Đánh giá và lựa chọn ứng viên trong tuyển dụng nhân lực

Đánh giá và lựa chọn ứng viên là bước thứ 3 trong tổ chức thực hiện tuyển dụng . Đó là một quá trình gồm nhiều bước, mỗi bước là một phương pháp tuyển dụng.

Các bước đánh giá và lựa chọn ứng viên bao gồm:

Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ

Đây là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá và lựa chọn ứng viên, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển dụng với các ứng viên. Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó nhà tuyển dụng đưa ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không.

Quá trình phỏng vấn ở bước này nếu phát hiện được các ứng viên không có khả năng phù hợp với công việc thì cần loại bỏ ngay. Mặt khác, trong bước này không nên dùng các yếu tố: tuổi, giới, chủng tộc, tôn giáo, dân tộc và các khuyết tật bẩm sinh để loại bỏ những người nộp đơn xin việc.

Những lý do chính để loại bỏ các ứng viên ở bước này là họ chưa đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc như trong bản thông báo tuyển dụng hoặc trái nghề, không đầy đủ các văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chưa đạt yêu cầu...

Bước 2: Sàng lọc hồ sơ

Hồ sơ xin việc thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu, người xin việc có trách nhiệm làm hồ sơ xin việc theo yêu cầu mà các nhà tuyển dụng lao động đề ra. Các mẫu hồ sơ xin việc được thiết kế một cách khoa học và hợp lý có thể được coi là một công cụ quan trọng để tuyển dụng một cách chính xác người xin việc, vì hồ sơ xin việc cung cấp các thông tin đáng tin cậy về các hành vi hoạt động trong quá khứ cũng như các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm về tâm lý cá nhân, các kỳ vọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác. Hồ sơ xin việc là cơ sở cho các phương pháp tuyển dụng khác như phương pháp phỏng vấn.

Khi thiết kế các mẫu hồ sơ xin việc ta nên cân nhắc kỹ lưỡng các thông tin cần phải có, nội dung các thông tin cần thu thập phải đảm bảo được tính toàn diện, tính chính xác. Một mẫu hồ sơ dự tuyển được thiết kế tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và giúp so sánh hồ sơ các ứng viên một cách dễ dàng hơn. Mẫu hồ sơ dự tuyển cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình tuyển dụng. Các thông tin cần thiết thường bao gồm:

• Vị trí dự tuyển.
• Các thông tin cá nhân: họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ liên lạc, sở thích,...
• Trình độ học vấn và trình độ chuyên môn.
• Kinh nghiệm làm việc.
• Mức lương mong muốn và các điều kiện làm việc.
• Tên và địa chỉ liên lạc của những người giới thiệu.
• Các văn bằng, chứng chỉ khác.

Thường thì hồ sơ của các ứng viên sẽ có nội dung, phong cách và hình thức rất khác nhau, và có thể không cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết. Điều đó khiến cho quá trình lựa chọn trở nên khó khăn hơn. Thêm vào đó, ứng viên thường chủ động cung cấp những thông tin mà họ muốn nhà tuyển dụng biết chứ không nhất thiết là những thông tin mà nhà tuyển dụng cần. Vì thế doanh nghiệp nên có mẫu hồ sơ dự tuyển được thiết kế tốt sẽ buộc ứng viên phải cung cấp những thông tin cần thiết.

Khi xem xét, đánh giá hồ sơ xin việc, thông thường các tiêu chuẩn như kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và trình độ chuyên môn... được chú trọng hơn và đòi hỏi sự đánh giá chính xác. Chẳng hạn như yêu cầu tối thiểu là tốt nghiệp đại học nhưng tốt nghiệp cao học được ưu tiên, hoặc tối thiểu 3 năm kinh nghiệm nhưng càng có nhiều kinh nghiệm càng tốt,...Khi đó nhà tuyển dụng phải chấm điểm hoặc xếp hạng hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí đó và điểm này sẽ là căn cứ để ra quyết định lựa chọn cuối cùng trong bước này. Ngoài ra, khi đánh giá hồ sơ xin việc nhà tuyển dụng còn xem xét mẫu chữ viết, cách trình bày và ảnh của ứng viên nhằm đưa ra một đánh giá tổng thể nhất về ứng viên.

Hồ sơ xin việc mặc dù có nhiều ưu điểm song cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Sàng lọc hồ sơ là thủ tục khách quan nó không thể thay thế cho việc gặp gỡ trực tiếp giữa người xin việc với nhà tuyển dụng. Mặt khác, hồ sơ xin việc chỉ hỏi được một số vấn đề hạn chế do vậy nó mất đi tính đa dạng phong phú của quá trình làm việc và kinh nghiệm của người xin việc.

Bước 3: Kiểm tra, trắc nghiệm

Có rất nhiều hình thức kiểm tra, trắc nghiệm được sử dụng để giúp nhà tuyển dụng hay tổ chức ra quyết định lựa chọn. Chúng có thể được phân thành 3 nhóm chính sau:

• Kiểm tra kỹ năng và năng lực:

Các bài kiểm tra này giúp xác định liệu ứng viên có kỹ năng và năng lực để thực hiện công việc không. Về năng lực thường được thông qua bài kiểm tra về trình độ chuyên môn, bài kiểm tra bao gồm các câu hỏi liên quan đến kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ của người xin việc.

• Trắc nghiệm tâm lý:

Trắc nghiệm tâm lý nhằm kiểm tra liệu ứng viên có tiềm năng hoặc khả năng để đáp ứng các yêu cầu của công việc không. Các trắc nghiệm tâm lý giúp xác định tính cách cá nhân của ứng viên, chẳng hạn như hướng nội hay hướng ngoại, có dễ hoà đồng không, có sở thích gì, điều gì là quan trọng nhất đối với họ. Các trắc nghiệm tâm lý, nếu được sử dụng đúng, có thể cung cấp những thông tin hữu ích để xem một ứng viên có đáp ứng yêu cầu không. Các trắc nghiệm này bao gồm trắc nghiệm về tính cách, sở thích, ước mơ, nguyện vọng...

• Kiểm tra sức khoẻ:

Trong một số trường hợp đặc biệt để đánh giá các phẩm chất sinh lý của các ứng viên tổ chức có thể kiểm tra sức khoẻ để phát hiện các bệnh gây ảnh hưởng tới công việc. Đây là hình thức kiểm tra mà các doanh nghiệp Việt Nam ít sử dụng, thông thường người ta chỉ thực hiện khi có bằng chứng rõ ràng về sự liên quan trực tiếp giữa sức khoẻ và yêu cầu công việc. Kiểm tra sức khoẻ giúp xác định liệu một ứng viên có đủ khả năng về thể lực để làm việc không.

Trên đây là một số các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm. Việc thực hiện hình thức nào là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc và quy định của từng doanh nghiệp. Các bài kiểm tra, trắc nghiệm này có thể là một tình huống, nhưng cũng có thể là một bài kiểm tra trên giấy. Tổ chức có thể tự thiết kế nhưng cũng có thể mua các đề kiểm tra, trắc nghiệm từ nhiều nguồn khác nhau, tốt nhất là nên chọn những nhà cung cấp chuyên nghiệp. Việc lựa chọn bài kiểm tra, trắc nghiệm thường dựa trên kinh nghiệm thực tiễn, các nghiên cứu thực nghiệm, và những phán đoán tốt nhất.

Bước 4: Phỏng vấn tuyển dụng

+ Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những nhà tuyển dụng và người xin việc.  Đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển dụng. Phương pháp phỏng vấn giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc và kiểm tra không xem xét hết được.

+ Phỏng vấn tuyển dụng có những mục đích chính như sau:

• Để xác định liệu ứng viên có phù hợp công việc không;
• Để xác định liệu công việc có phù hợp cho ứng viên;
• Để đánh giá ứng viên;
• Để nhận được thông tin về ứng viên và cung cấp thông tin về doanh nghiệp;
• Để tìm hiểu động cơ làm việc của ứng viên.

 Phỏng vấn tuyển dụng ở bước này là phỏng vấn đánh giá và lựa chọn. Vì phỏng vấn tốn nhiều thời gian và công sức nên số lượng ứng viên cho phỏng vấn đánh giá và lựa chọn thường hạn chế. Bởi vậy, phỏng vấn thường được thực hiện sau phỏng vấn sơ tuyển, sàng lọc hồ sơ và kiểm tra, trắc nghiệm.

+ Phỏng vấn tuyển dụng thường có một số hình thức cơ bản sau:

• Phỏng vấn tự do:

Phỏng vấn tự do là hình thức phỏng vấn mà người phỏng vấn hay hội đồng phỏng vấn tự do đặt câu hỏi và khuyến khích ứng viên trả lời một cách thoải mái (không ngắt lời, không tranh luận, không đột ngột thay đổi đề tài). Người phỏng vấn có thể hỏi những câu hỏi hoàn toàn khác nhau với những ứng viên khác nhau.

Hình thức phỏng vấn này cho phép người phỏng vấn khai thác sâu hơn những điểm mà họ cho là quan trọng trong câu trả lời của ứng viên. Tuy nhiên phỏng vấn tự do thường tốn nhiều thời gian, độ tin cậy thấp, phụ thuộc nhiều vào kỹ năng của người phỏng vấn, khó so sánh giữa các ứng viên. Bởi vậy, muốn phỏng vấn theo hình thức này đạt kết quả cao thì cần chú ý một số vấn đề sau: Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc và am hiểu công việc của các vị trí cần tuyển người một cách chi tiết và phải là người nắm chắc kỹ thuật phỏng vấn.

• Phỏng vấn theo cấu trúc định trước:

Người phỏng vấn sử dụng một bản câu hỏi chuẩn và đặt câu hỏi theo một trình tự cố định cho tất cả các ứng viên. Hình thức phỏng vấn này có ưu điểm là dễ thực hiện, dễ so sánh giữa các ứng viên, và có độ tin cậy cao hơn so với kiểu phỏng vấn tự do. Nhược điểm là hạn chế cơ hội cho các câu hỏi khai thác thêm của người phỏng vấn.

Hiện nay, phỏng vấn tuyển dụng thường kết hợp cả hai hình thức trên, người phỏng vấn sẽ sử dụng một bảng câu hỏi chuẩn cho tất cả các ứng viên nhưng vẫn đặt các câu hỏi khác để khai thác thông tin khi cần thiết. Hình thức phỏng vấn này gọi là phỏng vấn nửa cấu trúc.

+ Độ tin cậy và tính đúng đắn của các cuộc phỏng vấn: Phỏng vấn là công cụ giúp cho các nhà tuyển dụng đánh giá đúng được nhiều khía cạnh của các ứng viên, tuy nhiên độ tin cậy và tính đúng đắn của các thông tin thu được từ cuộc phỏng vấn còn gây nhiều tranh luận. Qua nghiên cứu về kiểm tra tính tin cậy và đúng đắn của các thông tin thu thập của các cuộc phỏng vấn cho một số kết luận sau:

• Tính tin cậy tương quan khá thấp khi hai người cùng phỏng vấn một người mà lại cho kết quả không đồng nhất.
• Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào năng lực, trình độ của người phỏng vấn và mục tiêu của cuộc phỏng vấn.
• Sự tiếp xúc trực tiếp sẽ cho kết quả đánh giá cao hơn qua quan sát hình dáng, khả năng giao tiêp, cách thức trả lời câu hỏi, phong cách, sự gần gũi và các tố chất thông minh.
• Các cuộc phỏng vấn theo mẫu, chuẩn bị kỹ thì cho kết quả đáng tin cậy hơn.
• Các thông tin thu được qua phỏng vấn không phải là yếu tố duy nhất dự đoán chính xác về kết quả thực hiện công việc.

Kết quả của cuộc phỏng vấn còn phụ thuộc vào thái độ, tâm trạng, cảm xúc, điều kiện thể lực của người phỏng vấn và ứng viên.

+ Quá trình phỏng vấn chia thành các bước như sau:

• Chuẩn bị phỏng vấn bao gồm:

* Nghiên cứu hồ sơ ứng viên: Một trong những việc quan trọng nhất cần làm để chuẩn bị cho phỏng vấn là nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên. Có thể nhà tuyển dụng đã nghiên cứu hồ sơ của ứng viên khi sơ tuyển nhưng trong bước này phải nghiên cứu hồ sơ kỹ hơn. Không phải tất cả các thông tin trong hồ sơ ứng viên đều chính xác và đáng tin cậy. Khi đọc hồ sơ ứng viên cần lưu ý những điểm không rõ hay không nhất quán để làm sáng tỏ khi phỏng vấn.

* Lập hội đồng phỏng vấn: Trước khi phỏng vấn diễn ra cần xác định xem những ai sẽ tham gia vào quá trình phỏng vấn. Sự tham gia của những người khác có thể giúp đánh giá ứng viên một cách khách quan hơn. Những người có thể tham gia đánh giá ứng viên bao gồm: Người quản lý trực tiếp, đại diện của bộ phận nhân sự, đại diện của đồng nghiệp tương lai, người có thẩm quyền ra quyết định lựa chọn cuối cùng.

*Chuẩn bị câu hỏi: Dù doanh nghiệp chọn kiểu phỏng vấn tự do thì vẫn cần phải xác định trước những vấn đề muốn tìm hiểu (chẳng hạn như kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng làm việc nhóm...) và chuẩn bị một số câu hỏi cơ bản. Người phỏng vấn không chuẩn bị trước thường đặt câu hỏi theo sở thích hoặc theo thói quen.

Ngoài ra, những việc quan trọng khác để chuẩn bị cho phỏng vấn là xem lại bản mô tả công việc và bản yêu cầu ứng viên để đảm bảo có sự hiểu biết hoàn chỉnh về vị trí cần tuyển, sắp xếp nơi phỏng vấn và lịch phỏng vấn với ứng viên.

• Tiến hành phỏng vấn tuyển dụng: Nhìn chung một cuộc phỏng vấn tuyển dụng có thể được chia thành các bước sau:

* Giới thiệu và mở đầu: giới thiệu những người phỏng vấn và trình tự của cuộc phỏng vấn.

* Người phỏng vấn giới thiệu về doanh nghiệp và giải thích về công việc.

* Người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm làm rõ các thông tin trong hồ sơ ứng viên.

* Người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm đánh giá khả năng và sự phù hợp của ứng viên.

* Ứng viên đặt câu hỏi.

* Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tóm tắt lại các thông tin và thông báo với ứng viên về bước tiếp theo.

* Người phỏng vấn dẫn ứng viên đi thăm doanh nghiệp (nếu thích hợp).

- Ra quyết định lựa chọn ứng viên:

Kết thúc quá trình phỏng vấn tổ chức đã có thể xác định được một danh sách chọn lọc bao gồm một số ít những ứng viên phù hợp nhất. Các ứng viên này đều đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp, vấn đề chọn ai lúc này phụ thuộc vào sự phù hợp giữa doanh nghiệp và ứng viên trên nhiều phương diện (kỳ vọng của ứng viên và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp, mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên và xu hướng phát triển của doanh nghiệp,...).

Bước 5: Điều tra xác minh

Điều tra xác minh hay còn gọi là thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển dụng. Thực hiện bước này để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển dụng như: Xác định có đúng là ứng viên có những kinh nghiệm như họ nói không; biết ứng viên có trung thực, chấp hành nội quy, kỷ luật không; tìm hiểu thêm về những vấn đề chưa được làm sáng tỏ trong quá trình phỏng vấn... Có nhiều cách để thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, đã khai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ. Điều tra xác minh thường do bộ phận nhân sự đảm nhiệm.

Đánh giá và lựa chọn ứng viên là khâu quan trọng nhất quyết định nhất trong quá trình tuyển dụng nhân lực. Số bước hay số phương pháp được sử dụng không cố định mà nó phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc và tính chất của loại lao động cần tuyển dụng.

Xem thêm: Tuyển dụng nhân lực - Hoàn tất quá trình tuyển dụng

Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp