Thư ký là gì? Những công việc của nhân viên thư ký phải làm trong thực tế

Nội dung bài viết được tư vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh - người sáng lập Trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh đồng kiêm là giảng viên các khóa học hành chính nhân sự chuyên sâu tại Lê Ánh HR.

Thư ký là một vị trí việc làm khá phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, nhiều bạn còn khá băn khoăn, chưa hiểu rõ về công việc này. Vậy nên, trong bài viết dưới đây, Lê Ánh Hr sẽ giải đáp cho bạn “Thư ký là gì?” và "Những công việc mà một thư ký phải làm là gì?".

I. Thư ký là gì?

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.

Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.

Xem thêm: Lễ tân văn phòng là gì?

II. Công Việc Của Nhân Viên Thư Ký

Là một nhân viên thư ký bạn sẽ phải thực hiện những công việc dưới đây:

1. Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
• Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
• Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.
• Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản. hoc ke toan

2. Tiếp nhận và xử lý thông tin

• Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất. Trợ giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn tắc.
• Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật.
• Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
• Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

3. Đón tiếp khách hàng

• Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
• Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến.
• Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
• Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.

4. Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên

• Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …
• Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…
• Đặt vé phương tiện giao thông
• Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phương thức đặt
• Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)
• Tạm ứng và quyết toán chi phí.

DOWNLOAD Tổng hợp mẫu mô tả công việc của Thư ký: TẠI ĐÂY

Xem thêm: Quản trị hành chính văn phòng là gì?

-------------------------

Ngoài ra để hiểu nghề thư ký văn phòng một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Khóa học sẽ giúp bạn:

• Hiểu được công việc nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết của một thư ký, trợ lý chuyên nghiệp.
• Am hiểu các cách soạn thảo Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Quyết định......
• Trở nên linh hoạt, khéo léo và chính xác, thể hiện được tác phong và kinh nghiệm của một người thư ký, trợ lý chuyên nghiệp.
• Nắm vững nghiệp vụ thư ký như soạn thảo văn bản hoạt động doanh nghiệp, chuẩn bị kế hoạch và nội dung làm việc cho lãnh đạo, nâng cao kỹ năng tổ chức làm việc.

Lê Ánh HR chúc các bạn thành công!