2. Báo tăng lao động quay trở lại làm việc sau thời gian gián đoạn

Đối với những người lao động đã được báo giảm trước đó và nay quay trở lại làm việc, hồ sơ báo tăng rất đơn giản:

• Trường hợp áp dụng: Người lao động đi làm lại sau khi nghỉ hưởng chế độ thai sản, nghỉ ốm đau dài ngày, hoặc nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

• Hồ sơ cần chuẩn bị: Đơn vị chỉ cần lập Mẫu D02-LT, kê khai thông tin của người lao động và chọn đúng phương án "Tăng trở lại làm việc". Người lao động không cần phải kê khai lại bất kỳ biểu mẫu nào.

3. Hồ sơ cho các đối tượng đặc thù theo Luật BHXH 2024 (Áp dụng từ 01/07/2025)

Luật BHXH 2024 mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, kéo theo yêu cầu về hồ sơ đặc thù cho từng nhóm.

3.1. Đối với người lao động nước ngoài

Việc báo tăng BHXH cho người lao động nước ngoài không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là một quy trình xác thực pháp lý. Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra tư cách làm việc hợp pháp của họ tại Việt Nam.

- Hồ sơ Người lao động cung cấp:

• Mẫu TK1-TS (nếu chưa được cấp mã số BHXH tại Việt Nam). Các thông tin như họ tên, quốc tịch phải được ghi theo phiên âm quốc tế trên hộ chiếu.

• Bản dịch thuật công chứng sang tiếng Việt của Hộ chiếu còn hiệu lực.

- Hồ sơ Đơn vị chuẩn bị:

• Mẫu D02-LT.

• Bản sao có chứng thực của Giấy phép lao động (Work Permit) hoặc Chứng chỉ hành nghề/Giấy phép hành nghề còn hiệu lực do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

• Bản sao Hợp đồng lao động.

Lưu ý: Người lao động nước ngoài không thuộc đối tượng tham gia Bảo hiểm thất nghiệp.

3.2. Đối với người lao động làm việc không trọn thời gian (Part-time)

- Căn cứ pháp lý: Điểm a và điểm l, khoản 1, Điều 2 Luật BHXH 2024 và hướng dẫn tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Người lao động part-time có mức lương tháng quy đổi đạt mức tối thiểu theo quy định sẽ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

- Hồ sơ cần chuẩn bị: Áp dụng bộ hồ sơ tiêu chuẩn như lao động toàn thời gian: Mẫu TK1-TS (nếu chưa có mã số BHXH) và Mẫu D02-LT.

- Giấy tờ lưu trữ nội bộ (cực kỳ quan trọng): Do việc tham gia có thể không liên tục hàng tháng, Bảng chấm công và Bảng thanh toán lương trở thành bằng chứng cốt lõi để doanh nghiệp quyết định báo tăng hay không báo tăng cho đối tượng này trong một tháng cụ thể. Doanh nghiệp phải lưu trữ cẩn thận các giấy tờ này để giải trình khi có thanh tra, kiểm tra.

3.3. Đối với chủ hộ kinh doanh

- Căn cứ pháp lý: Khoản 4, Điều 2 Luật BHXH 2024.

- Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Mẫu TK1-TS do chủ hộ kinh doanh kê khai.

• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

4. Hồ sơ đặc biệt: Báo tăng muộn và truy đóng BHXH

Khi doanh nghiệp chậm làm thủ tục báo tăng cho người lao động, họ phải thực hiện thủ tục truy đóng. Quá trình này được xem như một cuộc "kiểm toán thu nhỏ", đòi hỏi bằng chứng xác thực về quan hệ lao động trong quá khứ.

- Thời điểm áp dụng: Khi báo tăng cho người lao động sau thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực.

- Thành phần hồ sơ bổ sung bắt buộc:

• Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin): Kê khai các loại giấy tờ làm căn cứ truy đóng.

• Hồ sơ đính kèm (bản scan):

+ Hợp đồng lao động hoặc Quyết định tuyển dụng có ngày hiệu lực tương ứng với thời điểm bắt đầu truy đóng.

+ Bảng thanh toán tiền lương của các tháng cần truy đóng, có chữ ký xác nhận của người lao động và người sử dụng lao động.

• Các biểu mẫu chính vẫn bao gồm Mẫu D02-LT và Mẫu TK1-TS (nếu người lao động tham gia lần đầu).

5. Các lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ báo tăng BHXH và cách phòng tránh hiệu quả

Trong quá trình lập và nộp hồ sơ báo tăng BHXH cho người lao động mới, nhiều doanh nghiệp vẫn hay mắc những lỗi tưởng chừng nhỏ nhưng lại khiến hồ sơ bị cơ quan BHXH trả về. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách xử lý để giúp bạn tránh mất thời gian, công sức.

(1) Sai thông tin định danh của người lao động

- Lỗi thường gặp: Thông tin trên Mẫu TK1-TS, Mẫu D02-LT và giấy tờ gốc (CCCD, họ tên, ngày sinh…) không khớp nhau, dẫn đến hồ sơ bị từ chối.

- Cách phòng tránh: Thiết lập quy trình đối chiếu 3 bước:

• So sánh với giấy tờ gốc của người lao động.
• Kiểm tra bản TK1-TS do NLĐ ký.
• Rà soát dữ liệu nhập vào phần mềm kê khai.

Việc kiểm tra chéo này giúp phát hiện sai sót kịp thời trước khi gửi hồ sơ điện tử.

(2) Thiếu Phụ lục thành viên hộ gia đình

- Lỗi thường gặp: Nhiều đơn vị bỏ qua phụ lục này khi tiếp nhận lao động tham gia BHXH lần đầu, dẫn đến hồ sơ không đầy đủ theo quy định.

- Cách phòng tránh: Xem Phụ lục thành viên hộ gia đình là phần bắt buộc trong hồ sơ TK1-TS đối với người mới. Quy trình nội bộ cần quy định rõ bước này để tránh thiếu sót.

(3) Kê khai sai mức lương đóng BHXH

- Lỗi thường gặp: Không cập nhật mức lương tối thiểu vùng mới hoặc bỏ sót các khoản phụ cấp, bổ sung phải tính đóng BHXH.

- Cách phòng tránh: Rà soát cơ cấu lương định kỳ và cập nhật kịp thời khi có thay đổi về mức lương tối thiểu vùng (thường công bố vào giữa năm). Đảm bảo các khoản tính đóng được phản ánh đúng trên hồ sơ kê khai.

(4) Lỗi kỹ thuật khi nộp hồ sơ điện tử

- Lỗi thường gặp: Sử dụng chữ ký số sai, hết hạn hoặc file hồ sơ sai định dạng, dẫn đến các mã lỗi phổ biến như CE014, SE004…

- Cách phòng tránh:

• Đảm bảo chữ ký số đúng của đơn vị và còn hiệu lực.
• Cập nhật phần mềm kê khai (I-VAN) lên phiên bản mới nhất.
• Khi gặp lỗi hệ thống, liên hệ ngay nhà cung cấp để được hỗ trợ kỹ thuật.

(5) Trùng lặp dữ liệu người lao động

- Lỗi thường gặp: Khi nhập dữ liệu, kế toán hoặc nhân sự thao tác thêm một người nhiều lần trong cùng đợt kê khai, dẫn đến lỗi “ID liên kết giữa D02-LT và TK1-TS phải là duy nhất”.

- Cách phòng tránh: Kiểm tra kỹ danh sách trước khi gửi, xóa các dòng trùng lặp và đảm bảo mỗi người lao động chỉ xuất hiện một lần.

✅ Tóm lại: Việc nắm rõ các lỗi thường gặp khi báo tăng BHXH và thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị trả hồ sơ, tiết kiệm thời gian xử lý, đồng thời đảm bảo quyền lợi BHXH cho người lao động.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước quan trọng để thực hiện thủ tục báo tăng BHXH hiệu quả. Doanh nghiệp nên duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân sự minh bạch, cập nhật thông tin kịp thời để việc báo tăng BHXH luôn suôn sẻ và đúng pháp luật.

III. Thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội cho người mới 2025

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo tăng BHXH trong vòng 30 ngày kể từ khi hợp đồng lao động có hiệu lực. Hiện nay, quy trình này được thực hiện hoàn toàn qua phương thức giao dịch điện tử, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các bước sau.

1. Quy trình báo tăng BHXH điện tử chi tiết (4 Bước)

Quy trình được thực hiện thông qua các phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ I-VAN (như MISA, EFY, VNPT, BKAV...) hoặc trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.

Bước 1: Khởi tạo Hồ sơ và Lựa chọn Thủ tục

Sau khi đăng nhập vào phần mềm kê khai, nhân sự phụ trách cần thực hiện các thao tác khởi tạo:

• Chọn Kỳ kê khai: Xác định đúng kỳ kê khai theo tháng và năm phát sinh lao động tăng mới.

• Chọn Thủ tục: Lựa chọn thủ tục có mã 600 với tên gọi "Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN...; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT". Đây là thủ tục cốt lõi dùng cho hầu hết các nghiệp vụ báo tăng, giảm và điều chỉnh lao động.

Bước 2: Kê khai Thông tin Lao động

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định tính hợp lệ của hồ sơ. Nhân sự cần nhập liệu chính xác thông tin của người lao động vào các biểu mẫu điện tử tương ứng.

- Trên Mẫu D02-LT (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT...):

• Chọn Phương án: Lựa chọn mã phương án phù hợp với từng trường hợp :

+ TM (Tăng mới): Dành cho người lao động lần đầu tham gia, chưa có mã số BHXH.

+ TD (Tăng đến): Dành cho người lao động đã có sổ BHXH, di chuyển trong cùng địa bàn tỉnh.

+ TC (Tăng chuyển): Dành cho người lao động đã có sổ BHXH, di chuyển từ tỉnh khác đến.

+ ON(ts) (Tăng sau nghỉ thai sản): Dành cho lao động quay lại làm việc sau thời gian nghỉ thai sản.

+ ON(om) (Tăng sau nghỉ ốm): Dành cho lao động quay lại sau thời gian nghỉ ốm dài ngày hoặc nghỉ không lương.

• Điền Mức lương: Nhập mức lương và các khoản phụ cấp làm căn cứ đóng BHXH.

• Thời gian tham gia: Tại cột "Từ tháng, năm", điền tháng/năm bắt đầu đóng BHXH cho người lao động. Cột "Đến tháng, năm" có thể để trống hoặc điền theo thời hạn hợp đồng.

- Trên Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT):

• Biểu mẫu này là bắt buộc đối với người lao động chưa có mã số BHXH.

• Cần kê khai đầy đủ và chính xác tuyệt đối các thông tin nhân thân (họ tên, ngày sinh, số CCCD) và thông tin thành viên hộ gia đình để làm cơ sở cấp sổ BHXH và thẻ BHYT. Bất kỳ sai sót nào ở mục này đều sẽ khiến hồ sơ bị trả lại.

Bước 3: Ký số và Nộp hồ sơ

Sau khi hoàn tất việc kê khai và rà soát lại toàn bộ thông tin, doanh nghiệp thực hiện các bước cuối cùng để nộp hồ sơ:

• Kết xuất Hồ sơ: Thực hiện lệnh "Ghi lại" và "Xuất Tờ khai" để phần mềm tổng hợp dữ liệu thành một bộ hồ sơ điện tử hoàn chỉnh.

• Ký số: Cắm USB Token chứa chữ ký số của doanh nghiệp vào máy tính và thực hiện thao tác ký điện tử lên bộ hồ sơ.

• Nộp hồ sơ: Sau khi ký thành công, nhấn nút "Nộp hồ sơ" để gửi bộ hồ sơ đến cơ quan BHXH quản lý. Hệ thống sẽ trả về một thông báo xác nhận đã gửi thành công.

Bước 4: Theo dõi và Nhận kết quả

Sau khi nộp, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ qua email hoặc trực tiếp trên phần mềm.

• Hồ sơ hợp lệ: Cơ quan BHXH sẽ xử lý và cấp sổ BHXH (đối với người tham gia lần đầu), thẻ BHYT trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Thông tin tham gia của người lao động sẽ được cập nhật trên ứng dụng VssID.

• Hồ sơ bị từ chối: Cơ quan BHXH sẽ gửi thông báo qua email, nêu rõ lý do từ chối (ví dụ: sai thông tin CCCD, sai mức lương tối thiểu vùng...). Doanh nghiệp cần căn cứ vào thông báo để chỉnh sửa, bổ sung thông tin và thực hiện nộp lại hồ sơ.

2. Hướng dẫn xử lý tình huống báo tăng muộn

Trường hợp doanh nghiệp báo tăng cho người lao động muộn hơn so với thời hạn quy định, quy trình kê khai sẽ có thêm một bước bắt buộc:

- Lập Bảng kê D01-TS: Ngoài hai biểu mẫu D02-LT và TK1-TS, doanh nghiệp phải lập thêm Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin).

- Cung cấp Chứng từ: Trong Mẫu D01-TS, doanh nghiệp cần kê khai và đính kèm bản scan các giấy tờ làm căn cứ truy thu cho các tháng báo tăng muộn, bao gồm:

• Hợp đồng lao động (ghi rõ ngày hiệu lực).
• Bảng thanh toán tiền lương của các tháng cần truy đóng.

- Nộp hồ sơ và Truy đóng: Nộp bộ hồ sơ đã bổ sung Mẫu D01-TS và file đính kèm. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp có trách nhiệm truy đóng toàn bộ số tiền BHXH còn thiếu của các tháng trước đó.

Lưu ý của chuyên gia: Khi thực hiện thủ tục qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, dữ liệu báo tăng lao động sẽ được liên thông với cơ quan quản lý lao động. Do đó, việc đảm bảo tính nhất quán tuyệt đối giữa dữ liệu báo tăng BHXH, báo cáo tình hình sử dụng lao động và hồ sơ thuế là yêu cầu bắt buộc để tránh các rủi ro thanh tra, kiểm tra.

IV. Lưu ý và các sai sót thường gặp khi báo tăng bảo hiểm xã hội cho người mới

Việc báo tăng BHXH cho người lao động mới, dù là nghiệp vụ cơ bản, nhưng nếu thực hiện không chính xác có thể dẫn đến rủi ro tài chính nghiêm trọng thay vì chỉ là các khoản phạt hành chính như trước đây.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực nhân sự, bài viết này sẽ hệ thống hóa các sai sót phổ biến nhất và đưa ra những lưu ý then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định.

Thực tiễn cho thấy, các sai sót khi báo tăng BHXH thường tập trung vào bốn nhóm chính, mỗi nhóm đều tiềm ẩn những rủi ro khác nhau cho cả doanh nghiệp và người lao động.

1. Sai sót về thời hạn và thời điểm báo tăng

Đây là sai sót tốn kém nhất theo quy định mới. Doanh nghiệp có 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực để nộp hồ sơ báo tăng cho cơ quan BHXH.

• Lỗi phổ biến: Báo tăng sau 30 ngày do quy trình lỏng lẻo hoặc dồn hồ sơ để xử lý một lần.

• Rủi ro theo luật mới: Theo Luật BHXH 2024, hành vi không lập danh sách người lao động tham gia BHXH quá 60 ngày kể từ thời điểm phải đóng có thể bị xem là hành vi "chậm đóng". Khi đó, doanh nghiệp không chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn phải chịu mức lãi phạt tài chính rất cao, được ấn định là 0,03%/ngày (tương đương 10,95%/năm) tính trên tổng số tiền BHXH phải đóng của người lao động đó.

2. Sai sót về dữ liệu và định danh cá nhân

Lỗi về dữ liệu thường không gây hậu quả tài chính ngay lập tức nhưng lại gây ra những phiền phức kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.

• Lỗi phổ biến 1: Kê khai sai lệch thông tin định danh như họ tên, ngày sinh, số Căn cước công dân so với giấy tờ gốc.

• Lỗi phổ biến 2: Tạo trùng mã số BHXH (MSBHXH). Đây là một sai sót nghiêm trọng, xảy ra khi bộ phận nhân sự không tra cứu mà tự ý đăng ký mới cho người lao động đã có MSBHXH từ các công ty cũ.

• Hậu quả: Dữ liệu trên hệ thống bị phân mảnh, sai lệch, dẫn đến việc giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí sau này gặp khó khăn và bắt buộc phải thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH rất phức tạp.

3. Sai sót trong việc xác định mức lương đóng BHXH

Việc xác định sai nền lương đóng BHXH là một lỗi tiềm ẩn, có thể dẫn đến việc bị truy thu và phạt.

• Lỗi phổ biến: Chỉ khai báo mức lương cơ bản, bỏ qua các khoản phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác mang tính chất thường xuyên, ổn định phải tính đóng BHXH.

• Lưu ý: Mức lương làm căn cứ đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng và không vượt quá 20 lần "mức tham chiếu" theo quy định mới. Doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời khi có sự điều chỉnh từ Chính phủ.

4. Sai sót về nghiệp vụ khi kê khai trên phần mềm

Đây là nhóm lỗi kỹ thuật phản ánh sự thiếu am hiểu về quy trình nghiệp vụ.

• Lỗi phổ biến: Chọn sai phương án trên tờ khai D02-TS. Ví dụ, chọn phương án "Tăng mới chưa có sổ (TM)" cho người lao động đã có sổ và chuyển từ đơn vị khác đến (đúng phải là "Tăng đến đã có sổ - TD hoặc DC").

• Hậu quả: Hồ sơ chắc chắn sẽ bị cơ quan BHXH trả về, gây chậm trễ và có nguy cơ trễ hạn nộp.

• Lưu ý: Khi báo tăng muộn, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp kèm Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) cùng các tài liệu chứng minh như Hợp đồng lao động, bảng lương các tháng truy đóng.

Tóm lại, với những thay đổi của Luật BHXH 2024, việc tuân thủ quy trình báo tăng BHXH không còn đơn thuần là trách nhiệm hành chính mà đã trở thành một yếu tố quan trọng trong quản trị rủi ro tài chính của doanh nghiệp. Việc đầu tư vào đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự, chuẩn hóa quy trình và áp dụng công cụ kiểm soát là giải pháp cần thiết để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Cách Báo Tăng BHXH Cho Lao Động Mới là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi người lao động và tuân thủ pháp luật. Thực hiện đúng quy trình với hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội đầy đủ, áp dụng hình thức báo tăng bảo hiểm xã hội online sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chính xác. Để cập nhật thêm nhiều hướng dẫn hữu ích về quản trị hành chính nhân sự và kỹ năng phát triển nghề nghiệp, hãy theo dõi LÊ ÁNH HR ngay hôm nay.

------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM