Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Phận Nhân Sự (HR) – Mẫu Chuẩn

Sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu hóa quản lý con người và phối hợp giữa các chức năng như tuyển dụng, đào tạo, C&B hay quan hệ lao động. Trong bối cảnh chuyển đổi số, yêu cầu ESG và quy định mới về lao động – BHXH, việc xây dựng sơ đồ HR chuyên nghiệp càng trở nên cấp thiết.

Cùng LÊ ÁNH HR tìm hiểu chi tiết các mẫu sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự chuẩn, phù hợp từng loại hình doanh nghiệp trong bài viết dưới đây!

I. Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận nhân sự

Sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự phản ánh cách doanh nghiệp triển khai các hoạt động quản trị con người — từ hoạch định, vận hành đến phát triển chiến lược. Bộ phận HR hiện nay không chỉ làm hành chính, mà còn đóng vai trò đối tác chiến lược (HR Business Partner), đảm bảo tuân thủ Luật Lao động 2019, Luật BHXH 2014 (sửa đổi 2024) và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Mô hình tổ chức HR hiệu quả thường xoay quanh 6 nhóm chức năng cốt lõi sau.

(1) Nhóm chức năng cốt lõi

Nhóm chức năng	Nhiệm vụ chi tiết – Liên hệ thực tiễn
1. Tuyển dụng & Bố trí nhân sự	- Hoạch định nhân lực: Căn cứ kế hoạch kinh doanh, HR xác định định biên, chi phí tuyển dụng và năng lực cần thiết cho từng vị trí. - Quy trình tuyển chọn: Chuẩn hóa JD/JQ, thiết kế khung năng lực, đăng tuyển – sàng lọc – phỏng vấn đa cấp để đảm bảo tính công bằng, không phân biệt giới tính, độ tuổi, vùng miền (theo quy định pháp luật). - Bố trí và hội nhập: Thực hiện thử việc, ký HĐLĐ, đào tạo hội nhập (Onboarding) và đánh giá sau 60–90 ngày đầu tiên.
2. Đào tạo & Phát triển (Learning & Development)	- Khảo sát nhu cầu (TNA): Thu thập dữ liệu năng lực từ KPI, phỏng vấn quản lý và đánh giá hiệu suất. - Thiết kế chương trình đào tạo: Từ kỹ năng cứng (Excel, kế toán, quản lý) đến kỹ năng mềm (giao tiếp, lãnh đạo, đổi mới sáng tạo). - Lộ trình nghề nghiệp: Xây dựng khung năng lực, bản đồ đào tạo (Competency Map) và chương trình kế thừa (Succession Planning). - Đánh giá hiệu quả: Ứng dụng mô hình Kirkpatrick 4 cấp độ và phần mềm LMS quản trị học tập.
3. C&B – Tiền lương, phúc lợi và bảo hiểm	- Thiết kế hệ thống lương: Áp dụng mô hình 3P (Position – Person – Performance), đảm bảo công bằng nội bộ và cạnh tranh thị trường. - Quản trị vận hành lương – thưởng: Quản lý bảng công, phụ cấp, KPI, quyết toán thuế TNCN; phối hợp kế toán và tài chính để chi trả đúng, đủ, kịp thời. - Phúc lợi và bảo hiểm: Theo dõi BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm bổ sung, chế độ thai sản, ốm đau; đảm bảo minh bạch theo Luật BHXH và nghị định mới nhất 2025. - Tuân thủ và báo cáo: Lập kế hoạch quỹ lương, dự phòng thưởng, báo cáo định kỳ cho Ban lãnh đạo.
4. Quan hệ lao động & Kỷ luật	- Thiết lập nội quy lao động và TƯLĐTT: Soạn thảo, đăng ký và phổ biến nội quy, xây dựng thỏa ước lao động tập thể theo hướng win–win. - Đối thoại và xử lý vi phạm: Tổ chức đối thoại định kỳ, tiếp nhận khiếu nại, áp dụng quy trình kỷ luật đúng trình tự (Điều 122–127 Luật Lao động). - Xây dựng môi trường làm việc an toàn: Đảm bảo tiêu chuẩn ATVSLĐ, bảo vệ sức khỏe và tâm lý nhân viên, khuyến khích sự đa dạng – hòa nhập (DEI).
5. Hành chính – Hồ sơ nhân sự	- Quản lý hồ sơ điện tử (HRIS): Lưu trữ HĐLĐ, phụ lục, quyết định, hồ sơ đào tạo, đánh giá hiệu suất theo chuẩn bảo mật dữ liệu cá nhân (Nghị định 13/2023/NĐ-CP). - Quản lý hành chính văn phòng: Tài sản, con dấu, công văn, định mức chi phí hành chính, kiểm soát dịch vụ nội bộ (SLA). - Số hóa quy trình: Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, chấm công – tính lương – ký số nhằm giảm chi phí vận hành.
6. Quản trị chiến lược nhân sự (HRBP & HR Strategy)	- Đồng hành cùng lãnh đạo: Biến chiến lược kinh doanh thành kế hoạch nhân sự cụ thể, theo dõi hiệu suất lao động, chi phí/nhân sự, ROI đào tạo. - Phân tích dữ liệu nhân sự (Workforce Analytics): Báo cáo tỷ lệ nghỉ việc, năng suất, độ gắn kết, dự báo nhu cầu nhân lực. - Quản trị văn hóa và giá trị cốt lõi: Triển khai truyền thông nội bộ, đánh giá mức độ lan tỏa văn hóa, tổ chức hoạt động gắn kết (teambuilding, recognition).

