Giấy Phép Lao Động Là Gì? Thủ Tục Xin Cấp Work Permit Từ A–Z

Giấy phép lao động là điều kiện pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng người lao động nước ngoài, trong bối cảnh hội nhập và tuyển dụng nhân sự quốc tế ngày càng phổ biến. Việc không thực hiện đúng quy định về work permit có thể dẫn đến rủi ro xử phạt, gián đoạn hoạt động và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

Bài viết này của LÊ ÁNH HR sẽ hướng dẫn đầy đủ, có hệ thống từ khái niệm, đối tượng áp dụng đến thủ tục xin cấp giấy phép lao động từ A–Z, giúp doanh nghiệp và người lao động chủ động tuân thủ đúng pháp luật.

I. Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động là căn cứ cốt lõi để xác lập tính hợp pháp của việc người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, đồng thời là “điểm kiểm soát” quan trọng để doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro xử phạt và gián đoạn sử dụng nhân sự quốc tế theo quy định hiện hành.

1. Khái niệm giấy phép lao động

Về bản chất pháp lý, giấy phép lao động là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người lao động nước ngoài để được làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo vị trí, chức danh, hình thức làm việc và địa điểm làm việc cụ thể.

Quy định về điều kiện, trình tự và thủ tục cấp giấy phép lao động hiện được hướng dẫn tập trung tại các văn bản pháp luật lao động và nghị định hướng dẫn đang có hiệu lực.

2. Vai trò của giấy phép lao động trong quản lý lao động nước ngoài

- Đối với cơ quan quản lý nhà nước: là công cụ quản trị thị trường lao động, kiểm soát nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, theo dõi việc tuân thủ pháp luật và làm căn cứ xử lý khi phát sinh vi phạm.

- Đối với doanh nghiệp: là điều kiện pháp lý để bố trí người lao động nước ngoài làm việc đúng hồ sơ, đúng phạm vi được chấp thuận; hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính, bị buộc chấm dứt sử dụng lao động không hợp lệ, gây gián đoạn hoạt động sản xuất – kinh doanh.

- Đối với người lao động nước ngoài: bảo đảm quyền làm việc hợp pháp tại Việt Nam, minh bạch về vị trí, chức danh và thời hạn làm việc, đồng thời là cơ sở để thực hiện các thủ tục cư trú và hành chính liên quan.

3. Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Thời hạn của giấy phép lao động không vượt quá 02 năm và được xác định trên cơ sở thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký, quyết định cử hoặc điều động sang Việt Nam, thời hạn của hợp đồng, dự án hoặc thỏa thuận mà người lao động tham gia.

Nguyên tắc chung là thời hạn giấy phép phải phù hợp và không vượt quá thời hạn của căn cứ pháp lý tương ứng.

Kết luận: Việc hiểu đúng khái niệm và bản chất pháp lý của giấy phép lao động giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ quy định khi sử dụng lao động nước ngoài, đồng thời tạo nền tảng để

II. Trường hợp nào bắt buộc phải có giấy phép lao động?

Không phải mọi lao động nước ngoài đều thuộc diện phải xin giấy phép lao động. Tuy nhiên, đối với các trường hợp người nước ngoài vào Việt Nam làm việc và không thuộc diện miễn theo quy định của pháp luật lao động, giấy phép lao động là điều kiện pháp lý bắt buộc để được làm việc hợp pháp.

1. Các đối tượng lao động nước ngoài thuộc diện phải cấp giấy phép lao động

Theo quy định hiện hành, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải được cấp giấy phép lao động, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp. Trên phương diện quản lý nhân sự và tuân thủ pháp luật, các nhóm đối tượng sau đây thuộc diện bắt buộc phải có giấy phép lao động:

• Thứ nhất, người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động

Bao gồm trường hợp người nước ngoài ký kết hợp đồng lao động với doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam, trực tiếp thực hiện công việc và chịu sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động Việt Nam.

• Thứ hai, nhà quản lý và giám đốc điều hành

Áp dụng đối với người nước ngoài giữ chức danh quản lý, điều hành doanh nghiệp hoặc bộ phận trực thuộc, tham gia trực tiếp vào hoạt động quản trị, điều hành sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam.

• Thứ ba, chuyên gia và lao động kỹ thuật

Là người nước ngoài được doanh nghiệp tuyển dụng để đảm nhiệm các vị trí đòi hỏi trình độ chuyên môn, kỹ thuật hoặc kinh nghiệm nghề nghiệp chuyên sâu theo yêu cầu của vị trí công việc.

• Thứ tư, người nước ngoài làm việc cho nhà thầu hoặc tham gia dự án tại Việt Nam

Bao gồm các trường hợp làm việc theo hợp đồng nhà thầu, hợp đồng dự án, thực hiện các công việc như lắp đặt, vận hành, bảo trì, chuyển giao công nghệ hoặc cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết.

• Thứ năm, các hình thức làm việc khác phát sinh tại Việt Nam

Như cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chào bán dịch vụ, điều chuyển nội bộ doanh nghiệp có hiện diện thương mại tại Việt Nam nhưng không thuộc các trường hợp được miễn cấp giấy phép lao động.

2. Điều kiện chung để được cấp giấy phép lao động

Bên cạnh việc thuộc đúng đối tượng, người lao động nước ngoài chỉ được cấp giấy phép lao động khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý sau:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
• Có trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm tại Việt Nam.
• Đủ điều kiện về sức khỏe theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Không thuộc trường hợp đang chấp hành hình phạt hoặc có tiền án ảnh hưởng đến việc làm việc tại Việt Nam.
• Người sử dụng lao động đã thực hiện thủ tục giải trình và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Kết luận: Việc xác định đúng các trường hợp bắt buộc phải có giấy phép lao động là yêu cầu cốt lõi trong quản lý lao động nước ngoài. Doanh nghiệp cần căn cứ vị trí công việc, hình thức làm việc và điều kiện pháp lý để triển khai thủ tục đúng quy định, bảo đảm tuân thủ và hạn chế rủi ro pháp lý.

III. Trường hợp được miễn giấy phép lao động

Pháp luật cho phép miễn giấy phép lao động trong một số trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo/xác nhận theo quy định để bảo đảm tuân thủ pháp luật lao động hiện hành.

1. Các trường hợp miễn giấy phép lao động theo quy định mới nhất

Theo quy định pháp luật lao động hiện hành, người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Chủ sở hữu, thành viên góp vốn của doanh nghiệp: Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn với giá trị vốn góp theo ngưỡng luật định.
• Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị: Áp dụng đối với công ty cổ phần, đáp ứng điều kiện về tỷ lệ hoặc giá trị góp vốn theo quy định.
• Trưởng văn phòng đại diện, người đứng đầu dự án: Là người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được doanh nghiệp nước ngoài điều chuyển sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam, đã được tuyển dụng và làm việc liên tục ở nước ngoài theo thời gian luật định.
• Giảng viên, chuyên gia trong lĩnh vực đặc thù: Bao gồm người được cử sang giảng dạy, nghiên cứu, quản lý giáo dục hoặc thực hiện chương trình hợp tác quốc tế, chuyển giao công nghệ theo xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
• Làm việc trong thời gian ngắn hạn: Người lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc với thời gian không vượt quá tổng số ngày làm việc ngắn hạn trong năm theo giới hạn pháp luật quy định.
• Lưu ý chuyên môn: Thuộc diện miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa với miễn thủ tục hành chính. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo hoặc xin xác nhận theo từng trường hợp cụ thể.

2. Nghĩa vụ thông báo khi thuộc diện miễn giấy phép lao động

- Hồ sơ thực hiện: Văn bản đề nghị/thông báo theo mẫu, bản sao hộ chiếu, tài liệu chứng minh thuộc diện miễn (góp vốn, quyết định bổ nhiệm, văn bản điều chuyển nội bộ, văn bản cử giảng dạy…).

- Thời hạn thực hiện: Thông báo hoặc nộp hồ sơ đề nghị xác nhận đúng thời hạn trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

- Rủi ro pháp lý nếu không tuân thủ: Việc không thông báo hoặc không xin xác nhận đúng quy định có thể bị xem là sử dụng lao động nước ngoài trái phép, dẫn đến xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến tình trạng cư trú của người lao động.

Kết luận: Xác định đúng trường hợp được miễn giấy phép lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo là yêu cầu bắt buộc trong quản lý lao động nước ngoài. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình kiểm tra và hồ sơ ngay từ đầu để hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh.

IV. Quy trình xin cấp giấy phép lao động từ A–Z

Đây là nội dung trọng tâm được doanh nghiệp và bộ phận nhân sự quan tâm nhất khi thực hiện quản lý lao động nước ngoài, bởi chỉ cần sai sót ở một bước cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian cấp giấy phép lao động.

1. Bước 1: Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

- Bản chất pháp lý của bước giải trình

Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là thủ tục bắt buộc nhằm xác lập cơ sở pháp lý cho việc doanh nghiệp được phép tuyển dụng và sử dụng lao động không mang quốc tịch Việt Nam.

Nội dung giải trình phải thể hiện rõ sự cần thiết, phù hợp với cơ cấu tổ chức, ngành nghề hoạt động và kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp.

- Nội dung giải trình cần xác định rõ

• Chức danh công việc dự kiến tuyển dụng lao động nước ngoài.
• Mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm và phạm vi công việc.
• Địa điểm làm việc cụ thể.
• Thời hạn làm việc dự kiến.
• Lý do doanh nghiệp không thể bố trí lao động Việt Nam đáp ứng yêu cầu vị trí.

Các thông tin này hiện được tích hợp trực tiếp trong văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động, do đó yêu cầu độ chính xác cao ngay từ bước đầu.

- Thời điểm thực hiện: Doanh nghiệp nên hoàn thiện nội dung giải trình và chuẩn bị hồ sơ trước thời điểm người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc ít nhất 15 ngày, nhằm bảo đảm đủ thời gian xử lý các yêu cầu phát sinh trong quá trình thẩm định hồ sơ.

- Cơ quan tiếp nhận: Hồ sơ được nộp tại cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

Việc chuẩn bị hồ sơ cần tuân thủ nguyên tắc: đúng đối tượng – đúng thành phần – đúng thời hạn – đúng chuẩn pháp lý.

2.1. Hồ sơ phía người lao động nước ngoài

Hồ sơ cá nhân của người lao động nước ngoài bao gồm:

- Bản sao hộ chiếu còn thời hạn sử dụng.

- Giấy khám sức khỏe theo yêu cầu về thời hạn.

- Phiếu lý lịch tư pháp còn giá trị.

- Giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn phù hợp với vị trí đảm nhiệm, cụ thể:

• Đối với chuyên gia: bằng cấp, chứng chỉ và xác nhận kinh nghiệm làm việc tương ứng.
• Đối với lao động kỹ thuật: tài liệu chứng minh trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn.
• Đối với nhà quản lý, giám đốc điều hành: giấy tờ thể hiện vai trò quản lý và mối quan hệ với doanh nghiệp.

Việc lựa chọn giấy tờ phải phù hợp với đúng hình thức làm việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam.

2.2. Hồ sơ phía doanh nghiệp

Hồ sơ do doanh nghiệp chuẩn bị bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu hiện hành, tích hợp nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp theo yêu cầu tiếp nhận của địa phương.
• Tài liệu liên quan đến vị trí công việc, địa điểm làm việc và thời hạn làm việc của người lao động nước ngoài.

2.3. Yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật

Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn), sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Nội dung dịch thuật phải thống nhất tuyệt đối về họ tên, số hộ chiếu, chức danh và tên tổ chức trên toàn bộ hồ sơ.

3. Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả

- Hình thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống trực tuyến theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận tại địa phương.

- Thời gian xử lý hồ sơ: Thời gian xử lý được tính từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền xác nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được thông báo để chỉnh sửa hoặc bổ sung.

- Các tình huống thường phát sinh cần lưu ý

• Nội dung chức danh và mô tả công việc không phù hợp với giấy tờ chứng minh năng lực.
• Giấy tờ cá nhân hết thời hạn tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Sai lệch thông tin giữa các bản dịch và bản gốc.

Việc rà soát hồ sơ theo checklist trước khi nộp giúp hạn chế tối đa yêu cầu bổ sung.

4. Bước 4: Nhận giấy phép lao động và thực hiện thủ tục sau cấp

- Kiểm tra thông tin trên giấy phép lao động: Ngay khi nhận giấy phép, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ các thông tin: họ tên, số hộ chiếu, chức danh, địa điểm làm việc và thời hạn để kịp thời điều chỉnh nếu phát hiện sai sót.

- Thực hiện các thủ tục sau cấp

• Ký kết hợp đồng lao động (đối với trường hợp làm việc theo hợp đồng), bảo đảm nội dung phù hợp với giấy phép lao động đã được cấp.
• Thực hiện khai trình, cập nhật thông tin lao động theo quy định quản lý lao động.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ giấy phép lao động nhằm phục vụ công tác quản lý nội bộ, thanh tra và các thủ tục gia hạn, cấp lại về sau.

Kết luận, quy trình xin cấp giấy phép lao động đòi hỏi bộ phận nhân sự phải kiểm soát chặt chẽ ngay từ bước giải trình nhu cầu và chuẩn hóa hồ sơ theo đúng quy định. Việc tuân thủ đúng trình tự, thành phần hồ sơ và mốc thời gian là yếu tố quyết định hiệu quả quản lý lao động nước ngoài tại doanh nghiệp.

V. Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động chi tiết

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế phát sinh yêu cầu bổ sung và đảm bảo tính liên tục trong kế hoạch sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp.

Về nguyên tắc, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động được chia thành hai nhóm bắt buộc: hồ sơ của người lao động nước ngoài và hồ sơ của doanh nghiệp sử dụng lao động. Mỗi nhóm hồ sơ có yêu cầu riêng về nội dung, hình thức và thời hạn hiệu lực.

1. Hồ sơ của người lao động nước ngoài

Nhóm hồ sơ này nhằm chứng minh người lao động nước ngoài đáp ứng đầy đủ điều kiện về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, sức khỏe và nhân thân theo quy định pháp luật lao động Việt Nam.

1.1. Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn

Đây là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xác định người lao động phù hợp với vị trí công việc đăng ký trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.

Văn bằng, chứng chỉ chuyên môn

– Chứng minh trình độ chuyên môn tương ứng với vị trí chuyên gia, lao động kỹ thuật, nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành.

– Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn), dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

– Nội dung văn bằng, chứng chỉ phải phù hợp trực tiếp với mô tả công việc đăng ký.

1.2. Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc

Giấy xác nhận kinh nghiệm là tài liệu bắt buộc để chứng minh thời gian và lĩnh vực làm việc thực tế của người lao động nước ngoài.

Giấy xác nhận kinh nghiệm

– Do cơ quan, tổ chức nơi người lao động đã làm việc cấp.

– Thể hiện rõ chức danh, thời gian làm việc, lĩnh vực chuyên môn và thông tin đơn vị xác nhận.

– Số năm kinh nghiệm phải đáp ứng đúng tiêu chí của từng nhóm đối tượng lao động nước ngoài theo quy định hiện hành.

1.3. Giấy tờ về điều kiện sức khỏe và nhân thân

Nhóm giấy tờ này nhằm bảo đảm người lao động nước ngoài đủ điều kiện về sức khỏe và không thuộc các trường hợp bị hạn chế làm việc tại Việt Nam.

Giấy khám sức khỏe

– Do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp theo quy định.

– Có thời hạn không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.

Phiếu lý lịch tư pháp

– Do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.

– Xác nhận không có án tích hoặc không đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

– Có thời hạn không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

1.4. Giấy tờ nhận dạng

Giấy tờ nhận dạng giúp xác định chính xác nhân thân của người lao động nước ngoài trong hồ sơ hành chính.

Hộ chiếu và ảnh

– Bản sao hộ chiếu còn thời hạn theo quy định.

– 02 ảnh màu cỡ 4x6cm, nền trắng, chụp không quá 06 tháng.

2. Hồ sơ của doanh nghiệp sử dụng lao động

Nhóm hồ sơ này nhằm chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài phù hợp với quy định pháp luật.

2.1. Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động

Đây là tài liệu trung tâm của bộ hồ sơ, thể hiện trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp khi sử dụng lao động nước ngoài.

Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu

– Do doanh nghiệp lập theo đúng mẫu quy định.

– Thể hiện đầy đủ thông tin về vị trí công việc, hình thức làm việc, địa điểm và thời hạn làm việc.

– Nội dung phải thống nhất với hồ sơ của người lao động nước ngoài.

2.2. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Hồ sơ pháp lý giúp cơ quan quản lý xác định doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng và quản lý lao động nước ngoài.

Tài liệu pháp lý của doanh nghiệp

– Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý theo quy định hiện hành.

– Đảm bảo còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.

2.3. Tài liệu về quan hệ lao động dự kiến

Nhóm tài liệu này phản ánh mối quan hệ lao động sẽ được thiết lập giữa doanh nghiệp và người lao động nước ngoài.

Quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động dự kiến

– Thể hiện rõ chức danh, nội dung công việc, địa điểm và thời hạn làm việc dự kiến.

– Phù hợp với vị trí xin cấp giấy phép lao động và nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động.

Kết luận: Việc phân cấp rõ ràng từng nhóm hồ sơ và kiểm soát thời hạn hiệu lực của từng loại giấy tờ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ xin cấp giấy phép lao động chính xác, đúng quy định và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình xử lý.

VI. Gia hạn và cấp lại giấy phép lao động

Giấy phép lao động không được gia hạn quá thời hạn luật định. Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa gia hạn giấy phép và cấp lại giấy phép lao động để thực hiện đúng thủ tục, tránh gián đoạn việc sử dụng lao động nước ngoài.

1. Trường hợp được gia hạn giấy phép lao động

- Điều kiện gia hạn: Việc gia hạn giấy phép lao động áp dụng khi doanh nghiệp tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài theo đúng vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc và địa điểm đã ghi nhận trên giấy phép còn hiệu lực. Hồ sơ gia hạn phải được nộp đúng thời hạn theo quy định.

- Thời hạn gia hạn: Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất, với thời hạn gia hạn tối đa không quá 02 năm. Thời hạn cụ thể phụ thuộc vào thời hạn của hợp đồng lao động, quyết định cử sang làm việc hoặc văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

2. Các trường hợp phải cấp lại giấy phép lao động

- Mất, hỏng giấy phép: Trường hợp giấy phép lao động còn thời hạn nhưng bị mất, rách, mờ hoặc không còn giá trị sử dụng về mặt hình thức, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp lại.

- Thay đổi thông tin: Việc thay đổi các thông tin cá nhân như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc thay đổi tên doanh nghiệp (không thay đổi mã số doanh nghiệp) là căn cứ để cấp lại giấy phép lao động.

- Thay đổi vị trí công việc: Nếu thay đổi chức danh, vị trí làm việc hoặc hình thức làm việc so với nội dung ghi trên giấy phép đã cấp, doanh nghiệp không được cấp lại mà phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới theo quy định.

Doanh nghiệp nên rà soát thời hạn giấy phép định kỳ, xác định đúng bản chất thay đổi để lựa chọn thủ tục gia hạn, cấp lại hoặc cấp mới, đồng thời chuẩn bị hồ sơ sớm nhằm tránh rủi ro pháp lý.

Kết luận: Gia hạn và cấp lại giấy phép lao động là hai thủ tục pháp lý hoàn toàn khác nhau. Việc hiểu đúng và thực hiện đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp đảm bảo tính liên tục trong sử dụng lao động nước ngoài và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hiện hành.

VII. Rủi ro pháp lý, mức xử phạt và lưu ý quan trọng khi làm giấy phép lao động

Đây là nội dung doanh nghiệp và bộ phận nhân sự không được chủ quan. Việc làm giấy phép lao động cho lao động nước ngoài nếu thực hiện sai, chậm hoặc thiếu kiểm soát không chỉ gây ách tắc hồ sơ mà còn kéo theo rủi ro xử phạt, nguy cơ trục xuất và hệ lụy pháp lý nghiêm trọng khi bị thanh tra lao động.

1. Mức xử phạt khi sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép

- Mức phạt đối với người lao động nước ngoài: Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động, không có xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép hoặc sử dụng giấy phép/xác nhận đã hết hiệu lực có thể bị phạt tiền từ 15.000.000 đến 25.000.000 đồng, đồng thời bị xem xét áp dụng biện pháp trục xuất.

- Mức phạt đối với doanh nghiệp: Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc giấy phép đã hết hạn bị xử phạt theo số lượng người vi phạm:

• 30.000.000 – 45.000.000 đồng nếu vi phạm từ 01 đến 10 người
• 45.000.000 – 60.000.000 đồng nếu vi phạm từ 11 đến 20 người
• 60.000.000 – 75.000.000 đồng nếu vi phạm từ 21 người trở lên

- Biện pháp khắc phục và hậu quả pháp lý: Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp có thể bị buộc chấm dứt việc sử dụng lao động nước ngoài trái phép; người lao động bị trục xuất khỏi Việt Nam. Trường hợp có giấy phép nhưng bố trí làm việc không đúng vị trí, chức danh, địa điểm ghi trên giấy phép, doanh nghiệp vẫn bị xử phạt bổ sung, làm gia tăng rủi ro khi thanh tra.

2. Các rủi ro thường gặp trong quá trình làm giấy phép lao động

- Sai điều kiện chuyên gia, kinh nghiệm: Nhiều hồ sơ bị từ chối do doanh nghiệp xác định không đúng tiêu chí chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành; hồ sơ chứng minh kinh nghiệm không phù hợp với vị trí dự kiến hoặc mô tả công việc thiếu tính thuyết phục.

- Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự không hợp lệ: Các lỗi phổ biến gồm giấy tờ chưa được hợp pháp hóa đúng thẩm quyền, bản dịch không chứng thực, tài liệu quá hạn sử dụng hoặc thông tin cá nhân không thống nhất giữa các giấy tờ.

- Nộp hồ sơ sai thời điểm: Doanh nghiệp để người lao động bắt đầu làm việc trước khi hoàn tất thủ tục xin giấy phép lao động hoặc gia hạn, dẫn đến hành vi vi phạm ngay từ thời điểm phát sinh quan hệ lao động thực tế.

3. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp và bộ phận nhân sự

- Quản lý thời hạn giấy phép lao động: Cần xây dựng hệ thống theo dõi thời hạn, cảnh báo trước khi hết hạn tối thiểu 60–90 ngày để chủ động gia hạn hoặc cấp lại, tránh phát sinh tình trạng làm việc trái phép.

- Kết hợp giấy phép lao động với visa, thẻ tạm trú: Giấy phép lao động phải đồng bộ với loại thị thực và thẻ tạm trú; tránh trường hợp giấy phép còn hiệu lực nhưng tình trạng cư trú không phù hợp, gây rủi ro khi kiểm tra.

- Chuẩn bị hồ sơ khi thanh tra lao động: Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan đến lao động nước ngoài, sắp xếp khoa học và sẵn sàng xuất trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

- Giải pháp kiểm soát tuân thủ dài hạn: Chuẩn hóa quy trình nội bộ về lao động nước ngoài, phân công rõ trách nhiệm cho bộ phận HR, kết hợp rà soát định kỳ giữa hồ sơ pháp lý và công việc thực tế để hạn chế rủi ro phát sinh.

Kết luận: Quản trị giấy phép lao động cần được xem là nội dung tuân thủ trọng yếu. Doanh nghiệp chủ động kiểm soát điều kiện, thời hạn và tính hợp lệ hồ sơ sẽ giảm thiểu đáng kể rủi ro xử phạt và đảm bảo ổn định hoạt động nhân sự lâu dài.

Giấy phép lao động là điều kiện pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam, đồng thời là căn cứ quan trọng để quản lý nhân sự đúng quy định. Việc nắm rõ thủ tục xin cấp work permit giúp doanh nghiệp chủ động hồ sơ, hạn chế rủi ro xử phạt và đảm bảo hoạt động nhân sự bền vững.

Hy vọng bài viết đã mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu về HR, pháp lý lao động và chiến lược phát triển kỹ năng quản trị hành chính nhân sự. 

------------------------ 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM