Các Lỗi Thường Gặp Khi Lưu Trữ Hồ Sơ Và Cách Xử Lý

Việc lưu trữ hồ sơ không chỉ là công việc "văn thư" đơn thuần mà là một phần cốt lõi của hoạt động hành chính nhân sự trong mỗi tổ chức.

Lưu trữ hồ sơ nhân sự tưởng chừng là một nghiệp vụ đơn giản, nhưng lại là nơi phát sinh nhiều sai sót nhất trong công tác hành chính của doanh nghiệp. Từ những lỗi nhỏ như sắp xếp sai hồ sơ, lưu trữ nhầm định dạng, đến những sai lầm nghiêm trọng như thiếu giấy tờ quan trọng hoặc vi phạm thời hạn lưu trữ – tất cả đều có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, gây khó khăn trong quản lý nhân sự, và ảnh hưởng tới uy tín doanh nghiệp.

Bài viết này, Lê Ánh HR sẽ phân tích các lỗi phổ biến trong lưu trữ hồ sơ nhân sự, lý giải nguyên nhân gốc rễ và đề xuất hướng xử lý phù hợp theo quy định pháp luật hiện hành.

I. Tầm quan trọng của lưu trữ hồ sơ trong hành chính nhân sự

Trong lĩnh vực hành chính nhân sự, hồ sơ không chỉ bao gồm hồ sơ nhân sự cá nhân mà còn bao gồm các loại hồ sơ tuyển dụng, đào tạo, hợp đồng lao động, quyết định lương thưởng, bảo hiểm, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng, văn bản nội quy, quy chế... Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn là căn cứ bảo vệ doanh nghiệp khi có tranh chấp xảy ra.

Theo quy định của Luật Lao động 2019 và các văn bản liên quan như Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hồ sơ lao động cần được lưu trữ trong suốt thời gian người lao động làm việc và ít nhất 5 năm sau khi nghỉ việc (trừ trường hợp có quy định khác về thời hạn lưu trữ lâu hơn như hồ sơ bảo hiểm xã hội).

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Các lỗi thường gặp trong lưu trữ hồ sơ nhân sự

1. Không phân loại hồ sơ rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ theo cảm tính hoặc theo trình tự thời gian mà không phân loại theo nội dung. Điều này gây khó khăn khi cần tra cứu nhanh chóng, hoặc khi cần tách lọc hồ sơ phục vụ kiểm tra, thanh tra.

Hệ quả: Dễ gây thất lạc, nhầm lẫn, khó kiểm soát vòng đời hồ sơ, mất thời gian cho việc truy xuất dữ liệu.

Giải pháp: Thiết lập hệ thống phân loại hồ sơ theo tiêu chí nhất quán: loại hồ sơ (tuyển dụng, hợp đồng lao động, kỷ luật...), thời gian (năm), phòng ban hoặc mã số nhân sự. Có thể ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ hoặc Excel có mã hóa rõ ràng.

2. Lưu trữ sai định dạng, không đồng bộ giữa bản giấy và bản mềm

Nhiều hồ sơ chỉ được lưu dưới dạng bản mềm mà không có bản cứng, hoặc ngược lại. Một số doanh nghiệp chưa có quy trình đồng bộ dữ liệu giữa hai hình thức lưu trữ này.

Hệ quả: Khi xảy ra sự cố mất dữ liệu (do virus, lỗi ổ cứng...), hoặc khi cần bản cứng phục vụ kiểm tra pháp lý, doanh nghiệp không có đủ bằng chứng cần thiết.

Giải pháp: Quy định rõ những loại hồ sơ nào bắt buộc có bản giấy, bản mềm hoặc cả hai. Với bản mềm, cần lưu trên hệ thống cloud có phân quyền bảo mật. Với bản cứng, cần có tủ lưu trữ chuyên dụng, chống ẩm, chống cháy.

3. Thiếu thông tin hoặc hồ sơ không đầy đủ

Một lỗi phổ biến khác là hồ sơ nhân sự thiếu thông tin quan trọng như hợp đồng lao động, quyết định nâng lương, đơn xin nghỉ việc có phê duyệt... do không được kiểm tra định kỳ hoặc quy trình bàn giao không đầy đủ.

Hệ quả: Không có căn cứ pháp lý khi xảy ra khiếu nại, tranh chấp, ảnh hưởng đến việc tính lương, BHXH, chấm dứt hợp đồng.

Giải pháp: Xây dựng checklist hồ sơ bắt buộc cho từng vị trí. Kiểm tra định kỳ hồ sơ theo quý hoặc 6 tháng/lần để rà soát thiếu sót và bổ sung kịp thời. Các mẫu văn bản cần chuẩn hóa và đồng bộ giữa các bộ phận.

