Cách Báo Giảm BHXH Khi Lao Động Nghỉ Việc

Thủ tục báo giảm BHXH khi người lao động nghỉ việc nếu không được thực hiện đúng cách có thể dẫn đến những hệ lụy pháp lý phức tạp và tổn thất tài chính không đáng có cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không chỉ đối mặt với nguy cơ bị truy thu tiền BHXH, BHYT, BHTN mà còn phải chịu các khoản lãi chậm đóng và các mức phạt hành chính theo quy định.

Bài viết này, Lê Ánh HR sẽ hướng dẫn từng bước quy trình báo giảm BHXH khi lao động nghỉ việc, giúp bộ phận nhân sự, kế toán và chủ doanh nghiệp tự tin thực hiện nghiệp vụ này một cách chính xác, hiệu quả và an toàn.

I. Tại Sao Phải Báo Giảm BHXH Kịp Thời Khi Người Lao Động Thôi Việc?

Việc thực hiện báo giảm BHXH không đơn thuần là một thủ tục hành chính, mà còn là trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp được quy định rõ trong Luật Bảo hiểm xã hội. Việc chậm trễ hoặc bỏ sót nghiệp vụ này sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến cả doanh nghiệp và người lao động.

Đối với Doanh nghiệp:

• Tránh phát sinh chi phí không cần thiết:

Nếu không báo giảm kịp thời, hệ thống của cơ quan BHXH sẽ mặc định người lao động vẫn đang làm việc. Doanh nghiệp sẽ phải tiếp tục đóng đầy đủ các khoản BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động đã nghỉ việc trong các tháng tiếp theo. Khoản tiền này sẽ trở thành chi phí "oan" và việc xử lý hoàn trả sau đó cũng rất phức tạp, mất thời gian.

• Phòng ngừa rủi ro bị truy thu và phạt chậm nộp:

Khi cơ quan BHXH thanh tra, kiểm tra và phát hiện doanh nghiệp chưa báo giảm, doanh nghiệp sẽ bị truy thu toàn bộ số tiền phải đóng cho người lao động đó, kèm theo tiền lãi chậm đóng tính trên số tiền phải đóng. Mức lãi này thường được tính bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề.

• Tuân thủ pháp luật lao động:

Thực hiện đúng và đủ các thủ tục cho người lao động khi họ nghỉ việc là nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Việc này thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín và đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, tránh các rủi ro kiện tụng hoặc tranh chấp lao động sau này.

Đối với Người lao động:

• Hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH:

Thủ tục báo giảm là bước tiên quyết để cơ quan BHXH có cơ sở chốt sổ, xác nhận quá trình đóng BHXH cho người lao động. Nếu không có bước này, người lao động không thể nhận lại sổ BHXH đã được xác nhận.

• Đảm bảo quyền lợi hưởng trợ cấp thất nghiệp:

Sổ BHXH đã được chốt là giấy tờ bắt buộc trong bộ hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp. Doanh nghiệp chậm báo giảm đồng nghĩa với việc người lao động sẽ chậm nhận được quyền lợi chính đáng này.

• Thuận lợi khi chuyển sang đơn vị mới:

Khi người lao động có việc làm mới, họ cần nộp sổ BHXH đã được chốt ở công ty cũ để công ty mới tiếp tục tham gia BHXH. Sự chậm trễ từ công ty cũ sẽ gây gián đoạn quá trình tham gia BHXH, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi lâu dài của người lao động.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Thời Hạn Báo Giảm BHXH Theo Quy Định Mới Nhất 2025

Thời hạn là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình báo giảm BHXH. Việc nắm rõ và tuân thủ đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh được 100% rủi ro bị phạt và truy thu. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 50, Quyết định 595/QĐ-BHXH và các văn bản hướng dẫn liên quan, thời hạn nộp hồ sơ được quy định như sau:

Nguyên tắc chung:

Doanh nghiệp phải lập và nộp hồ sơ báo giảm lao động hàng tháng. Thời gian nộp hồ sơ được tính từ ngày phát sinh giảm (ngày người lao động chính thức nghỉ việc) cho đến ngày cuối cùng của tháng đó.

Ví dụ cụ thể:

Nhân viên A có quyết định thôi việc và ngày làm việc cuối cùng là 10/09/2025. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo giảm cho nhân viên A trong khoảng thời gian từ ngày 10/09/2025 đến hết ngày 30/09/2025.

Nhân viên B nghỉ việc vào ngày 30/09/2025. Doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ báo giảm cho nhân viên B chậm nhất là ngày 30/09/2025.

Trường hợp đặc biệt - Báo giảm cho tháng sau:

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ có thể hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng vào những ngày cuối tháng. Để tạo điều kiện thuận lợi, quy định cho phép doanh nghiệp thực hiện báo giảm vào đầu tháng sau nếu việc giảm lao động phát sinh trong tháng trước. Cụ thể:

Hồ sơ báo giảm của tháng 9/2025 có thể được nộp chậm nhất đến ngày làm việc đầu tiên của tháng 10/2025. Tuy nhiên, để tránh rủi ro, các chuyên gia nhân sự luôn khuyến nghị hoàn tất thủ tục ngay trong tháng phát sinh.

Lưu ý quan trọng về thẻ BHYT:

Thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT) của người lao động sẽ có giá trị sử dụng đến hết ngày cuối cùng của tháng mà doanh nghiệp thực hiện báo giảm. Ví dụ, nhân viên A nghỉ việc ngày 10/09 và doanh nghiệp báo giảm trong tháng 9, thẻ BHYT của nhân viên A sẽ có giá trị sử dụng đến hết ngày 30/09/2025. Nếu doanh nghiệp báo giảm muộn sang tháng 10, doanh nghiệp sẽ phải đóng toàn bộ tiền BHYT của tháng 10 cho nhân viên A, và thẻ của họ sẽ có giá trị đến hết 31/10/2025.

III. Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Để Báo Giảm Lao Động BHXH

Sự chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ là chìa khóa để quy trình báo giảm diễn ra suôn sẻ, không bị cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa. Về cơ bản, bộ hồ sơ báo giảm BHXH sẽ bao gồm các biểu mẫu và giấy tờ pháp lý liên quan.

1. Các biểu mẫu theo quy định của BHXH Việt Nam:

Mẫu D02-LT (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN): Đây là biểu mẫu quan trọng nhất. Trong mẫu này, doanh nghiệp kê khai thông tin của tất cả lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị. Đối với lao động báo giảm, cần ghi rõ thông tin cá nhân, mã số BHXH và tại cột "Phương án", ghi rõ "Báo giảm" và lý do (ví dụ: nghỉ việc, thôi việc).

Mẫu TK1-TS (Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT): Biểu mẫu này được sử dụng trong trường hợp người lao động chưa có mã số BHXH hoặc cần điều chỉnh thông tin cá nhân. Tuy nhiên, trong nghiệp vụ báo giảm thông thường cho người đã có mã số BHXH ổn định, mẫu này thường không cần thiết.

2. Các giấy tờ pháp lý làm căn cứ báo giảm (đính kèm khi nộp online):

Doanh nghiệp cần scan các giấy tờ sau để đính kèm vào hồ sơ điện tử. Đây là bằng chứng pháp lý chứng minh việc chấm dứt quan hệ lao động.

• Quyết định thôi việc/sa thải: Áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt HĐLĐ hoặc người lao động bị kỷ luật sa thải.
• Đơn xin thôi việc của người lao động: Có chữ ký của người lao động và sự chấp thuận của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
• Thỏa thuận chấm dứt Hợp đồng lao động (HĐLĐ): Văn bản có chữ ký của cả hai bên, thể hiện sự đồng thuận trong việc kết thúc HĐLĐ.
• Hợp đồng lao động đã hết hạn: Trong trường hợp HĐLĐ hết hạn và hai bên không ký tiếp hợp đồng mới.
• Thông báo chấm dứt HĐLĐ.

Lưu ý khi chuẩn bị:

• Tất cả các giấy tờ pháp lý phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) và ghi rõ ngày tháng hiệu lực.
• Ngày hiệu lực chấm dứt HĐLĐ trên các văn bản này phải khớp với ngày bắt đầu báo giảm BHXH. Ví dụ, quyết định thôi việc có hiệu lực từ 01/10/2025, thì doanh nghiệp phải báo giảm cho người lao động từ tháng 10/2025.
• Nên tạo một thư mục riêng trên máy tính để lưu trữ bản scan của các giấy tờ này, giúp việc tra cứu và đính kèm hồ sơ trở nên nhanh chóng và khoa học.

Xem thêm: 

• Rút BHXH 1 Lần Điều Kiện Thủ Tục và Quy Định Mới Nhất
• Đối Tượng Bắt Buộc Phải Tham Gia BHXH Theo Luật BHXH 2025?
• Cách Tính Mức Đóng BHXH Cho Hộ Kinh Doanh Cá Thể
• Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý Gì Khi Xây Dựng Bảng Lương Và Phụ Cấp
• Phân Tích Dữ Liệu Nhân Sự Là Gì? Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

IV. Hướng Dẫn Quy Trình Báo Giảm BHXH Online Chi Tiết Qua Phần Mềm IVAN

Hiện nay, 100% doanh nghiệp thực hiện thủ tục BHXH qua giao dịch điện tử. Quy trình này được thực hiện thông qua các nhà cung cấp dịch vụ IVAN (như Viettel, VNPT, BKAV, EFY...) hoặc trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam. Dưới đây là các bước thực hiện phổ biến trên một phần mềm IVAN.

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm và chọn thủ tục

Sử dụng tài khoản và mật khẩu đã được cấp để đăng nhập vào phần mềm BHXH điện tử.

Tại giao diện chính, chọn mục "Kê khai hồ sơ", sau đó tìm đến phần "Thu BHXH, BHYT, BHTN" và chọn thủ tục tương ứng với việc báo tăng/giảm lao động (thường có mã thủ tục như 503 hoặc tên gọi "Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN...").

Bước 2: Lập Mẫu D02-LT và kê khai thông tin báo giảm

Chọn kỳ kê khai (tháng, năm) mà doanh nghiệp cần báo giảm.

Phần mềm sẽ hiển thị danh sách lao động hiện tại của công ty. Tìm đến tên của người lao động cần báo giảm.

Tại dòng thông tin của người lao động đó, bạn tích vào mục "Báo giảm". Hệ thống sẽ yêu cầu bạn điền các thông tin sau:

• Phương án: Chọn "GB - Giảm hẳn".
• Từ tháng/năm: Ghi tháng/năm bắt đầu giảm (ví dụ: 09/2025).
• Đến tháng/năm: Bỏ trống.

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã kê khai, bao gồm họ tên, mã số BHXH, mức lương đóng BHXH để đảm bảo không có sai sót.

Bước 3: Hoàn thiện và kết xuất hồ sơ

Sau khi kê khai xong, nhấn nút "Ghi lại" hoặc "Lưu" để hệ thống cập nhật dữ liệu.

Sử dụng chức năng "Kết xuất báo cáo" hoặc "Tạo hồ sơ" để tạo ra bộ hồ sơ điện tử hoàn chỉnh. Hồ sơ này sẽ bao gồm Mẫu D02-LT và các tệp đính kèm.

Bước 4: Đính kèm giấy tờ và ký số

Hệ thống sẽ có mục "Đính kèm tệp". Bạn tiến hành tải lên các bản scan của giấy tờ pháp lý đã chuẩn bị ở phần trước (Quyết định thôi việc, đơn xin thôi việc...).

Cắm USB Token (chữ ký số) của doanh nghiệp vào máy tính.

Nhấn nút "Ký số" hoặc "Nộp hồ sơ", sau đó nhập mã PIN của chữ ký số để xác thực.

Bước 5: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả

Sau khi ký số thành công, hồ sơ sẽ được gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH quản lý.

Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra email hoặc mục "Lịch sử giao dịch" trên phần mềm để theo dõi trạng thái hồ sơ.

• Trạng thái "Chờ xử lý": Hồ sơ đã được gửi đi.
• Trạng thái "Hồ sơ không hợp lệ": Cơ quan BHXH từ chối và có nêu rõ lý do. Doanh nghiệp cần đọc kỹ lý do, sửa lỗi và nộp lại.
• Trạng thái "Đã xử lý thành công": Thủ tục báo giảm đã được chấp nhận.

V. Rủi Ro và Mức Phạt Khi Chậm Báo Giảm BHXH Năm 2025

Việc chậm trễ trong thủ tục báo giảm BHXH không chỉ gây phiền toái mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với các chế tài tài chính nghiêm khắc. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP (giả định vẫn còn hiệu lực và áp dụng cho năm 2025), các mức phạt được quy định rõ ràng.

1. Phạt tiền đối với hành vi chậm báo giảm:

Mức phạt: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng khi không lập hồ sơ hoặc lập không đúng thời hạn. Mức phạt này áp dụng cho cá nhân. Đối với tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt sẽ gấp đôi, tức là từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

Lưu ý: Đây là mức phạt hành chính. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải chịu các khoản truy thu và lãi chậm đóng.

2. Trách nhiệm đóng tiền BHYT phát sinh:

Đây là hậu quả tài chính trực tiếp và phổ biến nhất. Như đã phân tích, nếu doanh nghiệp báo giảm cho người lao động nghỉ việc từ tháng 9 nhưng đến tháng 10 mới nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ bị buộc phải đóng toàn bộ tiền BHYT của tháng 10 cho người lao động đó (4.5% trên mức lương đóng BHXH). Số tiền này tuy không lớn với một cá nhân nhưng sẽ trở thành một khoản chi phí đáng kể nếu doanh nghiệp có nhiều biến động nhân sự.

3. Bị truy thu và tính lãi chậm đóng:

Trong trường hợp doanh nghiệp quên báo giảm trong nhiều tháng, khi phát hiện, cơ quan BHXH sẽ ra quyết định truy thu toàn bộ số tiền BHXH, BHYT, BHTN mà doanh nghiệp phải đóng trong các tháng đó, kèm theo tiền lãi chậm đóng.

Công thức tính lãi: Tiền lãi = (Số tiền phải đóng) x (Lãi suất chậm đóng/tháng) x (Số tháng chậm đóng).

Lãi suất chậm đóng được tính bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề. Đây là một mức lãi suất rất cao, gây thiệt hại lớn cho tài chính của doanh nghiệp.

4. Khó khăn trong việc quyết toán và chốt sổ:

Sự chậm trễ này tạo ra một vòng luẩn quẩn về thủ tục. Doanh nghiệp không thể chốt sổ BHXH cho người lao động, người lao động liên tục yêu cầu, gây áp lực lên bộ phận nhân sự. Đồng thời, các số liệu báo cáo lao động, báo cáo tài chính liên quan đến chi phí lương và bảo hiểm cũng sẽ bị sai lệch.

VI. Các Lưu Ý Quan Trọng Khác Khi Thực Hiện Báo Giảm Lao Động

Ngoài quy trình chính, một chuyên gia nhân sự cần nắm vững các điểm sau để xử lý công việc một cách toàn diện và chuyên nghiệp.

Xác nhận và thu hồi thẻ BHYT: Trước khi người lao động rời đi, bộ phận nhân sự cần thông báo rõ cho họ về thời hạn sử dụng thẻ BHYT. Theo quy định, doanh nghiệp không cần thu hồi thẻ BHYT cũ nữa, nhưng việc thông báo là cần thiết để tránh trường hợp người lao động đi khám chữa bệnh sau khi thẻ hết hạn và phát sinh rắc rối.

Phân biệt báo giảm và báo tạm hoãn:

Báo giảm hẳn (Nghỉ việc): Áp dụng khi quan hệ lao động chấm dứt hoàn toàn.

Báo giảm tạm thời (Tạm hoãn): Áp dụng cho các trường hợp người lao động nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày. Trong trường hợp này, tại Mẫu D02-LT, doanh nghiệp sẽ kê khai ở cột "Phương án" là "NKL - Nghỉ không lương" hoặc "TS - Thai sản".

Quy trình chốt sổ BHXH: Báo giảm thành công là điều kiện cần nhưng chưa phải là điều kiện đủ để hoàn tất nghĩa vụ với người lao động. Ngay sau khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan BHXH, doanh nghiệp phải tiến hành ngay thủ tục chốt sổ BHXH để trả cho người lao động trong thời gian sớm nhất.

Lưu trữ hồ sơ: Tất cả các hồ sơ liên quan đến việc chấm dứt HĐLĐ (quyết định thôi việc, đơn từ, thỏa thuận...) và các thông báo từ cơ quan BHXH cần được lưu trữ cẩn thận (cả bản cứng và bản mềm) để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra sau này.

Hy vọng bài viết về Cách Báo Giảm BHXH Khi Lao Động Nghỉ Việc sẽ hữu ích với bạn đọc.

Thủ tục báo giảm BHXH khi lao động nghỉ việc là một nghiệp vụ không khó nhưng đòi hỏi tính cẩn trọng, chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian. Bằng việc nắm vững các quy định về thời hạn, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy trình giao dịch điện tử, doanh nghiệp có thể hoàn toàn chủ động trong việc quản lý lao động, tối ưu hóa chi phí và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Hy vọng rằng, cẩm nang chi tiết này sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích, giúp công tác nhân sự tại doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu, khoá học chuyên viên tuyển dụng, khóa học xây dựng ứng dụng KPI và BSC khóa học quản trị hành chính văn phòng ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

Từ khóa: báo giảm; báo giảm bhxh; báo giảm bhxh khi nào; báo giảm người phụ thuộc; cách bảo giảm bhxh trên dịch vụ công