Cách Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp, Cá Nhân

Đăng ký bảo hiểm xã hội mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên trong quá trình làm việc, khi về già và thậm chí sau khi chết. Khi người lao động bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi nghỉ việc... thì BHXH sẽ bù đắp một phần thu nhập của người lao động trên cơ sở quỹ BHXH.

Vậy đăng ký BHXH như thế nào? Hãy cùng Lê Ánh HR tìm hiểu chi tiết cách đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp, cá nhân trong bài viết dưới đây

I. Đăng ký bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì?

Nếu người lao động hay doanh nghiệp muốn tham gia bảo hiểm xã hội thì điều đầu tiên cần chuẩn bị đó là thông tin cá nhân để tham gia bảo hiểm xã hội.

Theo BHXH Việt Nam, người lao động và đơn vị lập hồ sơ BHXH, đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT được chia thành hồ sơ nhân viên và hồ sơ doanh nghiệp.

»» Tham khảo: Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A - Z ««

II. Cách đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp lần đầu

1. Hồ sơ tham gia BHXH cho doanh nghiệp lần đầu

Hồ sơ doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH lần đầu bao gồm:

• Kê khai đơn vị tham gia BHYT, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
• Danh sách nhân viên tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm tai nạn lao động.
• Danh sách thông tin.

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ nộp cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

2. Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp lần đầu

Bước 1: Xin mã doanh nghiệp theo quy trình

Doanh nghiệp có thể đăng ký cấp mã số đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc trực tuyến theo 2 cách sau:

- Cách 1: Làm thủ tục đăng ký mã số đơn vị BHXH trên phần mềm khai BHXH điện tử và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để xác thực. Bạn có thể dễ dàng đăng ký, mua chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH của VIETTEL, VNPT, BKAV và các nhà cung cấp khác...

- Cách 2: Truy cập website của BHXH Việt Nam theo đường dẫn sau: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn để đăng ký mã số đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.

Thời gian cấp mã là tối đa trong 7 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra thông tin và cấp mã số BHXH cho doanh nghiệp.

Lưu ý: Tại nhiều nơi, sau khi doanh nghiệp đăng ký mã doanh nghiệp trên phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH thì sau đó phải mang theo hồ sơ giấy nộp cho cơ quan bảo hiểm. Hồ sơ bao gồm: Tờ khai đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội và bản sao đăng ký công thương của công ty.

Bước 2: Báo số lượng lao động tăng hoặc giảm

Sau khi doanh nghiệp lấy mã đơn vị BHXH thì có thể tăng, giảm dịch vụ lao động. Khi đó, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản để kê khai số lượng lao động trên phần mềm BHXH hoặc website BHXH hoặc nộp hồ sơ bản cứng cho cơ quan quản lý BHXH.

Sau khi doanh nghiệp đăng ký và đóng BHXH cho người lao động, 5 ngày sau cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động.

Trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu thì được gộp chung hồ sơ bước 1 và bước 2 khi nộp hồ sơ tham gia BHXH. Lưu ý phải kèm theo CMND của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội.

3. Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu qua mạng cho doanh nghiệp

Về cơ bản, các bước kê khai hồ sơ BHXH trực tuyến sẽ bao gồm 2 bước chính. Doanh nghiệp, người kê khai thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng ký với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để sử dụng chữ ký số

Đăng ký BHXH trực tuyến yêu cầu đơn vị phải có chữ ký số. Đây là kiểu chữ ký duy nhất được BHXH Việt Nam công nhận là hợp pháp trong phương thức giao dịch BHXH điện tử. Nếu không có chữ ký số, doanh nghiệp có thể đăng ký thông tin chữ ký số thông qua nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép.

Bước 2: Khai báo BHXH điện tử

Doanh nghiệp hoặc người kê khai thực hiện kê khai hồ sơ BHXH của người lao động trên phần mềm BHXH điện tử. Quy trình thực hiện các bước được tích hợp trên Hệ thống, sau khi hoàn thành, người nộp hồ sơ gửi hồ sơ đến tổ chức BHXH.

III. Cách đăng ký BHXH lần đầu cho cá nhân

1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký BHXH lần đầu cho cá nhân

Đối với người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, hồ sơ bao gồm:

• Kê khai bảo hiểm, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
• Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung giấy tờ chứng minh (nếu có).

Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, hồ sơ bao gồm:

• Kê khai bảo hiểm, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
• ợp đồng lao động xác định thời hạn được giao kết ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động gia hạn có thời hạn kéo dài hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động mới được giao kết tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

2. Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho cá nhân qua mạng

Bước 1: Gửi đơn đăng ký của bạn

Người lao động nộp hồ sơ trực tuyến cho cơ quan BHXH thông qua một trong các phương thức sau:

• Bằng việc thực hiện giao dịch trên trang bảo hiểm xã hội điện tử.
• Qua dịch vụ bưu chính công ích.
• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giao dịch BHXH điện tử: Người sử dụng lao động và người lao động đi làm việc ở nước ngoài gửi hồ sơ điện tử cho tổ chức BHXH trên phần mềm kê khai BHXH của BHXH Việt Nam hoặc phần mềm khai BHXH điện tử do tổ chức BHXH cung cấp.

Bước 2. Nhận kết quả

Người lao động nhận sổ BHXH, thẻ BHYT do cơ quan BHXH giải quyết theo hình thức đăng ký.

Lưu ý thời gian đăng ký BHXH cho người lao động là 30 ngày, tính từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc ngày quyết định tuyển dụng của người sử dụng lao động có hiệu lực. Gửi tất cả các tài liệu cần thiết cho cơ quản BHXH.

Xem thêm: 

• Cách Tra Cứu Mã Số Bảo Hiểm Xã Hội Nhanh Và Đơn Giản Nhất
• Cách Tính Bảo Hiểm Xã Hội Mới Nhất
• Thủ tục điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội mới nhất mà nhà quản trị nhân sự cần biết

Trên đây là hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động và doanh nghiệp lần đầu. Doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định pháp luật, làm thủ tục đăng ký và gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội. Điều này bảo vệ quyền lợi cho người lao động và tránh bị phạt do lập hồ sơ không kịp thời.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học C&B, khóa học tin học văn phòng, Khóa học bảo hiểm xã hội chuyên sâu, khóa học thuế thu nhập cá nhân chuyên sâu... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM