Cách Viết Email Xin Việc Đúng Chuẩn - Những Lưu Ý Cần Tránh

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh - CEO Trung tâm Lê Ánh - Giảng viên khóa học hành chính nhân sự tại trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh.

Công nghệ ngày càng phát triển nên việc nộp hồ sơ ứng tuyển cũng được dần thay thế từ hình thức trực tiếp sang hình thức online thông qua Email. Đa phần các doanh nghiệp đều ưa chuộng nhận hồ sơ của ứng cử viên thông qua điện tử bởi sự nhanh chóng và tiện lợi của hình thức này.

Vậy làm thế nào để viết được Email xin việc đúng chuẩn và cách viết email xin việc thu hút được nhà tuyển dụng sẽ được trình bày qua bài viết dưới đây của Lê Ánh HR

1. Email Xin Việc Là Gì?

Email xin việc là phần nội dung bạn viết trực tiếp trên Email khi gửi CV xin việc hoặc hồ sơ xin việc tới nhà tuyển dụng.

Khi viết Email xin việc bạn chỉ cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình để thu hút nhà tuyển dụng, đưa họ đến việc xem xét kỹ lưỡng hồ sơ xin việc của bạn.

Trong phần Email xin việc này bạn không nên giới thiệu quá nhiều về bản thân do nội dung chính bạn đã có trong hồ sơ của mình. Phần Email này là phần mở đầu và giới thiệu sơ qua giúp nhà tuyển dụng biết bạn đã gửi mail và vị trí bạn muốn ứng tuyển.

2. Phân Biệt Email Xin Việc Và Thư Xin Việc Viết Tay

Rất nhiều bạn nhầm tưởng rằng Email xin việc và thư xin việc là một nhưng thực tế không đúng, đây là hai phần riêng biệt.

Email xin việc là nội dung được viết trong mail giới thiệu về bản thân và ứng tuyển vào vị trí nào còn Thư xin việc là một file đính kèm riêng được gửi trong CV xin việc.

Một lá thư xin việc hay thể hiện được ý nghĩa cũng như mục đích của bạn chắc chắn sẽ tạo được ấn tượng đối với nhà tuyển dụng và tạo cơ hội cho buổi phỏng vấn của bạn.

3. Cách Viết Email Xin Việc Chuyên Nghiệp

a. Cách viết Email xin việc bằng Tiếng Việt

- Phần mở đầu:

• Email bắt đầu bằng cụm từ "Kính gửi …" sẽ là cách hiệu quả nhất để thể hiện sự kính trọng của bạn với nhà tuyển dụng. Không nên chỉ sử dụng "Gửi hay chào anh/chị" sẽ khiến bạn bị mất điểm ngay từ dòng đầu tiên.
• Nếu bạn biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng hãy viết "Kính gửi anh/chị + Tên và chức vụ của họ" để bắt đầu Email.
• Nếu bạn chưa biết được người nhận, hãy viết "Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên doanh nghiệp".

- Cách viết Email xin việc phần nội dung: đây là lúc bạn có thể thỏa sức bộc lộ với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, khi viết điều gì hãy bảo đảm bạn đã có đủ những ý chính sau đây:

• Thông tin cơ bản về bản thân: Họ và tên, nơi đang học tập hoặc vị trí bạn đang công tác,...
• Bạn gửi Email này để muốn ứng tuyển vào vị trí công việc nào.
• Giới thiệu ngắn gọn về kinh nghiệm, kỹ năng làm việc của bạn.
• Đính kèm CV, thư ứng tuyển hay thư giới thiệu (nếu có).

- Cách viết Email xin việc phần phần kết thúc

• Đừng quên nói lời cảm ơn khi kết thúc Email vì họ đã dành thời gian để xem Email ứng tuyển của bạn. Đồng thời hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy là bạn rất mong chờ phản hồi từ họ. Với những nội dung trên bạn đã hoàn thành được đến 90% nội dung của Email.

b. Cách viết Email xin việc bằng Tiếng Anh

- Phần mở đầu: cần phải có lời chào ở đầu thư.

• Viết lời chào ở phần mở đầu của thư phụ thuộc vào những hiểu biết về doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn biết tên nhà tuyển dụng, lời chào mở đầu của bạn có thể là: Dear + Tên nhà tuyển dụng và tiếp theo là một dấu phẩy hoặc chấm. Hãy đảm bảo về đối tượng nhận xin việc của bạn để thêm các tiêu đề thích hợp như Mr, Ms, Dr.
• Nếu bạn không biết tên nhà tuyển dụng, bạn có thể mở đầu bằng "Dear Hiring Manager,", "Dear Recruiting Team," hoặc "Dear + Tên doanh nghiệp,"

- Phần nội dung: trong phần này bạn không nên khiến nhà tuyển dụng mất thời gian để đọc một bức thư xin việc quá dài. Bạn nên cố gắng trả lời những câu hỏi trọng tâm như sau:

• Lý do tại sao bạn nghĩ mình là ứng cử viên phù hợp với vị trí này?
• Những kinh nghiệm mà bạn có phù hợp với yêu cầu của vị trí công việc này?
• Tại sao bạn lại muốn làm việc tại doanh nghiệp này?

- Phần kết thúc: Đây là phần tóm tắt lại vấn đề và thảo luận về những gì bạn sẽ làm để ứng tuyển vào vị trí này. Gồm có các nội dung như sau:

• Nhắc lại một câu về lý do tại sao bạn là ứng cử viên phù hợp với vị trí này
• Thảo luận về những dự định bạn sẽ làm tiếp theo, chẳng hạn như bạn mong muốn được buổi phỏng vấn cho vị trí này để có thể thảo luận rõ hơn về kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.
• Cung cấp thông tin liên lạc của bạn gồm có địa chỉ Email và số điện thoại để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
• Đề cập đến bản Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu bạn có đính kèm trong thư nếu có.
• Cảm ơn vì đã dành thời gian cho bạn.

4. Những Lưu Ý Cần Tránh Khi Soạn Email Xin Việc

Cách viết Email xin việc không khó, chỉ khó ở chỗ ứng viên dễ mắc phải các lỗi sai vặt khiến cho Email xin việc của bạn không được chỉnh chu. Một số các lỗi phổ biến sau mà ứng cử viên có thể mắc phải khi viết Email xin việc:

- Quên ghi vị trí ứng tuyển: thư của bạn có thể bị loại ngay khi bạn viết thiếu thông tin này. Nhà tuyển dụng phải nhận rất nhiều hồ sơ gửi đến ứng tuyển vào các vị trí khác nhau. Nếu hồ sơ của bạn không ghi rõ thông tin này, họ sẽ không nắm bắt được bạn đang ứng tuyển cho vị trí nào và họ sẽ đánh loại ngay khi sàng lọc.

- Sai chính tả: bạn nên đọc kỹ lại những nội dung trong bộ hồ sơ của mình, kiểm tra thật chi tiết để tránh những sai sót gây mất điểm với người xem hồ sơ.

- Tiêu đề không ghi theo yêu cầu: Một số doanh nghiệp có để rõ yêu cầu về tiêu đề của Email ngay tại bài đăng tuyển dụng. Đây là cách để họ hệ thống các hồ sơ và thậm chí được xử lý bằng phần mềm nội bộ. Nếu bạn không làm đúng yêu cầu của nhà tuyển dụng rất có thể hồ sơ của bạn sẽ không được tìm thấy ở trong hộp thư của doanh nghiệp.

5. Mẫu Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Và Tiếng Việt

a. Mẫu Email xin việc bằng Tiếng Anh

Dear Mr./Ms. + Tên nhà tuyển dụng hay Dear Hiring Manager

This is in reference to the job posting by you on the Internet dated …. I have read the job description and find that my work experiences as well as my skills and the job requirements may be a perfect match. I have been working for the past five years as a (tên công việc) in A Company. During that time, I have gained a significant amount of experiences and such skills as… (liệt kê kỹ năng) needed for (vị trí công việc ứng tuyển).

I have attached my CV to this Email. I hope you will learn more about my background education, achievements, and awards through my CV. I am looking forward to hearing from you.

Your Sincerely,

b. Mẫu Email xin việc bằng Tiếng Việt

Tiêu đề của Email: Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên doanh nghiệp

Nội dung:

- Kính gửi Phòng nhân sự của Công ty X

- Tôi lên là (ghi họ và tên), tôi xin nộp hồ sơ để ứng tuyển vào vị trí (vị trí ứng tuyển) theo như thông tin tuyển dụng của Qúy công ty tại (...)

- Theo như mô tả công việc trong nội dung tuyển dụng của Quý công ty và với … năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này, tôi tin tưởng rằng mình có thể đáp ứng 100% những yêu cầu của vị trí này và có đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên mà Quý công ty đang tìm kiếm cho vị trí này.

- Tôi có gửi kèm theo Email này là hồ sơ xin việc của mình gồm có:

+ CV

+ Thư xin việc

+ Các bằng cấp theo yêu cầu của Quý công ty.

Rất mong Quý công ty sẽ dành thời gian xem xét. Tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự hồi âm sớm của Qúy công ty.

Trân trọng,

(Tên ứng viên)

Xem thêm: 

• Cách Viết Mục Tiêu Nghề Nghiệp Trong CV
• CV Xin Việc Là Gì? Mẫu CV Xin Việc Và Cách Viết Chi Tiết
• Cách Viết Sơ Yếu Lý Lịch Xin Việc làm Mới Nhất
• Cách viết đơn xin nghỉ việc phù hợp mọi hoàn cảnh
• Thư mời phỏng vấn - Cách viết và trả lời hay nhất

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến email xin việc và cách viết Email xin việc đúng chuẩn. Mong rằng qua bài viết bạn có thể viết được Email xin việc đúng và gây ấn tượng được với nhà tuyển dụng.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.