4. Không lưu ý thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật

Một số loại hồ sơ có thời hạn lưu trữ rất cụ thể: hợp đồng lao động lưu 5 năm, hồ sơ BHXH lưu đến khi người lao động đủ điều kiện nghỉ hưu, bảng chấm công lưu 5 năm, hóa đơn tài chính lưu 10 năm...

Hệ quả: Hủy hồ sơ quá sớm khiến doanh nghiệp không có căn cứ làm việc với cơ quan nhà nước. Ngược lại, giữ hồ sơ quá hạn gây lãng phí diện tích lưu trữ, dễ nhầm lẫn.

Giải pháp: Thống kê thời hạn lưu trữ theo loại hồ sơ theo đúng quy định trong Luật Lưu trữ, Luật Lao động, Luật BHXH. Xây dựng lịch huỷ hồ sơ định kỳ và lập biên bản huỷ có xác nhận của cấp quản lý.

5. Lưu trữ sai nơi quy định hoặc không đảm bảo an toàn

Không ít doanh nghiệp lưu hồ sơ ở phòng làm việc, gầm bàn, hoặc không có hệ thống tủ chuyên dụng, không khóa an toàn, không phân quyền truy cập bản mềm.

Hệ quả: Dễ bị mất cắp, rò rỉ thông tin cá nhân, vi phạm quy định về bảo mật thông tin nhân sự.

Giải pháp: Hồ sơ phải được lưu tại phòng lưu trữ riêng có khoá, có camera giám sát (với bản cứng); phần mềm hồ sơ cần phân quyền chặt chẽ, có nhật ký truy cập (bản mềm).

Một số sai lầm khác cần lưu ý

• Không cập nhật hồ sơ khi có thay đổi:

Ví dụ khi nhân viên thay đổi thông tin cá nhân, thăng chức, điều chuyển mà không cập nhật hồ sơ kịp thời.

• Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận:

Nhân sự – kế toán – văn thư không đồng bộ trong việc quản lý hợp đồng, lương, thưởng, quyết định liên quan.

• Không có quy trình kiểm tra – bàn giao hồ sơ:

Khi chuyển nhân viên giữa các bộ phận hoặc khi nhân viên nghỉ việc, hồ sơ không được rà soát đầy đủ.

III. Cách xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả

Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả cần:

• Thiết lập danh mục hồ sơ tiêu chuẩn cho từng loại hồ sơ và đối tượng nhân sự.
• Xây dựng quy trình lưu trữ và truy xuất: Rõ ràng về thời điểm cập nhật, người phụ trách, nơi lưu, thời hạn lưu trữ.
• Ứng dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm HRM tích hợp tính năng lưu trữ, ký số, nhắc hạn cập nhật, phân quyền truy xuất.
• Tập huấn định kỳ: Tổ chức đào tạo kỹ năng lưu trữ hồ sơ cho bộ phận hành chính – nhân sự – văn thư.
• Kiểm tra định kỳ: Có kế hoạch kiểm tra nội bộ định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm/lần để rà soát sai sót và bổ sung.

»»» Xem Thêm:

• Cách Xử Lý Khi Mã Số Thuế Cá Nhân Của Bạn Bị Lỗi
• Mã Số Thuế Cá Nhân Là Gì? Hướng Dẫn Đăng Ký Mã Số Thuế
• Cách Xử Lý Khi Nhân Viên Nghỉ Việc: Quy Trình Và Lưu Ý
• Các Loại Công Việc Hành Chính Văn Phòng Phổ Biến Nhất
• Quy Trình Bàn Giao Công Việc Đúng Chuẩn Trong Doanh Nghiệp

IV. Trách nhiệm pháp lý khi lưu trữ hồ sơ không đúng quy định

Theo khoản 1, Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 1 – 3 triệu đồng nếu không lưu giữ hồ sơ nhân sự theo đúng quy định. Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, như làm mất hồ sơ BHXH, hồ sơ tai nạn lao động, có thể bị xử phạt lên đến 20 triệu đồng hoặc bị đình chỉ hoạt động liên quan.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn đối mặt với rủi ro tranh chấp lao động, kiện tụng và tổn thất hình ảnh khi không thể cung cấp đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu trữ hồ sơ không đơn thuần là một thủ tục hành chính mà là một nghiệp vụ có tính chiến lược trong quản trị nhân sự. Những lỗi phổ biến như lưu sai định dạng, thiếu thông tin, không cập nhật... có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và vận hành lớn nếu không được phát hiện và xử lý sớm.

Do đó, việc xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, có kiểm soát và ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất quản trị nhân sự. Đừng để mất kiểm soát hồ sơ trở thành điểm yếu chí mạng trong hệ thống vận hành doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết này, Lê Ánh HR không chỉ giúp bạn hiểu rõ quy trình xử lý mã số thuế cá nhân bị lỗi một cách bài bản mà còn hỗ trợ các kế toán viên, người lao động và tổ chức sử dụng lao động xây dựng hệ thống quản lý mã số thuế cá nhân hiệu quả hơn.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM