7 Sai Lầm Khi Làm BHXH Cho Nhân Viên Mới Vào Làm

Việc thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là một trong những nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp, được quy định rõ ràng trong Bộ luật Lao động và Luật BHXH.

Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là bộ phận hành chính nhân sự – vẫn mắc phải các sai sót nghiêm trọng khi thực hiện BHXH cho nhân viên mới vào làm. Những sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính cho doanh nghiệp.

Bài viết này, Lê Ánh HR chia sẻ tới bạn 7 sai lầm phổ biến nhất và cung cấp các hướng dẫn để doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

I. Không xác định đúng thời điểm phải tham gia BHXH

1. Quy định pháp luật hiện hành

Theo Điều 2 và Điều 85 Luật BHXH 2014, người lao động phải tham gia BHXH bắt buộc khi có hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên. Trong khi đó, tại Khoản 1 Điều 7 Nghị định 115/2015/NĐ-CP, thời điểm bắt đầu tham gia BHXH là ngày hợp đồng có hiệu lực, không phụ thuộc vào thời gian thử việc nếu hợp đồng chính thức đã được ký từ đầu.

2. Sai lầm thường gặp

Nhiều doanh nghiệp trì hoãn việc đóng BHXH đến sau khi hết thời gian thử việc, bất chấp việc đã ký hợp đồng chính thức từ ngày đầu.

Trường hợp ký hợp đồng thử việc 2 tháng rồi mới ký hợp đồng chính thức, nhưng không cập nhật kịp thời ngày tham gia BHXH từ thời điểm có hợp đồng chính thức.

3. Hậu quả pháp lý

Bị truy thu BHXH từ thời điểm bắt buộc phải đóng.

Có thể bị phạt từ 12% đến 20% tổng số tiền phải đóng theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Gây thiệt thòi cho nhân viên khi xảy ra ốm đau, thai sản hoặc tai nạn lao động trong thời gian chưa được đóng BHXH.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Không khai báo hoặc chậm khai báo lao động mới

1. Nghĩa vụ khai báo lao động

Doanh nghiệp phải kê khai lao động mới với cơ quan BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động. Đây là cơ sở để cơ quan BHXH cập nhật hồ sơ và cấp mã số BHXH.

2. Lỗi phổ biến

Doanh nghiệp quên khai báo hoặc dồn nhiều hồ sơ lại xử lý một lần cho tiện.

Chậm khai báo khiến hệ thống không ghi nhận kịp mã số BHXH hoặc không khớp dữ liệu nhân sự, gây khó khăn trong việc cấp sổ BHXH hoặc thẻ BHYT.

3. Hệ quả phát sinh

Gây chậm trễ trong việc cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động.

Không có tên trong danh sách hưởng quyền lợi khi xảy ra rủi ro.

Có thể bị xử phạt theo Khoản 1, Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP (từ 5 – 10 triệu đồng cho mỗi hành vi vi phạm hành chính).

III. Không kiểm tra trùng mã số BHXH

1. Quy định liên quan

Theo Công văn 3340/BHXH-THU ngày 08/09/2016, mỗi người lao động chỉ có duy nhất một mã số BHXH để sử dụng suốt đời. Khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra xem người lao động đã có mã số BHXH chưa để tránh tạo mới sai quy định.

2. Sai sót thực tế

Tạo mã số BHXH mới cho nhân viên đã từng đi làm ở công ty khác và có mã số BHXH cũ.

Không yêu cầu nhân viên cung cấp mã số BHXH hoặc sổ BHXH cũ khi ký hợp đồng.

3. Hậu quả

Dữ liệu trùng lặp, sai lệch trên hệ thống BHXH.

Phải làm thủ tục gộp sổ BHXH mất thời gian.

Người lao động không được hưởng đầy đủ thời gian đóng BHXH do bị chia tách dữ liệu.

Tham khảo: 

• Cách Chuẩn Bị Hồ Sơ Khi Thanh Tra BHXH Đến Kiểm Tra
• Các Khoản Thu Nhập Tính Đóng Và Không Tính Đóng BHXH
• Cách Tính Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) Mới Nhất
• Hướng Dẫn Tra Cứu BHXH - BHYT - BHTN Mới Nhất
• Người lao động mới đóng BHXH có được hưởng trợ cấp tai nạn lao động

IV. Sai trong mức đóng và mã ngạch lương

1. Căn cứ pháp lý

Căn cứ theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH và Quyết định 546/QĐ-BHXH năm 2023 về mức lương tối thiểu vùng và phân nhóm chức danh nghề nghiệp để tính BHXH.

2. Các lỗi phổ biến

Khai báo mức lương đóng BHXH thấp hơn lương thực nhận.

Chọn sai mã chức danh nghề nghiệp khi khai báo, dẫn đến việc phân bổ sai mức đóng.

Không cập nhật tăng lương đúng thời điểm điều chỉnh.

3. Hệ quả phát sinh

Người lao động bị thiệt thòi về quyền lợi như thai sản, ốm đau, nghỉ việc.

Cơ quan BHXH có thể truy thu phần chênh lệch và xử phạt hành chính.

V. Không làm thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh sổ BHXH

1. Khi nào cần điều chỉnh?

Khi thông tin cá nhân của người lao động bị sai (họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD…).

Khi chuyển nơi làm việc hoặc gộp sổ BHXH.

2. Thực tế thường gặp

Doanh nghiệp không kiểm tra thông tin trong quá trình khai báo hoặc không chủ động điều chỉnh dù biết có sai sót.

Người lao động bị từ chối hưởng chế độ do thông tin không trùng khớp giữa sổ BHXH và hồ sơ cá nhân.

3. Hậu quả

• Phát sinh khiếu nại, khiếu kiện liên quan đến quyền lợi BHXH.
• Làm mất uy tín doanh nghiệp, ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên mới.

VI. Không cấp lại hoặc giao sổ BHXH, thẻ BHYT đúng thời hạn

1. Nghĩa vụ của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm giao sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 18 Luật BHXH 2014.

Khi người lao động nghỉ việc, sổ BHXH phải được trả lại trong vòng 7 ngày.

2. Thực tế vi phạm

Nhiều doanh nghiệp giữ sổ BHXH làm “biện pháp ràng buộc” hoặc trì hoãn trả do chậm chốt sổ.

Giao trễ thẻ BHYT khiến người lao động không được hưởng bảo hiểm khi khám chữa bệnh.

3. Rủi ro cho doanh nghiệp

• Có thể bị phạt đến 20 triệu đồng theo Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
• Gây mất niềm tin, làm tăng tỷ lệ nghỉ việc ở giai đoạn đầu.

VII. Không đào tạo hoặc hướng dẫn nhân viên về quyền lợi BHXH

1. Tại sao cần truyền thông BHXH?

• Nhân viên mới thường không nắm rõ quyền lợi: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất…
• Việc hướng dẫn giúp nâng cao hiểu biết, tăng tính gắn kết và giảm mâu thuẫn nội bộ.

2. Lỗi thực tế

• Không tổ chức buổi giới thiệu về chính sách BHXH khi onboarding.
• Không cung cấp sổ tay nhân sự hoặc tài liệu hướng dẫn cụ thể.

3. Lợi ích khi làm tốt

• Giảm rủi ro khiếu nại, khiếu kiện.
• Tăng niềm tin và sự trung thành của nhân viên với doanh nghiệp.
• Đáp ứng tiêu chuẩn ISO/ESG về chính sách lao động – nhân quyền.

BHXH không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp với người lao động. Việc mắc phải các sai lầm trong quá trình khai báo và thực hiện chế độ BHXH cho nhân viên mới sẽ để lại hậu quả lâu dài, cả về uy tín lẫn chi phí.

Doanh nghiệp cần:

• Trang bị kiến thức cho bộ phận nhân sự qua các khóa đào tạo BHXH thực hành.
• Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự – BHXH tích hợp dữ liệu tự động.
• Thường xuyên cập nhật chính sách mới từ cơ quan BHXH.

Hãy xem việc thực hiện BHXH đúng – đủ – kịp thời không chỉ là tuân thủ luật, mà là một phần trong chiến lược giữ chân nhân sự và phát triển bền vững của doanh nghiệp.