Cách Xử Lý Khi Nhân Viên Nghỉ Việc: Quy Trình Và Lưu Ý

Khi một nhân viên nghỉ việc, dù là tự nguyện hay do công ty chấm dứt hợp đồng, bộ phận nhân sự bắt buộc phải xử lý nhiều vấn đề liên quan đến pháp lý, quyền lợi, bàn giao công việc và truyền thông nội bộ.

Nếu xử lý không đúng quy trình, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro tranh chấp lao động, mất uy tín thương hiệu tuyển dụng hoặc ảnh hưởng đến hoạt động vận hành.

Chính vì vậy, việc nắm rõ cách xử lý khi nhân viên nghỉ việc không chỉ là nghiệp vụ hành chính, mà còn là kỹ năng quản trị nhân sự quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chuẩn hóa.

I. Phân Biệt Hình Thức Nhân Viên Nghỉ Việc: Tự Nguyện Hay Do Doanh Nghiệp Chấm Dứt

Không phải tất cả các trường hợp nghỉ việc đều giống nhau. Từ góc độ nhân sự chuyên nghiệp, cần phân biệt rõ:

Nghỉ việc chủ động: Nhân viên tự nguyện xin nghỉ vì lý do cá nhân, tìm cơ hội mới, lý do sức khỏe, hoặc không còn phù hợp với công ty.

Nghỉ việc bị động: Công ty chủ động chấm dứt hợp đồng do tái cấu trúc, cắt giảm chi phí, năng lực không đạt yêu cầu, vi phạm kỷ luật,...

Mỗi hình thức nghỉ việc lại kéo theo những nghĩa vụ xử lý khác nhau về quy trình pháp lý, chế độ quyền lợi và cách thức truyền thông nội bộ. Sai sót trong nhận định nguyên nhân nghỉ việc có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các khiếu nại lao động ngoài mong muốn.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Quy Trình Chuẩn Khi Nhân Viên Xin Nghỉ Việc

Một quy trình bài bản giúp hạn chế tối đa rủi ro. Dưới đây là những bước cần thiết trong thực tiễn xử lý:

1. Tiếp nhận thông tin xin nghỉ

Thông thường, nhân viên phải gửi đơn xin nghỉ việc (bằng văn bản) trước thời hạn báo trước tối thiểu theo quy định:

• 3 ngày làm việc (với hợp đồng thử việc)
• 30 ngày (với hợp đồng xác định thời hạn)
• 45 ngày (với hợp đồng không xác định thời hạn)

Bộ phận nhân sự phải ghi nhận chính xác ngày nhận đơn để làm căn cứ tính thời hạn bàn giao và chốt quyền lợi.

2. Xác minh lý do và tổ chức phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview)

Không chỉ đơn thuần chấp nhận đơn, bộ phận nhân sự cần:

• Trao đổi thêm với nhân viên để xác định rõ nguyên nhân nghỉ việc thực sự (lý do cá nhân, văn hóa, chế độ, áp lực công việc,...).
• Thực hiện exit interview một cách trung lập để thu thập feedback giúp cải thiện tổ chức.
• Đối với các lý do xuất phát từ bất mãn nội bộ, cần có báo cáo riêng gửi ban lãnh đạo để đánh giá và có điều chỉnh phù hợp.

3. Thỏa thuận về ngày làm việc cuối cùng và nhiệm vụ bàn giao

Tùy vào tình hình thực tế, doanh nghiệp có thể:

• Yêu cầu nhân viên tiếp tục làm việc đủ thời gian báo trước.
• Thương lượng để nhân viên nghỉ sớm hơn, có thể quy đổi phần ngày công chưa làm thành số tiền tương ứng (nếu hai bên đồng ý).
• Song song, nhân viên phải lập kế hoạch bàn giao công việc, tài sản, dữ liệu, email, tài khoản nội bộ... để tránh gây gián đoạn.

4. Xử lý các chế độ quyền lợi liên quan

Căn cứ vào Bộ luật Lao động hiện hành, doanh nghiệp phải giải quyết đầy đủ các chế độ cho nhân viên nghỉ việc như:

• Thanh toán tiền lương đến ngày làm việc cuối cùng.
• Trả lại sổ bảo hiểm xã hội (đã xác nhận quá trình đóng) trong vòng 14 ngày.
• Giải quyết các khoản thưởng, phúc lợi (nếu có quy định).
• Cấp giấy xác nhận thời gian công tác (nếu nhân viên yêu cầu).

Lưu ý: Nếu công ty đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, ngoài tiền lương còn phải bồi thường thêm ít nhất 2 tháng tiền lương cho người lao động.

5. Giao nhận tài sản và khóa quyền truy cập

Trước ngày nghỉ chính thức, cần thực hiện:

• Thu hồi thẻ nhân viên, máy tính, điện thoại, thiết bị làm việc,...
• Khóa quyền truy cập email nội bộ, phần mềm công ty, hệ thống CRM, mạng nội bộ,...
• Xóa quyền truy cập từ xa, nhất là đối với những vị trí liên quan đến dữ liệu quan trọng.

Điều này đảm bảo an ninh thông tin và bảo vệ bí mật kinh doanh.

