Lễ tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng là gì? Nhân viên lễ tân văn phòng phải làm những công việc gì? Những kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng là gì? Để hiểu rõ công việc này các bạn theo dõi chi tiết trong bài viết dưới đây của Lê Ánh HR nhé!

1. Lễ tân văn phòng là gì?

Nhân viên Lễ Tân – Văn thư có nhiệm vụ như một tuyến liên lạc của công ty, hỗ trợ các công việc hành chính như tiếp đón khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận các cuộc gọi đến công ty …

2. Công việc của nhân viên lễ tân văn phòng

Công việc của một nhân viên lễ tân văn phòng cụ thể như sau:

- Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty.

- Hướng dẫn các vị khách tham quan các văn phòng làm việc tại công ty.

- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ.

- Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.

- Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.

- Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.

- Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.

- Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.

- Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.

- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.

- Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.

- Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,… khóa học kế toán tổng hợp tại tphcm

Đối với vị trí lễ tân tại các tòa nhà văn phòng; Công việc của họ sẽ đơn giản hơn khi không cần chăm sóc đến các vấn đề hành chính văn phòng như: Theo dõi văn phòng phẩm, lên lịch các cuộc họp ….

3. Các kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng

- Sử dụng thành thạo ứng dụng văn phòng: Office Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs, Open Office.

- Sử dụng các thiết bị văn phòng thông dụng như máy fax, máy in,… thành thạo.

- Ngoại hình ưa nhìn.

- Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

- Có kỹ năng tổ chức tốt.

- Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.

- Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.

Công việc Lễ tân – Văn thư khá phù hợp với các bạn nữ có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ cùng khả năng giao tiếp tốt. Nếu bạn thực sự yêu thích công việc này, hãy luôn phấn đấu hoàn thành thật tốt trách nhiệm của mình để có cơ hội trải nghiệm những vị trí cao hơn trong sự nghiệp.

Ngoài ra để hiểu thêm về vị trí lễ tân văn phòng một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo khóa học: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Khóa học sẽ giúp bạn:

• Hiểu được công việc nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết của một lễ tân văn phòng chuyên nghiệp.
• Sử dụng thành thạo các thiết bị ứng dụng văn phòng......
• Biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Tham khảo: Quản trị hành chính văn phòng là gì? Công việc của nhân viên hành chính văn phòng