TOP 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Nội dung bài viết được tư vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh - CEO Trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh đồng thời là giảng viên các khóa học hành chính nhân sự chuyên sâu tại Lê Ánh HR.

Phần mềm quản lý công việc hiện nay được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý và lãnh đạo thay thế cho các bước công việc thủ công trước đây.

Trong thời kỳ kinh tế hội nhập, công tác quản trị đều được tiến hành công nghệ hóa để mang lại hiệu quản tốt nhất trong phạm vi kinh phí thấp nhất, nếu bạn không bắt kịp bạn sẽ thua cuộc trên chiến trường kinh tế.

Trong bài viêt dưới đây,  Lê Ánh HR sẽ chia sẻ với bạn đọc Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay.

1. Phần mềm quản lý công việc: Base Wework

Base Wework có tiền thân là Wework.vn, là một ứng dụng quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, là một trong những công cụ của Base.vn nhằm mang đến nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện. Các ứng dụng của Base vẫn đang phong phú và hoàn thiện lên từng ngày.

Đặc điểm ứng dụng:

• Khởi tạo danh sách công việc cần làm nhanh chóng dễ dàng
• Tùy chọn hiển thị: Danh sách (List), bảng tiến độ (Gantt) và bảng kéo thả (Kanban)
• Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ; Biểu đồ dữ liệu chính xác, trực quan
• Sắp xếp và bố trí nguồn nhân sự hiệu quả hơn; Phân quyền sử dụng trên từng chức năng đến từng đối tượng ở mỗi dự án
• Giao tiếp và trao đổi nội bộ trên từng bước công việc hoặc dự án; Chia sẻ và quản lý tài liệu chung thuận lợi và hiệu quả hơn
• Theo dõi tình hình mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị; Thông báo và cập nhật hoạt động theo thời gian thực
• Kiểm soát mức độ thành công của các dự án; Linh hoạt xây dựng các trường dữ liệu bổ sung như ngân sách, trọng số,…
• Thoải mái cộng tác với khách hàng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật
• Base đang xây dựng một nền tảng toàn diện và rất đáng để sử dụng để quản trị, điều hành công việc chuyên sâu. Base hoàn toàn phù hợp với các doanh nghiệp với nhiều quy mô khác nhau.
• Chi phí sử dụng cũng là lợi thế của nền tảng này.

Hiện tại phần mềm quản lý công việc Base Wework vẫn đang trong quá trình hoàn thiện nên đôi khi sẽ xuất hiện tình trạng lỗi server trong quá trình vận hành, hoặc có sự bảo trì liên tục gây gián đoạn cho khách hàng khi vận hành.

Đồng thời, việc tích hợp hoặc liên kết với các đối tác dịch vụ lớn chưa có trong thời điểm này nên khi sử dụng base, bạn hoàn toàn độc lập với các công cụ khác.

2. Phần mềm quản lý công việc: Asana

Asana được xem là phần mềm quản lý dự án, công việc, thời gian, nguồn lực tối ưu, đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.

Sử dụng trên giao diện ứng dụng web và thiết bị di động được thiết kế để giúp các nhóm trong tổ chức, hoặc toàn bộ tổ chức sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc của họ một cách nhanh chóng và hợp lý nhất.

Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list….

Đặc điểm:

• Miễn phí cho các nhóm từ 15 thành viên trở xuống.
• Giao diện phần mềm đơn giản, không có bản tiếng Việt, design khoa học và chuyên nghiệp, dễ sử dụng đối với tất cả mọi người.
• Cộng tác: Asana có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, lên lịch và deadline cho công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc bằng cách sử dụng thẻ @ để đề cập tên thành viên… Có khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án – mà không cần sao chép. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu, hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án.
• Lập kế hoạch & Theo dõi tổng quan dự án: Bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Asana không có biểu đồ Gantt, nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án.

Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn. Danh sách, phân chia công việc theo thứ tự từ lớn đến nhỏ, giúp người quản lý theo dõi được tổng thể dự án của mình.

• Báo cáo trực quan, cập nhật theo thời gian thực giúp bạn lập tức đánh giá được hiệu quả của dự án.

Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report), cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại, các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được mở ở phiên bản trả phí.

• Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ.
• Chi phí sử dụng: Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… và cho phép số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng. Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,… Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.
• Với các tính năng trên, Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.

3. Wrike

Tương tự Anasa thì Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ. Wrike thay thế không chỉ email mà còn hầu hết công cụ làm việc khác, đây là phần mềm bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án miễn phí, đặc biệt phù hợp với những công ty quy mô nhỏ hoặc các dự án không có nhiều kinh phí.

Nếu bạn muốn cần tìm một phần mềm nào đó mà bạn có thể thiết lập trong một thời gian ngắn, vậy Wirke có thể sẽ rất phù hợp với bạn.

Đặc điểm:

• Cộng tác: Có đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án… Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng Chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) với các tài liệu đính kèm, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột…
• Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái dự án: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao, có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, cụ thể như đặt thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)… Bên cạnh đó, với các chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt, theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả.
• Báo cáo theo thời gian thực: Đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên…Xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực, báo cáo tiến độ công việc.
• Phân quyền sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở bản miễn phí (như quyền truy cập bảng quản trị, quyền cài đặt ngày làm việc và ngày nghỉ, quyền xoá tài khoản thành viên…). Tuy nhiên một số quyền nâng cao như quyền tạo, sửa và tuỳ chỉnh Workflow, quyền xem lịch làm việc của người khác,… thì chỉ có phiên bản trả phí.
• Wrike miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản, như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với Google Drive, Dropbox, Office365. Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ.

Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5 – 15 người, mức phí 9.8$/ người dùng/ tháng, Wrike sẽ mở thêm các tính năng Gantt chart, tăng dung lượng lưu trữ lên 5Gb, và khả năng tích hợp nâng cao với Microsoft Project, Excel, RSS. Với các tính năng ưu việt hơn nữa như tuỳ chỉnh workflow, báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo… thì chỉ có ở gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Một mức giá khá cao để được sử dụng trọn vẹn phần mềm ưu việt này.

Với những phân tích trên, Wrike sẽ là phần mềm quản lý công việc phù hợp với những doanh nghiệp lớn, với nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu. Với các team nhỏ khoảng dưới 5 thành viên, Wrike phiên bản miễn phí vẫn là một lựa chọn quản lý công việc tốt với các tính năng tuy giới hạn nhưng rất cơ bản và cần thiết.

4. Jira Software

Jira Software là phần mềm cho phép quản lý dự án nhanh được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian. Công cụ được thiết kế giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án, bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả, các phiên bản sản phẩm nâng cấp được phát hành liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng).

Các nhóm phần mềm có thể sử dụng Jira để lên kế hoạch, theo dõi, phát hành, báo cáo phần mềm mới hoặc phần mềm nâng cấp. Họ cũng có thể sử dụng Jira để theo dõi bất kỳ vấn đề nào trong quá trình phát triển và hoàn thiện sản phẩm.

Cách hoạt động của JIRA được thiết dựa vào trọng tâm là kết quả công việc, có thể sử dụng ngay và linh hoạt khi sử dụng trong mọi hoạt động. Đặc điểm:

- Giao diện: khá phức tạp, cần mất thời gian để làm quen, thích nghi thì mới áp dụng workflow được hiệu quả.

- Lập kế hoạch và theo dõi tình trạng công việc: Cung cấp nhiều báo cáo thống kê chi tiết với rất nhiều kiểm biểu đồ khác, Xây dựng quy trình làm việc phù hợp với mỗi yêu cầu của từng dự án khác nhau, Dễ dàng tích hợp,đồng bộ với các hệ thống khác như: Email, Excel,...Cụ thể:

• Jira hỗ trợ phương pháp làm việc agile với giao diện bảng Scrum và bảng Kanban. Người dùng có thể sử dụng một số mẫu dự án có sẵn trong Jira (như mẫu Lead Generation, Document Approval, Software Development, trong đó có sẵn các luồng công việc chuẩn), nhà quản lý cũng có thể tự tuỳ chỉnh luồng công việc của riêng mình.
• Không kể tới các tính năng cơ bản như theo dõi thời gian, cộng tác, Jira còn hơn thế nữa, nó giúp nhà quản lý tuỳ chỉnh và kiểm soát gần như mọi khía cạnh. Ví dụ: Jira có tính năng tự động, như điều kiện (conditions) và thẩm định (validators), cho phép người quản lý thiết lập các tham số cụ thể, để phần mềm tự động xác định liệu nhiệm vụ đã hoàn thành có được chấp nhận hay không.
• Jira có chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt hoặc theo workload (khối lượng công việc) của thành viên, giúp nhà quản lý phân bổ nguồn lực dễ dàng.

- Khả năng tích hợp: Jira có khả năng tương thích cao với các ứng dụng của bên thứ ba. Với khả năng tích hợp công cụ cho nhà phát triển, mạng lưới hàng nghìn tiện ích bổ sung và API mở của Atlassian, Jira có thể giao tiếp với một loạt các công cụ khác nhau.

- Báo cáo: Jira cung cấp hơn một chục báo cáo khác nhau để chia nhỏ dữ liệu, giúp bạn kiểm tra khối lượng công việc, tiến trình công việc và những công việc tồn đọng một cách dễ dàng. Biểu đồ màu giúp phân tích báo cáo một cách nhanh chóng và đơn giản.

- Phân quyền sử dụng: Jira có chức năng phân quyền cực kì chi tiết, Không chỉ phân quyền trong dự án chung, mà còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ. Việc hạn chế quyền xem đối với các vai trò khác nhau trong dự án rất hữu ích khi có những đối tác ngoài tổ chức (như freelance, clients) làm việc trong cùng hệ thống, giúp team công nghệ bảo vệ thông tin độc quyền của mình.

- Chi phí sử dụng: Jira có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày, bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng trên. Sau 7 ngày, bạn sẽ có lựa chọn sử dụng bản trả phí với mức giá tuỳ theo theo quy mô team của bạn và tuỳ theo lựa chọn sử dụng cloud hay server. Đối với bản Cloud, team 10 người có chi phí là 10$/ tháng, còn team từ 11 – 100 người có chi phí là 7$/ người dùng/ tháng.

Jira là một phần mềm quản lý dự án khá đặc thù, đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất cho các team công nghệ, phát triển phần mềm, hoặc các team làm việc theo phương pháp agile.

5. Trello

Trello là phần mềm quản lý dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban, là công cụ quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm, giúp mọi người mọi người trong nhóm chỉ cần nhìn qua là biết được có những việc nào, ai đang làm gì và làm đến đâu. Bạn có thể xài hoàn toàn miễn phí cho đến khi cần những tính năng nâng cao. Đặc điểm: 

• Giao diện làm việc của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Giống với các tờ giấy note trên màn hình, nên việc sử dụng là hoàn toàn dễ dàng.
• Chỉ cần nhìn vào giao diện, nhà quản lý đã có thể nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất. Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.
• Dễ dàng đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn.
• Tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn với Butler
• Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như: Không có tính năng chat nhóm, không phân cấp thành viên quản trị, không có báo cáo công việc, không hiệu quả khi quản lý thời gian…
• Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.
• Chi phí cũng là điều nên cân nhắc nếu bạn muốn làm việc thật sự với nhiều tính năng của phần mềm này.

6. Amis (by MISA)

MISA là một công ty Công nghệ thông tin của Việt Nam từ lâu đã nổi tiếng với các phần mềm, giải pháp kế toán cá nhân, doanh nghiệp.

Amis là một hệ thống quản trị doanh nghiệp được tích hợp các phần mềm quản trị doanh nghiệp như: Kế toán, Bán hàng, Nhân sự và nhiều phần hành khác như Truyền thông, Công việc, Tài liệu, Tài sản, Văn thư, Sáng kiến,… 

Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất Amis giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ Quản trị nhân sự (Quản trị nguồn nhân lực) như: Hoạch định nguồn nhân lực, Tuyển dụng, Quản lý hồ sơ, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý đào tạo, Đánh giá, Chấm công, Quản lý thời gian, Tính lương, Thuế, Bảo hiểm, Khen thưởng, Kỷ luật, Giải quyết nghỉ việc, Quản lý tài sản, Quản lý công tác phí,…

Đặc biệt Amis là phần mềm Online có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (Laptop, máy tính bảng, Điện thoại di động).

Các tính năng của phần mềm Amis.vn quản trị doanh nghiệp hợp nhất. Đáp ứng cho mọi loại hình doanh nghiệp: Thương mại, Dịch vụ, Sản xuất, Xây lắp có quy mô vừa trở lên. 

7. Myxteam

Myxteam là phần mềm quản lý nhân viên, quản lý công việc, dự án hiệu quả. Đặc biệt, bạn có thể theo dõi công việc qua online. Myxteam hỗ trợ là sử dụng web app (trang website) và trên điện thoại Android và iOS. Giúp bạn dễ dàng truy cập bất cứ khi nào, bất cứ đâu.Đặc điểm:

• Dễ dàng phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm.
• Trao đổi trực tiếp ngay tại mỗi công việc giúp mọi người đều theo dõi được, không bị bỏ lỡ thông tin.
• Lập báo cáo, kết quả, tiến độ công việc, dự án.
• Hỗ trợ tiếng Việt.

8. Faceworks

Faceworks là website chuyên cung cấp các gói phần mềm giúp quản lý doanh nghiệp được lập trình sẵn hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu người dùng.

Phần mềm này được xây dựng trên cơ sở điện toán đám mây và hoạt động trên nền tảng web. Nên mỗi thao tác triển khai, bảo trì, nâng cấp đều diễn ra nhanh chóng, truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ cần kết nối mạng internet, dữ liệu của bạn được cam kết bảo mật tuyệt đối. Đặc điểm:

• Cung cấp nhiều gói phần mềm quản lý đa lĩnh vực, đa dàng.
• Hoạt động đa nền tảng web, Áp dụng ERP và quy trình quản lý giúp đạt hiệu quả cao.
• Có bộ phận kỹ thuật thiết kế phần mềm quản lý riêng.
• Phần mềm gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu.
• Mất thời gian và chi phí để triển khai hệ thống.
• Khó khăn khi triển khai, thay đổi văn hóa làm việc truyền thống

9. Izwork

Izwork là một công cụ giúp bạn quản lý các quy trình - tiến độ dự án và làm việc nhóm một cách tiện lợi. Với giao diện dễ dùng, bố trí một cách trực quan, phần mềm quản lý công việc trực tuyến này cho phép bạn tạo lập các việc cần làm, phân công nhiệm vụ chỉ bằng vài thao tác đơn giản.

Ngoài ra, Izwork còn hỗ trợ tự động sắp xếp công việc thông minh, cập nhật tình trạng công việc liên tục, chia sẻ các file online an toàn và không giới hạn dung lượng. Đặc điểm:

• Hoạt động đa nền tảng web
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
• Tạo công việc và phân công nhanh chóng.
• Nhận báo cáo công việc nhanh chóng.
• File tài liệu dự án được chia sẻ online cho mọi người tham gia, đảm bảo an toàn riêng tư và bảo mật.
• Liệt kê danh sách công việc theo dạng bảng trực quan, thuận tiện người dùng.

10. Vtranet

Vtranet cung cấp một phần mềm với đầy đủ các tính năng giúp việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp bạn trở nên đơn giản, hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc áp dụng phần mềm Vtranet vào quy trình quản lý công việc sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được thời gian, tra cứu và thống kê dễ dàng, tối ưu hơn.

Giờ đây, bạn có thể giao việc, theo dõi, kiểm tra tiến độ nhanh chóng tại một thời điểm bất kỳ. Đặc điểm:

• Hoạt động trên nền tảng web.
• Làm việc từ xa mọi lúc - mọi nơi.
• Giao điện đơn giản, dễ sử dụng cho mọi doanh nghiệp.
• Cung cấp đầy đủ tính năng cho phép người dùng quản lý, tạo lập công việc.
• Lên lịch công việc, lưu lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc
• Thống kê hiệu suất làm việc.

Xem thêm: 

• TOP 10+ Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
• TOP 10 Phần Mềm KPI Được Đánh Giá Tốt Nhất
• Phong cách tuyển dụng của những nhà quản trị thành công

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về TOP 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay. Mong rằng với những thông tin này sẽ giúp ích cho các bạn/ doanh nghiệp trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp với mình!

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.