Cách Viết Email Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp: Mẫu và Lưu Ý

Trong kỷ nguyên số hóa hoạt động quản trị doanh nghiệp, email nội bộ đóng vai trò như một công cụ giao tiếp cốt lõi.

Viết email nội bộ không chỉ là hình thức truyền đạt thông tin, mà còn phản ánh văn hóa doanh nghiệp, tính chuyên nghiệp trong hành chính văn phòng và là căn cứ làm việc trong nhiều tình huống pháp lý.

Vậy, làm sao để viết một email nội bộ vừa chuẩn nghiệp vụ, đúng ngữ pháp hành chính, lại vừa hiệu quả trong truyền đạt và lưu trữ thông tin? Bài viết sau, Lê Ánh HR sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình viết email nội bộ, kèm mẫu minh họa và các lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp.

I. Vai Trò Của Email Nội Bộ Trong Quản Trị Doanh Nghiệp

Email nội bộ không chỉ là phương tiện liên lạc đơn thuần, mà còn là công cụ quản lý hành chính và truyền thông tổ chức.

1. Phương tiện lưu trữ và truy vết

Khác với trao đổi miệng hoặc tin nhắn, email nội bộ cho phép lưu lại toàn bộ lịch sử làm việc, có thể tra cứu nhanh chóng để xử lý tranh chấp, khiếu nại, hoặc truy xuất thông tin liên quan đến quy trình, trách nhiệm cá nhân hoặc phòng ban.

2. Gắn kết văn hóa tổ chức

Thông qua cách viết email, văn phong và nội dung truyền đạt, doanh nghiệp xây dựng văn hóa giao tiếp nội bộ nhất quán, chuyên nghiệp và minh bạch.

3. Công cụ triển khai chỉ đạo – điều phối – phản hồi

Từ việc ra thông báo, phân công công việc, xin phép nghỉ phép, đến việc xác nhận hoàn thành, báo cáo tiến độ… tất cả đều có thể thực hiện qua email một cách rõ ràng, có tính pháp lý cao.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Nguyên Tắc Chung Khi Viết Email Nội Bộ

Để đảm bảo email nội bộ không chỉ truyền đạt thông tin mà còn tuân thủ đúng quy định hành chính, người viết cần lưu ý các nguyên tắc sau:

1. Viết đúng quy cách văn bản hành chính

Dù là email, nội dung vẫn cần theo chuẩn cấu trúc của một công văn nội bộ:

Phần mở đầu: Gồm lời chào, lý do viết email, mục đích chính.

Phần nội dung chính: Trình bày rõ sự việc, yêu cầu, thông tin cần truyền đạt.

Phần kết thúc: Nêu đề xuất (nếu có), lời cảm ơn, cách phản hồi, thông tin liên hệ nếu cần.

2. Trình bày rõ ràng, tránh viết tắt không phổ biến

Tất cả email nội bộ đều cần viết rõ ràng, mạch lạc, tuyệt đối tránh từ lóng, emoji, ngôn ngữ mạng xã hội hoặc viết tắt gây khó hiểu (trừ những từ ngữ chuẩn hóa như P&L, KPI... trong văn bản chuyên ngành).

3. Tôn trọng cấp bậc và văn hóa doanh nghiệp

Email gửi sếp cần thể hiện sự kính trọng, tránh sử dụng giọng điệu suồng sã. Email giữa đồng nghiệp nên giữ phép lịch sự tối thiểu, hạn chế cảm tính cá nhân.

III. Cấu Trúc Chuẩn Của Một Email Nội Bộ

Một email nội bộ đúng chuẩn doanh nghiệp không chỉ cần truyền đạt thông tin, mà còn cần tuân theo trình tự hành chính, giúp hệ thống dễ lưu trữ và kiểm soát. Cấu trúc điển hình như sau:

1. Tiêu đề email (Subject)

Cần ngắn gọn, thể hiện rõ nội dung email.

Ví dụ: “[Thông báo] Lịch đào tạo nội bộ tuần 3/6”, “[Báo cáo] Kết quả triển khai kế hoạch tháng 5”, “Đề xuất tổ chức team building quý III”.

Lưu ý: Tuyệt đối không để tiêu đề trống hoặc viết theo kiểu chung chung như “Cần xử lý gấp”, “Check mail giúp”, “Bạn ơi”.

2. Lời chào

Tùy thuộc vào người nhận:

Gửi sếp: "Kính gửi anh/chị [Tên],"

Gửi phòng ban: "Kính gửi Phòng Kinh doanh,"

Gửi đồng nghiệp: "Chào anh/chị [Tên],"

3. Mở đầu

Trình bày lý do viết mail: "Em xin phép gửi đến anh/chị bản báo cáo công việc tuần theo yêu cầu của phòng HCNS."

Hoặc: "Theo chỉ đạo của Ban Giám đốc, em xin thông báo kế hoạch đào tạo nội bộ tháng 6 như sau..."

4. Nội dung chính

Trình bày theo từng đoạn ngắn, có thể đánh số hoặc gạch đầu dòng nếu thông tin nhiều.

Ưu tiên sử dụng câu chủ động, giọng điệu trung tính, nội dung dễ hiểu và bám sát vấn đề.

5. Kết luận – hành động tiếp theo

Nêu rõ mong muốn, thời hạn phản hồi hoặc hành động cụ thể cần người nhận thực hiện.

Ví dụ: "Rất mong anh/chị phản hồi trước ngày 20/06 để phòng HCNS tổng hợp thông tin."

6. Kết thư

“Trân trọng cảm ơn,” (gửi cho cấp trên hoặc khách)

“Trân trọng,” hoặc “Thân ái,” (gửi cho đồng nghiệp)

 >>>>> Bài viết liên quan:

Cách Viết Email Xin Việc Đúng Chuẩn - Những Lưu Ý Cần Tránh

IV. Những Lỗi Thường Gặp Khi Viết Email Nội Bộ

Mặc dù email nội bộ có tính linh hoạt hơn văn bản hành chính chính thức, nhưng nhiều cá nhân vẫn mắc các lỗi nghiêm trọng làm giảm hiệu quả truyền đạt:

1. Không có tiêu đề hoặc tiêu đề không rõ nội dung

Người nhận không hiểu mục đích email, dễ bị bỏ qua hoặc không xử lý đúng hạn.

2. Viết như trò chuyện mạng xã hội

Dùng icon, lặp từ cảm thán ("!!!!", "uhm", "hihi"), hoặc xưng hô tùy tiện ("bạn ơi", "anh iu").

3. Dài dòng, lan man, thiếu trọng tâm

Một email hành chính cần đi thẳng vào vấn đề, tránh kể lể dài dòng hoặc cảm tính không cần thiết.

4. Không ghi tên người gửi đầy đủ

Đặc biệt với những email gửi từ bộ phận kế toán, hành chính, nhân sự – việc ghi tên, chức danh rõ ràng là bắt buộc.

V. Mẫu Email Nội Bộ Tham Khảo

Mẫu 1: Thông báo nội bộ từ phòng HCNS

Subject: [Thông báo] Về việc đăng ký tham gia lớp đào tạo kỹ năng giao tiếp nội bộ

Kính gửi Anh/Chị các phòng ban,

Nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp, phòng HCNS xin thông báo mở lớp đào tạo nội bộ như sau:

1. Thời gian: 14h00 – 17h00, ngày 25/06/2025

2. Địa điểm: Phòng họp lớn, tầng 5

3. Nội dung:

Giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban

Kỹ năng trình bày trong họp nội bộ

Giải quyết xung đột trong môi trường làm việc

Đề nghị các phòng ban đăng ký danh sách tham gia trước ngày 20/06/2025 qua email này.

Trân trọng cảm ơn!

Nguyễn Thu Hà

Chuyên viên HCNS

Công ty CP XYZ

Mẫu 2: Email gửi sếp đề xuất

Subject: Đề xuất điều chỉnh ngân sách marketing quý III

Kính gửi anh Phong,

Em là Hương – phụ trách Marketing. Sau khi rà soát kết quả chiến dịch quý II, em nhận thấy ngân sách hiện tại chưa đủ để triển khai các kế hoạch quảng bá trên TikTok và Zalo Ads. Em xin phép đề xuất điều chỉnh ngân sách marketing quý III như sau:

Ngân sách hiện tại: 100 triệu

Ngân sách đề xuất: 150 triệu

Lý do điều chỉnh: Tăng phạm vi tiếp cận và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.

Chi tiết kèm theo trong file đính kèm. Rất mong anh xem xét và phản hồi trong tuần này để phòng Marketing kịp thời triển khai kế hoạch quý III.

Trân trọng cảm ơn!

Nguyễn Thị Hương

Chuyên viên Marketing

Công ty TNHH ABC

VI. Lưu Ý Khi Viết Email Nội Bộ Đúng Chuẩn Pháp Lý

Mặc dù email là công cụ giao tiếp, một số trường hợp nội dung email có thể được dùng như căn cứ làm việc hoặc xử lý khiếu nại, tranh chấp. Vì vậy, người viết cần đảm bảo các yếu tố pháp lý sau:

1. Không dùng email cá nhân cho công việc nội bộ

Tất cả trao đổi nội bộ phải dùng email công ty có đuôi domain chính thức để đảm bảo tính xác minh, kiểm soát truy vết.

2. Email cần lưu trữ trên hệ thống email server công ty

Đảm bảo có thể kiểm tra log gửi – nhận trong trường hợp tranh chấp hoặc mất dữ liệu.

3. Nội dung email nội bộ vẫn phải tuân thủ quy định pháp luật

Đặc biệt là về: bảo mật thông tin, phòng chống quấy rối qua email, không sử dụng ngôn ngữ kỳ thị hoặc vi phạm đạo đức hành chính.

Với một email nội bộ được viết đúng chuẩn không chỉ giúp truyền đạt thông tin hiệu quả, mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, hỗ trợ quản lý điều hành và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động hành chính trong doanh nghiệp.

Khi mỗi cá nhân trong tổ chức đều hiểu và thực hiện tốt kỹ năng viết email nội bộ, hiệu suất phối hợp công việc sẽ tăng đáng kể, giảm thiểu hiểu lầm và xây dựng môi trường làm việc minh bạch – hiệu quả – chuẩn mực.

Bạn muốn được đào tạo bài bản về kỹ năng hành chính – soạn thảo email và văn bản chuyên nghiệp trong doanh nghiệp?

Trung tâm Lê Ánh HR đang triển khai khóa học "Kỹ Năng Văn Phòng – Hành Chính – Soạn Thảo Chuẩn Doanh Nghiệp" với giảng viên là Trưởng phòng Hành chính Nhân sự, cam kết thực hành thực tế, áp dụng ngay vào công việc.

👉 Đăng ký ngay để nhận ưu đãi học phí!

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM