Quy Chế Nhân Sự Là Gì? Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Phải Ban Hành?

Quy chế nhân sự mang tính chiến lược, đóng vai trò là kim chỉ nam quản lý toàn bộ các khía cạnh liên quan đến nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Việc sở hữu một bộ quy chế rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo nền tảng vận hành đồng bộ, nhất quán.

Hãy cùng Lê Ánh HR phân tích chuyên sâu vai trò, nội dung, cách xây dựng và những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi ban hành quy chế nhân sự, đồng thời cung cấp góc nhìn thực tiễn để giúp doanh nghiệp áp dụng hiệu quả.

Mục lục

I. Quy chế nhân sự là gì? Phân biệt với nội quy lao động
II. Doanh nghiệp có bắt buộc phải ban hành quy chế nhân sự không?
III. Quy chế nhân sự gồm những nội dung gì?
IV. Cách xây dựng quy chế nhân sự chuẩn từng bước
V. Những sai lầm phổ biến khi ban hành quy chế nhân sự và cách khắc phục
VI. FAQ - Giải đáp thắc mắc thường gặp

I. Quy chế nhân sự là gì? Phân biệt với nội quy lao động

Quy chế nhân sự là tập hợp các quy định, chính sách và quy trình nội bộ mà doanh nghiệp ban hành để hướng dẫn, quản lý và điều phối hoạt động nhân sự. Văn bản này không chỉ thể hiện văn hóa doanh nghiệp mà còn phản ánh mức độ chuyên nghiệp trong quản trị nguồn nhân lực.

Khi được xây dựng bài bản, quy chế nhân sự giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

a. Vai trò của quy chế nhân sự trong doanh nghiệp

Quy chế nhân sự là công cụ quản trị chiến lược, giúp kết nối giữa mục tiêu kinh doanh và chiến lược phát triển con người.

Xác định rõ ràng chuẩn mực hành vi và trách nhiệm của từng vị trí.
Giảm thiểu tranh chấp lao động, nhờ có căn cứ pháp lý rõ ràng.
Nâng cao hiệu suất làm việc, khi nhân viên hiểu rõ quyền - nghĩa vụ của mình.
Tăng niềm tin nội bộ và củng cố văn hóa doanh nghiệp.

b. Phân biệt quy chế nhân sự và nội quy lao động

Tuy hai văn bản trên đều điều chỉnh hành vi của người lao động, nhưng bản chất và mục đích khác nhau:

Tiêu chí	Quy chế nhân sự	Nội quy lao động
Mục đích	Văn bản quản trị nội bộ, điều chỉnh toàn bộ chính sách nhân sự trong doanh nghiệp.	Văn bản pháp lý bắt buộc, quy định các nguyên tắc làm việc, kỷ luật và an toàn lao động.
Tính pháp lý	Không bắt buộc theo luật nhưng có giá trị nội bộ cao, thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ.	Bắt buộc đối với doanh nghiệp có ≥10 lao động, phải đăng ký tại Sở Lao động - Thương binh & Xã hội.
Phạm vi điều chỉnh	Bao quát toàn bộ hoạt động nhân sự: tuyển dụng, lương, phúc lợi, đào tạo, kỷ luật, nghỉ việc…	Tập trung vào hành vi, kỷ luật, trật tự và an toàn lao động.
Tính linh hoạt	Linh hoạt, có thể cập nhật định kỳ để phù hợp tình hình thực tế doanh nghiệp.	Ít linh hoạt hơn, mọi thay đổi phải tuân thủ quy trình đăng ký.
Người ban hành	Doanh nghiệp tự xây dựng và phổ biến nội bộ.	Phải được đại diện người lao động góp ý và đăng ký hợp pháp.

Kết luận: Quy chế nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý con người bài bản, tăng tính kỷ luật và hiệu quả. Khi áp dụng, việc xây dựng hệ thống HR nội bộ sẽ trở nên dễ dàng, khoa học và mang tính chiến lược hơn.

II. Doanh nghiệp có bắt buộc phải ban hành quy chế nhân sự không?

Trong quá trình xây dựng hệ thống quản trị, nhiều doanh nghiệp thường đặt câu hỏi: “Quy chế nhân sự có bắt buộc phải ban hành theo quy định pháp luật hay chỉ mang tính khuyến khích?”. Để hiểu đúng vai trò của văn bản này, cần xem xét cả khía cạnh pháp lý lẫn tính cần thiết trong vận hành thực tế.

a. Quy chế nhân sự có bắt buộc theo pháp luật không?

Về mặt pháp lý, không quy định trực tiếp về “quy chế nhân sự”, nhưng doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các văn bản pháp luật sau khi xây dựng quy chế, bao gồm:

Bộ luật Lao động 2019 (quy định quyền - nghĩa vụ của NLĐ & NSDLĐ).
Nghị định 145/2020/NĐ-CP (quy định chi tiết nội quy lao động, đối thoại, quy chế dân chủ).
Nghị định 38/2022/NĐ-CP (quy định mức lương tối thiểu).
Các chính sách liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN, lương thưởng và thời giờ làm việc.

Dù không bắt buộc, nhưng khi ban hành quy chế nhân sự, doanh nghiệp phải đảm bảo không trái luật, không bóc lột người lao động, và không làm giảm quyền lợi so với pháp luật hiện hành.

b. Lợi ích khi doanh nghiệp ban hành quy chế nhân sự

Khi xây dựng và áp dụng quy chế quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích vượt trội như:

Chuẩn hóa quy trình làm việc, tránh mâu thuẫn giữa các phòng ban.
Giảm rủi ro pháp lý, đặc biệt về kỷ luật lao động, lương thưởng và hợp đồng.
Tạo môi trường làm việc minh bạch, tăng sự gắn kết và niềm tin của nhân viên.
Hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững, dễ dàng mở rộng quy mô mà không phá vỡ cấu trúc quản trị.
Tối ưu chi phí nhân sự, nhờ cơ chế phân quyền rõ ràng, giảm sai sót và hạn chế thất thoát.

Việc có hay không có quy chế nhân sự không chỉ là vấn đề tuân thủ, mà còn là thước đo mức độ chuyên nghiệp hóa trong quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

>>>> Xem thêm:

III. Quy chế nhân sự gồm những nội dung gì?

Quy chế nhân sự cần được xây dựng thành một bộ tài liệu có cấu trúc rõ ràng, bao gồm đầy đủ các chính sách quản trị nguồn nhân lực từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá đến lương thưởng và kỷ luật lao động.

Nhóm nội dung	Mô tả chi tiết - Yêu cầu phải có
1. Cơ cấu tổ chức & phân quyền quản lý	Quy định mô hình tổ chức, vai trò -trách nhiệm từng vị trí, nguyên tắc phân quyền, cơ chế báo cáo và giám sát.
2. Chính sách tuyển dụng	Tiêu chuẩn tuyển dụng, quy trình tuyển, phê duyệt nhu cầu nhân sự, thời gian thử việc, điều kiện ký hợp đồng lao động.
3. Chính sách lương - thưởng - phúc lợi	Cách xây dựng thang bảng lương, cơ chế tăng lương, phụ cấp, thưởng KPI, thưởng doanh số, phúc lợi nội bộ.
4. Đánh giá hiệu suất và KPI	Quy định phương pháp đánh giá KPIs, OKRs, quy trình review hiệu suất, mức độ hoàn thành và hệ số thưởng - kỷ luật.
5. Thời giờ làm việc - nghỉ ngơi	Quy định về giờ làm việc, làm thêm, ca kíp, nghỉ phép năm, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng… theo đúng Bộ luật Lao động.
6. Quy định về kỷ luật lao động	Hành vi vi phạm, mức xử lý kỷ luật, quy trình lập biên bản, nguyên tắc chứng minh lỗi và các trường hợp miễn trách nhiệm.
7. Chính sách đào tạo và phát triển nhân sự	Quy định về chương trình đào tạo, chi phí đào tạo, cam kết làm việc sau đào tạo, lộ trình thăng tiến.
8. Quy định bảo mật và sử dụng tài sản	Quy định bảo mật thông tin nội bộ, tài liệu kinh doanh, dữ liệu khách hàng, và việc sử dụng tài sản công ty.
9. Chính sách thôi việc - chấm dứt HĐLĐ	Các trường hợp nghỉ việc, thủ tục bàn giao, quyền lợi NLĐ, trợ cấp thôi việc, quy định thông báo trước.
10. Quy tắc ứng xử - văn hóa doanh nghiệp	Chuẩn mực giao tiếp, đạo đức nghề nghiệp, văn hóa nội bộ, hành vi bị cấm, xây dựng môi trường làm việc tích cực.
11. An toàn lao động và tuân thủ pháp luật	Quy định an toàn tại nơi làm việc, PCCC, bảo hộ lao động, trách nhiệm khi xảy ra sự cố hoặc tai nạn.

Kết luận: Quy chế nhân sự đầy đủ và rõ ràng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quản trị, giảm rủi ro pháp lý và đảm bảo mọi hoạt động nhân sự vận hành minh bạch, hiệu quả. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững.

quy-che-nhan-su-gom-nhung-noi-dung-gi-min

IV. Cách xây dựng quy chế nhân sự chuẩn từng bước

Để một quy chế nhân sự trở thành công cụ quản trị hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng theo quy trình khoa học, có tính hệ thống và đáp ứng cả yêu cầu pháp lý lẫn nhu cầu vận hành thực tế.

a. Xác định mục tiêu và phạm vi của quy chế nhân sự

Đầu tiên, phải xác định rõ quy chế sẽ phục vụ mục tiêu gì: chuẩn hóa quản trị, giảm rủi ro pháp lý, nâng cao hiệu suất hay đồng bộ hóa chính sách nội bộ. Đồng thời xác định phạm vi: áp dụng toàn công ty hay theo từng khối/phòng ban.

→ Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng quy chế đúng trọng tâm, không sa đà vào nội dung không cần thiết.

b. Thu thập và rà soát toàn bộ chính sách

Doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả tài liệu liên quan: nội quy lao động, quy định lương thưởng, quy trình tuyển dụng, đánh giá KPIs, chính sách đào tạo, mẫu hợp đồng…
Sau đó rà soát các điểm:

Trùng lặp giữa các văn bản;
Quy định đã lỗi thời;
Thiếu sót;
Thiếu căn cứ pháp lý.

c. Đối chiếu và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động

Một quy chế nhân sự hợp lệ phải bám sát Bộ luật Lao động, Nghị định 145/2020 và các văn bản về lương thưởng - bảo hiểm - kỷ luật lao động.
Các nhóm cần kiểm tra kỹ:

Thời giờ làm việc - nghỉ ngơi;
Xử lý kỷ luật lao động;
Hợp đồng lao động;
Quyền lợi bảo hiểm;
Cơ chế lương thưởng - phụ cấp.

d. Thiết kế cấu trúc quy chế và soạn thảo nội dung chi tiết

Quy chế nên được chia theo nhóm chính:

Tuyển dụng - thử việc;
Lương - thưởng - phúc lợi;
KPI và đánh giá hiệu suất;
Kỷ luật lao động;
Văn hóa - ứng xử;
Đào tạo;
Nghỉ việc - chấm dứt HĐLĐ.

Khi soạn thảo nội dung, cần đảm bảo:

Từ ngữ rõ ràng, không đa nghĩa;
Quy định có ví dụ hoặc câu mô tả để tránh diễn giải sai;
Thống nhất thuật ngữ giữa các phần;
Cấu trúc logic và dễ tra cứu.

e. Lấy ý kiến các phòng ban và rà soát lần cuối

Quy chế chỉ hiệu quả khi phù hợp thực tế vận hành. Vì vậy cần lấy ý kiến của HR, pháp chế, tài chính, vận hành… để:

Điều chỉnh quy định chưa phù hợp;
Đảm bảo tính khả thi;
Giảm rủi ro khi áp dụng;
Thống nhất các quy trình chồng chéo.

f. Ban hành, phổ biến và cập nhật định kỳ

Sau khi phê duyệt, doanh nghiệp cần:

Ban hành bằng văn bản chính thức;
Phổ biến cho toàn bộ nhân viên;
Đăng tải trên hệ thống nội bộ;
Đào tạo quản lý để áp dụng đúng;
Cập nhật khi có thay đổi pháp luật hoặc cấu trúc tổ chức

>>>> Xem thêm:

V. Những sai lầm phổ biến khi ban hành quy chế nhân sự và cách khắc phục

Nhiều doanh nghiệp coi quy chế nhân sự là văn bản mang tính hình thức, dẫn đến việc ban hành quy chế thiếu tính thực tiễn, dễ gây hiểu nhầm hoặc không thể áp dụng. Ảnh hưởng không chỉ đến hiệu quả quản trị nhân sự mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý.

Sai sót	Mô tả	Hậu quả	Cách khắc phục
Sao chép mẫu quy chế trên mạng	Nhiều doanh nghiệp dùng mẫu có sẵn, không điều chỉnh theo thực tế tổ chức.	Quy chế “không dùng được”, nhân viên không tuân thủ, mâu thuẫn nội bộ.	Xây dựng quy chế nhân sự dựa trên nhu cầu thực tế, rà soát hoạt động và cấu trúc tổ chức trước khi soạn thảo.
Nội dung chung chung, thiếu tính áp dụng	Quy định mơ hồ, không có tiêu chí rõ ràng, không mô tả cụ thể quy trình.	Nhân viên hiểu sai quy định, trưởng bộ phận áp dụng tùy ý → mất công bằng nội bộ.	Viết quy định cụ thể, có ví dụ minh họa, có định nghĩa thuật ngữ, đảm bảo rõ ràng & nhất quán.
Không đối chiếu pháp luật trước khi ban hành	Quy chế trái với Bộ luật Lao động, thang bảng lương, kỷ luật…	Quy chế bị vô hiệu, doanh nghiệp có nguy cơ bị phạt hoặc tranh chấp lao động.	Kiểm tra với BLLĐ 2019, Nghị định 145/2020, luật BHXH, luật lương thưởng trước khi áp dụng.
Quy chế chỉ do HR viết - không tham khảo phòng ban	Thiếu ý kiến của vận hành, tài chính, pháp chế → quy chế không sát thực tế.	Quy định khó áp dụng, bộ phận không hợp tác, tốn thời gian chỉnh sửa lại.	Lấy feedback đa phòng ban, họp rà soát nội dung, điều chỉnh theo thực tế vận hành.
Ban hành nhưng không truyền thông nội bộ	Nhân viên không hiểu quy định mới, không biết áp dụng khi nào.	Dẫn đến thực hiện sai, tranh cãi, tăng rủi ro kỷ luật và khiếu nại	Tổ chức training nội bộ, gửi file PDF, đăng lên hệ thống HRM, phổ biến đến từng cấp quản lý.
Không cập nhật định kỳ	Quy chế cũ không còn phù hợp khi luật hoặc cơ cấu tổ chức thay đổi.	Lỗi thời, trái luật, gây thiệt hại về tài chính và vận hành.	Cập nhật định kỳ 6-12 tháng/lần hoặc khi luật lao động thay đổi.
Không đồng bộ với nội quy lao động và chính sách khác	Quy chế nhân sự mâu thuẫn với nội quy lao động, quy định thưởng, KPI…	Gây rối trong quản lý, không biết văn bản nào áp dụng đúng.	Rà soát toàn bộ hồ sơ nhân sự, thống nhất nội dung trước khi ban hành.
Không có phần trách nhiệm, phân quyền rõ ràng	Không chỉ rõ ai chịu trách nhiệm phê duyệt, giám sát, thực thi từng chính sách.	Dẫn đến chậm tiến trình, đùn đẩy trách nhiệm, thiếu minh bạch.	Thiết lập cơ chế phân quyền, chỉ rõ trách nhiệm từng cấp quản lý trong quy chế.

Tổng kết: Quy chế nhân sự là văn bản quan trọng iúp doanh nghiệp kiểm soát công việc, chuẩn hóa quy trình và giảm rủi ro lao động. Dù không bắt buộc theo luật, nhưng việc xây dựng một quy chế bài bản, rõ ràng và cập nhật thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị, tạo môi trường làm việc minh bạch và giữ chân nhân sự tốt hơn.

VI. FAQ - Giải đáp thắc mắc thường gặp

1. Quy chế nhân sự có bắt buộc phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Không. Khác với nội quy lao động (phải đăng ký nếu doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên), quy chế nhân sự không cần nộp hay xin phê duyệt. Đây là tài liệu nội bộ, doanh nghiệp tự ban hành và tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp.

2. Quy chế nhân sự có thể thay thế nội quy lao động không?

Không. Nội quy lao động là văn bản bắt buộc được quy định tại Bộ luật Lao động; còn quy chế nhân sự là tài liệu mở rộng, hướng dẫn chi tiết các chính sách nhân sự. Hai văn bản bổ trợ cho nhau nhưng không thể thay thế.

3. Doanh nghiệp nhỏ dưới 10 người có cần xây dựng quy chế nhân sự không?

Không bắt buộc nhưng rất nên có. Quy chế nhân sự giúp tránh mâu thuẫn lương thưởng, công việc không rõ ràng, tranh chấp khi nhân viên nghỉ việc - những vấn đề doanh nghiệp siêu nhỏ thường hay gặp.

4. Ban hành quy chế nhân sự có cần chữ ký xác nhận của nhân viên?

Không bắt buộc theo luật nhưng nên làm để tạo tính ràng buộc và chứng minh rằng người lao động đã được phổ biến, giảm rủi ro tranh chấp.

Hãy theo dõi bài viết của LÊ ÁNH HR để nắm chi tiết từng nhóm nghề và đăng ký các khóa học chuyên sâu, hỗ trợ bạn vận hành hệ thống nhân sự – an toàn – tuân thủ một cách chuyên nghiệp.

-------------------------

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

0.0

(0 lượt đánh giá) Viết đánh giá