Quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Việc quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Đây là các nội dung được quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014.

Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.

1. Về quản lý và sử dụng con dấu

1.1. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

1. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; lop hoc ke toan
2. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
3. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
4. Không được đóng dấu khống chỉ.

1.2. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

1. Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
2. Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

2. Về đóng dấu

2.1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2.2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

2.3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

2.4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

3. Quy trình đóng dấu

3.1. Nhận thông tin đóng dấu:

• Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện thủ tục đóng dấu.
• Khi các bộ phận có nhu cầu đóng dấu phải liên hệ với nhân viên văn thư để đóng dấu, thời gian đóng dấu là thời gian giờ hành chính theo quy định của công ty. Do vậy các bộ phận có nhu cầu đóng dấu ngoài giờ phải liên hệ đăng ký trước.
• Trường hợp nhân viên văn thư đi công tác hoặc vằng mặt thì phải bàn giao con dấu cho Trưởng phòng HCQT theo quy chế sau đây:

+ Con dấu phải được để trong tủ riêng, chìa khoá tủ do Trưởng phòng HCQT hoặc Trợ lý TP giữ.

+ Niêm phong tủ phải do nhân viên văn thư và Trưởng phòng/hoặc Trợ lý cùng ký tên vào niêm phong.

+ Khi nhân viên văn thư về mà khoá niêm phong không còn thì phải lập biên bản vụ việc có chữ ký của quản lý ngay.

+ Trường hợp nhân viên văn thư đi vắng mà công ty có nhu cầu đóng dấu và nếu nhu cầu đóng dấu là gấp thì người được giao chìa khóa cùng với bảo vệ mở niêm phong, sau đó đóng dấu theo số bản yêu cầu và ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng dấu, người đóng dấu, người được đóng dấu và nhân viên bảo vệ cùng ký tên vào sổ.

+ Sau khi đóng dấu xong, người đóng dấu cho sổ và dấu vào tủ, khóa lại và dán niêm phong có chữ ký của người giữ chìa khóa và bảo vệ. Bảo vệ phải chứng kiến việc dán niêm phong.

3.2. Xác định thẩm quyền đóng dấu.

• Chỉ duy nhất Chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc công ty được quyền ký tên và đóng dấu văn bản.
• Đối với các chức danh khác phải được sự uỷ quyền bằng văn bản của giám đốc.
• Văn bản uỷ quyền phải chuyển cho người giữ con dấu 01 bản photo có đóng dấu. Trường hợp nhân viên văn thư giữ con dấu không nhận được văn bản thì có quyền yêu cầu người xin đóng dấu giải trình theo quy định này.

3.3. Tiến hành đóng dấu theo số bản yêu cầu:

3.4. Ghi hồ sơ theo dõi:

• Sau khi đóng dấu xong, nhân viên văn thư phải ghi nội dung đóng dấu vào sổ theo dõi đóng dấu

4. Quản lý con dấu

1. Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và mỗi tuần vào thứ hai phải kiểm tra hộp mực định kỳ. Nếu hộp mực bị khô hay hết thì phải làm thủ tục đi mua ngay.
2. Con dấu luôn luôn phải để trong tủ khóa lại trong thời gian không sử dụng, nhân viên văn thư không được giao con dấu cho người không có thẩm quyền.

Việc quản lý và sử dụng con dấu là nhiệm vụ quan trọng trong công tác hành chính.

Nếu bạn cần trang bị thêm nghiệp vụ hành chính, nhân sự, quản lý văn bản, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học hành chính nhân sự tại trung tâm Lê Ánh HR.

Chúc bạn thành công!