(2) Mối liên kết giữa HR và các bộ phận khác

- Phòng Tài chính – Kế toán: Đồng bộ ngân sách nhân sự, chi phí lương, thưởng, phúc lợi và phân tích hiệu quả chi phí lao động.

- Phòng Pháp chế: Kiểm tra hợp đồng, quy chế, nội quy lao động để đảm bảo tuân thủ pháp luật, hạn chế tranh chấp.

- Phòng Kinh doanh/Vận hành: Cùng hoạch định nhân sự, định biên lao động và chính sách thưởng gắn KPI doanh thu.

- Phòng CNTT: Tích hợp hệ thống HRIS – ERP – Payroll, bảo mật dữ liệu nhân sự và triển khai giải pháp HR Tech.

(3) Vai trò chiến lược của bộ phận nhân sự

- Từ hành chính sang chiến lược: HR ngày nay là đối tác chiến lược (Strategic Partner), không chỉ quản lý người mà còn phát triển con người.

- Dẫn dắt chuyển đổi số nhân sự: Ứng dụng AI, dữ liệu lớn và e-HR để tối ưu hiệu suất và ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven HR).

- Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp: HR giữ vai trò trung tâm trong việc duy trì giá trị cốt lõi, xây dựng môi trường làm việc tích cực, công bằng và sáng tạo.

Kết luận: Một cơ cấu bộ phận nhân sự hiệu quả phải đảm bảo đồng thời 6 nhóm chức năng trên, liên kết chặt chẽ với chiến lược doanh nghiệp. Đây chính là nền tảng trước khi xây dựng Mẫu sơ đồ phòng nhân sự chuẩn cho mọi tổ chức hiện đại.

II. Các mô hình sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự phổ biến hiện nay

Sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự” không tồn tại dưới một khuôn mẫu duy nhất. Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình phù hợp với quy mô, mục tiêu và chiến lược phát triển. Dưới đây là bốn mô hình HR tiêu biểu đang được áp dụng rộng rãi hiện nay.

1. Mô hình sơ đồ nhân sự truyền thống (Traditional HR Structure)

Cấu trúc & đặc điểm: Đây là mô hình cơ bản nhất, vận hành theo hướng phân cấp dọc, nơi mọi quyền hạn, trách nhiệm và luồng thông tin đều chảy từ trên xuống.

Ví dụ cấu trúc:

HR Manager
├─ Tuyển dụng (Recruitment)
├─ C&B (Lương, thưởng, phúc lợi)
├─ Hành chính - Lao động (HR Ops)
└─ Đào tạo & Phát triển (L&D)

Ưu điểm:

Rõ ràng trong phân cấp: mỗi vị trí có chức năng, nhiệm vụ và tuyến báo cáo cụ thể.
Kiểm soát tốt: người quản lý dễ dàng giám sát tiến độ, chất lượng và tính tuân thủ của nhân sự.
Phù hợp doanh nghiệp nhỏ và vừa: cấu trúc gọn nhẹ, dễ thiết lập quy trình và triển khai chính sách nhân sự theo đúng quy định pháp luật (HĐLĐ, BHXH, ATVSLĐ, lương thưởng...).

Nhược điểm:

Kém linh hoạt khi mở rộng quy mô: các tầng nấc quản lý nhiều khiến luồng thông tin bị chậm.
Thiếu tính liên kết chiến lược: HR chủ yếu thực hiện tác nghiệp, ít tham gia vào hoạch định kinh doanh.

Khi nên áp dụng: Doanh nghiệp dưới 300 nhân sự, hoạt động ổn định, cần đảm bảo sự tuân thủ và quy trình rõ ràng. Mô hình này phù hợp giai đoạn xây nền tảng cho hệ thống nhân sự.

2. Mô hình HRBP – Human Resource Business Partner

Khái niệm: HRBP là mô hình tách biệt giữa “vận hành” và “chiến lược”. HRBP (Human Resource Business Partner) đóng vai trò cầu nối giữa phòng nhân sự và các đơn vị kinh doanh, giúp HR đồng hành cùng chiến lược doanh nghiệp.

Cấu trúc điển hình:

CHRO/HR Director
├─ HRBP (theo từng đơn vị kinh doanh)
├─ COE (Center of Excellence – chuyên sâu các mảng: C&B, Tuyển dụng, Đào tạo, Năng lực lãnh đạo)
└─ Shared Services (Dịch vụ nhân sự chung: Payroll, HRIS, Hành chính)

Ưu điểm:

HR đồng hành cùng chiến lược kinh doanh: HRBP hiểu sâu hoạt động từng bộ phận, tham gia trực tiếp vào hoạch định nhân sự, năng suất, hiệu suất.
Tách biệt rõ chuyên môn sâu (COE) và vận hành: giúp đội ngũ HR nâng cao năng lực chuyên biệt.
Tăng tính chuẩn hóa & hiệu quả vận hành: dịch vụ nhân sự chung được chia sẻ giúp tiết kiệm chi phí.

Nhược điểm:

Chi phí vận hành cao: cần đội ngũ HR nhiều tầng, chuyên môn sâu.
Rủi ro thiếu phối hợp: nếu HRBP và COE không giao tiếp tốt, hiệu quả chiến lược bị giảm.

Khi nên áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có trên 500 nhân sự, nhiều chi nhánh, hoặc tổ chức có định hướng mở rộng, chuyển đổi số, xây dựng hệ thống 3P, OKR, hoặc chương trình phát triển lãnh đạo kế thừa.

Lưu ý triển khai: Cần xác định rõ RACI (Responsible – Accountable – Consulted – Informed) cho từng vai trò HRBP – COE – Shared Services để tránh chồng chéo. Đồng thời, áp dụng hệ thống HRIS tích hợp dữ liệu nhân sự – hiệu suất – chi phí.

3. Mô hình HR linh hoạt theo dự án (Project-based HR Structure)

Đặc điểm & xu hướng: Đây là mô hình ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp công nghệ, startup, logistics hoặc ESG, nơi hoạt động được tổ chức theo dự án hoặc sản phẩm. Bộ phận HR hoạt động linh hoạt, được chia thành các nhóm nhân sự tham gia vào từng dự án cụ thể.

Cấu trúc ví dụ:

HR Manager (PMO HR)
├─ Pool chuyên gia HR (Recruiter, C&B Analyst, Trainer, HR Ops)
└─ Nhóm Dự án (Project Teams) 1, 2, 3… gắn HR Lead riêng

Ưu điểm:

Tối ưu nguồn lực HR: nhân sự HR có thể được luân chuyển giữa các dự án, giảm lãng phí nhân lực.
Linh hoạt và nhanh nhạy: mô hình đáp ứng nhanh các nhu cầu nhân sự đột xuất (mở rộng nhà máy, triển khai sản phẩm mới...).
Thúc đẩy học hỏi chéo: nhân sự HR phát triển đa kỹ năng, hiểu sâu quy trình kinh doanh.

Nhược điểm:

Dễ chồng chéo quản lý: HR có thể phải báo cáo cho nhiều cấp cùng lúc.
Rủi ro thiếu kiểm soát pháp lý: nếu không có quy trình kiểm soát hợp đồng, chấm công, BHXH theo chuẩn, dễ xảy ra sai sót khi thanh tra.

Khi nên áp dụng: Doanh nghiệp hoạt động theo dự án hoặc sản phẩm, có nhu cầu điều phối linh hoạt nguồn lực, đặc biệt trong lĩnh vực startup, công nghệ, ESG, logistics hoặc agency marketing.

Lưu ý: Cần có hệ thống Project Governance rõ ràng, checklist về hồ sơ lao động, an toàn, thuế TNCN, phúc lợi dự án; sử dụng phần mềm quản lý nhân sự kết nối với hệ thống dự án (OKR, Kanban, Agile).

4. Mô hình HR tinh gọn (Lean HR) cho SMEs

Khái niệm: Lean HR tập trung vào tính hiệu quả, loại bỏ các tầng nấc trung gian và tối ưu chi phí vận hành. Đây là lựa chọn phổ biến của doanh nghiệp nhỏ, start-up hoặc giai đoạn đầu xây dựng hệ thống HR.

Cấu trúc ví dụ:

HR Manager
├─ HR Generalist (đa nhiệm: tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi, hành chính)
└─ Admin/C&B Support (chấm công, tính lương, BHXH)

Ưu điểm:

Tối ưu chi phí nhân sự: một người có thể đảm nhiệm nhiều vai trò.
Ra quyết định nhanh: luồng báo cáo ngắn, linh hoạt điều chỉnh theo tình huống.
Phù hợp doanh nghiệp <150 nhân sự: khi chưa cần tách phòng ban HR phức tạp.

Nhược điểm:

Phụ thuộc cá nhân: nếu HR Generalist nghỉ việc, doanh nghiệp dễ bị gián đoạn.
Thiếu chiến lược dài hạn: Lean HR thường tập trung vào tác vụ hàng ngày, ít chú trọng đến chiến lược nhân tài, kế thừa hoặc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Gợi ý triển khai:

Xây dựng 12 quy trình lõi (tuyển dụng, ký HĐLĐ, lương thưởng, BHXH, đào tạo, nghỉ việc…).
Ứng dụng công nghệ số trong quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương.
Kết hợp thuê ngoài (outsourcing) các dịch vụ chuyên sâu như tính thuế TNCN, BHXH, pháp lý lao động.

TỔNG HỢP & ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN MÔ HÌNH PHÙ HỢP
Quy mô doanh nghiệp	Mô hình khuyến nghị	Đặc điểm nổi bật
<150 nhân sự	Lean HR	Gọn nhẹ, tiết kiệm, dễ quản lý
150–300 nhân sự	Truyền thống	Quy trình chuẩn hóa, rõ cấp bậc
300–500 nhân sự	Project-based HR	Linh hoạt, điều phối theo dự án
>500 nhân sự hoặc đa chi nhánh	HRBP	Tập trung chiến lược, chuyên sâu theo chức năng

Kết luân: Lựa chọn mô hình sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự phù hợp là nền tảng giúp HR tạo giá trị chiến lược, kiểm soát chi phí và phát triển bền vững. Mỗi mô hình đều có ưu – nhược điểm riêng, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh để đạt hiệu quả tối đa.

III. Cách xây dựng sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự phù hợp doanh nghiệp

Sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự không thể sao chép mẫu có sẵn — mỗi doanh nghiệp cần thiết kế dựa trên quy mô, chiến lược và yêu cầu pháp lý. Dưới đây là 4 bước chuyên sâu giúp HR xây dựng cấu trúc phù hợp và linh hoạt nhất.

1. Bước 1 – Đánh giá quy mô & chiến lược doanh nghiệp

Mục tiêu: Xác định mức độ phức tạp của phòng HR dựa trên quy mô, ngành nghề và định hướng tăng trưởng.

Căn cứ đánh giá:

Số lượng nhân sự hiện tại và dự kiến 12–24 tháng tới.
Đặc thù ngành (dịch vụ, sản xuất, công nghệ…).
Mức độ phân tán địa lý (chi nhánh, nhà máy, văn phòng).

Gợi ý mô hình theo quy mô:

Quy mô nhân sự	Cấu trúc HR phù hợp	Đặc điểm nổi bật
< 200 người	HR Generalist tinh gọn	Một người phụ trách đa mảng (tuyển, C&B, đào tạo).
200–500 người	Thêm nhóm C&B chuyên biệt	Tối ưu tính pháp lý, lương thưởng, BHXH, PIT.
700–900 người	Phân tách HRBP – COE – Admin Office	Hỗ trợ từng khối, chuyên sâu theo mảng nhân sự.

2. Bước 2 – Xác định vai trò trọng tâm của HR

Câu hỏi cốt lõi: Phòng HR của bạn đóng vai trò chiến lược hay vận hành?

Nếu thiên về chiến lược ⇒ Tập trung vào hoạch định nhân sự, phát triển năng lực, văn hóa, và lãnh đạo kế thừa.
Nếu thiên về vận hành ⇒ Ưu tiên chuẩn hóa quy trình, tuân thủ pháp luật lao động – BHXH – thuế TNCN.

Khung năng lực nên có:

C&B (lương thưởng & pháp lý)
Talent Acquisition (tuyển dụng)
Learning & Development (đào tạo)
HRBP (hỗ trợ khối kinh doanh)
Legal & Employee Relations (quan hệ lao động)
HRIS (chuyển đổi số nhân sự)

3. Bước 3 – Thiết kế sơ đồ & phân quyền rõ ràng

Nguyên tắc áp dụng: RACI (Responsible – Accountable – Consulted – Informed) giúp xóa mờ vùng trách nhiệm.

Ví dụ:

Quy trình	R	A	C	I
Tuyển dụng nhân sự	HRBP	Trưởng phòng HR	Trưởng bộ phận chuyên môn	Giám đốc
Khen thưởng – Kỷ luật	C&B	HR Director	Pháp chế	Nhân viên liên quan

Công cụ gợi ý:

Lucidchart / Canva / Miro – Dễ vẽ, dễ chia sẻ, đồng bộ hóa HRIS.
Kết nối dữ liệu với phần mềm nhân sự (MISA AMIS HRM, Base HRM, v.v.) để đảm bảo cập nhật tự động.

4. Bước 4 – Kiểm thử & cập nhật định kỳ

Tần suất: Mỗi 6–12 tháng hoặc khi có thay đổi lớn về quy mô, mô hình kinh doanh, pháp luật.

Nội dung cần cập nhật:

Luật BHXH 2024, Luật Việc làm 2025, quy định mới về hợp đồng, thời giờ làm việc.
KPI & SLA của phòng HR (tuyển đúng hạn, tỷ lệ nghỉ việc, mức độ gắn kết).
Đánh giá phản hồi từ quản lý tuyến và nhân viên.

Lưu ý: Cơ cấu HR nên “sống” cùng doanh nghiệp — luôn được đo lường, điều chỉnh và tích hợp công nghệ.

Kết luận: Một sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự chuẩn là bản đồ vận hành giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Hãy thiết kế cấu trúc HR linh hoạt, gọn tầng, rõ vai — để mỗi thành viên đều hiểu “ai làm gì, ai chịu trách nhiệm”.

IV. Mẫu sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự chuẩn

Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Phận Nhân Sự (HR) – Mẫu Chuẩn

1) Doanh nghiệp 700–900 nhân viên (tập đoàn/đa chi nhánh)

Mục tiêu: Tách bạch chiến lược – chuyên môn sâu – triển khai tuyến, bảo đảm tuân thủ Bộ luật Lao động, BHXH, ATVSLĐ, bảo vệ dữ liệu nhân sự.

Cấu trúc đề xuất:

HR Director (CHRO)

⌊ HRBP Division: Tuyển dụng, C&B, Đào tạo, Quan hệ lao động theo khối kinh doanh

⌊ HR Admin & Office: Hành chính, pháp chế lao động, lưu trữ hồ sơ, an ninh – an toàn

⌊ COE (Center of Excellence): Năng lực – khung chức danh, L&D, Succession, Performance

Tuyến báo cáo & phạm vi: HRBP báo cáo đôi (HR + Business). COE ban hành chuẩn (khung năng lực, lộ trình nghề nghiệp, lương 3P). Admin chịu trách nhiệm hồ sơ, nội quy, thang bảng lương, hợp đồng, kỷ luật, thời giờ làm việc – nghỉ ngơi; phối hợp công đoàn.

Biên chế gợi ý: 1 HR Director; 3–5 HRBP Lead; 6–10 HRBP; 4–6 C&B; 3–4 L&D; 2–3 Talent Acquisition Senior; 4–6 Admin/Compliance.

KPI chính: Tỷ lệ lấp đầy vị trí trọng yếu ≤45 ngày; độ chính xác tính lương = 100%; hoàn thành đào tạo bắt buộc ≥95%; không phát sinh phạt thanh tra; tỷ lệ gắn kết eNPS ≥+30.

Công cụ: HRIS/Payroll, LMS, ATS, Hệ thống quản trị KPI/OKR; RACI chuẩn cho kỷ luật, khiếu nại, tai nạn lao động.

2) Doanh nghiệp nhỏ & vừa (50–300 nhân viên)

Mục tiêu: Gọn nhẹ, đa nhiệm nhưng vẫn đủ kiểm soát pháp lý – lương thưởng – tuyển nhanh.

Cấu trúc đề xuất:

HR Manager

⌊ HR Executive (TA & L&D): Tuyển dụng, onboarding, đào tạo hội nhập – kỹ năng

⌊ C&B Executive: Chấm công, tính lương, BHXH, thuế TNCN, phúc lợi

⌊ Admin: Hành chính – tài sản – văn thư – hồ sơ lao động

Tuyến báo cáo & phạm vi: HR Manager trực tiếp CEO/COO. C&B chịu kiểm soát 4 mắt với Kế toán; hợp đồng lao động dùng mẫu chuẩn; quản lý thời giờ làm việc theo ca linh hoạt; xây dựng nội quy và đăng ký thang bảng lương.

Biên chế gợi ý: 1 HRM; 1–2 HR Exec; 1–2 C&B; 1 Admin.

KPI chính: Thời gian tuyển trung bình ≤25 ngày; tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện ≤12%/năm; chi phí nhân sự/Doanh thu theo ngưỡng; 100% hồ sơ – hợp đồng – phụ lục đúng hạn.

Công cụ: Mẫu biểu chuẩn hóa (JD, HĐLĐ, quyết định), BSC/KPI rút gọn, dashboard chấm công – phép – OT, checklist an toàn thông tin hồ sơ nhân sự.

3) Doanh nghiệp sản xuất/FDI (đa ca, nhiều quy định an toàn)

Mục tiêu: Quản trị lao động ca kíp, kỷ luật – an toàn – tuân thủ hệ thống (ESG, EHS, SA8000, ISO), quan hệ lao động ổn định.

Cấu trúc đề xuất:

HR Manager (Plant/Cluster)

⌊ HRBP Nhà máy: Biên chế, ca kíp, năng suất, kỷ luật – khiếu nại

⌊ C&B Factory: Chấm công máy, phụ cấp độc hại/ca đêm, BHXH chấn thương

⌊ HR Compliance: Hợp đồng, nội quy, đối thoại định kỳ, thanh tra, công đoàn

⌊ HR Training: 5S/Kaizen, an toàn – PCCC, kỹ năng tổ trưởng, đào tạo bắt buộc

Tuyến báo cáo & phạm vi: HRBP phối hợp Quản đốc xưởng; Compliance là “tuyến 2” kiểm soát rủi ro; C&B tích hợp máy chấm công – ERP – payroll; Training quản lý ma trận năng lực theo vị trí/ca.

Biên chế gợi ý: 1 HRM; 2–3 HRBP; 3–5 C&B; 2 Compliance; 2 Training.

KPI chính: Tỷ lệ vi phạm kỷ luật <1%/tháng; tai nạn lao động mức 1 = 0; tỷ lệ đào tạo bắt buộc đạt 100%; lãng phí giờ công do chấm công sai <0,2%.

Công cụ: E-time, EHS system, cổng đối thoại NLĐ, quy trình điều tra kỷ luật 3 bước, hồ sơ an toàn theo ca.

LƯU Ý THIẾT KẾ SƠ ĐỒ (ÁP DỤNG CHUNG)

• Nguyên tắc 3 lớp: Chiến lược (CHRO/HRM) – Chuyên môn sâu (COE/C&B/Compliance) – Triển khai (HRBP/Exec/Admin).

• RACI rõ ràng cho: tuyển – kỷ luật – chấm dứt – tai nạn – BHXH – thuế TNCN – dữ liệu cá nhân.

• Infographic đề xuất: Sơ đồ PNG nền đỏ sẫm, font UTM Avo (đồng bộ LÊ ÁNH HR), có mã màu vị trí và tuyến báo cáo.

Kết luận: Chọn mẫu phù hợp quy mô – ngành nghề, đảm bảo tuân thủ và hiệu suất. Bạn có góp ý khác, vui lòng bổ sung để hoàn thiện “sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự chuẩn” tối ưu cho doanh nghiệp.

V. Những lưu ý khi thiết kế sơ đồ tổ chức nhân sự

Sơ đồ tổ chức nhân sự phải “vận hành được”: minh bạch quyền hạn – trách nhiệm, tuân thủ pháp luật hiện hành và gắn chặt mục tiêu hiệu suất doanh nghiệp.

Bám sát chiến lược & phạm vi: Xác lập mục tiêu tăng trưởng, mô hình kinh doanh, quy mô nhân sự theo giai đoạn; tránh “phình to” chức năng không tạo giá trị.
Minh bạch quyền hạn – trách nhiệm: Chuẩn hoá mô tả chức năng, áp dụng ma trận RACI cho quy trình trọng yếu (tuyển dụng, C&B, đào tạo, quan hệ lao động) để giảm chồng chéo.
Tuân thủ pháp luật mới: Cập nhật Luật Việc làm 2025 (đào tạo, giới thiệu việc làm nội bộ), Luật BHXH 2024 (phân nhiệm khai báo, đóng nộp, lưu trữ hồ sơ), Nghị định 70/2025 về tiền lương tối thiểu (liên kết bậc – dải lương). Lường trước yêu cầu kiểm tra, thanh/kiểm tra.
Liên kết hệ thống hiệu suất: Thiết kế “cascading” KPI/OKR từ cấp công ty đến vị trí; dùng 9-Box cho quy hoạch nhân tài. Mỗi “nút” trên sơ đồ tổ chức nhân sự phải có chỉ số kết quả, SLA quy trình và tiêu chí kiểm soát rủi ro.
Span of control & lớp quản trị: Xác định tỷ lệ quản lý/hệ số cấp bậc hợp lý; ưu tiên mô hình COE – HRBP – Shared Services để tách chiến lược, đối tác kinh doanh và dịch vụ.
Dòng chảy quy trình & kiểm soát: Xác định điểm bàn giao, nguyên tắc “4 mắt”, phân tách nhiệm vụ (SoD) tại khâu nhạy cảm (lương, bảo hiểm, dữ liệu).
Dữ liệu & công nghệ: Ánh xạ vị trí với HRIS/Payroll, mã hoá chức danh – cấp bậc – band lương; quản lý phiên bản sơ đồ, nhật ký thay đổi.
Truyền thông & rà soát định kỳ: Công bố nội bộ, đào tạo quản lý đường găng; review 6–12 tháng hoặc khi tái cấu trúc.

KẾT LUẬN: Thiết kế tốt biến sơ đồ tổ chức nhân sự thành “bản đồ vận hành” hợp pháp, đo lường được và linh hoạt theo chu kỳ tăng trưởng. Nếu bạn có góc nhìn khác, tôi sẵn sàng tối ưu thêm.

Sơ đồ tổ chức bộ phận nhân sự là nền tảng giúp doanh nghiệp phân định rõ vai trò, trách nhiệm và luồng phối hợp giữa các vị trí, từ đó tối ưu hiệu quả vận hành và phát triển bền vững. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn góc nhìn thực tế và hữu ích trong quá trình thiết kế cơ cấu nhân sự phù hợp. Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu về quản trị hành chính – nhân sự, C&B, KPI và phát triển năng lực nghề nghiệp!

-------------------------

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

0.0

(0 lượt đánh giá) Viết đánh giá