Thủ Tục Cấp Lại Mã Số Thuế Cá Nhân Khi Bị Mất

Thủ tục cấp lại mã số thuế cá nhân là bước quan trọng giúp người lao động đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế, quyết toán thuế TNCN và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan thuế. Trên thực tế, không ít người bị mất mã số thuế do chuyển nơi làm việc, thất lạc giấy tờ hoặc quên thông tin đăng ký.

Việc nắm rõ quy trình cấp lại theo quy định mới nhất sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng, tránh rắc rối về sau. Hãy cùng LÊ ÁNH HR tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Nội Dung Bài Viết:

I. Cơ sở pháp lý về việc cấp lại mã số thuế cá nhân
II. Các trường hợp được thực hiện thủ tục cấp lại mã số thuế cá nhân
III. Hướng dẫn thủ tục cấp lại mã số thuế cá nhân chi tiết
IV. Một số lưu ý quan trọng khi cấp lại mã số thuế cá nhân

I. Cơ sở pháp lý về việc cấp lại mã số thuế cá nhân

Trong hệ thống quản lý thuế hiện hành, mã số thuế cá nhân là định danh duy nhất gắn với người nộp thuế suốt đời. Khi “bị mất” mã số thuế, pháp luật không tạo mã số mới mà cho phép tra cứu, xác nhận lại thông tin và cấp lại thông báo về mã số thuế hoặc chỉnh sửa dữ liệu định danh (họ tên, số định danh, địa chỉ,…).

- Nguyên tắc pháp lý cốt lõi: Luật Quản lý thuế 2019 quy định mỗi người nộp thuế được cấp một mã số thuế duy nhất, không trùng lặp, dùng suốt đời; thông tin đăng ký thuế phải được cập nhật kịp thời khi có thay đổi nhân thân.

- Hệ văn bản hướng dẫn: Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết đăng ký thuế và quản lý dữ liệu; Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn đăng ký, thay đổi, chấm dứt hiệu lực mã số thuế, quy trình chuẩn để cấp lại thông báo mã số thuế và điều chỉnh thông tin (ví dụ đổi từ CMND sang CCCD gắn chip). Các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính/Tổng cục Thuế giai đoạn 2024–2025 tiếp tục chuẩn hóa kết nối dữ liệu định danh, kênh điện tử và dịch vụ công.

- Bản chất “cấp lại mã số thuế”: Là việc xác thực và cung cấp lại thông tin mã số thuế đang tồn tại (in/ thông báo lại, cấp bản điện tử), không tạo mã số thuế mới. Trường hợp sai/ thiếu dữ liệu, thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký thuế để đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

- Thẩm quyền và chủ thể thực hiện:

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp: tiếp nhận, xử lý hồ sơ tra cứu/cấp lại thông báo/điều chỉnh.
Đơn vị chi trả thu nhập: được đăng ký, cập nhật thông tin mã số thuế cho người lao động theo ủy quyền/nghĩa vụ kê khai.
Cá nhân: nộp trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công, eTax, nhận lại Thông báo về mã số thuế.

Nắm vững cơ sở pháp lý trên giúp doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn đúng kênh thực hiện: cơ quan thuế – đơn vị chi trả – tự nộp trực tuyến, bảo đảm mã số thuế được xác nhận lại nhanh, chính xác, hợp lệ. Phần tiếp theo sẽ trình bày hồ sơ, quy trình và lưu ý thực hành để bạn xử lý trọn vẹn trường hợp “mất” mã số thuế theo đúng quy định.

>>> Xem thêm:

II. Các trường hợp được thực hiện thủ tục cấp lại mã số thuế cá nhân

Trong thực tiễn, “cấp lại mã số thuế cá nhân” được hiểu là cấp lại Thông báo/giấy xác nhận mã số thuế, khôi phục quyền truy cập, hoặc điều chỉnh thông tin định danh trên hệ thống thuế; mã số thuế gốc không thay đổi. Các trường hợp dưới đây phù hợp triển khai theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn đăng ký thuế hiện hành.

Mất thông tin do đăng ký qua tổ chức chi trả

Người lao động từng được đơn vị khấu trừ đăng ký mã số thuế nhưng không nắm tài khoản/không nhớ mã số thuế. Được đề nghị cấp lại Thông báo mã số thuế hoặc tra cứu, đồng thời cập nhật email/số điện thoại để tự quản lý.

Mất Giấy chứng nhận/Thông báo mã số thuế bản giấy

Cá nhân còn mã số thuế hợp lệ nhưng thất lạc chứng từ. Được xin cấp lại Thông báo mã số thuế (bản điện tử hoặc bản giấy) tại cơ quan thuế quản lý hoặc qua cổng thuế điện tử.

Thay đổi nơi cư trú/nơi làm việc và không nhớ mã số thuế

Chuyển tỉnh/thành hoặc đổi nơi làm việc, không ghi nhớ mã số thuế đã cấp. Được tra cứu/cấp lại Thông báo mã số thuế và thực hiện thủ tục chuyển quản lý nếu cần; không đăng ký mã số thuế mới.

Tài khoản thuế điện tử bị khóa/không đăng nhập được

Do sai mật khẩu, thay đổi số điện thoại, email, hoặc xác thực chưa khớp CCCD/hộ chiếu. Được khôi phục/thiết lập lại thông tin xác thực và cấp lại quyền truy cập.

Trường hợp đặc thù

- Người nước ngoài: đã được cấp mã số thuế khi làm việc tại Việt Nam, nay thay đổi hộ chiếu/địa chỉ → được điều chỉnh định danh và cấp lại Thông báo mã số thuế.

- Người đã nghỉ việc muốn tự quyết toán: được cấp lại Thông báo mã số thuế, đồng thời cập nhật thông tin liên hệ để nộp hồ sơ điện tử.

- Thay đổi định danh trong nước (CMND → CCCD gắn chip), dữ liệu trùng/lỗi: được điều chỉnh, hợp nhất thông tin và cấp lại Thông báo mã số thuế sau khi đối soát.

⇒ Một số điều kiện chung: cá nhân phải tồn tại mã số thuế trên hệ thống; cung cấp giấy tờ định danh hợp lệ; không phát sinh cấp mã số thuế mới khi đã có mã số thuế

Khi thuộc một trong các tình huống trên, ưu tiên nộp yêu cầu cấp lại Thông báo mã số thuế/ khôi phục tài khoản qua cổng thuế điện tử để rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời chuẩn hóa số điện thoại, email, CCCD/hộ chiếu. Nếu dữ liệu định danh không khớp, liên hệ cơ quan thuế quản lý để đối soát và cập nhật.

>>> Xem thêm:

III. Hướng dẫn thủ tục cấp lại mã số thuế cá nhân chi tiết

Đừng nhầm “cấp lại mã số thuế” với “cấp số mới”: theo pháp luật quản lý thuế, mỗi cá nhân chỉ có 01 mã số thuế duy nhất; khi “cấp lại” là cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế/ Thông báo mã số thuế hoặc khôi phục/tái cấp thông tin tra cứu – không tạo số mới.

1) Thực hiện online trên Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế

- MỤC TIÊU: Lấy lại/ hiển thị mã số thuế đã cấp, in hoặc tải thông tin; trong trường hợp mất giấy tờ, nộp đề nghị cấp lại thông báo/ giấy chứng nhận theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Bước 1 – Truy cập & đăng nhập

Vào Thuế điện tử (mục Cá nhân).

Có thể đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử (mã số thuế + mật khẩu) hoặc dùng chức năng tra cứu không cần đăng nhập theo số CCCD/CMND để xem mã số thuế.

Bước 2 – Tra cứu mã số thuế (không cần tài khoản)

Nhập số CCCD/CMND, mã xác thực → hệ thống trả lại mã số thuế, họ tên, cơ quan thuế quản lý.

Có thể in hoặc tải kết quả hiển thị.

Bước 3 – Đề nghị cấp lại “Thông báo mã số thuế/Giấy chứng nhận đăng ký thuế” (khi cần bản chính thức)

Sau khi đăng nhập, vào Đăng ký thuế → Cấp lại/ Thay đổi thông tin; nộp Văn bản đề nghị cấp lại theo Mẫu 13-MST (TT 105) kèm bản scan CCCD.

Cơ quan thuế giải quyết không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

- TÌNH HUỐNG TÀI KHOẢN BỊ KHÓA/KHÔNG VÀO ĐƯỢC:

Dùng chức năng quên mật khẩu hoặc đăng ký/ khôi phục tài khoản giao dịch điện tử trên cổng; nếu vẫn không thành công, liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ xác thực lại tài khoản.

(Quy trình quản lý, thay đổi thông tin và đăng ký tài khoản được Tổng cục Thuế hướng dẫn trên Cổng thông tin.)

- CƠ SỞ PHÁP LÝ CHÍNH: Luật Quản lý thuế và Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế/ Thông báo mã số thuế, thời hạn giải quyết và hệ thống biểu mẫu (05-ĐK-TCT, 08-MST, 13-MST, 32/ĐK-TCT…).

2) Thực hiện qua ứng dụng eTax Mobile (điện thoại)

- ƯU ĐIỂM: thao tác nhanh, nhận kết quả tra cứu tức thời; hỗ trợ đăng ký quản lý tài khoản, tra cứu nghĩa vụ thuế, quyết toán TNCN…

Bước 1 – Cài đặt & đăng nhập

Tải eTax Mobile trên Google Play/App Store.

Đăng nhập bằng mã số thuế/ tài khoản thuế điện tử hoặc định danh điện tử mức 2 (VNeID) nếu thiết bị hỗ trợ.

Bước 2 – Tra cứu mã số thuế & thông tin đăng ký thuế

Tại mục Tra cứu thông tin NNT, nhập số giấy tờ (CCCD) hoặc xem theo hồ sơ đã đồng bộ; ứng dụng hiển thị mã số thuế và thông tin quản lý để lưu/ ảnh chụp dùng ngay khi cần.

Bước 3 – Đề nghị cấp lại thông báo/giấy chứng nhận (khi cần bản xác nhận)

Vào nhóm chức năng Đăng ký thuế/ Tra cứu hồ sơ/ Thông báo, thực hiện theo hướng dẫn trên ứng dụng; nội dung chức năng và tài liệu hướng dẫn sử dụng được Tổng cục Thuế công bố trên trang hướng dẫn eTax Mobile.

- LƯU Ý: eTax Mobile đã mở rộng các tiện ích tra cứu, nộp thuế và hỗ trợ quyết toán; người dùng có thể quản lý thông báo nghĩa vụ thuế và lịch sử hồ sơ ngay trên ứng dụng.

3) Thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế

Dành cho trường hợp không tiện thao tác online, tài khoản điện tử chưa kích hoạt, hoặc cần nhận bản giấy có dấu của cơ quan thuế.

- HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ:

Bản sao CCCD/CMND (kèm bản gốc để đối chiếu).
Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế/ Thông báo mã số thuế – Mẫu 13-mã số thuế (TT 105).
Trường hợp trước đây chưa có mã số thuế, nộp Tờ khai đăng ký thuế Mẫu 05-ĐK-TCT để được cấp lần đầu, sau đó cơ quan thuế cấp Thông báo mã số thuế.

- QUY TRÌNH NỘP TẠI “MỘT CỬA”:

Lấy số, nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả.
Nhận Giấy hẹn.
Đến hạn, nhận Thông báo mã số thuế/ Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản giấy) hoặc xác nhận kết quả để dùng trong hồ sơ lao động – tiền lương, quyết toán TNCN. Thời hạn giải quyết: tối đa 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- GHI CHÚ PHÁP LÝ QUAN TRỌNG:

Việc cấp lại chỉ nhằm cung cấp lại thông tin/giấy tờ; mã số thuế cá nhân không thay đổi. Thời hạn xử lý, thành phần hồ sơ và biểu mẫu thực hiện theo Thông tư 105/2020/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Năm 2025, để “cấp lại mã số thuế”, cá nhân nên ưu tiên tra cứu và xin cấp lại thông báo trực tuyến trên Thuế điện tử hoặc eTax Mobile; chỉ đến trực tiếp khi cần bản giấy hoặc chưa có tài khoản điện tử. Bám đúng biểu mẫu TT 105, thời hạn xử lý tối đa 03 ngày làm việc.

>>> Xem thêm:

IV. Một số lưu ý quan trọng khi cấp lại mã số thuế cá nhân

Cấp lại mã số thuế cá nhân không phải “cấp số mới”, mà là khôi phục, xác nhận và đồng bộ thông tin mã đã tồn tại trên hệ thống. Để tránh gián đoạn khấu trừ thuế, quyết toán cuối năm hoặc giao dịch với cơ quan thuế, người nộp thuế nên chuẩn bị và rà soát dữ liệu nhận diện thật kỹ trước khi thực hiện trên kênh điện tử hoặc tại cơ quan thuế.

Kiểm tra nhận diện pháp lý: Đối chiếu họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân (CCCD), quốc tịch, địa chỉ liên hệ, số điện thoại và email. Sai khác nhỏ cũng có thể khiến hệ thống không truy xuất đúng mã.
Tuyệt đối không đăng ký mã mới: Nếu đã từng có mã số thuế (mã số thuế), không nộp hồ sơ đăng ký mới. Trường hợp phát sinh trùng mã, phải làm thủ tục hợp nhất và khóa mã dư, gây mất thời gian và rủi ro xử phạt.
Cập nhật khi đổi giấy tờ: Đổi từ chứng minh nhân dân sang CCCD gắn chip, đổi số hộ chiếu (đối với người nước ngoài) hoặc thay đổi tình trạng cư trú phải nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu hiện hành trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc tại cơ quan thuế.
Đăng ký qua tổ chức trả thu nhập: Nếu trước đây đăng ký mã số thuế qua đơn vị chi trả, hãy thông báo phòng kế toán/nhân sự để được hỗ trợ tra cứu, in xác nhận và, nếu cần, nộp hồ sơ điều chỉnh tập trung.
Ưu tiên kênh điện tử: Thực hiện tra cứu, xác nhận và tải bản điện tử mã số thuế; lưu trữ tệp PDF/ảnh rõ nét để sử dụng lâu dài trong thủ tục ngân hàng, bảo hiểm, lao động.
Đồng bộ dữ liệu cá nhân: Dùng thống nhất một email và số điện thoại cho mọi giao dịch thuế; khi thay đổi, cập nhật ngay để nhận thông báo, mã xác thực.
Lưu vết hồ sơ: Giữ biên nhận, thông báo chấp nhận hồ sơ và lịch sử yêu cầu để thuận tiện đối chiếu khi quyết toán hoặc giải trình.

Mấu chốt của cấp lại mã số thuế cá nhân là khôi phục đúng mã, chỉnh chuẩn dữ liệu và lưu trữ dài hạn. Chuẩn bị giấy tờ nhận diện, thực hiện trên kênh điện tử, phối hợp với đơn vị trả thu nhập (nếu có) và cập nhật kịp thời khi thay đổi CCCD/hộ chiếu sẽ giúp quy trình nhanh, gọn, chính xác.

Thủ tục cấp lại mã số thuế cá nhân khi bị mất là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi thuế và tránh phát sinh rủi ro pháp lý cho người nộp thuế. Qua bài viết, bạn đã nắm được căn cứ pháp lý, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thực hiện theo chuẩn mới nhất. Hy vọng nội dung trên hữu ích cho bạn trong công tác C&B.

Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu về quản trị hành chính – nhân sự và chính sách thuế mới!

-------------------------

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

0.0

(0 lượt đánh giá) Viết đánh giá