Cách Xác Định Nhu Cầu Tuyển Dụng Chính Xác Nhất

Cách xác định nhu cầu tuyển dụng chính xác nhất không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, mà còn đảm bảo tuyển đúng người, đúng việc và đúng thời điểm.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng tuyển dụng dàn trải, thừa nhân sự ở vị trí này nhưng lại thiếu hụt ở vị trí khác, gây lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng hiệu quả kinh doanh.

Việc xác định nhu cầu tuyển dụng một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng đội ngũ vững mạnh, đáp ứng tốt các mục tiêu kinh doanh.

1. Lợi Ích Của Việc Xác Định Đúng Nhu Cầu Tuyển Dụng

Dành thời gian để phân tích và xác định đúng nhu cầu tuyển dụng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là tìm được người vào vị trí đang trống.

Tiết kiệm chi phí: Khi biết rõ mình cần tuyển người như thế nào, doanh nghiệp sẽ tránh được việc tuyển sai người, từ đó giảm thiểu chi phí tuyển dụng lại, chi phí đào tạo và những thiệt hại do nhân sự không đạt hiệu quả công việc. Một kế hoạch rõ ràng cũng giúp phòng nhân sự sử dụng ngân sách tuyển dụng một cách hợp lý và hiệu quả hơn.

Gắn kết với mục tiêu kinh doanh: Nhu cầu nhân sự luôn cần đi đôi với mục tiêu của công ty. Ví dụ, nếu công ty có kế hoạch ra mắt sản phẩm mới, kế hoạch nhân sự cần xác định rõ sẽ cần thêm bao nhiêu nhân viên kinh doanh, marketing hay kỹ thuật. Việc này đảm bảo mỗi nhân sự được tuyển vào đều góp phần trực tiếp vào việc thực hiện chiến lược chung.

Cải thiện hiệu suất làm việc: Tuyển được một nhân sự phù hợp về cả năng lực và văn hóa sẽ giúp đội nhóm hoạt động trơn tru hơn. Ngược lại, một nhân viên không phù hợp có thể gây ra gánh nặng cho đồng nghiệp và làm giảm hiệu suất chung. Xác định rõ nhu cầu từ đầu giúp tăng khả năng tìm được đúng người, góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Đánh Giá Nguồn Nhân Lực Hiện Tại Của Công Ty

Trước khi tìm kiếm người mới, điều cần làm là hiểu rõ đội ngũ hiện tại của doanh nghiệp. Bước này giúp nhận ra những điểm mạnh, điểm yếu và những khoảng trống về nhân sự cần được lấp đầy.

Phân tích kỹ năng của đội ngũ: Lập một danh sách các kỹ năng mà đội ngũ của bạn đang có. Việc này có thể thực hiện qua khảo sát hoặc trao đổi trực tiếp với các trưởng bộ phận. Mục đích là để trả lời các câu hỏi: Công ty đang mạnh về kỹ năng nào? Đang thiếu hụt kỹ năng nào để đáp ứng công việc hiện tại và tương lai? Có nhân viên nào tiềm năng để đào tạo và phát triển cho các vị trí cao hơn không?

Xem xét khối lượng công việc: Đánh giá xem khối lượng công việc hiện tại của các phòng ban có đang quá tải không. Nếu nhân viên thường xuyên phải làm thêm giờ mà hiệu quả công việc vẫn không đạt yêu cầu, đó có thể là dấu hiệu cho thấy cần bổ sung thêm người. Đây là nhu cầu tuyển dụng xuất phát từ việc thiếu nhân lực chứ không phải thiếu kỹ năng.

Xây dựng kế hoạch nhân sự kế nhiệm: Doanh nghiệp cần xác định các vị trí chủ chốt và chuẩn bị phương án nhân sự thay thế khi cần. Việc này giúp nhận ra những vị trí quan trọng nào đang thiếu người kế nhiệm từ nguồn nội bộ. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch đào tạo nhân viên hiện tại hoặc xác định nhu cầu tuyển dụng từ bên ngoài.

3. Dự Báo Nhu Cầu Nhân Sự Dựa Theo Kế Hoạch Kinh Doanh

Sau khi đã hiểu rõ về đội ngũ hiện tại, bước tiếp theo là nhìn về các kế hoạch trong tương lai của công ty để dự báo nhu cầu nhân sự một cách hợp lý.

• Dựa trên các mục tiêu cụ thể: Phòng nhân sự cần làm việc chặt chẽ với ban lãnh đạo để hiểu rõ các kế hoạch sắp tới. 
• Kế hoạch về sản phẩm: Khi công ty chuẩn bị ra mắt một dịch vụ mới, sẽ cần thêm nhân sự ở những bộ phận nào? Cần bao nhiêu người và yêu cầu kỹ năng ra sao?
• Kế hoạch về công nghệ: Nếu công ty sắp áp dụng một phần mềm quản lý mới, có thể sẽ cần tuyển chuyên viên kỹ thuật để triển khai, hoặc đào tạo lại đội ngũ hiện có.
• Kế hoạch về thị trường: Nếu muốn mở thêm chi nhánh ở một tỉnh thành khác, công ty chắc chắn sẽ có nhu cầu tuyển dụng một loạt vị trí mới tại địa điểm đó.
• Dựa trên dữ liệu cũ: Xem lại các số liệu nhân sự của những năm trước, như tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, tốc độ tăng trưởng nhân sự trung bình. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp dự báo được số lượng nhân sự cần tuyển dụng hàng năm để duy trì hoạt động ổn định.

Xem thêm: 

• Cách Báo Giảm BHXH Khi Lao Động Nghỉ Việc
• Rút BHXH 1 Lần Điều Kiện Thủ Tục và Quy Định Mới Nhất
• Đối Tượng Bắt Buộc Phải Tham Gia BHXH Theo Luật BHXH 2025?
• Cách Tính Mức Đóng BHXH Cho Hộ Kinh Doanh Cá Thể
• Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý Gì Khi Xây Dựng Bảng Lương Và Phụ Cấp
• Phân Tích Dữ Liệu Nhân Sự Là Gì? Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

4. Soạn Thảo Bản Mô Tả Công Việc (JD) Rõ Ràng

Khi đã xác định được vị trí cần tuyển, việc tiếp theo là viết một bản mô tả công việc (JD) thật chi tiết và rõ ràng. JD là tài liệu quan trọng nhất để thu hút đúng ứng viên.

• Mô tả mục đích và trách nhiệm chính:

Một JD tốt cần nêu rõ mục đích của vị trí này là gì và người đảm nhận sẽ chịu trách nhiệm cho những kết quả công việc cụ thể nào. Thay vì chỉ liệt kê các đầu việc, hãy mô tả kết quả mong muốn. Ví dụ, thay vì ghi "viết bài cho website", hãy ghi "Chịu trách nhiệm sản xuất nội dung website nhằm đạt mục tiêu tăng 20% lượng truy cập mỗi tháng".

• Liệt kê các yêu cầu cần thiết:

Cần phân biệt rõ đâu là yêu cầu "bắt buộc phải có" (ví dụ: 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương) và đâu là yêu cầu "ưu tiên" hoặc "có thì tốt" (ví dụ: có kinh nghiệm sử dụng phần mềm X). Điều này giúp sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả hơn ngay từ đầu.

• Sự tham gia của quản lý trực tiếp:

Người hiểu rõ nhất công việc của một vị trí chính là quản lý trực tiếp của vị trí đó. Vì vậy, phòng nhân sự cần phối hợp chặt chẽ với họ khi soạn thảo JD để đảm bảo các yêu cầu đưa ra là thực tế và chính xác.

5. Các Sai Lầm Thường Gặp Khi Xác Định Nhu Cầu Tuyển Dụng

Nhận biết và tránh những sai lầm dưới đây sẽ giúp quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn.

Sai lầm 1: Tuyển người giống hệt người cũ: Khi một nhân viên nghỉ việc, xu hướng chung là tìm một người y hệt để thay thế. Tuy nhiên, đây là cơ hội tốt để doanh nghiệp đánh giá lại xem vai trò của vị trí đó có cần thay đổi hay cải tiến gì không để phù hợp hơn với mục tiêu hiện tại.

Sai lầm 2: Chỉ tìm kiếm ứng viên từ bên ngoài: Nhiều doanh nghiệp bỏ qua nguồn nhân lực tài năng ngay trong chính công ty. Ưu tiên tuyển dụng nội bộ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn tạo động lực phát triển cho nhân viên.

Sai lầm 3: Tuyển người theo cảm tính: Người quản lý đôi khi có xu hướng tuyển những người có tính cách giống mình. Điều này có thể làm mất đi sự đa dạng trong đội ngũ, hạn chế những ý tưởng và góc nhìn mới mẻ. Hãy luôn bám sát vào các yêu cầu công việc và năng lực đã đề ra trong JD.

Hy vọng bài viết về Cách Xác Định Nhu Cầu Tuyển Dụng của Lê Ánh HR sẽ hữu ích với bạn đọc.

Xác định nhu cầu tuyển dụng là một bước nền tảng quyết định đến sự thành công của công tác nhân sự và sự phát triển của doanh nghiệp. Một quy trình bài bản, bắt đầu từ việc phân tích nội bộ, dự báo theo mục tiêu kinh doanh và xây dựng mô tả công việc rõ ràng, sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng được đội ngũ nhân sự chất lượng.

Bằng cách áp dụng quy trình này và tránh các sai lầm phổ biến, mỗi quyết định tuyển dụng sẽ trở thành một bước đi chiến lược, góp phần vào thành công chung của tổ chức.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM