Tổ chức thực hiện tuyển dụng nhân sự

Sau khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng, phòng nhân sự tiến hành tổ chức thực hiện tuyển dụng. Quá trình tổ chức thực hiện tuyển dụng bao gồm 4 bước sau:

1. Thu hút người xin việc
2. Xây dựng tiêu chuẩn và phương pháo so sánh ứng viên
3. Đánh giá và lựa chọn ứng viên
4. Hoàn tất quá trình tuyển dụng

Trong bài này chúng ta thảo luận về bước đầu tiên trong Tổ chức thực hiện tuyển dụng, đó là Thu hút người xin việc

Sơ đồ: Quản lý quá trình tuyển dụng nhân lực

Thu hút người xin việc là bước đầu tiên trong công tác tổ chức thực hiện tuyển dụng.  Có 2 phương pháp cơ bản để thu hút ứng viên là thu hút nguồn ứng viên nội bộ ; và thu hút nguồn ứng viên bên ngoài

Khi thực hiện việc thu hút ứng viên có thể sử dụng một phương pháp cũng có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau.

1. Thu hút nguồn ứng viên nội bộ:

Khác với đề bạt, bổ nhiệm hoặc phân công công việc nội bộ, tuyển dụng nội bộ cần được thực hiện công khai với phương thức tuyển chọn nhất quán và các tiêu chuẩn lựa chọn rõ ràng. Việc này nhằm hạn chế những phản ứng tiêu cực có thể có từ các ứng viên không thành công.

Để tiếp cận các ứng viên nội bộ chúng ta có thể làm như sau:

• Thông báo về việc tuyển dụng trong toàn doanh nghiệp: Dán thông báo trên bảng tin, gửi thông báo qua thư điện tử,... Cần lưu ý là thông báo phải cung cấp đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển, các yêu cầu đối với ứng viên, cách đăng ký dự tuyển, phương pháp tuyển chọn.
• Nghiên cứu hồ sơ nhân viên để tìm những người phù hợp và chủ động tiếp cận.
• Tiếp cận thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Theo cách này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh.

2. Thu hút nguồn ứng viên bên ngoài:

Các cách tiếp cận nguồn ứng viên từ thị trường lao động có thể bao gồm:

• Đăng quảng cáo.
• Thuê dịch vụ tuyển dụng.
• Đề nghị nhân viên giới thiệu (tương tự như trên).
• Tham gia hội chợ việc làm: Đây là phương pháp mới đang được các tổ chức quan tâm. Phương pháp này cho phép các ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn cao hơn với quy mô lớn hơn. Cùng một thời điểm các ứng viên và các nhà tuyển dụng sẽ nhận được nhiều thông tin hơn, tạo ra những căn cứ xác đáng hơn để đi tới những quyết định đúng nhất cho các ứng viên và nhà tuyển dụng.
• Tiếp cận các cơ sở đào tạo: Phương pháp này thực hiện thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề.
• Chọn từ nguồn dữ liệu ứng viên của doanh nghiệp: Nguồn dữ liệu này được hình thành từ những đợt tuyển dụng trước, bao gồm toàn bộ hồ sơ của những người đã nộp đơn xin việc tại doanh nghiệp.
• Tiếp cận trực tiếp: Phương pháp này thường ít được sử dụng , bởi nó xảy ra có thể do chủ doanh nghiệp tuyển dụng thêm các nhân viên khi gặp họ trong quá trình làm việc hoặc nghe danh tiếng của họ đã lâu.

Trong các phương pháp trên, có 2 phương pháp mà chúng ta cần lưu ý đó là: Đăng quảng cáo và thuê dịch vụ tuyển dụng. Hiện nay, phương pháp đăng quảng cáo đang được sử dụng nhiều nhất và được nhiều đối tượng lao động quan tâm nhất. Bên cạnh đó, phương pháp thuê dịch vụ tuyển dụng có đặc điểm đặc thù đó là thường được áp dụng tại các doanh nghiệp không có phòng chuyên trách về nhân lực hoặc có nhưng chuyên môn không sâu. Ngoài ra, khi thuê dịch vụ tuyển dụng các doanh nghiệp có thể chỉ thuê việc thu hút ứng viên cũng có thể thuê thực hiện nhiều bước trong quy trình tuyển dụng.

a/ Quảng cáo tuyển dụng

Quảng cáo tuyển dụng là phương pháp thu hút ứng viên qua việc thông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông như: Trên các kênh của đài truyền hình, đài phát thanh, mạng xã hội;  trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác. Quảng cáo tuỳ thuộc vào số lượng cũng như chất lượng lao động cần tuyển dụng và tính chất của công việc mà có thể tập trung thành chiến dịch quảng cáo với sự kết hợp của nhiều phương tiện khác nhau hay quảng cáo riêng biệt. Tuy nhiên, nội dung một quảng cáo tốt nên bao gồm các phần sau:

• Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp: Nêu một vài điểm nổi bật của doanh nghiệp để thu hút ứng viên.

Ví dụ: Một công ty hàng đầu; một công ty được bình chọn danh hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao trong năm năm liền; một công ty cam kết đầu tư cho nhân viên;...

• Giải thích ngắn gọn về lý do tuyển dụng: Nếu doanh nghiệp có một lý do tốt chẳng hạn như do công việc kinh doanh phát triển. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng khi đăng quảng cáo tuyển dụng nhiều lần cho một chức danh. Ứng viên có thể suy diễn rằng đó là dấu hiệu cho thấy có nhiều nhân viên bỏ việc hoặc đó là vị trí không hấp dẫn.
• Mô tả những trách nhiệm chính: Đây không phải là một bản mô tả công việc chi tiết. Điều này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều ứng viên phù hợp với công việc.
• Liệt kê những yêu cầu cơ bản đối với ứng viên (khoảng 5 yêu cầu).
• Nêu rõ các yêu cầu về hồ sơ dự tuyển và địa chỉ nhận hồ sơ.
• Khuyến khích ứng viên tiềm năng tham gia dự tuyển:

Ví dụ như mức lương cạnh tranh, mức lương tối thiểu là..., cơ hội được đào tạo,...

* Cần lưu ý là đối tượng quan tâm đến quảng cáo tuyển dụng rất đa dạng, vì vậy quảng cáo có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Quảng cáo không nên nêu những yêu cầu về giới tính, tuổi tác, hình thể (chiều cao, cân nặng) nếu những yêu cầu đó không liên quan đến công việc một cách rõ ràng.

* Những lỗi nên tránh khi đăng quảng cáo tuyển dụng đó là:

- Quá dài và vì thế quá tốn kém; yêu cầu chung chung nên thu hút quá nhiều ứng viên không phù hợp; yêu cầu nhiều hơn mức cần thiết nên không thu hút được ứng viên.

- Quảng cáo quá ngắn, cung cấp ít thông tin về doanh nghiệp và vị trí cần tuyển khiến ứng viên hiểu nhầm; sử dụng những từ ngữ khó hiểu; nêu những chức danh khiến ứng viên hiểu nhầm; không thu hút được người đọc, không làm cho ứng viên quan tâm và không khuyến khích các ứng viên tiềm năng nhanh chóng nộp hồ sơ dự tuyển.

b/ Thuê dịch vụ tuyển dụng

+ Thuê các công ty dịch vụ tuyển dụng có thể có những thuận lợi như:

- Tiết kiệm được thời gian và công sức của doanh nghiệp;

- Tiếp cận được nguồn ứng viên tiềm năng tốt;

- Khắc phục được các hạn chế về chuyên môn và kỹ thuật tuyển dụng;

- Được tư vấn để xác định mức lương hợp lý.

 + Tuy nhiên, thuê dịch vụ cũng có nhiều nhược điểm như:

- Chi phí cao; đơn vị cung cấp có thể không hiểu rõ hết những yêu cầu của doanh nghiệp;

- Đơn vị cung cấp không có nguồn ứng viên phù hợp (điều này thường xảy ra đối với những vị trí công việc có yêu cầu đặc biệt).

Các đơn vị cung cấp dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp thực hiện một số bước trong quy trình tuyển dụng như tìm kiếm ứng viên, đánh giá và lựa chọn ban đầu, và đôi khi thực hiện luôn cả những việc nhằm hoàn tất quá trình tuyển dụng sau khi doanh nghiệp đã chọn được ứng viên phù hợp. Doanh nghiệp phải xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của mình, phải đánh giá các ứng viên mà đơn vị dịch vụ đã chọn lọc và cung cấp để ra quyết định lựa chọn cuối cùng và phải hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới. Sử dụng dịch vụ tuyển dụng sẽ không thể có hiệu quả nếu doanh nghiệp không cung cấp cho đơn vị cung ứng dịch vụ những thông tin chính xác về vị trí cần tuyển và các tiêu chí tuyển chọn.

Thu hút người xin việc là bước quan trọng, đầu tiên và tiên quyết để phòng nhân sự có thể lựa chọn được ứng viên tốt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Tiếp theo quy trình thu hút người xin việc, phòng nhân sự cần xây dựng các tiêu chuẩn và lựa chọn các phương pháp so sánh ứng viên phù hợp. Các bạn tham khảo thêm bài viết: Đánh giá và lựa chọn ứng viên trong tuyển dụng nhân lực

Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp