Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý Gì Khi Xây Dựng Bảng Lương Và Phụ Cấp?

Việc xây dựng bảng lương không chỉ đơn thuần là chia nhỏ thu nhập thành các khoản cố định và bổ sung, mà còn phải tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 38/2022/NĐ-CP về lương tối thiểu vùng, Luật Bảo hiểm xã hội và Luật Thuế thu nhập cá nhân.

Nếu thiết kế sai hoặc áp dụng chưa đúng quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý, bị truy thu bảo hiểm, xử phạt hành chính, thậm chí phát sinh tranh chấp lao động.

Chính vì vậy, khi xây dựng bảng lương và phụ cấp, nhà quản lý nhân sự cần nắm rõ những nguyên tắc, căn cứ pháp lý và lưu ý quan trọng để vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động, vừa tối ưu chi phí hợp pháp cho doanh nghiệp.

Cùng Lê Ánh HR tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau:

1. Cơ Sở Pháp Lý Về Xây Dựng Bảng Lương

Khi thiết lập hệ thống lương, doanh nghiệp phải căn cứ vào các văn bản pháp luật hiện hành, nổi bật là:

• Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 01/01/2021) – quy định về tiền lương, nguyên tắc trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động liên quan đến điều kiện lao động, quan hệ lao động.
• Nghị định 38/2022/NĐ-CP – quy định mức lương tối thiểu vùng mới nhất.
• Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và văn bản hướng dẫn – quy định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân và Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung) – quy định cách tính thuế từ tiền lương, phụ cấp.

Doanh nghiệp bắt buộc xây dựng thang, bảng lương và đăng ký nội quy lao động nếu có từ 10 lao động trở lên.

• Thang bảng lương phải đảm bảo:
• Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
• Phù hợp với tính chất công việc, chức danh, vị trí.
• Đảm bảo nguyên tắc công bằng và minh bạch giữa các bộ phận.

Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có quyền tự xây dựng thang, bảng lương nhưng phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có).

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Nguyên Tắc Trả Lương Doanh Nghiệp Phải Tuân Thủ

Trong xây dựng và trả lương, doanh nghiệp cần bám sát các nguyên tắc sau:

• Trả lương theo thỏa thuận và đúng hợp đồng lao động: Mức lương ghi trên hợp đồng phải rõ ràng, không được thấp hơn lương tối thiểu vùng.
• Không phân biệt giới tính, dân tộc, tôn giáo: Điều 90 Bộ luật Lao động khẳng định nguyên tắc trả lương bình đẳng cho công việc có giá trị như nhau.
• Thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn: Nếu trả chậm quá 15 ngày thì phải bồi thường thêm ít nhất bằng lãi suất huy động của ngân hàng theo Điều 97 BLLĐ.
• Minh bạch, rõ ràng: Người lao động có quyền được thông tin về cách tính lương, khoản phụ cấp và các khoản khấu trừ.
• Trả lương bằng tiền Việt Nam: Trừ trường hợp đặc biệt với lao động nước ngoài, có thể trả bằng ngoại tệ.

Một sai lầm nhiều doanh nghiệp mắc phải là “chia nhỏ lương thành phụ cấp” để giảm nghĩa vụ đóng BHXH. Điều này có thể bị thanh tra lao động xử phạt, vì từ năm 2018, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác ghi trong hợp đồng (theo Điều 89 Luật BHXH).

3. Xác Định Các Khoản Phụ Cấp Và Trợ Cấp

Phụ cấp là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp linh hoạt trong chính sách đãi ngộ. Tuy nhiên, không phải khoản nào cũng tính đóng BHXH hay tính thuế TNCN. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ:

Phụ cấp tính đóng BHXH: phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, nặng nhọc, độc hại, thâm niên, khu vực…

Khoản không tính đóng BHXH: hỗ trợ ăn trưa, xăng xe, điện thoại, công tác phí, tiền nhà ở, hỗ trợ giữ trẻ… (nếu có quy định rõ ràng).

Khoản miễn thuế TNCN trong giới hạn: ví dụ tiền ăn giữa ca ≤ 730.000 đồng/tháng; tiền điện thoại, công tác phí theo mức hợp lý; phụ cấp trang phục ≤ 5 triệu đồng/năm.

Ví dụ: Một doanh nghiệp xây dựng thường áp dụng phụ cấp xăng xe, phụ cấp độc hại. Các khoản này nếu ghi rõ trong hợp đồng và mang tính cố định thì phải cộng vào tiền lương đóng BHXH.

Khuyến nghị: Khi xây dựng bảng phụ cấp, cần tham khảo Điều 103 BLLĐ 2019 và đối chiếu với hướng dẫn của cơ quan BHXH để tránh rủi ro.

4. Cách Thiết Kế Bảng Lương Hợp Lý

Một bảng lương khoa học cần đảm bảo:

• Phân loại theo chức danh và bậc lương: Mỗi chức danh nên có 3–5 bậc lương, phản ánh kinh nghiệm và năng lực.
• Gắn với hiệu quả công việc: Có thể áp dụng lương cứng + lương KPI hoặc lương theo sản phẩm.
• Phụ cấp rõ ràng: Được ghi cụ thể trong hợp đồng hoặc thỏa ước lao động.
• Tính cạnh tranh thị trường: Doanh nghiệp nên khảo sát lương ngành để tránh mất nhân sự.

Ví dụ:

• Nhân viên kinh doanh: Lương cơ bản 8 triệu + phụ cấp điện thoại 500.000 + hoa hồng theo doanh số.
• Nhân viên sản xuất: Lương cơ bản 7 triệu + phụ cấp ca đêm 1 triệu + phụ cấp chuyên cần 500.000.

Lưu ý quan trọng: Nếu doanh nghiệp chỉ trả “lương cơ bản” rất thấp, còn lại là phụ cấp thì rủi ro khi đóng BHXH và thuế sẽ rất lớn. Doanh nghiệp có thể bị truy thu BHXH và phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Xem thêm: 

• Phân Tích Dữ Liệu Nhân Sự Là Gì? Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
• Nên Quản Lý Nhân Sự Trên Excel Hay Phần Mềm? So Sánh Và Gợi Ý
• Quản lý là gì? Quy trình quản lý hiệu quả
• CRM Là Gì? Đối Tượng Sử Dụng Phần Mềm CRM

5. Lưu Ý Về Nghĩa Vụ Thuế Và Bảo Hiểm

Tiền lương, phụ cấp liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và bảo hiểm của doanh nghiệp:

Thuế TNCN: Doanh nghiệp cần khấu trừ thuế theo biểu lũy tiến từng phần. Một số phụ cấp có giới hạn miễn thuế như đã nêu trên.

Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp: Căn cứ đóng bao gồm lương, phụ cấp và khoản bổ sung thường xuyên.

Chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN: Chỉ được tính nếu có đủ chứng từ (hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ chi trả).

Ví dụ: Một công ty hỗ trợ tiền nhà ở cho nhân viên 2 triệu/tháng. Khoản này:

• Phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN (trừ trường hợp ≤ 15% tổng thu nhập chịu thuế chưa bao gồm tiền nhà).
• Không bắt buộc tính đóng BHXH nếu chi trả không thường xuyên.

Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên có quy chế lương, thưởng, phụ cấp bằng văn bản để làm căn cứ pháp lý khi quyết toán thuế và bảo hiểm.

6. Rủi Ro Pháp Lý Và Giải Pháp Khi Xây Dựng Bảng Lương Và Phụ Cấp?

Sai sót trong bảng lương có thể khiến doanh nghiệp chịu nhiều rủi ro:

• Tranh chấp lao động: Nhân viên khiếu nại vì lương không minh bạch, chậm trả.
• Bị xử phạt hành chính: Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5–50 triệu đồng nếu vi phạm quy định về trả lương.
• Truy thu BHXH và thuế: Nếu doanh nghiệp cố tình tách lương thành phụ cấp để giảm nghĩa vụ đóng.

Giải pháp:

• Xây dựng quy chế trả lương minh bạch, thông báo công khai.
• Cập nhật kịp thời quy định pháp luật về lao động – bảo hiểm – thuế.
• Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự – tiền lương để giảm sai sót.
• Tham khảo ý kiến tư vấn nhân sự – pháp lý khi thiết kế hệ thống lương.

Khuyến nghị từ chuyên gia: “Hãy coi bảng lương không chỉ là công cụ tính toán, mà còn là chiến lược giữ chân nhân tài và tối ưu chi phí hợp pháp cho doanh nghiệp.”

Việc xây dựng bảng lương và phụ cấp không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật, mà còn là chiến lược nhân sự quan trọng. Doanh nghiệp cần lưu ý:

Tuân thủ quy định về lương tối thiểu, bảo hiểm và thuế.

Xác định rõ các khoản phụ cấp, phân biệt giữa khoản tính và không tính BHXH, TNCN.

Thiết kế bảng lương khoa học, công bằng và có tính cạnh tranh.

Chủ động phòng ngừa rủi ro bằng văn bản quy chế và phần mềm quản lý.

Một hệ thống lương minh bạch, hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật, mà còn nâng cao uy tín, tạo động lực cho người lao động gắn bó lâu dài.

Hy vọng bài viết này, Lê Ánh HR giúp hiểu rõ hơn về Phân Tích Dữ Liệu Nhân Sự Là Gì? Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu, khoá học chuyên viên tuyển dụng, khóa học xây dựng ứng dụng KPI và BSC khóa học quản trị hành chính văn phòng ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM