Checklist Thiết Lập Phòng Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Checklist thiết lập phòng nhân sự cho doanh nghiệp mới cần tập trung vào bốn nhóm công việc: xác định mô hình phụ trách HR, hoàn thiện nền tảng pháp lý – hồ sơ lao động, xây quy trình tuyển dụng – C&B và tổ chức vận hành dữ liệu, onboarding, hiệu suất. Doanh nghiệp chưa nhất thiết phải thành lập một phòng HR đông người ngay từ đầu, nhưng cần phân công rõ ai chịu trách nhiệm về hợp đồng, tiền lương, BHXH và dữ liệu nhân viên.

Theo Cục Thống kê, năm 2025, Việt Nam có khoảng 195.100 doanh nghiệp đăng ký thành lập mới, với 1.151.400 lao động đăng ký. Cùng với 102.300 doanh nghiệp quay lại hoạt động, tổng số doanh nghiệp gia nhập và tái gia nhập thị trường đạt 297.500, tăng 27,4% so với năm 2024. Những con số này cho thấy nhu cầu xây nền tảng quản trị nhân sự ngay từ giai đoạn đầu ngày càng rõ rệt.

Bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ cung cấp checklist theo từng giai đoạn để doanh nghiệp mới thiết lập phòng nhân sự gọn, đúng quy định và dễ mở rộng.

• Doanh nghiệp không bắt buộc phải có phòng HR riêng, nhưng phải có người chịu trách nhiệm nhân sự.
• Sáu nền tảng cần chuẩn bị gồm cơ cấu, JD, hồ sơ lao động, tuyển dụng, C&B và dữ liệu.
• Ưu tiên đầu tiên là hợp đồng, chấm công, lương, BHXH và bảo mật dữ liệu.
• Doanh nghiệp phải xây dựng thang, bảng lương và công bố trước khi áp dụng; Bộ luật Lao động 2019 không còn quy định gửi đăng ký theo cơ chế cũ.
• Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.
• Onboarding cần bắt đầu trước ngày nhân viên nhận việc và kéo dài đến hết giai đoạn thử việc.
• Phần mềm HRM chỉ nên triển khai sau khi quy trình, biểu mẫu và quyền truy cập đã rõ.
• Một hệ thống HR nền tảng có thể triển khai theo lộ trình 30–60–90 ngày.

Doanh nghiệp càng tuyển sớm càng cần thiết lập nền tảng nhân sự

Những nhân viên đầu tiên thường được tuyển rất nhanh để đáp ứng hoạt động kinh doanh. Founder trực tiếp phỏng vấn, kế toán kiêm tính lương, còn hồ sơ được lưu qua email, tin nhắn hoặc nhiều file Excel khác nhau. Cách làm này có thể đáp ứng nhu cầu ngắn hạn nhưng dễ phát sinh sai sót khi số lượng lao động tăng.

Phòng nhân sự nên được thiết lập trước khi doanh nghiệp bắt đầu gặp tình trạng hợp đồng sắp hết hạn nhưng không ai theo dõi, dữ liệu chấm công không thống nhất, chính sách lương thỏa thuận khác nhau hoặc nhân viên mới đến làm nhưng chưa có thiết bị và người hướng dẫn.

Mục tiêu ban đầu không phải xây một hệ thống quá lớn. Doanh nghiệp chỉ cần bảo đảm mỗi nghiệp vụ có người phụ trách, thời hạn xử lý, biểu mẫu thống nhất và nguồn dữ liệu chính thức.

1. Doanh nghiệp mới cần chuẩn bị gì trước khi thiết lập phòng nhân sự?

Doanh nghiệp cần xác định quy mô dự kiến, mô hình phụ trách HR, ngân sách và phạm vi công việc trước khi tuyển nhân sự hoặc mua phần mềm. Phòng HR chỉ vận hành hiệu quả khi lãnh đạo làm rõ bộ phận này cần giải quyết vấn đề gì.

Xác định các chức năng cần có

Phòng nhân sự thường gồm bốn nhóm chức năng:

Doanh nghiệp nhỏ có thể bố trí một HR Generalist phụ trách nhiều nghiệp vụ. Khi quy mô tăng, từng chức năng mới được tách thành vị trí chuyên sâu.

Chọn mô hình phù hợp với quy mô

Đây là khung quản trị tham khảo, không phải ngưỡng bắt buộc theo pháp luật.

Phân định trách nhiệm

CEO hoặc Founder quyết định cơ cấu, định biên, ngân sách, chính sách lương thưởng và các vị trí chủ chốt.

HR xây quy trình, quản lý hồ sơ, theo dõi hợp đồng, tuyển dụng, thử việc và tư vấn quy định lao động.

Kế toán phối hợp tính lương, thuế TNCN, thanh toán và đối chiếu chi phí nhân sự.

Quản lý phòng ban đề xuất nhu cầu tuyển, giao công việc, hướng dẫn và đánh giá nhân viên.

Nếu không phân định rõ, HR dễ trở thành bộ phận thực hiện mọi yêu cầu nhưng không có quyền kiểm soát dữ liệu hoặc nhắc quản lý thực hiện đúng hạn.

Kiểm tra hiện trạng

Doanh nghiệp nên rà soát:

• Đã có sơ đồ tổ chức chưa?
• Danh mục chức danh đã thống nhất chưa?
• Các vị trí cần tuyển đã có JD chưa?
• Ai phụ trách hợp đồng, chấm công và lương?
• Hồ sơ nhân viên được lưu ở đâu?
• Có danh sách hợp đồng sắp hết hạn không?
• Ai thực hiện thủ tục BHXH?
• Ai phê duyệt nhu cầu tuyển dụng?
• Có quy trình đánh giá thử việc chưa?
• Dữ liệu nào được xem là dữ liệu chính thức?

Lập kế hoạch triển khai

Doanh nghiệp mới chưa nhất thiết cần một “phòng” nhân sự hoàn chỉnh, nhưng bắt buộc phải có người sở hữu từng nghiệp vụ. Khi trách nhiệm không rõ, các sai sót về hợp đồng, lương và BHXH thường chỉ được phát hiện sau khi người lao động khiếu nại.

Xem thêm:

• Cách Xây Dựng Bộ Phận Nhân Sự Từ Con Số 0
• Doanh Nghiệp Startup Nên Xây Hệ Thống Nhân Sự Như Thế Nào?

2. Checklist pháp lý và hồ sơ lao động gồm những gì?

Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống quản lý lao động, hợp đồng, nội quy, thang – bảng lương, BHXH, chấm công và dữ liệu cá nhân. Mỗi tài liệu phải được phân loại rõ: cần xây dựng, cần công bố hay phải thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền.

Tạo danh sách nhân sự chính thức

Danh sách nhân sự tối thiểu nên có:

• Mã nhân viên, họ tên.
• Thông tin định danh.
• Phòng ban, chức danh.
• Người quản lý trực tiếp.
• Ngày bắt đầu làm việc.
• Tình trạng thử việc.
• Loại và thời hạn hợp đồng.
• Mức lương, phụ cấp theo quyền truy cập.
• Tình trạng tham gia BHXH.
• Nghỉ phép và biến động lao động.

Mỗi trường dữ liệu cần có nguồn, người được cập nhật và chu kỳ đối chiếu.

Thiết lập hồ sơ hợp đồng và thử việc

Bộ mẫu cơ bản gồm:

• Thỏa thuận hoặc hợp đồng thử việc.
• Hợp đồng lao động.
• Phụ lục hợp đồng.
• Phiếu đánh giá thử việc.
• Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển.
• Thông báo chấm dứt.
• Biên bản bàn giao tài sản.

Khi soạn hợp đồng, cần kiểm tra công việc, địa điểm, thời hạn, tiền lương, thời giờ làm việc, chế độ bảo hiểm, bảo mật và điều kiện chấm dứt.

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 có hiệu lực từ ngày 1/1/2021 và là căn cứ pháp lý chính cho quan hệ lao động hiện nay.

Xây dựng thang, bảng lương

Doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, thỏa thuận và trả lương. Tài liệu cần được tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và công bố công khai trước khi áp dụng.

Doanh nghiệp không còn phải gửi đăng ký thang, bảng lương theo thủ tục được quy định tại Bộ luật Lao động 2019. Vì vậy, các checklist cũ yêu cầu nộp đăng ký cần được cập nhật.

Bộ hồ sơ nội bộ nên có:

• Danh mục chức danh.
• Ngạch và bậc lương.
• Khoảng lương từng nhóm vị trí.
• Tiêu chí nâng bậc.
• Bảng phụ cấp.
• Nguyên tắc thưởng.
• Biên bản tham khảo ý kiến nếu thuộc trường hợp áp dụng.
• Thông báo công khai.

Xây dựng nội quy lao động

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản. Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực từ ngày 1/1/2021; các thủ tục chi tiết hiện được hướng dẫn bởi Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Nội quy cần làm rõ:

• Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi.
• Trật tự tại nơi làm việc.
• An toàn, vệ sinh lao động.
• Phòng, chống quấy rối tình dục.
• Bảo vệ tài sản, dữ liệu và bí mật kinh doanh.
• Hành vi vi phạm.
• Hình thức xử lý kỷ luật.
• Trách nhiệm vật chất.
• Người có thẩm quyền xử lý.

Doanh nghiệp dưới 10 lao động vẫn nên có quy định nội bộ ngắn gọn để thống nhất cách vận hành.

Thực hiện quản lý và báo cáo lao động

HR cần lập sổ quản lý lao động, cập nhật biến động và theo dõi kỳ báo cáo theo quy định hiện hành. Nghị định 145/2020/NĐ-CP đang là văn bản hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện và quan hệ lao động.

Tháng 7/2026, cơ quan có thẩm quyền đang lấy ý kiến dự thảo sửa đổi Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đây mới là dự thảo, chưa được sử dụng như quy định đã có hiệu lực.

Khi thực hiện, doanh nghiệp nên kiểm tra lại:

• Biểu mẫu đang áp dụng.
• Kỳ báo cáo.
• Kênh nộp.
• Cơ quan tiếp nhận tại địa phương.
• Biên nhận điện tử.
• Số liệu đối chiếu với BHXH và bảng lương.

Thiết lập quy trình BHXH

Luật BHXH số 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP về BHXH bắt buộc đều có hiệu lực từ ngày 1/7/2025. Doanh nghiệp cần cập nhật hồ sơ theo hệ thống quy định mới, thay vì tiếp tục sử dụng hướng dẫn dựa hoàn toàn trên Luật BHXH 2014.

Checklist gồm:

• Đăng ký đơn vị tham gia.
• Kiểm tra mã số BHXH của người lao động.
• Xác định người thuộc diện tham gia.
• Đối chiếu tiền lương làm căn cứ đóng.
• Thực hiện tăng, giảm và điều chỉnh.
• Lưu hồ sơ và biên nhận điện tử.
• Đối chiếu hằng tháng với bảng lương.

Bảo vệ dữ liệu nhân sự

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng khi HR thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin người lao động.

Doanh nghiệp cần xác định:

• Dữ liệu nào thực sự cần thu thập?
• Mục đích sử dụng là gì?
• Ai được truy cập?
• Có cần lưu bản sao hay chỉ đối chiếu?
• Dữ liệu lưu trong bao lâu?
• Quyền truy cập được thu hồi thế nào?
• Dữ liệu được xử lý ra sao khi nhân viên nghỉ việc?
• Nhà cung cấp phần mềm có tham gia xử lý dữ liệu không?

Hồ sơ nhân sự không phải càng nhiều càng tốt. Doanh nghiệp nên thu thập đúng dữ liệu cần thiết, có mục đích rõ và cơ chế kiểm soát phù hợp. Lưu trữ quá nhiều giấy tờ không cần thiết có thể làm tăng rủi ro bảo mật.

3. Checklist tuyển dụng, onboarding và C&B nên xây dựng ra sao?

Doanh nghiệp nên liên kết tuyển dụng, hội nhập và C&B ngay từ đầu. Người được tuyển cần hiểu rõ vị trí, được tiếp nhận theo kế hoạch và hưởng chính sách đúng với nội dung đã thỏa thuận.

Chuẩn hóa cơ cấu và JD

Trước khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần có:

• Sơ đồ tổ chức.
• Chức năng từng bộ phận.
• Danh mục chức danh.
• Tuyến báo cáo.
• Định biên.
• JD.
• Tiêu chí đánh giá thử việc.

Một JD cơ bản gồm mục tiêu vị trí, trách nhiệm chính, đầu ra, quyền hạn, quan hệ phối hợp, yêu cầu năng lực và tiêu chí đánh giá.

Xây quy trình tuyển dụng

Quy trình đề xuất:

1. Đề xuất nhu cầu.
2. Kiểm tra định biên và ngân sách.
3. Phê duyệt.
4. Hoàn thiện JD.
5. Chọn nguồn tuyển.
6. Đăng tin và tìm kiếm.
7. Sàng lọc.
8. Phỏng vấn.
9. Tổng hợp đánh giá.
10. Gửi thư mời.
11. Chuẩn bị tiếp nhận.

Bộ biểu mẫu cần có:

• Phiếu yêu cầu tuyển dụng.
• Bản mô tả công việc.
• Bảng sàng lọc CV.
• Phiếu đánh giá phỏng vấn.
• Bảng tổng hợp ứng viên.
• Thư mời nhận việc.
• Email thông báo kết quả.
• Danh sách hồ sơ cần bổ sung.

Xây checklist onboarding

Onboarding nên chia thành bốn giai đoạn:

Trước ngày nhận việc, HR cần phối hợp với quản lý, IT và hành chính để chuẩn bị:

• Offer Letter.
• Hồ sơ cần bổ sung.
• Email và tài khoản.
• Máy tính, thiết bị.
• Chỗ ngồi.
• Người hướng dẫn.
• Lịch làm việc tuần đầu.
• Mục tiêu thử việc.
• Lịch đánh giá.

Onboarding không kết thúc sau buổi giới thiệu. Quy trình chỉ hoàn thành khi nhân viên hiểu công việc, có đủ công cụ và được phản hồi đúng thời điểm.

Thiết lập chấm công và tính lương

Doanh nghiệp cần thống nhất:

• Chu kỳ chấm công.
• Ngày khóa dữ liệu.
• Cách đăng ký nghỉ phép và làm thêm giờ.
• Quy trình điều chỉnh công.
• Người xác nhận.
• Người tính lương.
• Người kiểm tra.
• Người phê duyệt.
• Ngày trả lương.
• Cách gửi phiếu lương.
• Nơi lưu bảng lương.

Quy trình nên có bước đối chiếu giữa HR và kế toán trước khi trình phê duyệt.

Xây chính sách lương và phúc lợi

Bộ chính sách tối thiểu gồm:

• Dải lương theo vị trí.
• Ngày và hình thức trả lương.
• Phụ cấp.
• Làm thêm giờ.
• Thưởng.
• Tạm ứng.
• Nghỉ phép.
• Phúc lợi.
• Rà soát lương.
• Bảo mật thu nhập.

Không nên để từng quản lý tự hứa chính sách với ứng viên hoặc thỏa thuận ngoài hệ thống phê duyệt.

Chuẩn hóa thuế TNCN

HR và kế toán cần phối hợp:

• Kiểm tra thông tin định danh.
• Theo dõi mã số thuế.
• Tiếp nhận hồ sơ người phụ thuộc.
• Lưu chứng từ.
• Hỗ trợ quyết toán.
• Bảo mật dữ liệu thu nhập.

Xây phiếu đánh giá thử việc

Phiếu đánh giá nên có:

• Mục tiêu thử việc.
• Tiêu chí và trọng số.
• Kết quả thực tế.
• Khả năng chuyên môn.
• Khả năng phối hợp.
• Mức độ phù hợp.
• Nhận xét của quản lý.
• Đề xuất sau thử việc.
• Ngày đánh giá và người phê duyệt.

Tuyển dụng tốt chưa đủ để giữ nhân viên. Trải nghiệm từ thư mời, ngày đầu đến giai đoạn phản hồi thử việc quyết định cách nhân viên nhìn nhận mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Các Kênh Tuyển Dụng Hiệu Quả Nhất Cho Doanh Nghiệp
• Ứng Dụng Công Nghệ Số Trong Tuyển Dụng Hiện Đại

4. Phòng nhân sự mới nên vận hành và đo hiệu quả như thế nào?

Phòng HR mới nên vận hành bằng lịch công việc, dữ liệu tập trung, ma trận phân quyền và một bộ chỉ số tối giản. Lộ trình phù hợp là hoàn thiện nền tảng trong 30 ngày, chuẩn hóa quy trình trong 60 ngày và đánh giá vận hành sau 90 ngày.

Checklist công việc theo chu kỳ

Hằng ngày:

• Theo dõi tuyển dụng.
• Cập nhật nhân sự mới.
• Tiếp nhận đơn từ.
• Hỗ trợ onboarding.
• Xử lý yêu cầu phát sinh.

Hằng tuần:

• Báo cáo tuyển dụng.
• Kiểm tra nhân viên thử việc.
• Rà soát hợp đồng.
• Theo dõi hồ sơ còn thiếu.
• Trao đổi với quản lý phòng ban.

Hằng tháng:

• Chốt công.
• Tính và kiểm tra lương.
• Đối chiếu BHXH.
• Cập nhật biến động.
• Lập báo cáo.
• Kiểm tra và sao lưu dữ liệu.

Mỗi checklist nên có người phụ trách, deadline, trạng thái và kết quả cần hoàn thành.

Xây nguồn dữ liệu nhân sự chính thức

Danh mục dữ liệu cần quản lý:

• Danh sách nhân viên.
• Cơ cấu và chức danh.
• Hợp đồng.
• Hồ sơ cá nhân.
• Chấm công.
• Tiền lương.
• BHXH.
• Tuyển dụng.
• Onboarding.
• Thử việc.
• Đào tạo.
• Biến động lao động.

Doanh nghiệp cần tránh tình trạng cùng một thông tin xuất hiện ở nhiều file nhưng không xác định được bản nào chính thức.

Chọn phần mềm HRM đúng thời điểm

Nên cân nhắc phần mềm khi:

• Dữ liệu nằm ở nhiều file.
• Đơn từ xử lý chậm.
• HR phải nhập dữ liệu lặp lại.
• Thường xuyên sai chấm công.
• Khó theo dõi hợp đồng.
• Báo cáo mất nhiều thời gian.
• Quy mô lao động tăng nhanh.

Tiêu chí lựa chọn gồm phân quyền, chấm công – lương, hợp đồng, tuyển dụng, luồng duyệt, xuất dữ liệu, nhật ký thao tác, bảo mật và chi phí mở rộng.

Phần mềm không thể thay thế một quy trình chưa rõ. Doanh nghiệp cần thống nhất cách xử lý trước khi đưa nghiệp vụ lên hệ thống.

Xem thêm: 

• Top 10 phần mềm HRM tốt nhất Việt Nam [So sánh chi tiết]
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC Trong Quản Lý Doanh Nghiệp

Lộ trình 30–60–90 ngày

30 ngày đầu:

• Xác định mô hình HR.
• Hoàn thiện sơ đồ tổ chức.
• Rà soát hồ sơ.
• Chuẩn hóa hợp đồng.
• Xây danh sách deadline.
• Phân quyền dữ liệu.

Ngày 31–60:

• Xây quy trình tuyển dụng.
• Hoàn thiện onboarding.
• Chuẩn hóa chấm công – lương.
• Thiết lập quy trình BHXH.
• Hoàn thiện biểu mẫu.

Ngày 61–90:

• Chạy thử quy trình.
• Đào tạo quản lý.
• Ghi nhận lỗi.
• Điều chỉnh biểu mẫu.
• Thiết lập báo cáo.
• Ban hành phiên bản chính thức.

Bộ chỉ số tối thiểu

Diễn đàn Kinh tế Thế giới dự báo 39% kỹ năng hiện có của người lao động sẽ thay đổi hoặc trở nên lỗi thời vào năm 2030. Khoảng 59 trên 100 lao động cần được đào tạo lại hoặc nâng cao kỹ năng, trong khi 63% nhà tuyển dụng xem khoảng cách kỹ năng là rào cản lớn đối với chuyển đổi doanh nghiệp. Các số liệu này cho thấy đào tạo và phát triển nên được đưa vào kế hoạch HR sau khi nền tảng vận hành đã ổn định.

Sai lầm cần tránh

• Tuyển HR nhưng không giao quyền.
• Chỉ tập trung tuyển dụng.
• Dùng mẫu hợp đồng cũ.
• Tiếp tục yêu cầu đăng ký thang, bảng lương theo cơ chế trước đây.
• Thu thập quá nhiều dữ liệu cá nhân.
• Không phân quyền bảng lương.
• Không theo dõi hợp đồng sắp hết hạn.
• Đánh giá thử việc cảm tính.
• Mua phần mềm trước khi có quy trình.
• Không cập nhật pháp luật.

Phòng nhân sự mới không cần xây mọi cấu phần cùng lúc. Hãy ưu tiên những nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động, chi phí và rủi ro pháp lý; văn hóa, đào tạo nâng cao và phân tích dữ liệu có thể triển khai sau.

KẾT LUẬN

Checklist thiết lập phòng nhân sự cho doanh nghiệp mới không nên bắt đầu bằng phần mềm hoặc một bộ biểu mẫu tải sẵn. Doanh nghiệp cần xác định người chịu trách nhiệm, hoàn thiện cơ cấu, rà soát pháp lý và xây nguồn dữ liệu chính thức trước.

Các nghiệp vụ nên ưu tiên gồm hồ sơ lao động, hợp đồng, chấm công, tiền lương, BHXH, tuyển dụng và onboarding. Khi nền tảng đã vận hành ổn định, phòng HR mới mở rộng sang hiệu suất, đào tạo, văn hóa và phân tích dữ liệu.

Một phòng nhân sự hiệu quả không được đo bằng số lượng nhân viên HR, mà bằng khả năng xử lý đúng hạn, kiểm soát rủi ro và cung cấp dữ liệu đáng tin cậy cho doanh nghiệp.