Quy Trình Làm Việc Của Phòng Hành Chính Nhân Sự

Phòng hành chính nhân sự là gì? Phòng hành chính nhân sự có chức năng gì? Gồm những bộ phận nào? Quy trình làm việc?. Trong bài viết dưới đây Lê Ánh HR sẽ giới thiệu cụ thể những thông tin cần biết về phòng hành chính nhân sự, các bạn theo dõi nhé!

1. Phòng hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là công việc quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Cụ thể 1 nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính nói chung và các vấn đề tuyển dụng, đào tạo nhân sự nói riêng.

Phòng hành chính nhân sự là một trong những phòng ban quan trọng nhất trong một doanh nghiệp. Đây là bộ phận quản lý nhân viên và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Bất kể quy mô của công ty lớn hay nhỏ đều cần có một phòng hành chính và nhân sự.

Do đó, nếu doanh nghiệp nhận ra được tầm quan trọng của nguồn lực này và biết dành thời gian quan tâm xây dựng bộ máy hành chính nhân sự thật tốt thì điều này sẽ giống như bệ phóng, giúp doanh nghiệp ổn định và phát triển dài hạn hơn trong tương lai.

Xem thêm: Hành Chính Nhân Sự Là Gì? Tổng Quan Ngành Hành Chính Nhân Sự

2. Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

- Thực hiện hoạt động tiếp nhận và lưu trữ các văn bản, thư từ và giấy tờ chính thức của công ty.

- Giám sát quá trình thực hiện các hoạt động duy trì văn hóa công ty.

- Quản lý các tài liệu liên quan đến hệ thống lương thưởng của nhân viên.

- Chịu trách nhiệm công việc lễ tân: Nhận giao dịch với khách hàng, tiếp khách mỗi khi công ty gặp gỡ đối tác, sinh hoạt nội bộ.

- Quản lý tính lương, chấm công, lập danh sách lương thưởng hàng tháng cho nhân viên.

- Theo dõi, quản lý các thiết bị máy móc liên quan đến tài sản công ty.

3. Quyền hạn của phòng hành chính nhân sự

Bộ phận hành chính nhân sự tư vấn và hỗ trợ cho Ban Giám đốc trong mọi vấn đề liên quan đến công tác tổ chức và quản lý nhân sự, hành chính, pháp lý và các hoạt động truyền thông, quan hệ công chúng.

Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công và giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn.

4. Phòng hành chính nhân sự gồm những bộ phận nào?

Các vị trí trong phòng hành chính nhân sự

- Bộ phận tuyển dụng: Tìm kiếm và tuyển dụng tất cả các vị trí trong công ty, lên kế hoạch tuyển dụng và là người trực tiếp thực hiện quy trình tuyển dụng. Vì vậy cần hiểu rõ nhu cầu của từng lĩnh vực và tìm người phù hợp, có năng lực.

- Bộ phận lương thưởng: Chịu trách nhiệm xây dựng chính sách lương thưởng trong toàn công ty đảm bảo cân bằng giữa quyền lợi của nhân viên và quy định. Kiến thức về các quy định, chính sách và luật lao động là cần thiết để thành công ở vị trí này.

- Bộ phận hành chính: Chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ và xử lý các văn bản, thư từ, thông báo, tài sản của công ty... Ngoài ra, chịu trách nhiệm lên lịch hẹn đối tác, hội nghị, họp công ty và một số việc khác.

- Bộ phận đào tạo và phát triển: Ngoài việc tuyển dụng, phòng hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm đào tạo và phát triển nhân viên để cải thiện hiệu suất công việc. Từ đó, tạo nền tảng để nhân viên phát triển bản thân và có cơ hội thăng tiến trong công việc.

Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự

Xem thêm: Mẫu KPI Cho Phòng Hành Chính Nhân Sự Chuẩn Nhất

5. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

Tùy vào từng doanh nghiệp, quy trình làm việc của phòng nhân sự có thể thay đổi. Tuy nhiên tổng quát chung quy trình làm việc của bộ phận này như sau

Lập và phê duyệt yêu cầu tuyển dụng

Bất kể 1 doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có bộ phận nhân sự. Với vai trò là 1 nhà tuyển dụng thì các nhân viên trong bộ phận có nhiệm vụ tìm kiếm, chọn lọc, phỏng vấn để lựa ra các ứng viên tiềm năng, phù hợp với các vị trí công việc mà công ty đang cần.

Nhân viên tuyển dụng sẽ lập các yêu cầu tuyển dụng và trình lên ban lãnh đạo chờ phê duyệt. Nếu yêu cầu tuyển dụng phù hợp thì cả team tuyển dụng sẽ lên kế hoạch chi tiết để thực hiện công việc. Trái lại, nếu yêu cầu tuyển dụng còn thiếu sót sẽ được điều chỉnh và bổ sung

Tiến hành tuyển dụng

Dựa vào các dữ liệu thông tại từng vị trí cần tuyển dụng khác nhau mà nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện các công tác tuyển dụng sao cho phù hợp. Bắt đầu từ việc đăng bài tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, chọn lọc và cuối cùng là phỏng vấn. Quá trình phỏng vấn có thể được tiến hành bởi Ban giám đốc, hoặc 1 vài nhân viên ở các phòng ban cần tuyển dụng, tùy vào các vị trí việc làm khách nhau.

Thực hiện các thủ tục sau phỏng vấn

Khi ứng viên hoàn thành quá trình phỏng vấn và bắt đầu bước qua quá trình thử việc thì nhân viên hành chính nhân sự sẽ làm hợp đồng thử việc với các quy định rõ ràng về thời gian làm việc cũng như lương thưởng với ứng viên.

Ký hợp đồng lao động

Sau khi ứng viên thử việc thành công và có cơ hội trở thành nhân viên chính thức của công ty thì lúc này nhân viên hành chính nhân sự sẽ tiến hành làm hợp đồng lao động chính thức, các chế độ bảo hiểm, đãi ngộ, phụ cấp để nhân viên mới được hưởng trong suốt quá trình làm việc.

Đánh giá nhân viên

Việc đánh giá định kì nhân viên sẽ giúp cho Ban lãnh đạo nắm rõ hơn tình hình làm việc của từng nhân viên trong suốt thời gian qua. Rằng nhân viên đó có hoàn thành công việc được giao hay không, có thường xuyên vi phạm các nội quy của công ty hay không, làm tốt và không tốt để từ đó làm tiêu chuẩn đưa ra các mức thưởng, phạt, thăng chức hay giáng chức sao cho phù hợp.

Bài viết này Lê Ánh HR đã cung cấp cho bạn rất nhiều thông tin về phòng hành chính nhân sự. Hầu hết các doanh nghiệp đều cần đến bộ phận này. Do đó quản trị hành chính nhân sự là ngành hiện đang mở rộng cơ hội nghề nghiệp cho sinh viên. 

Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ quản trị hành chính nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học Hành chính nhân sự tại Lê Ánh Hr. Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự online/ offline, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM