Thư mời phỏng vấn - Cách viết và trả lời hay nhất

Thư mời phỏng vấn là phương tiện nhà tuyển dụng dùng để phản hồi kết quả hồ sơ xin việc hoặc mong muốn xin việc của ứng viên, là lời ngỏ mời ứng viên đến tham gia buổi phỏng vấn.

Trong bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ hướng dẫn các bạn cách viết và trả lời thư mời phỏng vấn hay nhất.

I. Hướng dẫn cách viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Sau quá trình sàng lọc hồ sơ, gửi thư mời phỏng vấn là bước quan trọng tạo nên ấn tượng tốt đẹp với ứng viên.

Email hoặc thư mời phỏng vấn là một mẫu thư đơn giản nhưng cần được thể hiện chuyên nghiệp, khoa học. Nội dung văn bản vừa mang tính chất thông báo của nhà tuyển dụng tới ứng viên phù hợp, vừa giúp quảng bá thương hiệu, tạo nên sự tin tưởng và động lực để ứng viên tìm hiểu thêm về doanh nghiệp. 

1. Nội dung cần thể hiện trong thư mời phỏng vấn

Để thư mời phỏng vấn được viết đúng chuẩn và chuyên nghiệp, các bạn hãy cần có những nội dung sau:

- Tiêu đề email:

Trình bày rõ, ngắn gọn thể hiện được ý muốn mời tham gia phỏng vấn một cách lịch thiệp, tránh sự hời hợt. 

Đảm bảo độ chính xác, đặc biệt nếu bạn sử dụng mẫu email có sẵn. Những trường hợp gửi nhầm người, sai tiêu đề hoặc viết tắt sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt ứng viên.

- Nội dung email:

Ngắn gọn, xúc tích và rõ ràng. Số lượng chữ dao động từ 200 đến 250 từ, tránh dài dòng không cần thiết.

Mở đầu thư nên có lời cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến vị trí tyển dụng của doanh nghiệp và đã nộp hồ sơ ứng tuyển với giọng văn nhẹ nhàng thân thiện, tạo sự phấn khởi cũng như kết nối giữa 2 bên.

Có thể đề cập ngắn gọn về vị trí công việc, hoặc trong trường hợp nhà tuyển dụng chủ động mời phỏng vấn thì bạn cần nêu rõ lý do lựa chọn ứng viên.

Nội dung chính cần thiết không thể thiếu trong nội dung thư mời phỏng vấn hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay gián tiếp qua điện thoai, meeting, skype…) cùng một số thông tin liên quan đến cuộc họp gồm: Ngày giờ, địa điểm (chi tiết phòng nào, khu nào, lầu bao nhiêu,...), những hồ sơ giấy tờ cần mang theo đến buổi phỏng vấn.

Bạn nên in đậm hoặc sử dụng màu khác để nhấn mạnh về thời gian và địa điểm phỏng vấn. Việc xác nhận rõ thông tin này giúp nhà tuyển dụng chủ động sắp xếp trao đổi với từng ứng viên, không để tình trạng lộn xộn hay chờ đợi diễn ra.

- Phần kết:

Nội dung bắt buộc phải có tiếp theo là thông tin của người liên hệ như tên, chức danh, số điện thoại giúp ứng viên có thể trao đổi liên lạc khi đến ứng tuyển. 

Kết thư bằng câu cảm ơn và mong đợi gặp ứng viên ở buổi phỏng vấn.

Nên tạo chữ ký cho thư mời phỏng vấn gồm những thông tin liên quan đến doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, logo, website, fanpage… để tăng độ tin cậy và phát triển bộ nhận diện thương hiệu. 

»»» Tham khảo: Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online - Tương Tác Tác Trực Tiếp Cùng Chuyên Gia Nhân Sự Trên 10 Năm Kinh Nghiệm

2. Một số lưu ý khi thư mời phỏng vấn

- Văn phòng nghiêm túc đúng đắn. Không sử dụng ký hiệu, từ viết tắt, tiếng lóng hoặc ngôn ngữ địa phương.

- Lựa chọn phông chữ thích hợp, dễ nhìn và chỉ dùng một phông duy nhất trong toàn bộ thư, tránh sử dụng kiểu chữ nghệ thuật gây rối mắt người nhìn.

- Nhà tuyển dụng cũng có thể đính kèm thông tin liên quan đến doanh nghiệp như website, fanpage… để tăng độ tin cậy và phát triển bộ nhận diện thương hiệu.

- Gửi thư mời phỏng vấn vào thời điểm thích hợp, không gửi vào rạng sáng hoặc đêm khuya cũng như sau giờ làm việc và các ngày cuối tuần.

- Mặc dù đã gửi thư nhưng để chắc chắn ứng viên nhận được, bạn có thể gọi điện xác nhận sau khi gửi từ 2 – 6 giờ. Đây cũng là phương pháp kiểm tra cách ứng xử của ứng viên thông qua giao tiếp email.

II. Cách trả lời thư mời phỏng vấn hay nhất

Trả lời thư mời phỏng vấn đúng tiêu chuẩn phải đảm bảo có đầy đủ các phần: Lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, ký tên. Phần nội dung thư nên trình bày rõ ràng, mạch lạc, không dài dòng, đúng chính tả để ghi điểm với nhà tuyển dụng.

1. Lời chào trang trọng

Đây là phép lịch sự tối thiểu, góp phần giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Bạn có thể sử dụng: “Dear Ms./Mr.” cùng với tên của người đã viết thư đến bạn hoặc “Kính gửi công ty …” hay “Chào anh/chị,…”

Kèm theo đó, đừng quên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng về lời mời phỏng vấn và thể hiện sự quan tâm muốn tìm hiểu thêm về công việc ứng tuyển.

2. Lý do viết thư

Đây là một phần không thể thiếu của email. Phần này cần trình bày trực tiếp vấn đề và không nên nói lan man.

Bạn cần cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hoặc từ chối để nhà tuyển dụng nắm rõ. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì cần chọn và nêu rõ thời gian.

Một số gợi ý cho bạn: "Cảm ơn vì cơ hội phỏng vấn..." , "Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào…"

3. Lời cảm ơn

Luôn đảm bảo khi trả lời mail mời phỏng vấn đều phải có lời cám ơn như lời kết thúc. Đây là một câu kết thay cho phép lịch sự không nên bỏ qua.

Nếu ở phần đầu thư bạn biết lời cảm ơn rồi thì không sao. Nhưng nếu quên thì có thể bổ sung lời cảm ơn ở phần cuối thư.

Ở phần này, bạn có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ. Ví dụ: "Em cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ ạ". Hoặc nếu muốn trang trọng có thể kết bằng vài từ sau: "Trân trọng", "Thân mến" …

4. Chữ ký cuối mail

Bạn tạo chữ ký cuối mail vì đây là một thông tin khá hữu ích khi bạn sử dụng Email. Chữ ký có thể ghi tên bạn hoặc tên trường bạn đang học (nếu có), địa chỉ, số điện thoại và email.

Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, nhà tuyển dụng có thể gọi điện thoại trực tiếp cho bạn. Vì vậy, phần chữ ký cuối có địa chỉ và số điện thoại là vô cùng cần thiết.

Xem thêm:

• Cách Viết Mục Tiêu Nghề Nghiệp Trong CV
• Mẫu CV Xin Việc Và Cách Viết Chi Tiết
• Cách Viết Hồ Sơ Xin Việc
• Các câu hỏi phỏng vấn cho nhà tuyển dụng hay nhất

Trên đây là cách viết thư mời phỏng vấn và cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp. Mong rằng với những chia sẻ của Lê Ánh HR trong bài viết sẽ hữu ích với các bạn!

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

Lê Ánh HR chúc bạn thành công!