Doanh Nghiệp Không Có Nội Quy Lao Động Bị Xử Phạt Như Thế Nào?

Nội quy lao động không chỉ là văn bản quản lý nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý tối thiểu để cơ quan thanh tra lao động đánh giá mức độ tuân thủ kỷ luật, trật tự tại doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều đơn vị bị xử phạt không phải vì vi phạm lớn, mà vì không ban hành hoặc không đăng ký nội quy lao động đúng quy định.

Vậy doanh nghiệp không có nội quy lao động bị phạt bao nhiêu? Trường hợp nào bắt buộc phải xây dựng? Cách khắc phục nhanh để giảm rủi ro tranh chấp ra sao? Theo dõi bài viết chi tiết của LÊ ÁNH HR để nắm rõ và áp dụng đúng.

I. Nội quy lao động và vai trò pháp lý trong quản trị doanh nghiệp

Nội quy lao động là văn bản quản trị bắt buộc, đóng vai trò thiết lập trật tự pháp lý nội bộ, làm căn cứ xử lý kỷ luật, trách nhiệm vật chất và kiểm soát hành vi người lao động theo đúng quy định của pháp luật lao động hiện hành.

1. Khái niệm nội quy lao động theo pháp luật lao động hiện hành

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các chuẩn mực bắt buộc người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc.

Nội dung nội quy bao gồm trật tự tại nơi làm việc, thời giờ làm việc – nghỉ ngơi, an toàn vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng.

Nội quy lao động có phạm vi áp dụng chung và mang tính bắt buộc đối với toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp.

2. Giá trị pháp lý của nội quy lao động trong quản trị doanh nghiệp

• Trong xử lý kỷ luật lao động: Nội quy lao động là căn cứ pháp lý đầu tiên để xác định hành vi vi phạm và áp dụng hình thức kỷ luật hợp pháp. Doanh nghiệp chỉ được xử lý kỷ luật đối với các hành vi đã được quy định rõ trong nội quy.
• Trong xác lập trách nhiệm vật chất: Nội quy lao động giúp xác định nghĩa vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm bồi thường thiệt hại, nguyên tắc xác định lỗi và mức bồi thường của người lao động khi gây thiệt hại.
• Trong kiểm soát trật tự, an toàn và kỷ cương nội bộ: Nội quy lao động tạo cơ sở quản lý thống nhất về an toàn lao động, phòng chống rủi ro, tác phong làm việc và kỷ luật hành chính trong doanh nghiệp.

3. Mối liên hệ giữa nội quy lao động, hợp đồng lao động và quy chế nội bộ

Hợp đồng lao động xác lập quyền và nghĩa vụ cá nhân; nội quy lao động thiết lập chuẩn mực áp dụng chung; các quy chế nội bộ cụ thể hóa cơ chế thực hiện.

Ba hệ thống này phải thống nhất về nội dung và thuật ngữ để đảm bảo hiệu lực áp dụng và hạn chế tranh chấp.

Kết luận: Nội quy lao động là nền tảng pháp lý không thể thiếu trong quản trị nhân sự. Việc xây dựng nội quy đầy đủ, rõ ràng và đồng bộ với hợp đồng lao động và quy chế nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị.

II. Doanh nghiệp nào bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản?

Nghĩa vụ ban hành nội quy lao động bằng văn bản không áp dụng đại trà cho mọi doanh nghiệp. Việc xác định đúng đối tượng bắt buộc có ý nghĩa quyết định trong tuân thủ pháp luật lao động và phòng ngừa rủi ro xử phạt.

1. Điều kiện bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên có nghĩa vụ bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản.

Việc xác định số lượng người lao động được căn cứ trên tổng số người lao động đang làm việc theo quan hệ lao động hợp pháp, không phân biệt loại hợp đồng, thời hạn hay hình thức làm việc.

Khi đã thuộc diện bắt buộc, nội quy lao động bằng văn bản là cơ sở pháp lý duy nhất để doanh nghiệp:

• Áp dụng kỷ luật lao động
• Xác định trách nhiệm vật chất
• Chuẩn hóa trật tự, kỷ cương trong quản lý lao động

2. Phân biệt nghĩa vụ theo quy mô lao động

- Doanh nghiệp bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản

• Sử dụng từ 10 người lao động trở lên
• Không có nội quy bằng văn bản được xem là không đáp ứng nghĩa vụ pháp lý, dù trên thực tế có ban hành quy định nội bộ dưới hình thức khác

- Doanh nghiệp chưa bắt buộc nhưng nên ban hành

• Sử dụng dưới 10 người lao động
• Pháp luật không bắt buộc có nội quy lao động bằng văn bản
• Tuy nhiên, các nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất vẫn phải được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc hồ sơ nội bộ để có căn cứ áp dụng

3. Các trường hợp doanh nghiệp thường hiểu sai nghĩa vụ

- Chỉ tính lao động chính thức, bỏ sót lao động thử việc, thời vụ, bán thời gian

- Cho rằng chỉ cần “quy chế nội bộ” là đủ thay thế nội quy lao động bằng văn bản

- Không cập nhật thời điểm tăng quy mô lao động dẫn đến phát sinh nghĩa vụ nhưng không thực hiện

Kết luận: Xác định đúng ngưỡng từ 10 người lao động là điều kiện then chốt để doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ ban hành nội quy lao động bằng văn bản, qua đó đảm bảo hiệu lực quản trị, hạn chế tranh chấp và rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng lao động.

III. Không có nội quy lao động bị xử phạt như thế nào?

Không có nội quy lao động không chỉ là thiếu sót về hồ sơ quản trị mà còn là hành vi vi phạm pháp luật lao động, có khung xử phạt cụ thể. Doanh nghiệp cần nhận diện đúng từng hành vi vi phạm để chủ động phòng ngừa rủi ro pháp lý.

1. Các hành vi vi phạm phổ biến liên quan đến nội quy lao động

Trong quá trình thanh tra, kiểm tra lao động, cơ quan quản lý thường ghi nhận ba nhóm hành vi vi phạm điển hình liên quan đến nội quy lao động như sau:

• Không ban hành nội quy lao động bằng văn bản trong trường hợp doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc phải có nội quy.
• Có nội quy lao động nhưng không thực hiện thủ tục đăng ký theo đúng quy định của pháp luật lao động.
• Không thông báo hoặc không niêm yết nội dung nội quy lao động tại nơi làm việc để người lao động biết và thực hiện.

Cần lưu ý rằng, việc doanh nghiệp “có soạn thảo nội quy” nhưng không chứng minh được việc công bố, phổ biến hoặc niêm yết công khai vẫn có thể bị xác định là hành vi vi phạm.

2. Mức xử phạt tương ứng với từng hành vi vi phạm

Căn cứ các quy định hiện hành về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, mỗi hành vi vi phạm liên quan đến nội quy lao động sẽ bị áp dụng mức xử phạt khác nhau, cụ thể:

• Thứ nhất, đối với hành vi không thông báo hoặc không niêm yết nội quy lao động

Doanh nghiệp không phổ biến nội quy lao động đến toàn thể người lao động hoặc không niêm yết các nội dung chủ yếu của nội quy tại nơi làm việc có thể bị xử phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

• Thứ hai, đối với hành vi không có nội quy lao động bằng văn bản khi thuộc diện bắt buộc

Doanh nghiệp sử dụng từ mười người lao động trở lên mà không ban hành nội quy lao động bằng văn bản sẽ bị xử phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

• Thứ ba, đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động theo quy định

Trường hợp doanh nghiệp đã ban hành nội quy lao động nhưng không thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan có thẩm quyền theo quy định cũng bị áp dụng mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

3. Chủ thể bị xử phạt và nguyên tắc áp dụng mức phạt đối với tổ chức

Chủ thể bị xử phạt trong các hành vi nêu trên là người sử dụng lao động, bao gồm doanh nghiệp, tổ chức, hợp tác xã hoặc cá nhân có thuê mướn và sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.

Một nguyên tắc đặc biệt quan trọng cần lưu ý là:

• Mức phạt nêu tại các khung xử phạt thông thường được áp dụng cho cá nhân.
• Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt tiền sẽ gấp hai lần mức phạt đối với cá nhân cho cùng một hành vi vi phạm.

Do đó, trên thực tế, số tiền xử phạt mà doanh nghiệp phải nộp có thể cao hơn đáng kể so với mức phạt được nêu trong văn bản nếu không lưu ý nguyên tắc này.

4. Một số lưu ý thực tiễn để hạn chế rủi ro xử phạt

Để tránh bị xử phạt liên quan đến nội quy lao động, doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ các nội dung sau:

• Rà soát chính xác việc doanh nghiệp có thuộc diện bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản hay không.
• Thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký nội quy lao động khi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
• Bảo đảm nội quy lao động được phổ biến đến toàn bộ người lao động và được niêm yết công khai tại nơi làm việc theo đúng hình thức.

Việc quản trị nội quy lao động cần được xem là một nội dung kiểm soát tuân thủ bắt buộc, không chỉ phục vụ mục tiêu kỷ luật lao động mà còn để phòng ngừa rủi ro pháp lý dài hạn.

Kết luận: Không có nội quy lao động hoặc thực hiện không đúng quy trình ban hành, đăng ký và niêm yết đều tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt và tăng rủi ro tranh chấp. Doanh nghiệp cần chủ động hoàn thiện nội quy lao động như một trụ cột trong hệ thống quản trị nhân sự tuân thủ pháp luật.

IV. Rủi ro pháp lý phát sinh khi doanh nghiệp không có nội quy lao động

Việc không ban hành nội quy lao động tạo ra khoảng trống pháp lý trong quản trị nhân sự, khiến doanh nghiệp gặp bất lợi nghiêm trọng khi xử lý vi phạm, giải quyết tranh chấp và làm việc với cơ quan thanh tra lao động.

1. Không đủ căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật lao động hợp pháp

Nội quy lao động là cơ sở pháp lý bắt buộc để xác định hành vi vi phạm và áp dụng hình thức kỷ luật đối với người lao động. Khi doanh nghiệp không có nội quy:

• Không có căn cứ xác định rõ hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
• Không đủ cơ sở chứng minh mức độ vi phạm tương ứng với hình thức kỷ luật áp dụng.
• Quyết định kỷ luật dễ bị xác định là trái quy định pháp luật, dù hành vi vi phạm trên thực tế có xảy ra.

Hệ quả pháp lý thường gặp là doanh nghiệp buộc phải hủy quyết định kỷ luật, nhận người lao động trở lại làm việc, chi trả tiền lương, bảo hiểm và các khoản bồi thường liên quan.

2. Gia tăng nguy cơ thua kiện khi phát sinh tranh chấp lao động

Trong các vụ tranh chấp lao động cá nhân hoặc tập thể, nội quy lao động đóng vai trò là chứng cứ nền tảng để chứng minh quyền quản lý hợp pháp của doanh nghiệp. Việc không có nội quy dẫn đến:

• Doanh nghiệp không chứng minh được người lao động đã được biết và tuân thủ các quy định nội bộ.
• Bất lợi rõ rệt khi tranh chấp liên quan đến sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng, bồi thường thiệt hại, trách nhiệm vật chất.
• Nguy cơ bị Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền tuyên doanh nghiệp xử lý sai trình tự, sai căn cứ pháp lý.

Thực tiễn cho thấy, đa số doanh nghiệp thua kiện trong các tranh chấp kỷ luật lao động đều xuất phát từ việc thiếu hoặc áp dụng nội quy lao động không hợp lệ.

3. Rủi ro bị xử phạt và bị đánh giá không tuân thủ khi thanh tra lao động

Nội quy lao động là một nội dung bắt buộc trong hồ sơ pháp lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước tiến hành thanh tra. Trường hợp doanh nghiệp không có nội quy:

Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.

Bị yêu cầu khắc phục, ban hành lại nội quy trong thời hạn nhất định.

Dễ bị mở rộng phạm vi kiểm tra sang các nội dung khác như hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, an toàn vệ sinh lao động.

Điều này làm gia tăng chi phí tuân thủ và rủi ro pháp lý tổng thể cho doanh nghiệp.

4. Làm suy giảm tính thống nhất và hiệu lực của hệ thống quản trị nhân sự

Không có nội quy lao động, việc quản lý nhân sự thường dựa vào thỏa thuận miệng hoặc quy định rời rạc theo từng bộ phận, dẫn đến:

• Thiếu thống nhất trong đánh giá hành vi vi phạm và xử lý kỷ luật.
• Dễ phát sinh khiếu nại nội bộ do áp dụng không đồng đều.
• Giảm hiệu lực quản trị và kiểm soát rủi ro nhân sự trong dài hạn.

Đây là nguyên nhân gián tiếp nhưng phổ biến dẫn tới tranh chấp lao động kéo dài và mất ổn định tổ chức.

Kết luận: Không ban hành nội quy lao động đúng quy định không chỉ tiềm ẩn rủi ro xử phạt mà còn làm suy yếu toàn bộ nền tảng pháp lý quản trị nhân sự, đặc biệt khi doanh nghiệp phải xử lý kỷ luật hoặc giải quyết tranh chấp lao động.

V. Giải pháp xây dựng và áp dụng nội quy lao động đúng luật, hạn chế rủi ro

Nội quy lao động chỉ thực sự phát huy vai trò khi được xây dựng đúng pháp luật, thể hiện rõ ràng và triển khai nhất quán trong thực tiễn quản trị. Doanh nghiệp cần tiếp cận nội quy lao động như một công cụ kiểm soát rủi ro nhân sự, không đơn thuần là thủ tục hành chính.

1. Nguyên tắc xây dựng nội quy lao động đúng quy định pháp luật

• Bảo đảm tuân thủ Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn, không trái thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký.
• Quy định phải cụ thể, rõ ràng, có khả năng áp dụng và kiểm soát, tránh sử dụng khái niệm chung chung, khó chứng minh khi xử lý vi phạm.
• Thống nhất thuật ngữ và logic nội dung giữa nội quy lao động với các quy chế nội bộ khác như chấm công, khen thưởng – kỷ luật, bảo mật thông tin.
• Có cơ chế rà soát, cập nhật định kỳ khi thay đổi mô hình làm việc, công nghệ, dữ liệu hoặc tổ chức sản xuất.

2. Các nội dung bắt buộc cần thể hiện đầy đủ

Nội quy lao động nên quy định rõ các nhóm nội dung sau:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, tăng ca, làm việc ngoài giờ.
• Trật tự tại nơi làm việc và quy định về an toàn, vệ sinh lao động.
• Phòng, chống quấy rối tại nơi làm việc.
• Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, dữ liệu doanh nghiệp.
• Hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật, trách nhiệm vật chất.
• Thẩm quyền, trình tự lập biên bản, xác minh, họp xử lý và ban hành quyết định kỷ luật.

3. Quy trình ban hành, đăng ký và áp dụng nội quy lao động

• Soạn thảo nội quy lao động theo khung pháp lý hiện hành.
• Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
• Ban hành và thực hiện đăng ký nội quy lao động theo đúng điều kiện luật định.
• Tổ chức phổ biến, đào tạo bắt buộc; niêm yết công khai; yêu cầu người lao động ký xác nhận đã đọc và hiểu nội quy.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ áp dụng để làm căn cứ pháp lý khi phát sinh tranh chấp.

4. Khuyến nghị tích hợp để hạn chế rủi ro

Doanh nghiệp nên phân tách rõ:

• Nội quy lao động: khung pháp lý cốt lõi.
• Sổ tay nhân viên: hướng dẫn thực hành, giải thích chi tiết.
• Quy chế nội bộ: quy trình vận hành cụ thể cho từng nghiệp vụ.

Việc tích hợp đồng bộ giúp tăng tính tuân thủ, giảm rủi ro khi thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp lao động.

Kết luận: Xây dựng và áp dụng nội quy lao động đúng luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh xử phạt mà còn tạo nền tảng quản trị nhân sự minh bạch, kiểm soát rủi ro hiệu quả và bảo vệ lợi ích hợp pháp của cả doanh nghiệp và người lao động. 

Nội quy lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là công cụ quản trị nền tảng giúp doanh nghiệp thiết lập kỷ cương, kiểm soát rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người sử dụng lao động và người lao động. Việc không có hoặc áp dụng sai nội quy lao động tiềm ẩn hệ quả vượt xa mức xử phạt hành chính, ảnh hưởng trực tiếp đến quản trị nhân sự và uy tín doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Hãy theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu phục vụ chiến lược phát triển kỹ năng và quản trị hành chính nhân sự hiệu quả.

------------------------ 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM