Cách viết đơn xin nghỉ việc phù hợp mọi hoàn cảnh

Đơn xin nghỉ việc là văn bản được sử dụng để hoàn tất thủ tục thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động giữa nhân viên và tổ chức, doanh nghiệp đang công tác. Việc nộp đơn xin thôi việc còn được cho là nhiệm vụ bắt buộc của một nhân sự sắp nghỉ việc.

Trong bài viết dưới đây, Lê Ánh Hr sẽ chia sẻ với các bạn cách viết đơn xin nghỉ việc sao cho chuẩn và hợp lý, phù hợp với mọi hoàn cảnh, giúp giữ được mỗi quan hệ tốt với công ty cũ.

I. Quy trình xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Xin nghỉ việc là mong muốn cá nhân nhưng Luật pháp Việt Nam đã có những quy định hết sức rõ ràng về quy trình xin thôi việc. Vì vậy, bạn cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định ấy. Nếu làm trái thì hành vi nghỉ việc của bạn sẽ bị coi là làm trái quy định, thậm chí là vi phạm pháp luật.

1. Thông báo xin thôi việc với người trực tiếp quản lý

Bước đầu tiên trong quy trình xin nghỉ việc chính là bạn cần thông báo với cấp trên rằng bạn muốn thôi việc. Hãy đưa ra lý do tại sao bạn muốn xin nghỉ việc, trao đổi thẳng thắn và bày tỏ nguyện vọng của bản thân với quản lý của mình.

Xem thêm: Tổng Hợp Lý Do Xin Nghỉ Việc Thuyết Phục Nhất

2. Viết đơn xin nghỉ việc

Viết đơn xin thôi việc là bước then chốt và mang tính quyết định trong quy trình nghỉ việc của bạn. Đây là một trong những thủ tục bắt buộc bạn phải thực hiện nếu muốn nghỉ việc thành công. Hoàn thành xong lá đơn thì bạn hãy gửi nó cho người quản lý và phòng Nhân sự.

Trong đơn xin nghỉ việc, bạn cần nêu rõ lý do nghỉ việc, thời điểm nghỉ việc, nguyện vọng nghỉ việc. Văn bản này có thể được viết tay hoặc viết online rồi gửi email trực tiếp cho bộ phận tiếp nhận.

Đây là một trong những bước quan trọng trong quy trình viết đơn xin nghỉ việc. Căn cứ vào thông tin và nội dung bạn nêu ra để đưa ra quyết định. Trong trường hợp đơn xin việc thiếu xót chưa đúng quy định sẽ không được chấp nhận điều này ảnh hưởng trực tiếp tới thu nhập cá nhân cuối tháng.

3. Duyệt thông báo xin thôi việc

Sau khi đơn xin nghỉ việc của bạn được gửi đến cấp trên, họ tiếp nhận và xem xét và tiến hành duyệt lá đơn của bạn.

Trong khoảng thời gian này, bạn vẫn tiếp tục làm việc tại công ty và phải hoàn thành công việc được giao như bình thường.

Bạn không được tự ý nghỉ khi chưa có quyết định cụ thể từ công ty.

Tham khảo »»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online - Tương Tác Trực Tiếp Với Chuyên Gia Nhân Sự Hàng Đầu

4. Đề nghị thanh toán hợp đồng lao động

Sau khi đã được ban lãnh đạo chấp nhận và thông qua quyết định nghỉ việc thì công ty và bạn nên tiến hành thanh toán hợp đồng.

Quá trình thanh toán hợp đồng có thể kèm theo quyết định thanh toán lương, thưởng, phạt… trong quá trình làm việc.

5. Quyết định thôi việc

Sau khi hoàn tất thủ tục quy trình từ duyệt cho đến thanh toán hợp đồng, bạn cần phải có trách nhiệm gửi lại cho công ty quyết định nghỉ việc chính thức trên văn bản hoặc email có ghi rõ thời gian chính thức quyết định.

6. Bàn giao cơ sở vật chất

Trước khi nghỉ, bạn cần phải hoàn thành thủ tục bàn giao lại cơ sở vật chất, bao gồm toàn bộ các thiết bị, dụng cụ, tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty mà bạn đã sử dụng trong suốt thời gian làm việc tại đây.

Bạn cần có trách nhiệm bảo quản và giữ gìn chúng đồng thời bàn giao lại mọi thứ trong tình trạng còn nguyên vẹn cho công ty.

II. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc phù hợp mọi hoàn cảnh

1. Phần mở đầu

Đầu tiên Đơn xin nghỉ việc cần có Quốc hiệu và tiêu ngữ:

- Quốc hiệu ghi trên văn bản: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm.

- Tiêu ngữ: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được viết bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối ngắn và có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

Tiếp đến bên dưới là tên của loại đơn hành chính viết “ ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC” được viết dưới dạng chữ in hoa, cỡ chữ lớn.

2. Phần nội dung của đơn xin nghỉ việc

Phần giữa là phần nội dung của đơn xin nghỉ việc. Khi viết nội dung của đơn xin nghỉ việc cần trình bày đầy đủ các nội dung theo thứ tự sau:

- Nơi/người nhận đơn: Ghi “Kính gửi…” ghi tên nơi nhận đơn hoặc người nhận đơn là các bộ phận/người có liên quan trực tiếp đến việc giải quyết đơn xin nghỉ việc. Ví dụ:

Kính gửi: Trung tâm Đào tạo thực hành Lê Ánh

Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH Đào tạo và Cung ứng nhân lực Lê Ánh/ Phòng nhân sự/ Trưởng phòng kinh doanh.

- Thông tin về bản thân: ghi “Tên tôi là… tuổi... chức vụ... bộ phận…. số CMND/CCCD, nơi ở…”. Tùy thuộc theo yêu cầu từng đơn vị mà ghi mức độ chi tiết về thông tin;

- Trình bày nguyện vọng xin nghỉ việc và ghi rõ lý do xin nghỉ việc ngắn gọn;

- Ghi rõ thời gian bàn giao công việc và thời gian mong muốn được nghỉ việc;

- Ghi bàn giao công việc cho ai/ làm chức vụ gì;

- Ghi rõ nội dung các công việc được bàn giao;

- Lời cam kết về thông tin đã ghi trên là sự thật và được thực hiện;

- Lời cảm ơn và mong muốn đạt được nguyện vọng.

Tùy vào tình hình thực tế, nội dung hoặc thứ tự các nội dung của đơn xin nghỉ việc có thể có sự thay đổi. Tuy nhiên, phần thời gian xin nghỉ, lý do xin nghỉ việc thì bắt buộc phải có và phải được ghi chính xác.

3. Phần kết

Sau khi trình bày xong nội dung đơn xin nghỉ việc cần có ký tên, ghi rõ họ tên của người làm đơn, bộ phận phê duyệt, các bộ phận liên đới chịu trách nhiệm nếu có.

III. Một số lưu ý khi viết đơn xin thôi việc

Viết đơn xin thôi việc cũng là một nghệ thuật đó, nó cần đến sự khéo léo của người thực hiện. Vậy viết đơn xin nghỉ việc như thế nào để phù hợp mọi hoàn cảnh và bạn nghỉ việc nhưng vẫn được lòng cấp trên? Cùng tham khảo một số lưu ý sau:

1. Gửi lời cảm ơn chân thành tới cấp trên

Dù nghỉ việc vì bất kỳ nguyên nhân nào, bạn cũng nên gửi lời cảm ơn chân thành đến lãnh đạo công ty – những người đã tạo điều kiện cho bạn trong suốt quá trình bạn làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức.

Đây cũng là cách để thể hiện sự trân trọng của bạn dành cho người quản lý của mình. 

2. Lối viết nhã nhặn, lịch sự

Hãy giữ giọng văn hành chính nghiêm túc, lịch sự nhưng vẫn xen một sự uyển chuyển, nhẹ nhàng và tình cảm để bày tỏ sự tôn trọng đối với người đã bỏ ra thời gian ra để xử lý đơn thôi việc của bạn.

Dù sau này không còn làm việc cùng nhau, thậm chí có thể sẽ chẳng bao giờ nhìn thấy nhau lần nữa nhưng bạn vẫn nên thể hiện mình là người lịch sự và biết cách ứng xử văn minh, đúng mực.

3. Quy tắc viết đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc là một trong những văn bản hành chính vì vậy cần tuân thủ các quy tắc viết của một văn bản hành chính. Đơn xin nghỉ việc được viết theo văn phong sử dụng ngôn ngữ lịch sự trang trọng. Người lao động khi viết đơn xin nghỉ việc cần lưu ý các quy tắc viết:

• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng lịch sự
• Trình bày đủ ý, ngắn gọn
• Viết đầy đủ các mục chính

4. Một số lưu ý khác

Trước khi xin nghỉ việc bạn luôn tìm ngay cho mình cơ hội làm việc mới. Tuy nhiên, hãy giữ bí mật toàn bộ thông tin tìm kiếm công việc mới trước khi quyết định nghỉ việc được chấp nhận.

Hoàn thành nhiệm vụ cũ tại nơi làm việc trước khi kết thúc. Dọn dẹp lại máy tính là lưu trữ lại hồ sơ công việc để đảm bảo được sẽ hỗ trợ được ứng viên mới thay thế cho vị trí của bạn.

Chia tay đồng nghiệp và gửi lời tạm biệt và cám ơn những đồng nghiệp đồng hành trong thời gian vừa qua.

Xem thêm: 

• Thư mời phỏng vấn - Cách viết và trả lời hay nhất
• Mẫu Thư Mời Nhận Việc - Thư Từ Chối Nhận Việc
• Cách Viết Thư Xin Việc - Thư Giới Thiệu Xin Việc Ấn Tượng
• Cách Viết Email Xin Việc Đúng Chuẩn - Những Lưu Ý Cần Tránh
• Hồ Sơ Xin Việc Gồm Những Gì? Cách Viết Hồ Sơ Xin Việc

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Cách viết Đơn xin việc cho mọi hoàn cảnh. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các Khóa học Hành chính nhân sự tại trung tâm Lê Ánh Hr.

Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!