Thủ Tục Thôi Việc Hợp Pháp Cho Người Lao Động

Thủ tục thôi việc hợp pháp không chỉ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi của mình mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về mặt pháp lý. Nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa “nghỉ việc tự ý” và “thôi việc hợp pháp”, dẫn đến tranh chấp hoặc mất quyền hưởng các trợ cấp liên quan.

Hãy cùng Lê Ánh HR thông qua bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết thủ tục thôi việc hợp pháp cho người lao động, căn cứ pháp lý liên quan, cũng như những quyền lợi và nghĩa vụ mà cả hai bên cần nắm rõ.

I. Thủ tục thôi việc hợp pháp là gì? Khi nào người lao động được phép nghỉ việc?

Thủ tục thôi việc hợp pháp là toàn bộ quy trình hành chính và pháp lý mà người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) phải tuân thủ để chính thức chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định của pháp luật. Tính hợp pháp của thủ tục là yếu tố then chốt để đảm bảo NLĐ nhận được đầy đủ trợ cấp thôi việc và các chế độ khác.

Thủ tục thôi việc hợp pháp được hiểu là quá trình người lao động chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định của Bộ Luật Lao động 2019, bao gồm việc:

• Nộp đơn xin nghỉ việc hợp lệ, có chữ ký và thời gian cụ thể.
• Báo trước đúng thời hạn theo loại hợp đồng.
• Bàn giao công việc, tài sản và dữ liệu đầy đủ cho người kế nhiệm.
• Hoàn tất việc thanh lý và xác nhận chấm dứt hợp đồng với bộ phận nhân sự.

Tùy từng trường hợp, người lao động có quyền nghỉ việc hợp pháp khi:

• Hết hạn hợp đồng lao động mà không có nhu cầu tiếp tục.
• Hai bên cùng thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng quy định tại Điều 35 Bộ luật Lao động 2019.
• Người sử dụng lao động vi phạm nghĩa vụ, như: không trả lương, ngược đãi, ép buộc làm việc hoặc không đảm bảo điều kiện lao động an toàn.

Có thể thấy, việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp người lao động được nhận đầy đủ quyền lợi (tiền lương, phép năm, bảo hiểm xã hội, trợ cấp thôi việc...) mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và giảm rủi ro tranh chấp lao động.

II. Căn cứ pháp lý về thủ tục thôi việc theo Luật Lao động

Để nghỉ việc đúng luật, người lao động cần nắm rõ các căn cứ pháp lý được quy định trong Bộ Luật Lao động 2019. Bộ Luật được coi là nền tảng xác định quyền và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng.

a. Điều 34: Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động

Điều 34 quy định 13 trường hợp hợp đồng lao động được chấm dứt hợp pháp, trong đó có:

• Hết hạn hợp đồng lao động.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
• Người lao động hoặc người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng quy định.
• Người lao động bị kết án, mất năng lực hành vi, hoặc qua đời.
• Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản.

Ý nghĩa: Điều khoản này là căn cứ chính xác định việc nghỉ việc của NLĐ có hợp pháp hay không, từ đó quyết định quyền hưởng trợ cấp, bảo hiểm thất nghiệp.

b. Điều 35: Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của người lao động

Theo Điều 35, người lao động có quyền nghỉ việc mà không cần lý do chính đáng, miễn là báo trước đúng thời hạn:

• Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn.
• Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn.
• Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng theo mùa vụ hoặc dưới 12 tháng.

Ngoài ra, người lao động được phép nghỉ ngay không cần báo trước nếu:

• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm, điều kiện như thỏa thuận.
• Không được trả lương đầy đủ, đúng hạn.
• Bị ngược đãi, cưỡng ép lao động.
• Lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định của bác sĩ.

c. Điều 36: Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của NSDLĐ

Song song với quyền của người lao động, doanh nghiệp cũng có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu:

• Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc.
• Tự ý nghỉ 5 ngày/tháng hoặc 20 ngày/năm không lý do.
• Doanh nghiệp gặp khó khăn kinh tế hoặc thay đổi cơ cấu.

d. Điều 48: Trách nhiệm của doanh nghiệp khi chấm dứt hợp đồng

Doanh nghiệp phải:

• Thanh toán đầy đủ tiền lương, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội trong vòng 14 ngày kể từ khi chấm dứt hợp đồng.
• Hoàn trả sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ liên quan cho người lao động.

 >>> Xem thêm:

• Thủ Tục Cấp Lại Mã Số Thuế Cá Nhân Khi Bị Mất
• Cách Báo Tăng BHXH Cho Lao Động Mới 2025: Hồ Sơ, Thủ Tục
• Thủ Tục Chốt Sổ Bảo Hiểm Xã Hội Cho Người Lao Động Nghỉ Việc
• Rút BHXH 1 Lần Điều Kiện Thủ Tục và Quy Định Mới Nhất
• Thủ Tục Tham Gia Và Quản Lý BHXH Điện Tử Theo Quy Định Mới

III. Quy trình thôi việc hợp pháp chuẩn nhất

Một quy trình thôi việc hợp pháp, bài bản không chỉ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi, mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong môi trường công sở, duy trì mối quan hệ tích cực với doanh nghiệp sau khi rời đi.

* Lưu ý nhỏ:

• Luôn giữ lại bản sao đơn nghỉ việc và biên bản bàn giao để phòng trường hợp tranh chấp sau này.
• Nếu công ty cố tình không giải quyết thôi việc hoặc giữ hồ sơ, người lao động có thể gửi khiếu nại lên Thanh tra Sở Lao động - Thương binh & Xã hội.

IV. Quyền lợi người lao động sau khi thôi việc

Khi hoàn tất thủ tục thôi việc hợp pháp, người lao động không chỉ chấm dứt quan hệ lao động một cách trọn vẹn mà còn được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Việc nắm chắc các quyền lợi này giúp người lao động chủ động hơn khi chấm dứt hợp đồng, đảm bảo công bằng và minh bạch giữa hai bên.

a. Thanh toán tiền lương và trợ cấp chưa chi trả

Ngay sau khi hợp đồng lao động kết thúc, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền còn nợ người lao động:

b. Trợ cấp thôi việc và trợ cấp thất nghiệp

Hai khoản này thường bị nhầm lẫn với nhau, nhưng thực ra bản chất và điều kiện hưởng trợ cấp lại hoàn toàn khác nhau:

Lưu ý: Người lao động cần nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong vòng 3 tháng kể từ ngày nghỉ việc. Quá thời hạn này, quyền lợi sẽ không còn hiệu lực.

c. Nhận lại sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ liên quan

Doanh nghiệp có nghĩa vụ:

• Trả lại sổ BHXH, quyết toán bảo hiểm, bảng chấm công, giấy tờ xác nhận việc làm trong vòng 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.
• Xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN để người lao động làm căn cứ hưởng quyền lợi sau này.
• Nếu phát hiện sai sót trong thông tin bảo hiểm, phải chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ cho cơ quan BHXH trước khi bàn giao.

d. Các quyền lợi khác tùy theo thỏa thuận và nội quy doanh nghiệp

Ngoài quy định pháp luật, người lao động có thể được hưởng thêm:

• Thưởng chia tay hoặc hỗ trợ thôi việc nếu doanh nghiệp có chính sách phúc lợi riêng.
• Giấy chứng nhận công tác / thư giới thiệu, giúp ích cho hồ sơ ứng tuyển mới.
• Thanh toán cổ phần / ESOP (nếu có) với nhân sự cấp cao hoặc nhân viên gắn bó lâu năm.

e. Cách đảm bảo nhận đủ quyền lợi khi nghỉ việc

Để tránh bị thiệt thòi, người lao động nên:

• Ghi nhận đầy đủ thông tin trong biên bản bàn giao và quyết định nghỉ việc.
• Đối chiếu bảng lương, số ngày phép, bảo hiểm trước khi ký thanh lý hợp đồng.
• Giữ lại bản sao hợp đồng lao động, bảng lương và email xác nhận - đây là bằng chứng hợp pháp nếu xảy ra tranh chấp.
• Trong trường hợp doanh nghiệp cố tình chậm thanh toán hoặc giữ giấy tờ, người lao động có thể khiếu nại lên Phòng Lao động - Thương binh & Xã hội hoặc khởi kiện ra tòa án lao động.

V. Nghỉ việc trái luật - Hậu quả và cách khắc phục

1. Hậu quả pháp lý khi nghỉ việc trái luật

• Mất quyền lợi trợ cấp thôi việc và trợ cấp thất nghiệp: Người lao động không đủ điều kiện hưởng nếu không thông báo trước đúng hạn hoặc không thực hiện đầy đủ thủ tục.
• Phải bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp: Nếu hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận có quy định về bồi thường thiệt hại do nghỉ việc đột ngột, người lao động sẽ phải thanh toán.
• Ảnh hưởng hồ sơ và uy tín nghề nghiệp: Nghỉ việc trái luật có thể được ghi nhận trong hồ sơ, khiến ứng viên khó khăn khi ứng tuyển các công ty mới.
• Khó khăn trong nhận sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ liên quan: Doanh nghiệp có thể chậm trễ hoặc từ chối bàn giao hồ sơ nếu không tuân thủ quy trình nghỉ việc.

2. Cách khắc phục và hạn chế rủi ro

• Thông báo sớm và đầy đủ: Tuân thủ thời hạn báo trước theo loại hợp đồng (HĐLĐ xác định thời hạn: 45 ngày, HĐLĐ không xác định thời hạn: 30 ngày, theo Điều 37 Bộ luật Lao động 2019).
• Hoàn tất thủ tục bàn giao: Bao gồm công việc, tài sản công ty, thông tin khách hàng.
• Lưu giữ hồ sơ liên quan: Hợp đồng, email xác nhận nghỉ việc, biên bản bàn giao… để làm bằng chứng nếu xảy ra tranh chấp.
• Thương lượng với doanh nghiệp: Trong trường hợp cần nghỉ việc gấp, có thể thỏa thuận viết thỏa thuận nghỉ việc nhằm tránh tranh chấp pháp lý.
• Tìm sự hỗ trợ pháp lý: Khi gặp tranh chấp về quyền lợi, liên hệ Phòng Lao động - Thương binh & Xã hội hoặc luật sư chuyên ngành lao động để được tư vấn.

VI. Tổng kết.

Thủ tục thôi việc hợp pháp không chỉ là quy định bắt buộc theo Luật Lao động, mà còn là yếu tố quyết định quyền lợi và uy tín nghề nghiệp của người lao động. Việc nắm rõ các bước, tuân thủ thời hạn báo trước và hoàn tất hồ sơ bàn giao giúp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo nhận đủ các chế độ, bảo hiểm và trợ cấp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng được lợi khi quy trình rõ ràng, minh bạch, giảm thiểu tranh chấp và duy trì hiệu quả quản lý nhân sự.

>>> Xem thêm:

• Lộ Trình Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN) – Cam Kết Hiệu Quả
• Khóa Học Thuế TNCN Thực Hành - 100% Trên Chứng Từ Và Phần Mềm
• Lộ Trình Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
• Lộ Trình Học C&B Từ A-Z: 100% Hiệu Quả Cho Người Mới Bắt Đầu
• Lộ Trình Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu

                                                                     ------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM