TNA Là Gì? Cách Xác Định Nhu Cầu Đào Tạo Hiệu Quả

Trong thời kỳ doanh nghiệp Việt Nam đang chuyển đổi mạnh mẽ về công nghệ và cách thức quản trị, việc đào tạo nội bộ không còn là hoạt động mang tính phong trào. Đào tạo giờ đây là một phần trong chiến lược phát triển con người và tổ chức.

Tuy nhiên, để đào tạo mang lại hiệu quả thực sự, bước quan trọng đầu tiên là phân tích nhu cầu đào tạo – TNA (Training Needs Analysis).

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình TNA giúp doanh nghiệp xác định được khoảng cách giữa năng lực hiện tại và yêu cầu công việc, từ đó xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả rõ ràng.

1. TNA Là Gì?

TNA (Training Needs Analysis) là quy trình có hệ thống nhằm xác định những năng lực còn thiếu để đạt được hiệu suất mong muốn trong công việc.

Mục tiêu của TNA là tìm ra khoảng cách giữa năng lực hiện tại và năng lực cần có, đồng thời đánh giá xem khoảng cách đó có thể được thu hẹp bằng đào tạo hay cần biện pháp khác.

Quy trình này giúp doanh nghiệp trả lời ba câu hỏi quan trọng:

• Tại sao: Vấn đề hiệu suất nào đang ảnh hưởng đến kết quả công việc hoặc mục tiêu kinh doanh?
• Cái gì: Doanh nghiệp đang thiếu kiến thức, kỹ năng hay thái độ nào?
• Ai: Những cá nhân hoặc nhóm nào cần được đào tạo?

Điều mà nhiều doanh nghiệp thường hiểu sai là xem TNA như một cuộc khảo sát sở thích học tập của nhân viên. Thực tế, TNA phải dựa trên chiến lược và mục tiêu phát triển của tổ chức.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn mở rộng kênh bán hàng trực tuyến nhưng đội ngũ kinh doanh chưa quen với nền tảng số, thì nhu cầu đào tạo sẽ tập trung vào kỹ năng bán hàng online và phân tích dữ liệu khách hàng, thay vì các khóa học chung chung.

TNA hoạt động như một quá trình “chẩn đoán” trước khi thiết kế đào tạo. Giống như bác sĩ cần khám bệnh trước khi kê đơn, người làm nhân sự cần hiểu rõ vấn đề của tổ chức trước khi mở khóa học. TNA giúp phân biệt giữa nhu cầu thực sự và mong muốn cá nhân, đảm bảo rằng mọi nguồn lực đầu tư cho đào tạo đều phục vụ đúng mục tiêu.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Vai Trò Của TNA Trong Chiến Lược Nhân Sự

Trong năm 2025, khi công nghệ trí tuệ nhân tạo và tự động hóa đang thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, việc đào tạo nhân sự càng trở nên quan trọng. Tuy nhiên, đào tạo chỉ mang lại hiệu quả khi được triển khai có mục tiêu. TNA chính là công cụ giúp doanh nghiệp làm điều đó.

2.1. Tối ưu hóa hiệu quả đầu tư cho đào tạo

Ngân sách đào tạo luôn có giới hạn. Thực hiện TNA giúp doanh nghiệp xác định đúng trọng tâm, chỉ đầu tư vào những khóa học cần thiết, cho đúng đối tượng. Khi đó, hiệu quả của khoản đầu tư trở nên rõ ràng và có thể đo lường được.

2.2. Liên kết đào tạo với mục tiêu kinh doanh

TNA là cầu nối giữa chiến lược đào tạo và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Nếu công ty có kế hoạch mở rộng ra thị trường quốc tế, TNA sẽ chỉ ra nhu cầu đào tạo về kỹ năng ngoại ngữ, đàm phán thương mại quốc tế hoặc hiểu biết về văn hóa nước sở tại.

2.3. Xác định đúng nguyên nhân của vấn đề hiệu suất

Không phải mọi vấn đề đều được giải quyết bằng đào tạo. Một nhân viên làm việc chưa hiệu quả có thể do quy trình rườm rà hoặc thiết bị lỗi thời. TNA giúp doanh nghiệp xác định rõ đâu là vấn đề do thiếu kỹ năng, đâu là do hệ thống hoặc chính sách.

2.4. Tăng cường gắn kết nhân viên

Khi nhân viên thấy mình được đào tạo đúng nhu cầu và có lộ trình phát triển rõ ràng, họ sẽ cảm nhận được sự quan tâm của tổ chức, từ đó tăng mức độ gắn bó và động lực làm việc.

3. Mô Hình 3 Cấp Độ Phân Tích TNA

Theo mô hình của McGehee & Thayer, việc phân tích nhu cầu đào tạo cần được tiến hành ở ba cấp độ để đảm bảo cái nhìn toàn diện và chính xác.

3.1. Cấp độ tổ chức

Ở cấp độ này, TNA tập trung vào chiến lược và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Cần phân tích:

• Mục tiêu kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn.
• Nguồn lực dành cho đào tạo, bao gồm ngân sách, hạ tầng công nghệ và hệ thống E-learning.
• Văn hóa học tập và mức độ sẵn sàng của đội ngũ.
• Những yếu tố bên ngoài như thay đổi chính sách pháp luật, công nghệ hay thị trường.

Kết quả của phân tích này giúp xác định các ưu tiên đào tạo chung cho toàn công ty, chẳng hạn như đào tạo về văn hóa doanh nghiệp, đổi mới sáng tạo hoặc kỹ năng tuân thủ pháp luật.

3.2. Cấp độ công việc

Ở cấp độ này, HR phân tích từng vị trí công việc để xác định năng lực cần thiết. Cơ sở để phân tích gồm:

• Bản mô tả công việc (JD).
• Khung năng lực (Competency Framework).
• Các chỉ tiêu hiệu suất (KPIs).

Ví dụ, với vị trí chuyên viên tuyển dụng, kỹ năng cần có bao gồm phân tích hồ sơ ứng viên, nhận diện từ khóa và sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng. Kết quả của bước này là bộ tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí – nền tảng để so sánh với năng lực thực tế của nhân viên.

3.3. Cấp độ cá nhân

Ở cấp độ này, doanh nghiệp đánh giá từng nhân viên để xem họ có đáp ứng tiêu chuẩn công việc hay chưa. Dữ liệu có thể được lấy từ kết quả KPI, phản hồi 360 độ hoặc đánh giá của quản lý.

Nếu nhân viên chưa đạt kỳ vọng, TNA sẽ xác định nguyên nhân: thiếu kỹ năng, thiếu công cụ, hay thiếu động lực. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra giải pháp đào tạo hoặc cải thiện phù hợp.

4. Quy Trình 5 Bước Thực Hiện TNA

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi

HR cần phối hợp với ban lãnh đạo và các phòng ban để xác định rõ vấn đề kinh doanh, mục tiêu và phạm vi phân tích.
Ví dụ: Phân tích cho toàn doanh nghiệp hay chỉ một bộ phận như kế toán hoặc bán hàng. Bước này đảm bảo TNA được thực hiện có định hướng và được ủng hộ từ lãnh đạo.

Bước 2: Thu thập dữ liệu

Đây là giai đoạn quan trọng để hiểu rõ thực trạng năng lực của nhân viên. Các phương pháp thường dùng:

• Phân tích dữ liệu hiện có: KPI, kết quả đánh giá hiệu suất, phản hồi khách hàng, dữ liệu tuyển dụng.
• Phỏng vấn, khảo sát hoặc tổ chức nhóm thảo luận.
• Quan sát trực tiếp quá trình làm việc, đặc biệt với các vị trí kỹ thuật.
• Kết hợp nhiều phương pháp sẽ giúp kết quả phân tích chính xác hơn.

Bước 3: Phân tích dữ liệu và xác định khoảng cách

Sau khi có dữ liệu, HR cần tổng hợp và so sánh năng lực hiện tại với năng lực mong muốn.
Khoảng cách năng lực sẽ chỉ ra những lĩnh vực cần đào tạo. Tuy nhiên, cần xem xét nguyên nhân cốt lõi: có phải do thiếu kỹ năng hay do yếu tố khác như quy trình, công cụ, hay chính sách lương thưởng.

Bước 4: Ưu tiên hóa nhu cầu đào tạo

Không phải tất cả nhu cầu đều có thể đáp ứng cùng lúc. HR cần xếp hạng ưu tiên dựa trên hai tiêu chí:

• Mức độ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
• Mức độ khẩn cấp.

Những nội dung có ảnh hưởng và tính cấp thiết cao sẽ được triển khai trước.

Bước 5: Báo cáo và đề xuất giải pháp

Báo cáo TNA cần trình bày rõ:

• Quy trình phân tích.
• Các khoảng cách năng lực được phát hiện.
• Danh mục đào tạo ưu tiên.
• Đề xuất giải pháp cụ thể: mục tiêu, đối tượng, nội dung, hình thức (trực tuyến, trực tiếp, huấn luyện kèm cặp...).

Cách đo lường hiệu quả sau đào tạo.

Xem thêm: 

• Cách Ứng Dụng AI Và ChatGPT Trong Tuyển Dụng Nhân Sự
• Hướng Dẫn Hồ Sơ Chế Độ Thai Sản Cho Lao Động Nam
• Cách Điều Chỉnh Sai Mức Đóng BHXH, BHYT, BHTN
• Cách Viết Tin Tuyển Dụng Hấp Dẫn Người Ứng Tuyển
• Cách Xác Định Nhu Cầu Tuyển Dụng Chính Xác Nhất

5. Phương Pháp Thu Thập Dữ Liệu TNA Hiệu Quả

Phỏng vấn chuyên sâu

Phỏng vấn giúp hiểu sâu về nguyên nhân, bối cảnh và các rào cản trong công việc. Phù hợp với quản lý và nhân viên có kinh nghiệm.
Nên chuẩn bị bộ câu hỏi có cấu trúc nhưng linh hoạt để dễ mở rộng khi cần thiết.

Khảo sát

• Phù hợp khi cần thu thập ý kiến của nhiều người. Dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian và dễ tổng hợp số liệu.
• Nên thiết kế câu hỏi rõ ràng, dùng thang đo 1–5 để đánh giá mức độ tự tin, hiểu biết hoặc nhu cầu học tập của nhân viên.

Phân tích công việc

Phân tích chi tiết các nhiệm vụ, yêu cầu kỹ năng và kết quả mong đợi của từng vị trí. Cần phối hợp với quản lý và nhân viên đang đảm nhiệm công việc đó để đảm bảo tính thực tế, đặc biệt trong bối cảnh công việc thay đổi nhanh như hiện nay.

Phân tích dữ liệu hiệu suất

Dựa vào số liệu KPI, doanh số, tỷ lệ sai sót hay phản hồi khách hàng để nhận diện điểm yếu. Đây là dữ liệu khách quan, giúp phát hiện chính xác vấn đề cần đào tạo.

6. Thách Thức Và Sai Lầm Khi Thực Hiện TNA

6.1. Nhầm lẫn giữa mong muốn và nhu cầu

Nhiều doanh nghiệp tổ chức đào tạo theo yêu cầu của phòng ban mà không xác định rõ nguyên nhân. HR cần đặt câu hỏi “vì sao cần học?” để làm rõ vấn đề trước khi ra quyết định.

6.2. Chỉ tập trung vào biểu hiện mà bỏ qua nguyên nhân

Ví dụ, nhân viên đi làm muộn không hẳn vì thiếu kỹ năng quản lý thời gian, mà có thể vì thiếu động lực hoặc bị sắp xếp công việc chưa hợp lý. Nếu không xác định đúng nguyên nhân, giải pháp sẽ không hiệu quả.

6.3. Bỏ qua nhu cầu phi đào tạo

Không phải mọi vấn đề đều có thể giải quyết bằng khóa học. Một TNA hiệu quả cần chỉ ra cả những vấn đề liên quan đến quy trình, công cụ hoặc chính sách.

6.4. Xem TNA là hoạt động làm một lần

Thị trường thay đổi liên tục, nên TNA cần được thực hiện định kỳ hàng năm và cập nhật thường xuyên cùng với kế hoạch kinh doanh.

6.5. Thiếu sự tham gia của quản lý

Nếu thiếu sự ủng hộ từ lãnh đạo và quản lý cấp trung, dữ liệu thu thập sẽ thiếu chính xác và việc triển khai đào tạo sẽ không đạt hiệu quả mong muốn.

TNA là nền tảng để mọi hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp đi đúng hướng. Khi được thực hiện bài bản theo ba cấp độ và quy trình năm bước, TNA giúp doanh nghiệp tránh lãng phí ngân sách, tập trung vào các giải pháp thực tế, và đảm bảo đào tạo mang lại kết quả cụ thể.

Đối với người làm nhân sự, năng lực thực hiện TNA chính là minh chứng rõ ràng cho vai trò của họ trong việc đồng hành cùng lãnh đạo xây dựng đội ngũ và nâng cao hiệu quả tổ chức.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM