Nên Quản Lý Nhân Sự Trên Excel Hay Phần Mềm? So Sánh Và Gợi Ý

Quản lý nhân sự trên Excel hay bằng phần mềm chuyên dụng là lựa chọn mà hầu hết doanh nghiệp đều phải cân nhắc trong quá trình xây dựng hệ thống nhân sự. Mỗi công cụ đều có ưu – nhược điểm riêng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của bộ phận hành chính – nhân sự và mức độ chuyên nghiệp trong vận hành doanh nghiệp.

Vậy doanh nghiệp nên tiếp tục quản lý nhân sự bằng Excel hay chuyển sang phần mềm? Bài viết dưới đây Lê Ánh HR sẽ phân tích chi tiết, so sánh hai phương pháp quản lý nhân sự phổ biến hiện nay, đồng thời đưa ra gợi ý lựa chọn phù hợp theo từng quy mô và đặc điểm doanh nghiệp.

I. Quản lý nhân sự trong thực tế

Không ít doanh nghiệp tại Việt Nam hiện vẫn nhìn nhận công tác nhân sự đơn thuần là các công việc hành chính như ký hợp đồng, theo dõi chấm công, tính lương, làm bảo hiểm… Tuy nhiên, theo xu hướng hiện đại, quản lý nhân sự là một chuỗi hoạt động liên tục bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, phát triển năng lực, duy trì động lực và quản trị văn hóa doanh nghiệp.

Do đó, nếu không có một hệ thống lưu trữ, theo dõi và xử lý thông tin nhân sự chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ khó có thể:

• Phát hiện kịp thời vấn đề trong năng suất – thái độ làm việc,
• Quản lý hiệu quả các chỉ tiêu nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc, thời gian làm việc hiệu quả…),
• Lập kế hoạch nguồn nhân lực cho mở rộng sản xuất – kinh doanh,
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật (lao động, BHXH, thuế TNCN...).

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

Những áp lực thực tế trong công tác nhân sự

Quản lý nhân sự ngày nay không còn là công việc giấy tờ đơn giản, mà đòi hỏi:

• Quản lý khối lượng dữ liệu lớn: hàng trăm hồ sơ nhân sự, thông tin hợp đồng, bảo hiểm, khen thưởng – kỷ luật...
• Phản hồi nhanh với yêu cầu từ các phòng ban và lãnh đạo,
• Đảm bảo chính xác tuyệt đối trong tính lương, bảo hiểm, thuế,
• Cập nhật kịp thời các thay đổi trong chính sách pháp luật lao động,
• Đảm bảo bảo mật dữ liệu nhân viên trong bối cảnh an ninh mạng ngày càng phức tạp.

Trước những yêu cầu này, nhà quản lý cần lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp.

Với các công cụ sẵn có như Excel – vốn quen thuộc và không tốn kém – liệu có đủ sức gánh vác? Hay doanh nghiệp nên chuyển mình sang các phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp để tối ưu hóa vận hành?

Excel được ưa chuộng bởi tính linh hoạt, dễ dùng, không tốn chi phí, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, khi dữ liệu nhân sự trở nên phức tạp, số lượng nhân viên tăng, các nghiệp vụ liên quan đến chấm công, tính lương, bảo hiểm, thuế… đòi hỏi tính chính xác và đồng bộ cao, Excel bộc lộ nhiều hạn chế. Trong khi đó, phần mềm quản lý nhân sự lại là giải pháp toàn diện hơn về mặt hệ thống, báo cáo và bảo mật, nhưng cần chi phí đầu tư và sự sẵn sàng chuyển đổi.

Phần tiếp theo sẽ phân tích chi tiết từng phương pháp, từ đó đưa ra so sánh và gợi ý phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.

II. Quản Lý Nhân Sự Trên Excel – Ưu Và Nhược Điểm

1. Ưu điểm của Excel trong quản lý nhân sự

Excel là công cụ quen thuộc với hầu hết nhân sự hành chính – kế toán – quản lý. Giao diện đơn giản, linh hoạt, dễ chia sẻ qua email hoặc lưu trữ trên máy tính, giúp doanh nghiệp không cần đầu tư chi phí lớn ban đầu.

Với Excel, bạn có thể xây dựng các biểu mẫu quản lý như:

• Danh sách nhân viên,
• Hợp đồng lao động,
• Theo dõi nghỉ phép, chấm công,
• Tính lương, thưởng, phụ cấp,
• Lập bảng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân...

Các hàm tính toán, lọc dữ liệu, bảng Pivot, Data Validation, VBA... giúp tự động hóa nhiều thao tác. Với doanh nghiệp nhỏ, dưới 20–30 nhân sự, Excel có thể đáp ứng tương đối đầy đủ nhu cầu quản lý.

2. Hạn chế của Excel trong môi trường vận hành chuyên nghiệp

Tuy vậy, khi số lượng nhân sự tăng lên hoặc quy trình ngày càng phức tạp, việc sử dụng Excel sẽ bộc lộ nhiều bất cập:

Dễ sai sót: Một lỗi nhỏ trong công thức tính có thể dẫn đến sai lương, sai số BHXH... ảnh hưởng lớn đến người lao động và uy tín doanh nghiệp.

Thiếu khả năng liên kết dữ liệu: Chấm công, lương, hợp đồng... thường được tách thành các file riêng lẻ → mất thời gian tổng hợp.

Không bảo mật: File Excel dễ bị sao chép, chỉnh sửa trái phép. Không có phân quyền rõ ràng như phần mềm.

Khó kiểm soát phiên bản: Dễ xảy ra tình trạng dùng nhầm bản cũ, chỉnh sửa chồng chéo khi nhiều người thao tác.

Không hỗ trợ theo dõi lịch sử thay đổi, báo cáo động, kết nối hệ thống kế toán – BHXH – thuế...

Excel có thể là giải pháp "chống cháy" cho giai đoạn đầu, nhưng nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hóa nhân sự và tiến tới chuyên nghiệp hóa, đây không phải là lựa chọn bền vững.

Xem thêm: 

• Quản lý là gì? Quy trình quản lý hiệu quả
• CRM Là Gì? Đối Tượng Sử Dụng Phần Mềm CRM

III. Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự – Giải Pháp Hiện Đại Cho Doanh Nghiệp

1. Khái quát về phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM – Human Resource Management) là hệ thống công nghệ thông tin tích hợp nhằm hỗ trợ toàn bộ quá trình quản lý nhân lực trong doanh nghiệp. Các phần mềm như Base HRM, AMIS HRM, Fast HRM, SAP SuccessFactors, Workday… cung cấp nhiều tính năng đồng bộ, phù hợp với nhu cầu hiện đại.

Một số module thường thấy:

• Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng
• Tuyển dụng và onboarding
• Chấm công – tính lương – KPI
• Quản lý BHXH, thuế TNCN
• Đánh giá hiệu suất – đào tạo – thăng tiến
• Tự động hóa quy trình nhân sự

Tham khảo thêm một số phần mềm hỗ trợ quản lý dưới đây:

- Phần mềm quản lý nhân sự

- Phần mềm KPI

- Phần mềm quản lý công việc

2. Lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm

Tăng tính chính xác: Tự động hóa quy trình, giảm lỗi thủ công.

Tối ưu thời gian xử lý: Không phải xử lý tay từng bảng tính, phần mềm đồng bộ dữ liệu liên tục.

Phân quyền chặt chẽ – bảo mật cao: Quản lý truy cập theo vai trò, cấp bậc.

Phân tích dữ liệu nhanh chóng: Báo cáo trực quan, theo thời gian thực.

Kết nối các phòng ban: Dữ liệu nhân sự có thể đồng bộ với kế toán, quản trị, sản xuất...

Ví dụ thực tế: Với phần mềm, khi nhân sự nghỉ phép, hệ thống sẽ tự động cập nhật ngày công – giảm công – tính lương trong tháng đó mà không cần HR thao tác thủ công như khi dùng Excel.

3. Một số hạn chế cần lưu ý

• Chi phí đầu tư ban đầu hoặc theo tháng có thể cao với doanh nghiệp nhỏ.
• Cần thời gian làm quen, đào tạo nhân sự sử dụng.
• Nếu chọn phần mềm không phù hợp, có thể bị phụ thuộc vào nhà cung cấp.

Tuy nhiên, những hạn chế này đều có thể khắc phục nếu doanh nghiệp có định hướng chuyển đổi số và chọn đối tác uy tín.

IV. So Sánh Chi Tiết Giữa Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Và Phần Mềm

Excel có thể đáp ứng tạm thời cho doanh nghiệp nhỏ, nhưng khi quy mô và độ phức tạp gia tăng, việc sử dụng phần mềm nhân sự là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả quản trị.

V. Gợi Ý Lựa Chọn Dựa Trên Quy Mô Và Nhu Cầu Doanh Nghiệp

1. Doanh nghiệp nhỏ (dưới 20 nhân sự)

Nếu chưa có ngân sách đầu tư, có thể bắt đầu với Excel nhưng cần xây dựng hệ thống bảng biểu bài bản, tránh lệ thuộc vào từng cá nhân.

Lưu trữ file trên Google Drive, Dropbox để quản lý tập trung.

Tuy nhiên, cần xác định đây là giải pháp tạm thời. Khi nhân sự tăng lên, nên chuyển sang phần mềm sớm.

2. Doanh nghiệp vừa (20–100 nhân sự)

Nên sử dụng phần mềm có tích hợp chấm công – lương – bảo hiểm.

Ưu tiên phần mềm Việt Nam dễ hỗ trợ và có chi phí hợp lý như AMIS HRM, BambooHR bản Việt hóa, 1Office…

Lập kế hoạch chuyển đổi từng bước, đào tạo nhân sự để làm chủ hệ thống.

3. Doanh nghiệp lớn (trên 100 nhân sự)

Cần hệ thống HRM chuyên sâu, có thể tích hợp với hệ thống ERP.

Ưu tiên các phần mềm có API mở, hỗ trợ phân tích dữ liệu nhân sự, hoạch định nguồn nhân lực, đánh giá năng lực, lộ trình nghề nghiệp…

Yêu cầu đội ngũ HR có kỹ năng quản lý công nghệ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc quản lý nhân sự bằng phần mềm không còn là lựa chọn, mà là một bước tiến tất yếu nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững. Dù Excel vẫn có vai trò nhất định, nhưng với sự hạn chế về tính năng, bảo mật, và khả năng mở rộng, nó khó có thể đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại trong dài hạn.

Việc đầu tư vào phần mềm nhân sự không chỉ là chi phí – đó là chiến lược để nâng cao hiệu quả vận hành, tăng năng suất và giữ chân nhân tài. Nếu bạn đang phân vân lựa chọn hoặc chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo các chương trình đào tạo Quản trị hành chính – nhân sự chuyên sâu tại Lê Ánh HR, nơi giúp bạn xây dựng hệ thống nhân sự bài bản, có thể vận hành trên cả Excel và phần mềm một cách chuyên nghiệp.

Hy vọng bài viết này, Lê Ánh HR giúp bạn đưa ra quyết định về việc Nên Quản Lý Nhân Sự Trên Excel Hay Phần Mềm? So Sánh Và Gợi Ý.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM