Sai Sót Khi Tổ Chức Sự Kiện Doanh Nghiệp Và Cách Khắc Phục
0 Đánh giá
Sai sót khi tổ chức sự kiện là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp mất hình ảnh, gián đoạn quy trình và đội chi phí ngoài dự kiến. Dù sự kiện nội bộ hay khách hàng, chỉ một vài thiếu sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và mục tiêu truyền thông.
Bài viết dưới đây của LÊ ÁNH HR phân tích các lỗi phổ biến, nguyên nhân sâu xa và hướng khắc phục theo chuẩn quản trị hiện đại. Mời bạn theo dõi để nắm giải pháp áp dụng ngay cho doanh nghiệp.
- I. Các sai sót phổ biến khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp
- II. Nguyên nhân gây ra sai sót khi tổ chức sự kiện
- III. Hệ lụy khi doanh nghiệp để xảy ra sai sót sự kiện
- IV. Giải pháp khắc phục sai sót khi tổ chức sự kiện
- V. Quy trình chuẩn giảm thiểu sai sót trong tổ chức sự kiện
- 1. BƯỚC 1: Xác lập mục tiêu – ngân sách – chỉ số đánh giá (KPI)
- 2. BƯỚC 2: Xây dựng timeline chi tiết với tối thiểu 30–60 mốc hành động
- 3. BƯỚC 3: Kiểm tra pháp lý và xin phép theo quy định mới
- 4. BƯỚC 4: Kiểm soát nhà cung cấp theo SLA (Service Level Agreement)
- 5. BƯỚC 5: Diễn thử (rehearsal) và rà soát sai sót theo từng nhóm
- 6. BƯỚC 6: Vận hành sự kiện theo cơ chế Command Center
- 7. BƯỚC 7: Họp rút kinh nghiệm và báo cáo tổng kết sự kiện

I. Các sai sót phổ biến khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp
Những sai sót thường gặp trong tổ chức sự kiện doanh nghiệp xuất phát từ việc thiếu quy trình, phân công mơ hồ và chưa kiểm soát đầy đủ yếu tố pháp lý – kỹ thuật. Dưới đây là các nhóm lỗi quan trọng cần nhận diện sớm để hạn chế rủi ro và tối ưu trải nghiệm khách mời.
1. Lỗi trong giai đoạn lập kế hoạch
- Mục tiêu chưa rõ ràng, không xác định được kết quả mong muốn.
- Không dự trù rủi ro và thiếu phương án dự phòng cho thời tiết, nhân sự, địa điểm.
- Timeline không có mốc kiểm soát, dẫn đến tình trạng “chạy nước rút” dễ sai sót.
2. Sai sót trong truyền thông – marketing
- Thông điệp và hình ảnh không đồng bộ giữa các kênh.
- Kế hoạch truyền thông triển khai muộn, không tạo đủ độ phủ trước sự kiện.
- Nội dung quảng bá chưa rà soát pháp lý về hình ảnh, bản quyền, khuyến mại.
3. Sai sót trong vận hành tại hiện trường
- Quy trình check-in chậm, không phân nhóm khách mời khoa học.
- Nhân sự kiêm nhiệm, không rõ vai trò, dẫn đến xử lý tình huống thiếu thống nhất.
- Bố trí không gian thiếu tính toán về dòng di chuyển, tầm nhìn, khu vực kỹ thuật.
4. Sai sót kỹ thuật
- Âm thanh – ánh sáng trục trặc do không chạy thử toàn bộ chương trình.
- Đường truyền Internet yếu, gây gián đoạn livestream hoặc tương tác số.
- File trình chiếu lỗi vì không kiểm tra thiết bị tương thích và thiếu bản dự phòng.
5. Sai sót về an toàn và tuân thủ pháp lý
- Chưa kiểm tra đầy đủ tiêu chuẩn an toàn, phòng cháy chữa cháy tại địa điểm.
- Thiếu giấy phép tổ chức đối với sự kiện có yêu cầu theo quy định pháp luật.
- Không xây dựng kịch bản ứng phó khẩn cấp, phân công lực lượng an ninh rõ ràng.
Kết luận: Một sự kiện thành công phụ thuộc vào khả năng nhận diện sớm sai sót và thiết kế quy trình kiểm soát hiệu quả. Khi các nhóm rủi ro được xử lý đúng cách, chất lượng trải nghiệm khách mời và uy tín doanh nghiệp sẽ được nâng lên rõ rệt.
>>> Xem thêm:
- Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Thực Tế Ứng Dụng
- Lộ Trình Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
- Học Hành Chính Nhân Sự Tại Đống Đa, Hà Nội: Học Thực Tế, Thực Hành Ngay
- Review Khóa Học Hành Chính Văn Phòng, 100 % Học Thực Tế
- Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí - Nâng Cao Nghiệp Vụ Cùng Chuyên Gia
II. Nguyên nhân gây ra sai sót khi tổ chức sự kiện
Sai sót khi tổ chức sự kiện thường bắt nguồn từ những lỗ hổng trong hệ thống quản trị, quy trình và năng lực vận hành. Nhận diện rõ từng nguyên nhân giúp doanh nghiệp xây dựng sự kiện an toàn – đồng bộ – đúng chuẩn pháp lý.
|
Nhóm nguyên nhân |
Mô tả chi tiết |
Biểu hiện cụ thể trong thực tế |
Tác động – Hệ quả đối với sự kiện |
|
1. Hệ thống vận hành thiếu chuẩn hóa (Gap về SOP) |
Không xây dựng bản quy trình chuẩn (Standard Operating Procedure) cho từng loại sự kiện; phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân. |
- Thiếu timeline chi tiết, thiếu checklist tổng thể. - Không phân quyền phê duyệt rõ ràng giữa bộ phận nội bộ. - Bỏ sót hồ sơ pháp lý: giấy phép, phương án PCCC, bảo hiểm sự kiện, kịch bản xử lý khủng hoảng. |
- Dễ vi phạm pháp lý. - Tăng rủi ro vận hành, đặc biệt ở các sự kiện có quy mô lớn. - Khó kiểm soát chất lượng và tính nhất quán. |
|
2. Mất đồng bộ giữa các phòng ban & nhà cung ứng |
Không có cơ chế phối hợp liên phòng ban; thiếu người điều phối trung tâm. |
- Marketing – PR đưa thông điệp khác nhau. - Hành chính – Kỹ thuật chuẩn bị không khớp với nội dung chương trình. - Sale mời sai nhóm khách mục tiêu. - Nhà cung cấp nhận thông tin thiếu chính xác. |
- Trải nghiệm khách mời không đồng nhất. - Nội bộ lúng túng tại hiện trường. - Chương trình thiếu liền mạch, dễ xảy ra lỗi dây chuyền. |
|
3. Đánh giá sai độ phức tạp của sự kiện (Underestimation) |
Không tiến hành đánh giá rủi ro hoặc khảo sát địa điểm theo đúng tiêu chuẩn pháp lý hiện hành. |
- Thiếu thời gian chuẩn bị. - Không đủ nhân sự giám sát từng hạng mục. - Địa điểm không đảm bảo PCCC, quá tải khách, thiếu lối thoát hiểm. - Không dự phòng rủi ro âm thanh – ánh sáng – điện – internet. |
- Gián đoạn chương trình, gây mất an toàn cho khách mời. - Nguy cơ bị xử phạt hành chính. - Tổn hại hình ảnh doanh nghiệp. |
|
4. Chọn nhà cung cấp – agency không phù hợp năng lực |
Đánh giá sai năng lực đối tác; lựa chọn theo giá rẻ hoặc quan hệ thay vì hồ sơ pháp lý – kinh nghiệm – năng lực triển khai. |
- Agency thiếu nhân lực triển khai. - Thiết bị kỹ thuật chất lượng kém. - Thiếu nhật ký hiện trường, thiếu biên bản nghiệm thu đúng chuẩn. - Không kiểm soát rủi ro và pháp lý. |
- Lỗi kỹ thuật trực tiếp trong chương trình: âm thanh hú, màn hình đen, ánh sáng sai. - Phát sinh tranh chấp hợp đồng. - Ảnh hưởng nghiêm trọng đến thương hiệu doanh nghiệp. |
|
5. Kiểm soát rủi ro & pháp lý yếu (Risk & Compliance Failure) |
Không áp dụng bộ checklist pháp lý – vận hành theo tiêu chuẩn mới nhất; thiếu ma trận rủi ro sự kiện. |
- Thiếu giấy phép tổ chức sự kiện theo quy định. - Không mua bảo hiểm sự kiện hoặc bảo hiểm trách nhiệm công cộng. - Không rà soát bản quyền nội dung trình chiếu. - Quản lý dữ liệu khách mời lỏng lẻo, vi phạm tiêu chuẩn bảo mật. |
- Sự cố nhỏ dễ leo thang thành khủng hoảng truyền thông. - Doanh nghiệp bị phạt hành chính, ảnh hưởng uy tín. - Tăng nguy cơ khiếu nại của khách mời. |
|
6. Thiếu Event Owner chịu trách nhiệm toàn diện |
Không giao quyền và trách nhiệm rõ ràng cho một người đứng đầu điều phối tất cả hạng mục. |
- Quyết định chậm, xử lý sự cố bị “đẩy qua đẩy lại”. - Không ai tổng hợp báo cáo đánh giá sau sự kiện (Post-event Review). - Sai sót lặp lại qua nhiều chương trình. |
- Hiệu suất tổ chức thấp. - Không tạo được chuẩn mực vận hành lâu dài. - Dễ xảy ra rủi ro khi khối lượng công việc tăng. |
TÓM TẮT DẠNG “GHI NHỚ NHANH”
- Thiếu SOP → vận hành rời rạc, dễ bỏ sót pháp lý.
- Phối hợp kém → truyền thông lệch pha, sự kiện thiếu mạch lạc.
- Đánh giá chủ quan → sự cố hiện trường, vi phạm tiêu chuẩn an toàn.
- Chọn sai đối tác → lỗi kỹ thuật, tranh chấp hợp đồng.
- Không kiểm soát rủi ro → khủng hoảng truyền thông và xử phạt hành chính.
- Không có Event Owner → không ai chịu trách nhiệm tổng thể, sai sót liên tục tái diễn.
Kết luận: Việc nhìn nhận đầy đủ các nguyên nhân trên giúp doanh nghiệp chuyển từ vận hành cảm tính sang tổ chức sự kiện theo chuẩn chuyên nghiệp – có hệ thống – có kiểm soát rủi ro. Đây chính là nền tảng để xây dựng những sự kiện an toàn, ấn tượng và đúng quy định pháp lý hiện hành mà mọi doanh nghiệp cần hướng đến.
III. Hệ lụy khi doanh nghiệp để xảy ra sai sót sự kiện
Sai sót sự kiện tưởng nhỏ nhưng có thể kéo theo hệ lụy dây chuyền, tác động trực tiếp đến hình ảnh doanh nghiệp, năng lực vận hành và thậm chí là trách nhiệm pháp lý. Dưới đây là các hệ lụy doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Sụt giảm uy tín thương hiệu – thiệt hại khó đo lường
Sai sót khi tổ chức sự kiện xuất hiện ở những điểm chạm quan trọng như âm thanh – ánh sáng, kịch bản, lễ tân, dữ liệu trình chiếu… dẫn đến:
- Hình ảnh doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, cổ đông, đối tác và ứng viên.
- Ảnh hưởng trực tiếp thương hiệu tuyển dụng, khiến ứng viên nghi ngờ về văn hóa tổ chức và năng lực nội bộ.
- Rủi ro lan truyền tiêu cực trên mạng xã hội, nơi một lỗi nhỏ cũng có thể tạo thành “khủng hoảng mini”.
Đây là hệ lụy nặng nề nhất vì liên quan đến nhận diện thương hiệu dài hạn.
2. Chi phí phát sinh tăng đột biến – vượt ngoài dự toán
Khi sự kiện gặp sự cố, doanh nghiệp đối mặt với nhiều khoản phí bổ sung khó tránh:
- Phí gia hạn thời gian thuê sân khấu, âm thanh, ánh sáng.
- Phí in ấn lại vật phẩm (backdrop, standee, tài liệu).
- Phụ phí từ nhà cung ứng do thay đổi hạng mục hoặc phát sinh ngoài hợp đồng.
- Chi phí xử lý khủng hoảng truyền thông, nếu sự cố gây ảnh hưởng công chúng.
Sai sót sự kiện thường làm chi phí đội lên 20–50% so với kế hoạch ban đầu.
3. Trải nghiệm khách mời, đối tác và nhân sự giảm sút rõ rệt
Một sự kiện thiếu mạch lạc, kém trơn tru gây ra:
- Khách mời cảm thấy bị lãng phí thời gian, thiếu thiện cảm với doanh nghiệp.
- Đối tác đánh giá thấp năng lực vận hành, ảnh hưởng cơ hội hợp tác.
- Nhân sự nội bộ mất niềm tự hào, giảm sự gắn bó và tinh thần đồng đội.
Về dài hạn, trải nghiệm tệ khiến mức độ tham gia ở các sự kiện sau giảm đáng kể.
4. Rủi ro pháp lý và an toàn – hệ quả không thể bỏ qua
Các quy định pháp lý liên quan sự kiện ngày càng chặt chẽ (PCCC, âm thanh – tiếng ồn, quảng cáo, bản quyền…). Sai sót có thể dẫn đến:
- Vi phạm an toàn sự kiện: chen lấn, quá tải địa điểm, thiếu phương án PCCC.
- Vi phạm bản quyền: dùng hình ảnh, âm nhạc, video không xin phép.
- Vi phạm quảng cáo – truyền thông: cung cấp thông tin sai lệch, không đúng nội dung đã đăng ký.
- Nguy cơ bị phạt hành chính, bồi thường thiệt hại, hoặc yêu cầu cải chính công khai.
Hệ lụy pháp lý tác động trực tiếp đến uy tín và ngân sách doanh nghiệp.
5. Giảm hiệu suất làm việc – ảnh hưởng KPI phòng ban
Khi sai sót xảy ra, toàn bộ đội ngũ HR, Marketing, Truyền thông, Hành chính buộc phải:
- Dồn lực khắc phục hậu quả, thay vì triển khai kế hoạch chiến lược.
- Điều chỉnh lại tiến độ dự án, kéo theo KPI không đạt.
- Chịu áp lực tâm lý, dễ dẫn đến mất động lực và giảm gắn kết.
Doanh nghiệp không chỉ mất chi phí, mà còn mất năng suất và tinh thần nội bộ.
Kết luận: Hệ lụy của sai sót sự kiện không chỉ dừng ở một chương trình thất bại, mà còn tác động dài hạn đến thương hiệu, tài chính và hiệu suất đội ngũ. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ để giảm thiểu.
>>> Xem thêm:
- Mẫu Biên Bản Họp Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Mới Nhất [File Word]
- Cách Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu Văn Phòng Khoa Học
- Mẫu CV Xin Việc Hành Chính Văn Phòng Chuẩn [Tải File]
- Cách Viết Email Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp: Mẫu và Lưu Ý
- Mẫu Biên Bản Hội Nghị Là Gì? Cấu Trúc Và Cách Trình Bày Chuẩn
IV. Giải pháp khắc phục sai sót khi tổ chức sự kiện
Sai sót khi tổ chức sự kiện không chỉ đến từ “sự cố bất ngờ”, mà chủ yếu do thiếu hệ thống quản trị. Doanh nghiệp cần chuyển từ cách làm tự phát sang vận hành theo quy chuẩn, có kiểm soát, có đo lường và có cải tiến liên tục.
1. Xây dựng Event SOP theo từng giai đoạn
Doanh nghiệp nên ban hành Quy trình vận hành chuẩn (Event SOP) cho 3 giai đoạn:
- Trước sự kiện: Quy định rõ bước lập kế hoạch, phê duyệt ngân sách, xin giấy phép tổ chức, thẩm định địa điểm, phương án PCCC, phương án y tế, bảo hiểm trách nhiệm dân sự, đánh giá nhà cung ứng, phê duyệt nội dung truyền thông.
- Trong sự kiện: Quy định chi tiết timeline, phân quyền ra quyết định tại chỗ, quy tắc xử lý sự cố an ninh, tai nạn, khiếu nại của khách, quy trình dừng khẩn cấp (Emergency Stop).
- Sau sự kiện: Chốt chi phí, nghiệm thu dịch vụ, tổng hợp báo cáo sự cố, đánh giá mức độ tuân thủ pháp lý, đánh giá hình ảnh thương hiệu, họp rút kinh nghiệm (post-mortem meeting).
SOP cần gắn với quy định pháp luật hiện hành về an ninh trật tự, quảng cáo, an toàn PCCC, bảo hộ lao động, bảo vệ dữ liệu cá nhân… để giảm tối thiểu rủi ro xử phạt.
2. Thiết lập ma trận rủi ro và 3 lớp kiểm soát
Doanh nghiệp nên xây dựng Risk Matrix riêng cho sự kiện: xác định loại rủi ro (pháp lý, tài chính, an toàn, truyền thông), đánh giá mức độ ảnh hưởng – khả năng xảy ra, từ đó quy định biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu và phương án dự phòng.
Kết hợp với mô hình “3 lớp kiểm soát”:
- Lớp 1 – Đơn vị tổ chức trực tiếp: bộ phận nhân sự – truyền thông – vận hành chịu trách nhiệm triển khai hàng ngày.
- Lớp 2 – Bộ phận kiểm soát nội bộ/ pháp chế: rà soát tính tuân thủ pháp lý, hợp đồng, điều khoản bồi thường, điều khoản bảo mật thông tin.
- Lớp 3 – Kiểm toán nội bộ/ Ban giám đốc: đánh giá độc lập mức độ tuân thủ, hiệu quả quản trị rủi ro và đề xuất cải tiến.
Cách tiếp cận này giúp sai sót được phát hiện sớm, trước khi biến thành sự cố nghiêm trọng.
3. Chuẩn hóa bộ checklist vận hành
Doanh nghiệp cần bộ checklist chuẩn, áp dụng bắt buộc cho mọi sự kiện:
- Checklist pháp lý: giấy phép tổ chức, thỏa thuận với địa điểm, phương án PCCC đã phê duyệt, bảo hiểm trách nhiệm sự kiện, hợp đồng với nhà cung cấp, cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Checklist kỹ thuật: âm thanh – ánh sáng, sân khấu, hệ thống điện – thoát hiểm, biển chỉ dẫn, khu vực kỹ thuật, thiết bị ghi hình, internet.
- Checklist nhân sự: phân vai chi tiết từng vị trí, số hotline chịu trách nhiệm, ca trực an ninh – y tế – hậu cần, kịch bản xử lý sự cố.
- Checklist truyền thông – thương hiệu: kịch bản MC, nội dung phát biểu, tài liệu phát cho khách, nhận diện thương hiệu, quy định phát ngôn với báo chí và mạng xã hội.
Checklist được cập nhật theo từng sự kiện, từng thay đổi pháp lý để luôn “sống” và phù hợp thực tế.
4. Tăng cường rehearsal và quản lý nhà cung ứng
Tổ chức rehearsal (chạy thử) tối thiểu 1–2 lần, có đầy đủ các bên liên quan (kỹ thuật, MC, an ninh, lễ tân…) để kiểm tra kịch bản, timeline, đường đi của khách, lối thoát hiểm, khu vực có nguy cơ ùn tắc.
Khi lựa chọn nhà cung ứng, ưu tiên đơn vị:
- Có hồ sơ năng lực, chứng chỉ PCCC, an toàn lao động rõ ràng.
- Hợp đồng dịch vụ thể hiện chi tiết trách nhiệm, tiêu chuẩn chất lượng, điều khoản bồi thường, phạt vi phạm, bảo mật thông tin.
5. Ứng dụng công nghệ trong quản trị sự kiện
Doanh nghiệp nên triển khai:
- Phần mềm quản trị sự kiện: lưu trữ hồ sơ pháp lý, hợp đồng, checklist, kế hoạch, phân công nhân sự.
- Hệ thống CRM và QR check-in: quản lý danh sách khách mời, check-in nhanh, giảm sai sót nhập liệu, kiểm soát số lượng người tham dự theo đúng quy định an toàn.
- Kênh báo cáo sự cố online: nhân sự tuyến đầu có thể báo cáo nhanh sự cố bằng ứng dụng nội bộ, giúp lãnh đạo ra quyết định kịp thời.
Kết luận: Vận hành sự kiện an toàn – chuyên nghiệp không chỉ giúp hạn chế sai sót, mà còn củng cố uy tín thương hiệu và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp về lâu dài.
>>> Xem thêm:
- Tổng Hợp Mẫu Giấy Mời Chuẩn Và Chuyên Nghiệp Cho Mọi Sự Kiện
- Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Ứng Dụng Sau Đánh Giá Thực Hiện Công Việc
- Làm Thế Nào Để Giữ Chân Nhân Tài? 5 Giải Pháp Hiệu Quả
V. Quy trình chuẩn giảm thiểu sai sót trong tổ chức sự kiện
Để giảm thiểu sai sót khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần một quy trình chuẩn, rõ vai trò – rõ đầu việc – rõ trách nhiệm pháp lý, thay vì chỉ “chạy theo việc”. Dưới đây là quy trình gợi ý có thể áp dụng ngay cho hầu hết sự kiện doanh nghiệp.

1. BƯỚC 1: Xác lập mục tiêu – ngân sách – chỉ số đánh giá (KPI)
Trước khi bàn tới ý tưởng, bộ phận tổ chức sự kiện phải thống nhất mục tiêu cụ thể: mục tiêu truyền thông, mục tiêu kinh doanh, mục tiêu nội bộ (gắn kết nhân viên, tri ân khách hàng…). Từ mục tiêu mới suy ngược lại đối tượng tham dự, quy mô, format chương trình.
Song song, cần xác định ngân sách trần (budget cap) và cơ cấu phân bổ chi phí (venue, thiết bị, nhân sự, truyền thông, dự phòng rủi ro…). Trên cơ sở đó, doanh nghiệp thiết lập KPI đo lường như: số người tham dự, tỷ lệ check-in, lead thu được, mức độ hài lòng, độ phủ truyền thông. Việc này giúp tránh tình trạng “bội chi mà không rõ hiệu quả”.
2. BƯỚC 2: Xây dựng timeline chi tiết với tối thiểu 30–60 mốc hành động
Sai sót thường xuất phát từ timeline sơ sài. Doanh nghiệp nên thiết lập bảng tiến độ chi tiết (Gantt chart hoặc checklist) với tối thiểu 30–60 mốc công việc, chia theo nhóm:
- Chuẩn bị nội dung, kịch bản, MC, diễn giả
- Hợp đồng, thanh toán, đặt cọc nhà cung cấp
- Truyền thông trước – trong – sau sự kiện
- Hậu cần: phương tiện, ăn uống, quà tặng, trang trí
- Nhân sự onsite, phân công ca trực, briefing
Mỗi mốc cần có: deadline, người phụ trách, người phê duyệt, chỉ báo hoàn thành. Nhờ đó, bộ phận tổ chức sự kiện dễ dàng kiểm soát tiến độ và phát hiện sớm rủi ro chậm trễ.
3. BƯỚC 3: Kiểm tra pháp lý và xin phép theo quy định mới
Tùy loại hình, quy mô sự kiện, doanh nghiệp cần rà soát đầy đủ yêu cầu pháp lý liên quan, bao gồm:
- Âm thanh – tiếng ồn: tuân thủ giới hạn tiếng ồn theo quy chuẩn môi trường địa phương, tránh bị phản ánh, xử phạt.
- Quảng cáo – treo băng rôn, biển hiệu, màn hình LED: nội dung, vị trí, số lượng cần phù hợp với quy định quảng cáo, bản quyền, sử dụng hình ảnh.
- Giấy phép hội họp, tổ chức sự kiện đông người: làm việc với địa điểm, chính quyền sở tại khi chương trình có quy mô lớn, có người nước ngoài, có yếu tố biểu diễn nghệ thuật.
- Phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động: kiểm tra điều kiện PCCC tại địa điểm, lối thoát hiểm, biển chỉ dẫn, phương án xử lý sự cố; phổ biến quy tắc an toàn cho nhân sự tham gia.
Khâu này nên được giao cho một đầu mối pháp chế hoặc HR – Hành chính phối hợp với nhà cung cấp địa điểm và lưu lại hồ sơ xin phép, biên bản nghiệm thu để làm căn cứ pháp lý.
4. BƯỚC 4: Kiểm soát nhà cung cấp theo SLA (Service Level Agreement)
Với từng nhà cung cấp (âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, dịch vụ ăn uống, nhân sự PG, chụp ảnh, quay phim…), doanh nghiệp cần:
- Ký hợp đồng kèm SLA về chất lượng dịch vụ (chuẩn thiết bị, thời gian set up, thời gian phản hồi sự cố, tỷ lệ nhân sự dự phòng…).
- Xác định rõ quy định phạt – bồi thường khi nhà cung cấp gây gián đoạn hoặc ảnh hưởng đến an toàn, hình ảnh thương hiệu.
- Thiết lập một đầu mối quản lý supplier để tránh “vỡ trận” vì mỗi bên tự làm, không có người tổng chỉ huy.
Nhờ có SLA và cơ chế kiểm soát, tỷ lệ sai sót do nhà cung cấp sẽ giảm đáng kể.
5. BƯỚC 5: Diễn thử (rehearsal) và rà soát sai sót theo từng nhóm
Trước ngày diễn ra, cần tổ chức diễn tập tổng duyệt với đầy đủ: MC, kỹ thuật, đội hậu cần, bộ phận đón tiếp, an ninh. Trong buổi rehearsal, người phụ trách checklist lần lượt rà soát:
- Content: lời dẫn, slide, video, thứ tự tiết mục, thời lượng từng segment.
- Kỹ thuật: micro, âm thanh, ánh sáng, màn LED, đường truyền internet, máy chiếu.
- Nhân sự: vị trí đón khách, hướng dẫn chỗ ngồi, khu vực VIP, hỗ trợ đặc biệt.
- Truyền thông: kịch bản livestream, quay – chụp, khu vực backdrop, media corner.
- An toàn: lối thoát hiểm, khu vực tập trung khi có sự cố, biển chỉ dẫn, khu y tế.
Mọi sai sót phát hiện phải được ghi nhận, phân loại mức độ, giao deadline xử lý trước giờ G.
6. BƯỚC 6: Vận hành sự kiện theo cơ chế Command Center
Trong ngày diễn ra, doanh nghiệp nên vận hành theo mô hình “Command Center” – một trung tâm chỉ huy sự kiện, nơi hội tụ: trưởng ban tổ chức, đại diện kỹ thuật, hậu cần, truyền thông, an ninh.
- Tất cả thông tin, sự cố, yêu cầu phát sinh đều đổ về Command Center qua nhóm liên lạc nội bộ (Zalo, Teams…).
- Mỗi nhóm có trưởng nhóm phụ trách và chế độ báo cáo nhanh (theo mốc thời gian quan trọng).
- Có sẵn kịch bản ứng phó với các tình huống: mưa gió, mất điện, sự cố thiết bị, khách quan trọng đến muộn…
Cơ chế này giúp kiểm soát sự kiện theo thời gian thực và giảm tối đa tình trạng “loạn tín hiệu”.
7. BƯỚC 7: Họp rút kinh nghiệm và báo cáo tổng kết sự kiện
Ngay sau sự kiện, cần tổ chức họp rút kinh nghiệm với sự tham gia của các bộ phận liên quan, tập trung vào:
- Đối chiếu KPI thực tế so với mục tiêu ban đầu (số người tham dự, chi phí, lead, phản hồi khách hàng…).
- Ghi nhận sai sót, điểm nghẽn, rủi ro suýt xảy ra và cách đã xử lý.
- Cập nhật lại bộ quy trình, checklist tổ chức sự kiện nội bộ dựa trên bài học thực tế.
Báo cáo tổng kết nên được lưu trữ như một case study nội bộ, làm chuẩn cho những sự kiện sau, giúp doanh nghiệp ngày càng chuyên nghiệp và giảm thiểu sai sót có hệ thống.
Kết luận: Một quy trình chuẩn không chỉ giảm thiểu sai sót khi tổ chức sự kiện, mà còn nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách mời và chính nhân sự nội bộ. Doanh nghiệp càng kỷ luật ở hậu trường, trải nghiệm sự kiện càng trọn vẹn ở tiền tuyến.
Sai sót khi tổ chức sự kiện không chỉ gây gián đoạn vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu, vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chuẩn và cơ chế kiểm soát rủi ro ngay từ đầu.
Hy vọng bài viết giúp bạn nhìn rõ hơn những điểm dễ “vấp” và cách khắc phục hiệu quả. Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều nội dung chuyên sâu, hỗ trợ bạn phát triển kỹ năng và sự nghiệp trong lĩnh vực quản trị hành chính – nhân sự.
-------------------------
Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.
LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:
- Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
- Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
- Khóa Học C&B Chuyên Sâu
- Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
- Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
- Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
- Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
- Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng
Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM
-
50%
-
40%
-
30%
-
20%
-
10%