Cách Điều Chỉnh Sai Mức Đóng BHXH, BHYT, BHTN

Việc điều chỉnh sai mức đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là một trong những vấn đề phổ biến mà các doanh nghiệp và kế toán thường xuyên gặp phải.

Sai sót này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân như tính toán sai mức đóng, thiếu sót thông tin hoặc áp dụng mức đóng không đúng theo quy định của pháp luật.

Việc khắc phục và điều chỉnh sai mức đóng kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Bài viết này, Lê Ánh HR sẽ hướng dẫn các bước cơ bản để điều chỉnh sai mức đóng BHXH, BHYT, BHTN, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định hiện hành.

1. Các Lỗi Sai Mức Đóng BHXH, BHYT, BHTN Thường Gặp

Trước khi thực hiện quy trình điều chỉnh, việc đầu tiên và quan trọng nhất là xác định chính xác nguyên nhân và bản chất của sai sót. Trong thực tế, các doanh nghiệp thường gặp phải một số lỗi về mức đóng BHXH, BHYT, BHTN như sau:

Sai mức lương và các khoản phụ cấp tính đóng BHXH

Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp chỉ đóng BHXH dựa trên mức lương cơ bản trong hợp đồng lao động mà bỏ qua các khoản phụ cấp và các khoản bổ sung khác có tính chất cố định, chi trả thường xuyên.

Theo Luật BHXH, mức lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động. Việc bỏ sót các khoản này dẫn đến tình trạng đóng thiếu, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi về chế độ BHXH của người lao động (ốm đau, thai sản, hưu trí).

Không điều chỉnh mức đóng khi người lao động thay đổi mức lương

Khi người lao động được tăng lương hoặc ký phụ lục hợp đồng điều chỉnh mức lương nhưng bộ phận nhân sự chưa thực hiện thủ tục báo tăng mức đóng BHXH tương ứng, tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến khoản truy thu lớn cho doanh nghiệp.

Áp dụng sai tỷ lệ đóng

Mặc dù tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN thường ổn định, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ: doanh nghiệp có ngành nghề có rủi ro tai nạn lao động cao, có mức đóng BHXH thấp hơn vào quỹ TNLĐ-BNN) hoặc do nhầm lẫn của nhân viên mới, tỷ lệ đóng sai vẫn có thể xảy ra.

Đóng thừa do xác định sai đối tượng hoặc mức lương tối đa

Một số doanh nghiệp có thể đóng BHXH cho những đối tượng không thuộc diện bắt buộc tham gia (ví dụ: người lao động trong thời gian thử việc nhưng ký hợp đồng thử việc riêng). Hoặc đôi khi doanh nghiệp đóng trên mức lương vượt quá 20 lần mức lương cơ sở (đối với BHXH, BHYT) hoặc 20 lần mức lương tối thiểu vùng (đối với BHTN), dẫn đến đóng thừa không cần thiết.

Việc phân loại chính xác sai sót (đóng thiếu hay đóng thừa) sẽ quyết định quy trình xử lý tiếp theo, là thực hiện thủ tục truy thu hay thoái thu.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Căn Cứ Pháp Lý Khi Điều Chỉnh Mức Đóng BHXH, BHYT, BHTN

Để điều chỉnh sai mức đóng BHXH, BHYT, BHTN một cách chính xác và tuân thủ đúng pháp luật, bộ phận nhân sự cần nắm vững các văn bản pháp lý cơ bản sau (cập nhật đến 03/10/2025):

• Luật BHXH số 58/2014/QH13: Quy định về đối tượng, mức đóng, phương thức đóng và các chế độ BHXH.
• Luật Việc làm số 38/2013/QH13: Quy định về Bảo hiểm thất nghiệp.
• Luật BHYT số 25/2008/QH12 và các luật sửa đổi, bổ sung: Quy định về đối tượng, mức đóng, phương thức đóng BHYT.
• Nghị định 115/2015/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về bảo hiểm xã hội bắt buộc.
• Nghị định 143/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết BHXH cho lao động nước ngoài.
• Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017: Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động.
• Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH: Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc.
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH.

Áp dụng đúng các điều khoản trong những văn bản này giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng và thể hiện sự tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp khi làm việc với cơ quan BHXH.

3. Hướng Dẫn Quy Trình Chi Tiết Điều Chỉnh Sai Mức Đóng BHXH (Truy Thu)

Khi doanh nghiệp đóng BHXH thấp hơn mức quy định, cần thực hiện quy trình điều chỉnh (hay còn gọi là thủ tục báo tăng tiền lương đóng BHXH) như sau:

Bước 1: Rà soát, xác định và lập bảng kê chi tiết

Bộ phận nhân sự cần rà soát toàn bộ quá trình đóng BHXH của người lao động có sai sót và lập bảng kê chi tiết. Bảng kê cần thể hiện rõ:

• Họ và tên người lao động, mã số BHXH.
• Từng tháng/giai đoạn đóng sai.
• Mức lương thực tế phải đóng và mức lương đã đóng.
• Số tiền chênh lệch phải truy thu mỗi tháng.
• Tổng số tiền phải truy thu.

Lưu ý: Tiền lãi chậm đóng sẽ do cơ quan BHXH tính và thông báo, tuy nhiên doanh nghiệp nên tự tính toán trước để dự trù kinh phí.

Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ điều chỉnh

Bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D01-TS).
• Bảng kê thông tin điều chỉnh (Mẫu D02-TS).
• Các văn bản chứng minh việc điều chỉnh: hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động thể hiện việc điều chỉnh mức lương, quyết định tăng lương, bảng thanh toán lương các tháng liên quan, thang bảng lương của doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan lao động.

Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các hình thức:

• Nộp trực tuyến qua phần mềm kê khai BHXH điện tử.
• Nộp qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam.
• Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH quận/huyện.

Bước 4: Nhận kết quả và hoàn tất nghĩa vụ tài chính

Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ xử lý và thông báo số tiền truy thu và tiền lãi (nếu có). Doanh nghiệp thực hiện nộp tiền vào quỹ BHXH theo yêu cầu. Quá trình điều chỉnh chỉ hoàn tất khi doanh nghiệp đã nộp đủ số tiền.

Xem thêm: 

• Cách Viết Tin Tuyển Dụng Hấp Dẫn Người Ứng Tuyển
• Cách Xác Định Nhu Cầu Tuyển Dụng Chính Xác Nhất
• Cách Báo Giảm BHXH Khi Lao Động Nghỉ Việc
• Rút BHXH 1 Lần Điều Kiện Thủ Tục và Quy Định Mới Nhất
• Đối Tượng Bắt Buộc Phải Tham Gia BHXH Theo Luật BHXH 2025?

4. Thủ Tục Xử Lý Khi Đóng Thừa BHXH, BHYT, BHTN (Thoái Thu)

Trường hợp đóng thừa xảy ra khi doanh nghiệp đóng cao hơn mức quy định hoặc đóng cho đối tượng không thuộc diện tham gia. Quy trình xử lý thoái thu tương tự như truy thu, nhưng có vài điểm khác biệt.

Bước 1: Xác định số tiền đóng thừa

Doanh nghiệp cần lập bảng kê chi tiết về các khoản đóng thừa, lý do đóng thừa (ví dụ: lương tính đóng vượt trần, đóng cho người thử việc...).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị thoái thu

Hồ sơ bao gồm các biểu mẫu như Mẫu D02-TS, D01-TS, kèm theo công văn giải trình lý do đóng thừa và đề nghị hoàn trả (thoái thu) số tiền đã đóng thừa.

Bước 3: Nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan BHXH

Doanh nghiệp nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH quản lý và có thể phải cung cấp các chứng từ bổ sung để làm rõ. Cung cấp thông tin minh bạch sẽ giúp quá trình xử lý nhanh chóng hơn.

Bước 4: Nhận lại số tiền đóng thừa

Sau khi thẩm định, cơ quan BHXH sẽ ra quyết định thoái thu và số tiền này có thể được hoàn trả cho doanh nghiệp qua chuyển khoản hoặc được cấn trừ vào các kỳ tiếp theo. Doanh nghiệp cần làm việc rõ với BHXH về phương thức nhận lại tiền và hoàn trả cho người lao động phần tiền đã trừ sai.

5. Mức Xử Phạt Vi Phạm Hành Chính Khi Đóng Sai, Đóng Thiếu BHXH

Việc điều chỉnh sai sót là cần thiết, nhưng doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các chế tài xử phạt để tránh tái phạm. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi đóng BHXH không đúng mức quy định mà không phải trốn đóng sẽ bị xử lý như sau:

• Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm vi phạm (nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng).
• Doanh nghiệp phải đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc, BHTN và nộp lãi chậm đóng theo quy định.
• Chi phí khắc phục (bao gồm cả tiền phạt và lãi) là khá lớn, vì vậy việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ là giải pháp tối ưu.

Cách điều chỉnh sai mức đóng BHXH, BHYT, BHTN là một nghiệp vụ đòi hỏi sự cẩn trọng, tỉ mỉ và kiến thức pháp lý vững vàng. Hy vọng rằng, bài viết chi tiết này của Lê Ánh HR đã cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn cảnh, từ việc nhận diện sai sót, nắm vững cơ sở pháp lý, đến việc thực hiện từng bước trong quy trình. Việc chủ động rà soát và khắc phục kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh được các rủi ro tài chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm đối với người lao động – tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

Từ khóa: Cách điều chỉnh sai mức đóng BHXH; Cách điều chỉnh mức đóng BHXH BHYT BHTN; Điều chỉnh sai mức đóng BHXH BHYT BHTN; Cách điều chỉnh BHXH sai mức đóng; Điều chỉnh mức đóng BHXH 2025; Hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH; Quy trình điều chỉnh mức đóng BHXH; Điều chỉnh tiền đóng BHXH BHYT BHTN.