Hướng Dẫn Báo Tăng Giảm BHXH Và Những Sai Lầm Thường Gặp

0 Đánh giá

Báo tăng giảm BHXH là nghiệp vụ then chốt trong quản trị nhân sự, giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Nếu thực hiện sai hoặc chậm trễ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, mất uy tín và ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ của nhân viên.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết cách báo tăng giảm BHXH và chỉ ra những sai lầm thường gặp để bạn phòng tránh. Hãy theo dõi LÊ ÁNH HR để nắm vững quy trình chuẩn và áp dụng hiệu quả!

I. Khái niệm và ý nghĩa của báo tăng giảm BHXH

Báo tăng giảm BHXH là thủ tục bắt buộc trong quản trị nhân sự, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và thể hiện sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Thực hiện đúng quy định không chỉ giúp cập nhật dữ liệu chính xác mà còn hạn chế rủi ro, tạo uy tín bền vững cho tổ chức.

(1) Khái niệm báo tăng giảm BHXH

- Báo tăng BHXH: Là thủ tục doanh nghiệp thực hiện khi có phát sinh thêm lao động mới, khi người lao động quay trở lại làm việc sau thời gian tạm hoãn hợp đồng, hoặc khi mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm được điều chỉnh tăng theo quy định.

- Báo giảm BHXH: Là thủ tục ghi nhận khi người lao động nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ thai sản dài hạn, chấm dứt hợp đồng lao động, hoặc khi mức lương đóng bảo hiểm giảm theo thỏa thuận hợp pháp.Cả hai hoạt động trên đều được thực hiện thông qua cơ quan Bảo hiểm xã hội (thường qua phần mềm giao dịch điện tử BHXH), trong thời hạn luật định, để cập nhật dữ liệu kịp thời cho hệ thống quản lý.

(2) Ý nghĩa của báo tăng giảm BHXH

a. Đối với người lao động

- Bảo đảm quyền lợi an sinh: Khi được báo tăng đúng hạn, người lao động sẽ được hưởng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN như ốm đau, thai sản, hưu trí, trợ cấp thất nghiệp.

- Tránh gián đoạn quyền lợi: Nếu doanh nghiệp chậm báo giảm, người lao động nghỉ việc có thể gặp khó khăn trong việc chốt sổ BHXH hoặc tham gia tại nơi làm việc mới.

>>> Xem thêm:

b. Đối với doanh nghiệp

- Tuân thủ pháp luật: Việc báo tăng giảm đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh các mức phạt vi phạm hành chính theo quy định mới nhất tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP (hiện vẫn đang được áp dụng cho xử phạt lĩnh vực lao động, BHXH).

- Nâng cao uy tín: Một doanh nghiệp minh bạch, tôn trọng quyền lợi BHXH của người lao động sẽ tạo được niềm tin và sự gắn bó lâu dài.

- Quản lý chi phí hiệu quả: Thực hiện báo tăng giảm chính xác giúp doanh nghiệp tránh phát sinh truy thu, nộp phạt hoặc đóng trùng quỹ BHXH.

(3) Ý nghĩa pháp lý – xã hội

- Tạo lập cơ sở dữ liệu minh bạch: Hệ thống BHXH quản lý đồng bộ giúp Nhà nước hoạch định chính sách an sinh xã hội, quản lý lao động và đảm bảo công bằng cho toàn bộ lực lượng lao động.

- Gắn kết quan hệ lao động: Báo tăng giảm BHXH là cầu nối giữa trách nhiệm của doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động, góp phần ổn định môi trường làm việc.

>>> Xem thêm:

KẾT LUẬN: Báo tăng giảm BHXH vừa bảo vệ quyền lợi người lao động, vừa giúp doanh nghiệp quản lý chi phí và tuân thủ pháp luật. Để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và an toàn, bộ phận nhân sự cần nắm vững quy định, triển khai thủ tục chính xác và kịp thời theo yêu cầu mới nhất.

Hướng Dẫn Báo Tăng Giảm BHXH

II. Các trường hợp cần báo tăng giảm BHXH

Trong quản trị nhân sự, báo tăng – giảm bảo hiểm xã hội (BHXH) là một thủ tục quan trọng, gắn liền với việc quản lý biến động lao động trong doanh nghiệp. Do đó, việc nắm vững các trường hợp cần báo tăng – giảm là yêu cầu bắt buộc để phòng ngừa rủi ro pháp lý, tài chính và giữ gìn uy tín doanh nghiệp.

1. Các trường hợp cần báo tăng BHXH

Báo tăng BHXH được thực hiện khi phát sinh lao động mới hoặc có sự thay đổi hợp đồng khiến người lao động đủ điều kiện tham gia BHXH bắt buộc. Cụ thể:

- Tuyển mới nhân sự đủ điều kiện tham gia

  • Khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên, người lao động bắt buộc phải tham gia BHXH.
  • Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ báo tăng trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.
  • Nếu nộp muộn, cơ quan BHXH sẽ truy thu phần tiền đóng cùng với lãi chậm nộp và xử phạt hành chính.

- Người lao động trước đây chưa thuộc diện tham gia, nay đủ điều kiện

  • Ví dụ: nhân viên làm thử việc, hợp đồng dưới 01 tháng, hoặc cộng tác viên. Khi ký hợp đồng chính thức từ 01 tháng trở lên, doanh nghiệp phải báo tăng ngay.
  • Việc này đảm bảo quyền lợi lâu dài cho người lao động như lương hưu, chế độ thai sản, bảo hiểm thất nghiệp.

- Ký lại hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng

Nếu phụ lục hợp đồng thay đổi thời hạn hợp đồng từ dưới 01 tháng thành từ 01 tháng trở lên, hoặc gia hạn hợp đồng, doanh nghiệp phải báo tăng để bổ sung vào danh sách tham gia BHXH.

>>> Xem thêm:

- Hồ sơ và quy trình báo tăng

  • Hồ sơ cần nộp: Tờ khai tham gia (mẫu TK1-TS), danh sách lao động tham gia (mẫu D02-TS), hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng.
  • Nơi nộp: Cơ quan BHXH quản lý, thường thông qua cổng giao dịch điện tử để thuận tiện và nhanh chóng.
  • Thời hạn: Nộp trước ngày cuối cùng của tháng phát sinh nghĩa vụ đóng.

Quy định mới từ tháng 7/2025: Doanh nghiệp không được gộp nhiều kỳ báo tăng, phải thực hiện báo tăng theo tháng phát sinh. Điều này nhằm tránh tình trạng dồn hồ sơ nhiều tháng và phát sinh nợ đọng.

2. Các trường hợp cần báo giảm BHXH

Báo giảm BHXH phản ánh việc tạm dừng hoặc chấm dứt nghĩa vụ đóng BHXH của người lao động. Một số trường hợp phổ biến:

- Người lao động chấm dứt hợp đồng

  • Gồm các trường hợp: hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt, đơn phương chấm dứt, hoặc sa thải.
  • Doanh nghiệp phải báo giảm trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng kết thúc.
  • Nếu chậm báo, doanh nghiệp vừa bị phạt hành chính, vừa có thể phải đóng thêm tiền BHXH cho lao động đã nghỉ.

- Người lao động nghỉ việc không hưởng lương từ 14 ngày trở lên/tháng

  • Khi nghỉ không lương quá 14 ngày, người lao động không được đóng BHXH tháng đó.
  • Doanh nghiệp cần báo giảm để tránh phải nộp sai số tiền đóng. Nếu không báo, BHXH vẫn tính đóng bình thường, dẫn đến chi phí phát sinh vô ích.

- Nghỉ thai sản, tạm hoãn hợp đồng, chuyển công tác

  • Nghỉ thai sản: Người lao động nghỉ 6 tháng trở lên được tính thời gian đóng BHXH theo chế độ thai sản, nhưng doanh nghiệp vẫn phải báo giảm để cơ quan BHXH quản lý.
  • Tạm hoãn hợp đồng: Doanh nghiệp phải báo giảm ngay khi có quyết định tạm hoãn vì lý do đi nghĩa vụ, chữa bệnh dài hạn, hoặc các lý do hợp pháp khác.
  • Chuyển công tác: Khi người lao động sang đơn vị khác, doanh nghiệp báo giảm để tránh trùng dữ liệu; đơn vị mới sẽ báo tăng.

>>> Xem thêm:

- Hồ sơ và quy trình báo giảm

  • Hồ sơ cần nộp: Danh sách báo giảm (mẫu D02-TS), quyết định nghỉ việc hoặc văn bản tạm hoãn hợp đồng.
  • Thời hạn: Doanh nghiệp phải báo giảm trong tháng phát sinh sự kiện. Nếu nộp muộn, vẫn phải đóng đủ BHXH cho tháng đó, dù người lao động đã nghỉ.

⇒ Quy định mới từ tháng 7/2025: Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra và xử lý nghiêm doanh nghiệp thường xuyên chậm báo giảm, có dấu hiệu chiếm dụng hoặc đóng sai BHXH. Việc kiểm tra có thể tiến hành đột xuất để ngăn ngừa tình trạng vi phạm.

KẾT LUẬN: Báo tăng – giảm BHXH không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng, đủ, kịp thời sẽ mang lại lợi ích kép:

• Đối với doanh nghiệp: Tránh rủi ro phạt hành chính, truy thu và chi phí phát sinh không đáng có.

• Đối với người lao động: Đảm bảo quyền lợi về hưu trí, thai sản, ốm đau, thất nghiệp và các chế độ BHXH khác.

• Đối với cơ quan BHXH: Có dữ liệu chính xác, kịp thời để giải quyết chế độ nhanh chóng, minh bạch.

👉 Doanh nghiệp nên:

• Xây dựng quy trình báo tăng – giảm chuẩn hóa, phân công rõ trách nhiệm cho nhân sự phụ trách.

• Cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật mới để áp dụng chính xác.

• Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự – BHXH điện tử, vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm thiểu sai sót.

Việc tuân thủ đầy đủ quy định về báo tăng – giảm BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp “an toàn pháp lý”, mà còn tạo dựng niềm tin với người lao động, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp minh bạch, chuyên nghiệp và phát triển bền vững.

III. Quy trình báo tăng giảm BHXH chi tiết

Báo tăng giảm BHXH là thủ tục bắt buộc trong quản trị nhân sự, bảo đảm quyền lợi người lao động và tính tuân thủ của doanh nghiệp. Nếu thực hiện sai hoặc chậm trễ, hậu quả có thể dẫn đến phạt hành chính và gián đoạn chế độ. Vì vậy, nắm vững quy trình chuẩn là điều cần thiết.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Trước khi thực hiện kê khai, doanh nghiệp cần rà soát và chuẩn bị bộ hồ sơ theo đúng quy định:

  • Báo tăng: Hợp đồng lao động (mới ký hoặc có hiệu lực), quyết định tuyển dụng, tờ khai tham gia BHXH (Mẫu TK1-TS), bảng lương hoặc thỏa thuận mức đóng.
  • Báo giảm: Quyết định nghỉ việc/ chấm dứt HĐLĐ, biên bản thanh lý, các chứng từ liên quan đến việc nghỉ không lương dài hạn, tạm hoãn HĐLĐ hoặc chuyển công tác.
  • Hồ sơ cần được sắp xếp khoa học, có chữ ký và dấu (nếu là doanh nghiệp có con dấu), đồng thời scan thành file PDF/Word để phục vụ kê khai điện tử.

Lưu ý: Từ 2025, BHXH yêu cầu các chứng từ điện tử phải có chữ ký số hợp lệ. Doanh nghiệp cần kiểm tra hạn mức và tình trạng chữ ký số trước khi nộp hồ sơ.

Bước 2: Thực hiện kê khai trên phần mềm BHXH điện tử

Các kênh kê khai chính thức bao gồm:

  • Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam (VSSID).
  • Cổng kê khai qua nhà cung cấp IVAN (VNPT, Viettel, TS24, MISA…).
  • Phần mềm eBHXH của BHXH Việt Nam.

Doanh nghiệp đăng nhập, chọn chức năng “Báo tăng/giảm lao động”, nhập dữ liệu theo mẫu điện tử. Một số điểm cần chú ý:

  • Đảm bảo mã số BHXH của người lao động chính xác tuyệt đối, tránh nhầm lẫn giữa các cá nhân có thông tin gần giống.
  • Khi báo tăng, cần nhập mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH phù hợp với thang bảng lương đã đăng ký và mức tối thiểu vùng.
  • Khi báo giảm, phải ghi rõ lý do giảm: nghỉ việc, tạm hoãn, nghỉ không lương… để tránh bị trả hồ sơ.

Bước 3: Gửi hồ sơ điện tử kèm bản cứng (nếu cần)

  • Sau khi hoàn thành kê khai, hệ thống sẽ tạo tờ khai điện tử, doanh nghiệp ký số và gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH.
  • Trong một số trường hợp đặc thù (ví dụ: hồ sơ báo giảm do chết, tai nạn lao động, nghỉ hưu), doanh nghiệp vẫn phải nộp bản cứng kèm chứng từ gốc hoặc bản sao công chứng.
  • Thời hạn gửi hồ sơ được quy định chặt chẽ: 05 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh biến động lao động.

Bước 4: Nhận thông báo kết quả xử lý từ cơ quan BHXH

  • Cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và phản hồi qua hệ thống điện tử.
  • Nếu hồ sơ hợp lệ: doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo chấp thuận, dữ liệu được cập nhật ngay vào hệ thống BHXH quốc gia.
  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: hệ thống trả về Thông báo từ chối/ yêu cầu bổ sung, nêu rõ lỗi sai (ví dụ: sai mã số BHXH, sai mức đóng, thiếu chứng từ). Doanh nghiệp cần điều chỉnh và nộp lại ngay để không bị chậm hạn.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và cập nhật dữ liệu nội bộ

  • Doanh nghiệp phải lưu hồ sơ điện tử và bản cứng ít nhất 10 năm, theo quy định tại Luật Lưu trữ và Luật BHXH.
  • Dữ liệu sau khi được xác nhận cần được cập nhật đồng bộ vào hệ thống quản lý nhân sự (HRM), bảng tính Excel, hoặc phần mềm tiền lương nội bộ.
  • Việc cập nhật này không chỉ phục vụ cho quản lý nội bộ mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu khi có thanh tra, kiểm tra hoặc khi người lao động yêu cầu xác nhận quá trình đóng BHXH.

KẾT LUẬN: Một quy trình báo tăng giảm BHXH chính xác, đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự. Chuẩn hóa từng bước thực hiện là nền tảng để bảo vệ lợi ích cho cả người lao động và doanh nghiệp trong dài hạn.

IV. Những sai lầm thường gặp khi báo tăng giảm BHXH

Trong quản trị nhân sự, báo tăng giảm BHXH là thủ tục quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai sót cơ bản dẫn đến rủi ro về chi phí, uy tín và cả trách nhiệm pháp lý.

Những sai lầm thường gặp khi báo tăng giảm BHXH
  • Báo tăng muộn quá thời hạn

Doanh nghiệp chậm nộp hồ sơ làm người lao động không kịp có thẻ BHYT, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khám chữa bệnh. Đồng thời, doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và mất uy tín trong quản trị lao động.

  • Không báo giảm khi nhân viên nghỉ việc

Một lỗi phổ biến là bỏ sót thủ tục báo giảm khi người lao động chấm dứt hợp đồng. Điều này khiến doanh nghiệp phải tiếp tục đóng BHXH cho người không còn làm việc, gây lãng phí chi phí.

  • Sai thông tin cá nhân và mức lương

Việc khai báo sai số CMND/CCCD, họ tên hoặc mức lương làm căn cứ đóng dẫn đến sai lệch dữ liệu. Lỗi này không chỉ gây khó khăn cho việc giải quyết chế độ mà còn khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian điều chỉnh, đối chiếu lại hồ sơ.

  • Thiếu đối chiếu định kỳ với cơ quan BHXH

Không thực hiện đối chiếu thường xuyên dễ dẫn đến tình trạng chênh lệch dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan BHXH, đặc biệt khi có sự thay đổi nhân sự lớn. Đây là nguyên nhân chính gây tranh chấp hoặc khiếu nại sau này.

  • Nhầm lẫn giữa nghỉ không lương và báo giảm hẳn

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa trường hợp người lao động nghỉ không lương tạm thời và nghỉ việc hẳn. Báo sai dẫn đến gián đoạn quá trình tham gia BHXH, làm mất liên tục thời gian đóng của người lao động.

  • Thiếu kiểm soát nội bộ

Khi quy trình nội bộ lỏng lẻo, hồ sơ có thể bị trùng, thiếu hoặc gửi sai thời hạn. Điều này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến tính minh bạch và sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị nhân sự.

Kết luận: Mỗi sai sót trong báo tăng giảm BHXH đều để lại hệ quả trực tiếp cho cả doanh nghiệp và người lao động. Do đó, cần thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ, phân công rõ trách nhiệm và thường xuyên cập nhật quy định để giảm thiểu rủi ro, đảm bảo quyền lợi và tuân thủ pháp luật.

V. Kinh nghiệm và Giải pháp hạn chế sai sót

Trong thực tế triển khai báo tăng giảm BHXH, sai sót thường đến từ việc thiếu kiểm soát quy trình, nhầm lẫn hồ sơ hoặc chậm trễ thời hạn. Để hạn chế tối đa rủi ro, phòng nhân sự cần áp dụng đồng thời các giải pháp vừa mang tính quản trị, vừa mang tính công nghệ.

  • Thiết lập quy trình chuẩn

Mỗi bước báo tăng, báo giảm cần được quy định rõ ràng: chuẩn bị hồ sơ, phê duyệt nội bộ, nộp cơ quan BHXH và lưu trữ chứng từ. Quy trình chuẩn giúp tránh bỏ sót khâu quan trọng, đồng thời tạo sự minh bạch khi nhiều nhân sự cùng tham gia.

  • Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự

Các hệ thống HRM có thể tự động nhắc hạn nộp, cảnh báo khi đến kỳ báo tăng giảm hoặc khi có thay đổi dữ liệu nhân sự. Nhờ vậy, phòng nhân sự giảm phụ thuộc vào ghi chú thủ công, tránh trễ hạn.

  • Đào tạo cập nhật luật BHXH

Nhân sự phụ trách phải thường xuyên được đào tạo, nắm chắc quy định pháp luật mới để kịp thời điều chỉnh cách thức thực hiện. Điều này vừa hạn chế vi phạm hành chính, vừa bảo vệ quyền lợi người lao động.

  • Sử dụng checklist hồ sơ

Một danh mục kiểm tra trước khi nộp (CMND/CCCD, hợp đồng lao động, quyết định tăng giảm…) giúp rà soát đầy đủ, tránh sai sót do thiếu giấy tờ.

  • Đối chiếu định kỳ với cơ quan BHXH

Việc lập lịch làm việc định kỳ giúp phát hiện kịp thời chênh lệch dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan BHXH, tránh phát sinh truy thu hoặc tranh chấp quyền lợi.

Kết luận: Bằng việc kết hợp quy trình chuẩn, công nghệ, đào tạo và kiểm soát chéo, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa sai sót khi báo tăng giảm BHXH. Đây là nền tảng để đảm bảo tuân thủ pháp luật, bảo vệ uy tín doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động.

Hướng dẫn báo tăng giảm BHXH trên đây không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn hạn chế tối đa rủi ro, sai sót trong quá trình quản lý lao động. Qua những phân tích về các lỗi thường gặp và cách khắc phục, hy vọng bạn đã có thêm góc nhìn thực tiễn để áp dụng hiệu quả trong công việc.

Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu, hữu ích, đồng hành cùng bạn trong chiến lược phát triển kỹ năng và sự nghiệp quản trị hành chính nhân sự.

>>> Xem thêm:

------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

 

0.0
(0 lượt đánh giá) Viết đánh giá
  • 5
    0%
  • 4
    0%
  • 3
    0%
  • 2
    0%
  • 1
    0%
Popup Image
Bình luận

Gửi

Bài viết liên quan

ĐĂNG KÝ KHÓA HỌC

Đăng ký khóa học ngay hôm nay để nhận được nhiều phần quà hấp dẫn

Hotline: 0904848855; 0971698687

học phí lê ánh hr

Đăng ký