6. Công bố nội bộ về việc nghỉ việc

Tránh để tin đồn ảnh hưởng tâm lý đội ngũ, công ty cần ra thông báo nội bộ:

• Xác nhận nhân viên A sẽ nghỉ việc từ ngày xx/xx/202x.
• Cảm ơn những đóng góp của nhân viên.
• Giới thiệu nhân sự thay thế (nếu có) hoặc hướng dẫn tạm thời.
• Việc truyền thông cần tinh tế, thể hiện sự tôn trọng cả người nghỉ và những người ở lại.

• 

III. Các Tình Huống Phát Sinh Khi Nhân Viên Nghỉ Việc Và Cách Xử Lý

Nghỉ không báo trước hoặc vi phạm thời gian báo trước

Nếu nhân viên nghỉ đột ngột, theo luật, công ty có quyền:

• Không chi trả khoản tiền tương ứng với những ngày không báo trước.
• Trừ vào tiền lương hoặc yêu cầu bồi thường (nếu có thiệt hại cụ thể và chứng minh được).

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần mềm dẻo, đánh giá mức độ ảnh hưởng trước khi quyết định áp dụng biện pháp mạnh, tránh tạo ra tiếng xấu không cần thiết.

Nghỉ việc nhưng mang theo dữ liệu hoặc khách hàng

Với các trường hợp này, điều quan trọng là:

• Xác định rõ ràng trong hợp đồng lao động, quy chế nội bộ về bảo mật, sở hữu trí tuệ.
• Nếu đã có thỏa thuận bảo mật, doanh nghiệp có quyền khởi kiện nếu có hành vi chiếm dụng tài sản, tiết lộ thông tin.

Vì vậy, ngay từ đầu, hợp đồng lao động cần được thiết kế chặt chẽ, đề cập tới "Thỏa thuận bảo mật và không cạnh tranh" để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

Nhân viên cố tình gây rối trước khi nghỉ

Nếu có dấu hiệu nhân viên gây rối, kích động, phá hoại uy tín công ty, HR cần:

• Ghi nhận sự việc qua biên bản, camera (nếu có).
• Triệu tập làm việc, có sự chứng kiến của bên thứ ba (Công đoàn hoặc Phòng Pháp chế).
• Căn cứ mức độ để đưa ra xử lý kỷ luật đúng quy định, có thể chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.

»»» Xem Thêm:

• Các Loại Công Việc Hành Chính Văn Phòng Phổ Biến Nhất
• Quy Trình Bàn Giao Công Việc Đúng Chuẩn Trong Doanh Nghiệp
• Mẫu Biên Bản Bàn Giao Công Việc - Tổng Hợp Các Trường Hợp
• Quy Trình Làm Việc Của Phòng Hành Chính Nhân Sự
• Giấy xác nhận nhân sự là gì? Tải mẫu giấy xác nhận nhân sự mới nhất
• Động lực làm việc - Các tạo động lực làm việc cho nhân viên

IV. Một Số Lưu Ý Pháp Lý Doanh Nghiệp Cần Ghi Nhớ

Tôn trọng tự do việc làm: Không được cản trở nhân viên tìm việc mới, gây khó khăn trong quá trình chốt sổ BHXH, giấy tờ.

Không giữ lương, giữ sổ BHXH: Đây là hành vi vi phạm pháp luật, có thể bị phạt hành chính từ 20 triệu đồng trở lên.

Không tự ý ra quyết định cho nghỉ việc: Nếu chưa có đủ căn cứ hoặc nhân viên không vi phạm, cần thỏa thuận trước.

Hồ sơ lưu trữ: Lưu lại toàn bộ đơn từ, biên bản bàn giao, bảng lương, bảo hiểm liên quan đến nhân viên nghỉ việc trong ít nhất 5 năm để phục vụ thanh kiểm tra lao động (nếu có).

>>> Tham khảo:

• Lộ Trình Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN) Từ Cơ Bản Đến Chuyên Sâu – Cam Kết Hiệu Quả
• Lộ Trình Học C&B Từ A-Z: 100% Hiệu Quả Cho Người Mới Bắt Đầu
• Lộ Trình Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu

V. Vai Trò Của Phòng Nhân Sự Trong Xử Lý Nghỉ Việc

Một bộ phận nhân sự chuyên nghiệp không chỉ "kết thúc" hợp đồng đúng quy trình, mà còn:

• Giữ cho quá trình nghỉ việc diễn ra trong không khí tích cực nhất có thể.
• Cố gắng để nhân viên nghỉ việc cảm thấy được tôn trọng, tri ân.
• Phân tích lý do nghỉ việc để rút kinh nghiệm nội bộ, cải tiến chính sách nhân sự.
• Thậm chí, có thể giữ mối quan hệ để nhân viên cũ trở thành đối tác, khách hàng, hoặc giới thiệu nhân sự mới về cho công ty sau này.

Nghỉ việc – nếu được xử lý khéo léo – không phải là "kết thúc", mà có thể mở ra những "bắt đầu" tốt đẹp hơn.

Hy vọng bài viết sẽ hữu ích tới bạn. Nếu bạn cần kiến thức hệ thống, chuyên sâu và cập nhật mới nhất, hãy tham khảo khóa học hành chính nhân sự tại Lê Ánh HR– nơi đào tạo bài bản cho HR và kế toán chuyên nghiệp.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM