Mẫu Giấy Ủy Quyền Là Gì? Hướng Dẫn Soạn Đúng Quy Định

Mẫu giấy ủy quyền là văn bản pháp lý cho phép một cá nhân hoặc tổ chức trao quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện công việc cụ thể như ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ, hay giải quyết thủ tục hành chính. Việc soạn giấy ủy quyền đúng quy định giúp đảm bảo giá trị pháp lý và tránh tranh chấp phát sinh. 

Trong bài viết dưới đây, LÊ ÁNH HR sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn mẫu giấy ủy quyền chuẩn, đúng quy định hiện hành – bạn hãy theo dõi để áp dụng chính xác trong thực tế!

I. Giấy ủy quyền là gì? Phân biệt với hợp đồng ủy quyền

Giấy ủy quyền là một văn bản pháp lý quan trọng, giúp cá nhân hoặc tổ chức ủy quyền cho người khác thực hiện công việc thay mình trong các giao dịch hợp pháp. 

Theo Điều 138 đến Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, giấy ủy quyền được sử dụng để chuyển giao quyền thực hiện một hành động cụ thể từ người ủy quyền sang người nhận ủy quyền.

Mục đích chính là đảm bảo người được ủy quyền có quyền hành động hợp pháp trong phạm vi được ủy quyền, đồng thời bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Phân biệt giữa Giấy Ủy Quyền và Hợp Đồng Ủy Quyền

Ví dụ minh họa:

• Giấy ủy quyền cá nhân: Thường được dùng trong các tình huống như ủy quyền cho người thân thay mặt nhận tiền, giấy tờ hoặc hồ sơ.
• Giấy ủy quyền công ty: Được sử dụng khi một công ty ủy quyền cho nhân viên đại diện ký kết hợp đồng, hoặc tham gia các cuộc họp, giao dịch thay mặt công ty.

Nhìn chung, giấy ủy quyền có tính chất đơn giản, giới hạn về phạm vi và không yêu cầu sự tham gia của bên thứ ba trong khi hợp đồng ủy quyền có tính phức tạp hơn, yêu cầu sự thỏa thuận giữa các bên và có thể liên quan đến nghĩa vụ pháp lý rộng hơn.

Với việc hiểu rõ sự khác biệt này, người sử dụng sẽ dễ dàng áp dụng đúng đắn vào các tình huống pháp lý và tránh được những sai sót không đáng có.

II. Mục đích và căn cứ pháp lý khi lập giấy ủy quyền

1. Mục đích của việc lập giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền được lập nhằm chuyển giao hợp pháp quyền và nghĩa vụ giữa các bên khi một người không thể trực tiếp thực hiện công việc.
Cụ thể:

• Đối với cá nhân: Ủy quyền người thân nhận lương, nhận tiền, ký hồ sơ, nộp giấy tờ thay. Sử dụng trong trường hợp vắng mặt tạm thời, công tác xa hoặc bị hạn chế về thời gian, sức khỏe.
• Đối với doanh nghiệp: Ủy quyền cho nhân viên, kế toán, hoặc đối tác đại diện làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, BHXH, hải quan. Là căn cứ chứng minh tính hợp pháp của người đại diện trong các giao dịch, giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
• Tổ chức, cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp: ủy quyền người đại diện ký văn bản trong phạm vi trách nhiệm.

💡 Giấy ủy quyền công ty là công cụ quản trị quan trọng giúp đảm bảo mọi hành vi nhân danh doanh nghiệp đều đúng thẩm quyền. Từ đó, giúp xác định rõ trách nhiệm pháp lý, hạn chế rủi ro, tạo sự minh bạch trong giao dịch dân sự và thương mại.

2. Căn cứ pháp lý hiện hành

Việc lập và sử dụng giấy ủy quyền được điều chỉnh bởi các quy định pháp luật mới nhất, bao gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 562 – 569): quy định về đại diện theo ủy quyền, phạm vi, thời hạn, ủy quyền lại, và hiệu lực pháp lý.
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP: quy định chứng thực chữ ký, bản sao, hợp đồng – giao dịch.
• Thông tư 01/2020/TT-BTP: hướng dẫn chi tiết về công chứng, chứng thực giấy ủy quyền.
• Các văn bản chuyên ngành:
• Thuế: Thông tư 80/2021/TT-BTC (mẫu 08/UQ-QTT-TNCN khi ủy quyền quyết toán thuế).
• Ngân hàng, BHXH, Hải quan: quy định riêng về mẫu và thủ tục xác thực giấy ủy quyền hợp lệ.

3. Trường hợp bắt buộc công chứng

Một số nội dung ủy quyền phải hoặc nên được công chứng để đảm bảo hiệu lực pháp lý:

• Ủy quyền giao dịch nhà đất, tài sản chung, ô tô, cổ phần.
• Ủy quyền liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt tài sản.

Việc công chứng tại phòng công chứng hoặc UBND cấp xã giúp tránh tranh chấp và được cơ quan nhà nước chấp nhận hợp lệ.

Kết luận: Việc lập giấy ủy quyền đúng mục đích, đúng quy định và đúng hình thức chứng thực là điều kiện tiên quyết để đảm bảo quyền lợi, tránh rủi ro pháp lý cho cả cá nhân và tổ chức.

III. Cấu trúc chuẩn của mẫu giấy ủy quyền theo quy định hành chính

Để mẫu giấy ủy quyền hợp lệ và dễ sử dụng, cần tuân thủ thể thức văn bản hành chính và trình bày đầy đủ các thành phần bắt buộc dưới đây.

1) Thể thức và kỹ thuật trình bày (theo quy định về công tác văn thư còn hiệu lực)

• Khổ giấy – căn lề: A4; lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm, lề trên 20–25 mm, lề dưới 20–25 mm.
• Phông chữ – cỡ chữ: Phông Unicode tiếng Việt (TCVN 6909:2001), cỡ chữ 12–13; chữ in hoa dùng cho quốc hiệu/tiêu ngữ và tên văn bản.
• Định dạng chung: Canh giữa phần tiêu ngữ, tên văn bản; nội dung canh đều hai lề; giãn dòng 1.2–1.5; đánh số trang nếu từ 2 trang trở lên.

2) Quốc hiệu – tiêu ngữ

• Trình bày ở đầu trang, canh giữa, in hoa, đậm:
  
  
• CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
• Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (gạch ngang cách đều; có thể kèm đường kẻ mảnh bên dưới).
• Bên phải dưới tiêu ngữ ghi địa danh, ngày tháng năm lập giấy ủy quyền.

3) Tên văn bản

• Canh giữa, in hoa, đậm: GIẤY ỦY QUYỀN (có thể thêm phạm vi, ví dụ: “GIẤY ỦY QUYỀN NỘP HỒ SƠ THUẾ”).
• Dưới tên văn bản có thể ghi Căn cứ pháp lý tóm tắt (bộ luật, nghị định, quy chế nội bộ) để xác định nền tảng ủy quyền.

4) Thông tin bên ủy quyền (Bên A)

• Họ tên/Tên tổ chức; CMND/CCCD/Mã số DN; ngày cấp, nơi cấp; chức vụ (nếu là tổ chức); địa chỉ, điện thoại/email.
• Trường hợp ủy quyền của tổ chức: bổ sung căn cứ bổ nhiệm người ký, con dấu theo quy định áp dụng.

5) Thông tin bên được ủy quyền (Bên B)

• Khai báo tương tự Bên A: nhận dạng cá nhân/tổ chức, giấy tờ pháp lý, địa chỉ liên hệ; nếu là nhân viên của doanh nghiệp, nêu bộ phận/chức danh.

6) Nội dung ủy quyền

• Phạm vi ủy quyền: mô tả rõ việc được phép thực hiện (hành vi, hồ sơ, cơ quan tiếp nhận, giá trị giao dịch tối đa nếu có).
• Thời hạn ủy quyền: từ ngày… đến ngày…; hoặc đến khi hoàn tất công việc xác định.
• Giới hạn/Loại trừ: các việc không được thực hiện; yêu cầu chấp thuận trước khi ký kết.
• Quyền và nghĩa vụ: quyền đại diện, trách nhiệm bảo mật, chịu chi phí, báo cáo kết quả; cơ chế thu hồi ủy quyền.

7) Cam kết và trách nhiệm pháp lý

• Hai bên xác nhận thông tin trung thực, chịu trách nhiệm trước pháp luật; mọi tranh chấp ưu tiên thương lượng, nếu không thành thì cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
• Hiệu lực văn bản: điều kiện có hiệu lực (ký đủ, đóng dấu nếu là pháp nhân, công chứng/chứng thực khi pháp luật hoặc cơ quan thụ lý yêu cầu).

8) Chữ ký – xác nhận

• Bên A và Bên B ký, ghi rõ họ tên; đóng dấu với tổ chức.
• Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (nếu cần): UBND cấp xã chứng thực chữ ký hoặc công chứng viên xác nhận theo yêu cầu của thủ tục/hồ sơ.

9) Phụ lục/kèm theo (nếu có)

• Danh mục tài liệu giao kèm: bản sao CCCD, giấy tờ hồ sơ, thẻ nhân viên, quyết định bổ nhiệm…

Lỗi thường gặp cần tránh

• Thiếu thời hạn ủy quyền hoặc mô tả phạm vi mơ hồ.
• Không thống nhất mẫu chữ – căn lề – định dạng, sai thể thức tiêu ngữ.
• Quên đóng dấu đối với tổ chức; không chứng thực/công chứng khi thủ tục yêu cầu.
• Dùng từ ngữ trao quyền quá rộng, dễ vượt quá đại diện hợp pháp.

Kết: Tuân thủ đúng cấu trúc trên giúp mẫu giấy ủy quyền, mẫu giấy ủy quyền viết tay hay bản in sẵn đều hợp lệ, dễ thẩm định và sử dụng. Nếu có ý kiến khác, bạn có thể bổ sung để hoàn thiện.

IV. Cách soạn giấy ủy quyền đúng quy định và hợp pháp

Một giấy ủy quyền được soạn đúng quy định không chỉ đảm bảo hiệu lực pháp lý mà còn giúp tránh tranh chấp và rủi ro hành chính trong quá trình thực hiện.

1. Nguyên tắc chung khi soạn giấy ủy quyền

• Sử dụng ngôn ngữ hành chính, câu ngắn gọn, không tẩy xóa.
• Trình bày rõ ràng, thống nhất phông chữ, căn lề, ký tên đầy đủ.
• Ghi đầy đủ thông tin:
• Bên ủy quyền và bên được ủy quyền (họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ).
• Phạm vi ủy quyền: công việc cụ thể, quyền hạn, giới hạn.
• Thời hạn hiệu lực và cam kết trách nhiệm của hai bên.
• Đối với các giao dịch dân sự thông thường, chỉ cần chứng thực chữ ký tại UBND xã, phường.
• Với giao dịch quan trọng (tài sản, đất đai, ngân hàng), bắt buộc công chứng theo Luật Công chứng và Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2. Cách viết tay giấy ủy quyền chuẩn

Cấu trúc gồm 5 phần chính:

1. Tiêu đề: “GIẤY ỦY QUYỀN”.
2. Thông tin hai bên: ghi rõ số CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ.
3. Nội dung ủy quyền: mô tả chi tiết công việc được giao.
4. Thời hạn ủy quyền: ghi rõ ngày bắt đầu – kết thúc.
5. Cam kết và chữ ký: hai bên ký, ghi rõ họ tên, xác nhận chứng thực.

💡 Lưu ý: Không để trống nội dung; kiểm tra kỹ số CCCD và tên; ghi rõ địa điểm, tránh ủy quyền chồng chéo cho nhiều người.

3. Trường hợp áp dụng với doanh nghiệp

• Người ký: là đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền nội bộ.
• Nội dung: ghi rõ phạm vi, hồ sơ, quyền ký nộp, nhận kết quả.
• Dấu pháp nhân:
• Từ 2021, doanh nghiệp tự quyết định việc đóng dấu, nhưng nên đóng để đảm bảo tính thuyết phục trong hồ sơ hành chính.
• Thực hiện trực tuyến: đính kèm thư giới thiệu điện tử, chữ ký số hoặc định danh VNeID khi thực hiện thủ tục online.

4. Trường hợp áp dụng với cá nhân

• Cá nhân có thể ủy quyền cho người thân, đồng nghiệp hoặc người đại diện khác.
• Với ủy quyền hành chính thông thường (nhận hồ sơ, ký giấy tờ), chỉ cần chứng thực chữ ký.
• Với ủy quyền tài sản, đất đai, giao dịch ngân hàng, vay vốn, bắt buộc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.

5. Những lỗi thường gặp cần tránh

Kết luận: Soạn giấy ủy quyền đúng quy định là bước nhỏ nhưng mang ý nghĩa pháp lý lớn. Xác định đúng phạm vi – đúng thời hạn – đúng hình thức giúp bạn sử dụng giấy ủy quyền hợp lệ, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý.

V. Một Số Mẫu Giấy Ủy Quyền Thông Dụng (Cập Nhật 2025)

Giấy ủy quyền là một công cụ pháp lý quan trọng, giúp cá nhân hoặc tổ chức ủy quyền cho người khác thực hiện một số quyền lợi hoặc nghĩa vụ thay cho mình. Dưới đây là một số mẫu giấy ủy quyền thông dụng được cập nhật theo các quy định pháp lý mới nhất, đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với nhu cầu của người sử dụng trong năm 2025.

1. Mẫu Giấy Ủy Quyền Cá Nhân Cho Cá Nhân

Mẫu giấy ủy quyền cá nhân cho cá nhân thường được sử dụng trong các trường hợp một cá nhân ủy quyền cho người khác thực hiện các công việc như nhận hồ sơ, ký giấy tờ hoặc làm thủ tục thay cho mình. Mẫu này rất phổ biến trong các giao dịch hằng ngày, giúp thuận tiện cho người bận rộn hoặc không có khả năng trực tiếp thực hiện công việc.

Cấu trúc mẫu:

• Thông tin của người ủy quyền và người nhận ủy quyền.
• Mô tả chi tiết công việc được ủy quyền.
• Thời gian ủy quyền và phạm vi quyền hạn.

2. Mẫu Giấy Ủy Quyền Công Ty Cho Cá Nhân

Giấy ủy quyền công ty cho cá nhân được sử dụng khi một doanh nghiệp giao quyền cho cá nhân thực hiện các giao dịch pháp lý hoặc hành chính liên quan đến công ty. Ví dụ như giao dịch với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, hoặc ngân hàng.

Cấu trúc mẫu:

• Thông tin của công ty và người nhận ủy quyền.
• Mục đích cụ thể của việc ủy quyền (chẳng hạn như giao dịch thuế, BHXH).
• Phạm vi và thời gian ủy quyền.

3. Mẫu Giấy Ủy Quyền Nhận Tiền Thay

Đây là mẫu giấy ủy quyền được sử dụng khi một cá nhân ủy quyền cho người khác nhận tiền thay cho mình, chẳng hạn như nhận lương, trợ cấp hoặc bảo hiểm. Mẫu này rất phổ biến trong các giao dịch tài chính hàng ngày.

Cấu trúc mẫu:

• Thông tin của người ủy quyền và người nhận tiền.
• Lý do và số tiền được ủy quyền nhận.
• Thời gian ủy quyền và yêu cầu các bên phải thực hiện.

4. Mẫu Giấy Ủy Quyền Cho Người Thân

Mẫu giấy ủy quyền này được dùng khi một cá nhân ủy quyền cho người thân thực hiện các công việc hành chính như nộp hồ sơ, giải quyết công việc tại cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức khác.

Cấu trúc mẫu:

• Thông tin của người ủy quyền và người nhận ủy quyền.
• Các công việc hành chính cụ thể cần thực hiện.
• Thời gian và phạm vi quyền hạn của người nhận ủy quyền.

5. Mẫu Giấy Ủy Quyền Viết Tay Ngắn Gọn

Đối với các tình huống không yêu cầu quá nhiều thủ tục hành chính, mẫu giấy ủy quyền viết tay là một lựa chọn nhanh chóng và tiện lợi. Mẫu này đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng cho những công việc không quá phức tạp.

Cấu trúc mẫu:

• Thông tin cơ bản về người ủy quyền và người nhận ủy quyền.
• Mô tả ngắn gọn công việc được ủy quyền.
• Các lưu ý về phạm vi và thời gian ủy quyền.

Tải Mẫu Giấy Ủy Quyền Chuẩn Hành Chính 2025

Để giúp bạn dễ dàng sử dụng và áp dụng, chúng tôi đã đính kèm link tải các mẫu giấy ủy quyền chuẩn hành chính năm 2025. Các mẫu này được thiết kế theo đúng quy định pháp lý mới nhất, giúp bạn thực hiện các giao dịch nhanh chóng và hợp pháp.

Tải Mẫu Giấy Ủy Quyền Chuẩn 2025

Kết luận: Các mẫu giấy ủy quyền trên đây đáp ứng nhu cầu thực tế của người sử dụng và giúp các cá nhân, tổ chức thực hiện công việc một cách hợp pháp và thuận tiện. Việc hiểu rõ các loại giấy ủy quyền và áp dụng đúng quy định sẽ giúp bạn tránh được các sai sót trong quá trình thực hiện giao dịch pháp lý.

VI. Lưu Ý Khi Sử Dụng Giấy Ủy Quyền Để Tránh Bị Vô Hiệu

Để giấy ủy quyền thực sự có giá trị pháp lý và bảo vệ quyền lợi của các bên, người lập cần tuân thủ nghiêm các quy định về hình thức, thẩm quyền và thời hạn. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro vô hiệu.

1. Xác định rõ phạm vi và thẩm quyền ủy quyền

• Ghi cụ thể công việc được ủy quyền, giới hạn hành động, quyền ký thay.
• Người được ủy quyền không được vượt phạm vi; nếu vượt, giao dịch có thể không được công nhận.
• Với tổ chức, cần kiểm tra tư cách người đại diện hợp pháp trước khi ký.

2. Quy định thời hạn ủy quyền rõ ràng

• Bắt buộc ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
• Nếu hết hạn mà vẫn giao dịch, giấy ủy quyền tự động vô hiệu.
• Nên có điều khoản “bàn giao, chấm dứt nghĩa vụ” khi hết thời hạn.

3. Hình thức chứng thực/công chứng phù hợp

• Giao dịch liên quan tài sản, chuyển nhượng, bồi thường → công chứng bắt buộc.
• Trường hợp đơn giản, không thù lao → chỉ cần chứng thực chữ ký.
• Khi có yếu tố tranh chấp tiềm ẩn → ưu tiên công chứng để đảm bảo hiệu lực cao hơn.

4. Giấy tờ nhân thân hợp lệ (Cập nhật mới nhất 2025)

• CMND 9 số hết giá trị từ 01/01/2025.
• Bắt buộc sử dụng Căn cước công dân gắn chip hoặc Thẻ Căn cước còn hạn.
• Khi công chứng, cần xuất trình bản gốc và bản sao CCCD để đối chiếu.

5. Lưu trữ và bảo mật hồ sơ ủy quyền

• Lập 02 bản: mỗi bên giữ 01 bản có chữ ký gốc.
• Đính kèm mẫu chữ ký, tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc quan hệ hợp pháp.
• Lưu trữ cẩn thận để làm căn cứ khi phát sinh tranh chấp.

Kết luận: Chỉ một sai sót nhỏ trong phạm vi, thời hạn hoặc chứng thực cũng khiến “giấy ủy quyền” vô hiệu. Nắm vững và áp dụng đúng các lưu ý trên sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong mọi giao dịch hành chính, dân sự và doanh nghiệp.

Mẫu giấy ủy quyền là công cụ pháp lý quan trọng giúp cá nhân, tổ chức thực hiện công việc thay mặt người khác một cách hợp pháp và tiết kiệm thời gian. Việc soạn thảo đúng quy định không chỉ đảm bảo hiệu lực của văn bản mà còn tránh rủi ro pháp lý phát sinh. 

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chất lượng trong chiến lược phát triển kỹ năng hành chính – nhân sự chuyên nghiệp!