Thủ Tục Tham Gia Và Quản Lý BHXH Điện Tử Theo Quy Định Mới

Thủ tục tham gia và quản lý BHXH điện tử theo quy định mới đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với doanh nghiệp và người lao động trong thời kỳ chuyển đổi số. Việc thực hiện thủ tục này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót so với hồ sơ giấy mà còn đảm bảo tính minh bạch, đồng bộ với hệ thống quản lý của cơ quan BHXH.

Bài viết dưới đây của LÊ ÁNH HR sẽ phân tích chi tiết các bước tham gia, quản lý cũng như những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng luật. Hãy theo dõi để tìm hiểu đầy đủ hướng dẫn và áp dụng hiệu quả trong thực tế cùng LÊ ÁNH HR!

I. Thủ tục tham gia và quản lý BHXH điện tử theo quy định mới

Năm 2025, thủ tục tham gia và quản lý BHXH điện tử trở thành xu hướng tất yếu, thay thế phần lớn hồ sơ truyền thống. Toàn bộ các nghiệp vụ như đăng ký tham gia, đóng - nộp, tra cứu quá trình đóng, giải quyết chế độ đau ốm, thai sản, hưu trí hay trợ cấp thất nghiệp đều được thực hiện trực tuyến.

Người lao động và doanh nghiệp có thể thao tác thực hiện thông qua cổng dịch vụ công quốc gia, ứng dụng VssID, VNeID hoặc hệ thống chữ ký số mà không cần đến trực tiếp cơ quan BHXH.

Điểm khác biệt quan trọng là mọi dữ liệu sẽ được số hóa và đồng bộ hóa tức thời, giúp giảm thiểu sai sót, loại bỏ tình trạng chậm trễ trong khâu xử lý hồ sơ. Nhờ đó người lao động chủ động theo dõi quyền lợi an sinh của mình còn doanh nghiệp thì tối ưu quản lý nhân sự và chi phí hành chính.

Đây không chỉ là cải tiến về mặt công nghệ, mà còn là bước tiến lớn trong minh bạch hóa và hiện đại hóa hệ thống BHXH theo định hướng của Luật BHXH 2024.

>>> Xem thêm:

• Cách Tính Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) Mới Nhất
• Các Nghiệp Vụ Bảo Hiểm Xã Hội Trong Doanh Nghiệp
• Cách Tra Cứu Mã Số Bảo Hiểm Xã Hội Nhanh Và Đơn Giản Nhất
• Cách Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp, Cá Nhân

II. Điểm mới trong chính sách BHXH điện tử theo Luật BHXH 2024

Luật BHXH 2024 mang đến những cải cách mạnh mẽ, chính thức có hiệu lực từ 01/07/2025, không chỉ điều chỉnh về chế độ, chính sách, mà còn đặt trọng tâm vào số hóa toàn diện hệ thống BHXH. Đây là bước ngoặt để bảo hiểm xã hội trở thành dịch vụ công điện tử đồng bộ, minh bạch và tiết kiệm chi phí cho cả cơ quan quản lý, doanh nghiệp và người lao động.

✅ Giao dịch điện tử được công nhận giá trị pháp lý đầy đủ

• Mới: Mọi giao dịch về BHXH (đăng ký, cấp sổ, đóng, giải quyết, chi trả chế độ) được thực hiện điện tử và có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy.

• Ý nghĩa: Xóa bỏ tình trạng “song song giấy – điện tử”, hướng tới quy trình một cửa số hóa.

• Mốc thời gian: Chậm nhất 01/01/2027, toàn bộ giao dịch BHXH phải chuyển đổi hoàn toàn sang hình thức điện tử.

✅ Sổ bảo hiểm xã hội điện tử – thay đổi bắt buộc từ 2026

• Mới: Chậm nhất ngày 01/01/2026, sổ BHXH điện tử được áp dụng thống nhất trên toàn quốc.

• Lưu ý: Bản giấy vẫn có thể được cấp nếu người tham gia yêu cầu, nhưng mặc định sẽ là bản điện tử.

• Tác động: Dữ liệu đóng – hưởng của người lao động được quản lý theo thời gian thực, dễ tra cứu, dễ liên thông.

✅ Quyền được cập nhật thông tin định kỳ qua phương tiện điện tử

• Mới: Người lao động được cơ quan BHXH cung cấp thông tin hằng tháng về việc đóng, hưởng chế độ.

• Ý nghĩa: Tăng tính minh bạch, giúp NLĐ chủ động giám sát, kịp thời phát hiện sai sót.

• Thực tiễn: Doanh nghiệp cần sẵn sàng hệ thống nội bộ để phối hợp với cơ quan BHXH trong việc thông báo điện tử này.

✅ Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm – nền tảng liên thông số

• Mới: Lần đầu tiên luật ghi nhận Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, tích hợp BHXH – BHTN – BHYT.

• Đồng bộ: Mã số BHXH được thống nhất với số định danh cá nhân → Người lao động không cần kê khai trùng lặp.

• Ý nghĩa: Giảm tối đa thủ tục hành chính, loại bỏ giấy tờ thừa, nâng cao chất lượng quản lý.

✅ Dịch vụ công trực tuyến cấp độ cao trên Cổng DVC Quốc gia

• Mới: Thực hiện toàn bộ thủ tục BHXH qua Cổng dịch vụ công quốc gia với tài khoản định danh điện tử.

• Không yêu cầu nộp lại giấy tờ nếu thông tin đã có trên cơ sở dữ liệu nhà nước.

• Tác động: Doanh nghiệp, người lao động chỉ cần nộp một lần duy nhất, hệ thống tự động đối soát.

✅ Đồng bộ với bảo hiểm y tế điện tử

• Mới: Thẻ BHYT điện tử được triển khai song song với thẻ giấy, có giá trị pháp lý như nhau.

• Ý nghĩa: Người dân có thể dùng một ứng dụng, một tài khoản định danh để quản lý cả BHXH và BHYT.

✅ Tác động thực tế với doanh nghiệp

• Cần chuẩn hóa dữ liệu nhân sự theo số định danh cá nhân.

• Bắt buộc tích hợp phần mềm nhân sự – tiền lương với hệ thống BHXH điện tử.

• Thiết lập cơ chế thông báo điện tử hằng tháng cho NLĐ để đảm bảo minh bạch.

• Đào tạo nhân sự phụ trách về ký số, lưu trữ hồ sơ điện tử, an toàn dữ liệu.

Có thể nói, Luật BHXH 2024 đã “số hóa” toàn diện bảo hiểm xã hội. Hai mốc quan trọng (01/01/2026 và 01/01/2027) buộc cơ quan, doanh nghiệp và người lao động phải nhanh chóng thích ứng. Ai chuẩn bị sớm sẽ giảm chi phí tuân thủ, nâng cao tính minh bạch và đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong kỷ nguyên số.

III. Quy trình tham gia BHXH điện tử cho người lao động

Tham gia BHXH điện tử giúp người lao động tiết kiệm thời gian, minh bạch quá trình đóng – hưởng, tránh rủi ro thất lạc giấy tờ và được tích hợp trực tiếp vào ứng dụng VssID hoặc VNeID. Có 2 trường hợp chính:

• Người lao động có hợp đồng lao động (tham gia BHXH bắt buộc qua doanh nghiệp).

• Người lao động tự do (tham gia BHXH tự nguyện trực tiếp trên cổng dịch vụ công).

Dưới đây là quy trình chuẩn, đúng quy định mới nhất, được trình bày theo dạng từng bước cụ thể.

1. Trường hợp 1 – Quy trình tham gia BHXH điện tử cho người lao động có hợp đồng (tham gia bắt buộc)

⦿ BƯỚC 1 – Chuẩn bị cá nhân

Có Căn cước công dân gắn chip và số định danh cá nhân.

Đăng ký tài khoản dịch vụ công (dichvucong.gov.vn hoặc dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn).

Tra cứu hoặc đăng ký mã số BHXH (mã duy nhất quản lý suốt quá trình tham gia).

⦿ BƯỚC 2 – Cung cấp thông tin cho doanh nghiệp

Gửi mã số BHXH, bản scan/ảnh CCCD và giấy tờ chứng minh đối tượng hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có).

⦿ BƯỚC 3 – Doanh nghiệp lập hồ sơ điện tử

Bộ phận nhân sự/ kế toán nộp hồ sơ qua Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam bằng chữ ký số.

Các biểu mẫu điển hình: Mẫu TK1-TS (tờ khai cá nhân), Mẫu D02-TS (danh sách lao động).

⦿ BƯỚC 4 – Nộp tiền BHXH

Doanh nghiệp trích tiền lương theo tỷ lệ quy định, nộp qua ngân hàng trực tuyến.

Người lao động không phải thao tác, nhưng nên theo dõi để đảm bảo mình đã được đóng đầy đủ.

⦿ BƯỚC 5 – Kiểm tra kết quả

Đăng nhập ứng dụng VssID hoặc VNeID để xem quá trình đóng.

Thẻ BHYT điện tử sẽ hiển thị trực tiếp trên điện thoại, thay thế thẻ giấy khi khám chữa bệnh.

👉 Lưu ý quan trọng: Trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất đăng ký tham gia BHXH cho nhân viên.

2. Trường hợp 2 – Quy trình tham gia BHXH điện tử cho người lao động tự do (tham gia BHXH tự nguyện)

⦿ Bước 1 – Đăng nhập tài khoản

Vào Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng BHXH Việt Nam.

Chọn thủ tục: “Đăng ký tham gia BHXH tự nguyện”.

⦿ Bước 2 – Điền tờ khai điện tử

Nhập đầy đủ thông tin cá nhân (họ tên, số CCCD, địa chỉ cư trú).

Chọn mức thu nhập làm căn cứ đóng (từ mức tối thiểu đến tối đa theo quy định).

Chọn phương thức đóng: tháng, quý, 6 tháng, hoặc 12 tháng/lần.

⦿ Bước 3 – Nộp tiền trực tuyến

Thanh toán ngay trên cổng bằng ngân hàng/ ví điện tử tích hợp.

Hệ thống trả biên lai điện tử để bạn lưu giữ.

⦿ Bước 4 – Nhận kết quả và theo dõi

Sau 1–2 ngày làm việc, hệ thống cập nhật thời gian đóng mới trong tài khoản.

Có thể tra cứu và theo dõi quá trình đóng trên ứng dụng VssID.

Với quy trình điện tử, người lao động chỉ cần chuẩn bị đúng thông tin, cung cấp cho doanh nghiệp hoặc thao tác trực tuyến vài bước đơn giản. Phần còn lại hệ thống và cơ quan BHXH sẽ tự động xử lý, đồng bộ.
Việc hiểu rõ từng bước giúp bạn tự tin giám sát quyền lợi, tránh bị chậm trễ hoặc thất lạc hồ sơ và đảm bảo quyền an sinh lâu dài.

IV. Quy trình tham gia và quản lý BHXH điện tử cho doanh nghiệp

Từ năm 2025, mọi thủ tục BHXH bắt buộc của doanh nghiệp đều phải thực hiện qua phương thức điện tử theo Luật BHXH 2024 và các văn bản hướng dẫn. Điều này không chỉ giúp giảm thời gian nộp hồ sơ, mà còn tích hợp dữ liệu đồng bộ với cơ quan Thuế, Lao động, và BHXH Việt Nam.

Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình chuẩn dưới đây để đăng ký tham gia lần đầu, quản lý quá trình đóng – điều chỉnh, và thực hiện các nghiệp vụ định kỳ.

1. Chuẩn bị bắt buộc

- Chữ ký số (USB Token hoặc HSM) đã đăng ký với cơ quan thuế.

- Tài khoản trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam (https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn).

- Máy tính/thiết bị có kết nối Internet ổn định và cài đặt phần mềm ký số.

- Bộ phận nhân sự – kế toán được phân quyền rõ ràng, có tài khoản sử dụng.

2. Đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

⦿ Bước 1 – Khai báo đơn vị

Điền Mẫu TK3-TS (tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN) trên Cổng giao dịch điện tử.

Ký số và nộp kèm Giấy phép kinh doanh/Quyết định thành lập (file scan).

⦿ Bước 2 – Lập danh sách lao động

Điền Mẫu D02-TS (danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN).

Với từng nhân viên, cần có Mẫu TK1-TS (tờ khai cá nhân).

Ký số và gửi toàn bộ hồ sơ.

⦿ Bước 3 – Nộp tiền BHXH

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp đã đăng ký, nộp qua dịch vụ ngân hàng điện tử tích hợp với BHXH.

Tỷ lệ trích nộp: theo Luật BHXH, Luật Việc làm và Luật An toàn lao động hiện hành (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN).

⦿ Bước 4 – Xác nhận kết quả

Sau 2–3 ngày làm việc, hồ sơ được duyệt.

Doanh nghiệp nhận thông báo điện tử và tra cứu kết quả trên tài khoản.

Thông tin người lao động sẽ hiển thị trong cơ sở dữ liệu BHXH quốc gia.

3. Quản lý BHXH điện tử trong quá trình hoạt động

• Báo tăng lao động: Khi ký hợp đồng mới, lập Mẫu D02-TS bổ sung. Thời hạn: tối đa 30 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.

• Báo giảm lao động: Khi chấm dứt hợp đồng, lập hồ sơ giảm. Thời hạn: tối đa 30 ngày kể từ ngày chấm dứt.

• Điều chỉnh thông tin: Nếu sai sót về họ tên, ngày sinh, số CCCD → lập Mẫu TK1-TS (cá nhân) và Mẫu D01-TS (bảng kê) để điều chỉnh.

• Báo cáo định kỳ: Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động qua Cổng Dịch vụ công quốc gia theo chế độ liên thông.

• Theo dõi – đối chiếu dữ liệu: Thường xuyên đăng nhập để kiểm tra: Danh sách người lao động đang tham gia; Số tiền đóng – nợ đọng; Trạng thái hồ sơ đã nộp.

• Hỗ trợ người lao động: Hướng dẫn nhân viên cài ứng dụng VssID hoặc VNeID để tra cứu quyền lợi.Giải đáp thắc mắc về quá trình đóng, in xác nhận quá trình công tác khi cần.

V. Lợi ích nổi bật khi áp dụng BHXH điện tử

Áp dụng BHXH điện tử được xem là bước ngoặt lớn trong cải cách hành chính, thay thế dần thủ tục giấy truyền thống. Việc chuyển đổi này không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình mà còn mang lại hàng loạt lợi ích thiết thực cho cả người lao động và doanh nghiệp.

✅ Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí

Thay vì phải xếp hàng nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH, giờ đây tất cả các thủ tục từ đăng kí, đóng, đến tra cứu đều có thể thực hiện trực tuyến chỉ với vài nút nhấp chuột. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí đi lại, in ấn và giảm áp lực cho bộ phận hành chính của doanh nghiệp.

✅ Minh bạch trong quản lý, không lo bị thiệt về mặt quyền lợi

Người lao động có thể theo dõi quá trình đóng BHXH của mình bất cứ lúc nào qua ứng dụng VssID, VNeID hoặc Cổng dịch vụ công. Nhờ vậy, tình trạng chậm đóng, đóng thiếu từ phía doanh nghiệp sẽ dễ dàng được phát hiện và điều chỉnh kịp thời.

✅ Nhanh chóng, chính xác trong giải quyết chế độ

Các chế độ như ốm đau, thai sản, hay tai nạn lao động vốn mất nhiều ngày xử lý trên hồ sơ giấy, nay đã được lược bớt các khâu quy trình và rút ngắn thòi gian nhờ hệ thống điện tử. Đây được xem là yếu tố quan trọng để giữ chân lao động chất lượng, đồng thời nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác và xã hội.

✅ Tăng uy tín và sức hút của doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện BHXH điện tử đúng quy định không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến cán bộ công nhân viên. Đây được xem là yếu tố quan trọng và chiến lược cốt lõi để giữ chân lao động chất lượng, đồng thời nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác và xã hội.

Có thể thấy rằng BHXH điện tử 2025 là giải pháp kép: Vừa bảo vệ quyền lợi cho người lao động, vừa giúp cho doanh nghiệp quản lý hiệu quả và minh bạch hơn. Có thể xem đây chính là bước tiến quan trọng hướng đến môi trường lao động hiện đại, công bằng, văn minh và bền vững.

>>> Xem thêm:

• Luật BHXH 2024 Có Gì Mới? Những Điểm Thay Đổi Quan Trọng
• Các Khoản Phụ Cấp Phải Đóng Bảo Hiểm Xã Hội: Bạn Đã Biết Chưa?
• Bảo Hiểm Xã Hội Tự Nguyện - Mức Đóng, Quyền Lợi, Cách Tính
• Cách Tính Bảo Hiểm Xã Hội 1 Lần Theo Quy Định Mới Nhất

VI. Những lưu ý quan trọng và khuyến nghị khi chuyển đổi sang BHXH điện tử

Dù BHXH điện tử 2025 mang lại nhiều tiện ích, cả người lao động và doanh nghiệp vẫn cần đặc biệt lưu ý để không mất quyền lợi hoặc vướng vi phạm pháp luật. Ngoài ra, để việc chuyển đổi sang BHXH điện tử năm 2025 diễn ra thuận lợi, mỗi bên cần chủ động trong cách tiếp cận:

Thủ tục tham gia và quản lý BHXH điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao tính minh bạch trong quản trị nhân sự. Khi nắm vững quy trình này, nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi, cập nhật nghĩa vụ đóng – hưởng BHXH của người lao động theo quy định mới, đồng thời tạo dựng uy tín và sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích, bạn đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều kiến thức thực tiễn trong chiến lược phát triển kỹ năng quản trị hành chính – nhân sự!

>>> Xem thêm:

• Lộ Trình Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu
• Lộ Trình Học C&B Từ A-Z: 100% Hiệu Quả Cho Người Mới Bắt Đầu
• Lộ Trình Học Nghiệp Vụ Bảo Hiểm Xã Hội Hiệu Quả Cho Người Mới
• Lộ Trình Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN) Từ Cơ Bản Đến Chuyên Sâu

------------------------- 

Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự, hãy tham gia các khóa học tại Lê Ánh HR. Các khóa học này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng mà còn liên tục cập nhật những kiến thức mới nhất. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM