Mẫu Biên Bản Họp Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Mới Nhất [File Word]

Mẫu biên bản họp xử lý kỷ luật lao động cần những nội dung gì? Trình tự lập ra sao? Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu như thế nào để hợp lệ và đúng chuẩn pháp luật năm 2025?

Bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ cung cấp một số mẫu biên bản chi tiết mới nhất [file Word] theo tình huống thực tế để áp dụng linh hoạt trong doanh nghiệp.

I. Tại sao doanh nghiệp cần tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động đúng quy định?

Trong quá trình hoạt động, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ phát sinh các tình huống liên quan đến hành vi vi phạm nội quy lao động của người lao động. Khi đó, tổ chức buổi họp xử lý kỷ luật lao động là một bước quan trọng và bắt buộc theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo:

• Tính pháp lý của hình thức xử lý;
• Quyền lợi chính đáng của người lao động;
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý cho người sử dụng lao động.

Theo Khoản 1 Điều 70 Bộ luật Lao động 2019:

“Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm, người sử dụng lao động phải tiến hành họp xử lý kỷ luật trong thời hạn không quá 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm…”

Nếu doanh nghiệp không tổ chức họp đúng trình tự, biên bản không đúng mẫu hoặc thiếu nội dung cần thiết, quyết định kỷ luật có thể bị tuyên vô hiệu khi có tranh chấp xảy ra.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự Hà Nội

II. Trình tự xử lý kỷ luật lao động

Để đảm bảo hiệu lực pháp lý cho biên bản xử lý kỷ luật, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình theo Điều 122 và 123 Bộ luật Lao động 2019. Các bước chính bao gồm:

Xác minh hành vi vi phạm: Có thể qua camera, phản ánh, báo cáo của cấp trên hoặc đồng nghiệp.

Lập hồ sơ vi phạm: Ghi rõ thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm, người chứng kiến nếu có.

Gửi thông báo họp kỷ luật: Gửi bằng văn bản đến người lao động và đại diện công đoàn (nếu có), trước ít nhất 5 ngày làm việc.

Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật: Gồm người đại diện doanh nghiệp, người lao động, công đoàn, người làm chứng (nếu có).

Lập biên bản họp: Ghi nhận toàn bộ nội dung buổi họp, ý kiến của các bên.

Ra quyết định kỷ luật: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày lập biên bản.

Bất kỳ bước nào bị vi phạm đều có thể dẫn đến việc quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu hoặc bị cơ quan chức năng xử phạt vi phạm hành chính.

III. Nội dung cần có trong một biên bản họp xử lý kỷ luật lao động hợp lệ

Một biên bản họp kỷ luật lao động đúng chuẩn không chỉ là bản ghi lại nội dung buổi họp mà còn là tài liệu pháp lý quan trọng chứng minh tính minh bạch và công bằng trong xử lý.

Các nội dung bắt buộc:

• Thời gian – địa điểm tổ chức họp;
• Thành phần tham dự: gồm đại diện công ty, người lao động, đại diện công đoàn, người chứng kiến nếu có;
• Nội dung hành vi vi phạm: mô tả chi tiết, có tài liệu chứng minh kèm theo;
• Quá trình trao đổi – đối thoại – biện minh;
• Hình thức kỷ luật được đề xuất và biểu quyết;
• Chữ ký của các bên tham dự.

Biên bản cần được lập thành ít nhất 02 bản, có chữ ký đầy đủ và lưu tại hồ sơ nhân sự, đồng thời làm căn cứ cho quyết định kỷ luật.

>>>>> Xem thêm:

• Mẫu CV Xin Việc Hành Chính Văn Phòng Chuẩn [Tải File]
• Tải Mẫu CV Kế Toán Tổng Hợp Miễn Phí, Chuyên Nghiệp
• Mẫu CV Xin Việc Kế Toán Kho Chuẩn, Tải Miễn Phí
• Cách Tạo CV Trên Word Nhanh Chóng và Hiệu Quả
• CV Xin Việc Là Gì? Mẫu CV Xin Việc Và Cách Viết Chi Tiết

IV. Các lỗi thường gặp khiến biên bản họp kỷ luật bị vô hiệu

Dưới đây là một số lỗi phổ biến doanh nghiệp thường mắc phải trong quá trình lập biên bản xử lý kỷ luật:

• Không gửi thông báo trước đủ 5 ngày làm việc đến người lao động và công đoàn;
• Không có sự tham dự của công đoàn hoặc biên bản không ghi nhận ý kiến đại diện công đoàn;
• Thiếu bằng chứng rõ ràng về hành vi vi phạm;
• Không cho người lao động trình bày quan điểm hoặc không ghi lại nội dung đối thoại;
• Người lập biên bản không phải là người có thẩm quyền theo phân công.

Khi gặp tranh chấp, các lỗi trên sẽ khiến biên bản bị cơ quan chức năng bác bỏ, thậm chí doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bồi thường thiệt hại, nhận lại người lao động.

V. 03 mẫu biên bản họp xử lý kỷ luật lao động mới nhất (File Word)

Dưới đây là 03 mẫu biên bản phổ biến nhất, phù hợp với thực tế xử lý của nhiều doanh nghiệp:

🔹 Mẫu 1: Biên bản xử lý kỷ luật về hành vi đi làm muộn nhiều lần không lý do chính đáng

Dành cho: Doanh nghiệp có quy định cụ thể về giờ giấc, nhân viên vi phạm lặp lại nhiều lần.

Tình huống áp dụng: Nhân viên đi làm muộn quá 5 lần trong tháng, không có giấy tờ xin phép.

👉 Tải Mẫu Biên Bản Xử Lý Kỷ Luật Hành Vi Đi Muộn

🔹 Mẫu 2: Biên bản xử lý kỷ luật do vi phạm quy định sử dụng tài sản công ty

Dành cho: Nhân sự kỹ thuật, hành chính, kế toán.

Tình huống áp dụng: Nhân viên sử dụng xe máy của công ty vào việc riêng hoặc làm hỏng thiết bị công ty.

👉 Tải Mẫu Biên Bản Xử Lý Kỷ Luật Sử Dụng Tài Sản Sai Quy Định

🔹 Mẫu 3: Biên bản xử lý kỷ luật hành vi tiết lộ thông tin nội bộ cho bên thứ ba

Dành cho: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, tài chính, bảo hiểm.

Tình huống áp dụng: Nhân viên gửi dữ liệu khách hàng nội bộ ra ngoài không được phép.

👉 Tải Mẫu Biên Bản Xử Lý Kỷ Luật Tiết Lộ Thông Tin

VI. Những lưu ý khi soạn thảo và áp dụng biên bản xử lý kỷ luật

Ngoài việc dùng đúng mẫu, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Ghi âm hoặc ghi hình cuộc họp (nếu có thể) để làm bằng chứng minh bạch;
• Cập nhật mẫu biên bản theo các thay đổi của Bộ luật Lao động (nếu có sửa đổi, bổ sung);
• Không dùng ngôn ngữ phán xét, định tội trong biên bản, nên ghi nhận trung lập và tôn trọng ý kiến của người lao động;
• Chữ ký của tất cả người tham dự phải đầy đủ. Trường hợp vắng mặt phải có ghi chú rõ lý do.

Đối với các doanh nghiệp lớn, nên có phòng pháp chế hoặc luật sư nội bộ kiểm tra lại toàn bộ nội dung biên bản trước khi ban hành quyết định chính thức.

Xử lý kỷ luật lao động là công việc phức tạp và nhạy cảm, nếu làm không đúng trình tự, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro lớn, ảnh hưởng đến uy tín, tài chính và cả tinh thần của người lao động.

Việc sử dụng mẫu biên bản họp xử lý kỷ luật lao động chi tiết, đúng luật, đầy đủ chữ ký không chỉ giúp củng cố hồ sơ nhân sự mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước các tranh chấp tiềm ẩn.