Mẫu KPI Cho Phòng Hành Chính - Nhân Sự Chuẩn Nhất

Việc áp dụng đánh giá KPI phổ biến trong công việc hiện nay, phòng hành chính nhân sự cũng được xây dựng hệ thống KPI với những chỉ số phù hợp để có thể gia tăng hiệu suất công việc.

Trong bài viết dưới đây, Lê Ánh HR sẽ chia sẻ với các bạn những thông tin về KPI và những mẫu KPI chuẩn nhất cho phòng Hành chính Nhân sự.

1. KPI là gì? Lợi ích áp dụng như thế nào?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, là công cụ xuất sắc hỗ trợ việc theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí đã được thống nhất. KPI có thể áp dụng với mỗi nhân viên hoặc trong toàn doanh nghiệp. Nhìn vào KPI, chúng ta sẽ thấy được chất lượng làm việc của cá nhân hay đơn vị kinh doanh.

Đối với bản nhân viên, đây sẽ là bảng hệ thống mục tiêu cụ thể trong công việc. Dựa vào KPI họ sẽ tự đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của mình. Nếu đang chậm hơn so với mục tiêu ban đầu thì có giải pháp kịp thời để điều chỉnh, khắc phục. Đồng thời, KPI cũng tạo ra nguồn động lực thúc đẩy mỗi cá nhân luôn hướng tới các hạng mục tiếp theo.

Đối với người quản lý, KPI là cơ sở theo dõi hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên. Đây sẽ là tiêu chí quan trọng để xét mức thưởng cũng như kỷ luật đối với cá nhân. Ngoài ra, KPI cũng giúp cho việc nghiệm thu kết quả trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Có rất nhiều cách phân loại KPI nhưng chúng ta có thể xét chúng theo 2 nhóm chính.

• Một là KPI cấp cao tập trung vào hiệu suất kinh doanh tổng thể.
• Hai là KPI cấp thấp đi sâu vào hiệu quả của từng khâu quy trình làm việc.

2. Nguyên tắc xây dựng KPI

Khi tìm kiếm cách xây dựng KPI, bạn chắc chắn đã từng nghe cụm từ SMART KPI. Smart là viết tắt của 5 yếu tố này, cũng là cách để tối ưu hóa một KPI. Việc xây dựng KPI sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều nếu bạn có thể cân bằng các yếu tố. Đây là nguyên tắc cơ bản để thiết lập nên một KPI đầy đủ, đảm bảo 5 yếu tố:

• Specific: Mục tiêu cụ thể. Khi triển khai công việc đặc biệt tránh các mục tiêu chung chung như: Hoàn thành tốt công việc được giao, tăng doanh thu cho doanh nghiệp, hạn chế chi tiêu,… Ngược lại nên tập trung vào những mục tiêu trước mắt, gắn với một nhiệm vụ chuyên môn cụ thể.
• Measurable: Mục tiêu đo lường được. Trong bảng KPI, kết quả mỗi công việc đều có tiêu chí nhỏ cụ thể để đánh giá. Đó có thể là doanh thu cuối tháng, số lượng khách hàng tiếp cận được, nhận xét từ khách hàng,…
• Attainable: Mục tiêu có thể đạt được. Khi xây dựng KPI bạn cần cân nhắc và họp bàn về những mục tiêu đạt ra. Mục tiêu này sẽ không khả thi nếu vượt quá tiềm năng thực tế của doanh nghiệp.
• Relevant: Mục tiêu thực tế. Những tiêu chí đưa ra phải phù hợp để giải quyết các vấn đề hiện tại của doanh nghiệp.
• Timebound: Mục tiêu đo lường được. Bạn sẽ không thể so sánh chính xác kết quả công việc nếu không có thời gian giới hạn. Đây cũng là động lực thúc đẩy mỗi cá nhân đẩy nhanh tiến độ, tránh trì hoãn.

3. Hướng dẫn xây dựng KPI nhanh nhất cho phòng nhân sự

- Bước 1: Xác định cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng KPI.

Có 2 cách chính để xác định.

Cách thứ nhất, giao kế hoạch xây dựng KPI cho các trưởng phòng ban. Theo đó, KPI sẽ bám sát theo nhiệm vụ và chức năng riêng của từng bộ phận. Tuy nhiên, do mỗi phòng có cách đặt mục tiêu riêng có thể thiếu tính thống nhất. Hoặc gây nên sự chênh lệch khối lượng công việc giữa các bộ phận.

Cách thứ hai, thống nhất giao trách nhiệm cho bộ phận nhân sự. Cách này sẽ đảm bảo tính khách quan và giúp doanh nghiệp hoạt động theo một định hướng. Dù vậy, phòng nhân sự không thể bao quát toàn bộ công việc của các phòng ban. Do đó, mục tiêu đưa ra có thể thiếu tính thực tế. Để khắc phục các nhược điểm này, hệ thống KPI cần có sự thẩm định trước khi áp dụng.

- Bước 2: Xác định vị trí và mục tiêu công việc

Dựa vào vị trí công việc khác nhau mà mỗi nhân viên và bộ phận sẽ có nhiệm vụ riêng. Một phần công việc này đã được quy định tại bảng mô tả công việc. Theo đó, kết quả nhân viên đạt được sẽ được khen thưởng hoặc kỷ luật nếu vi phạm.

- Bước 3: Xác định các chỉ số đánh giá KPI

Đây là lúc mà 5 nguyên tắc SMART sẽ thể hiện được vai trò của mình. Tùy theo việc xây dựng KPI cho bộ phận hay cho chức danh cụ thể mà chỉ số sẽ khác nhau.

Với KPI của bộ phận, các chỉ số phải mang tính bao quát tổng thể. Không thể dựa vào khả năng của một cá nhân để xây dựng chỉ tiêu cho cả phòng.

Với KPI cho từng chức danh, mục tiêu đề ra phải bám sát bảng mô tả. Kết quả cá nhân đạt được phải có phương án đo lường và được kiểm chứng rõ ràng, minh bạch.

4. Những mẫu KPI Cho Phòng Hành Chính - Nhân Sự Chuẩn Nhất 

Xây dựng KPI cho phòng hành chính nhân sự cần phải để ý đến các nhóm chỉ số trong ngành nhân sự. Cụ thể:

- KPI về lương

KPI mức thu nhập trung bình: Giúp xem xét mức thu nhập trung bình của công ty đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác.

KPI mức thu nhập giờ công trung bình: So sánh thu nhập trung bình với các doanh nghiệp trong ngành.

KPI mức thu nhập theo chức danh: Giúp xem xét mức thu nhập trung bình của công ty đã phù hợp hay chưa với thị trường.

Tỷ lệ chi phí lương: Giúp xem xét xem mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không?

- KPI về tuyển dụng

Tổng số CV / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh): Giúp đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của doanh nghiệp trong công tác tuyển dụng. Số lượng CV nhận được nhiều có thể là do danh tiếng công ty, có thể do truyền thông tốt hoặc có thể do công việc hấp dẫn.

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu: Đánh giá hiệu quả truyền thông những tiêu chí cốt lõi của vị trí tuyển dụng đến ứng viên, giúp giảm thời gian trong việc lọc hồ sơ ứng viên.

Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng: Xác định xem để thu được một CV bạn mất bao nhiêu đồng.

Thời gian để tuyển nhân viên: Là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự. Giúp ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người và là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.

Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng: Giúp đánh giá mỗi CV thu được thì từng kênh quảng cáo sẽ mất bao nhiêu tiền. So sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất trong việc tuyển dụng.

- KPI về an toàn lao động

Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động: Tỷ lệ này được đo lường bằng số tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất.

Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động: Xác định tổng thời gian mất mát của tất cả các chức danh liên quan đến 1 tai nạn lao động và tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát gồm chi phí mất đi và chi phí xử lý an toàn lao động.

Tổng số giờ huấn luyện/ Nhân viên: Cho biết bạn đã huấn luyện nhân viên đủ thời gian hay chưa theo kế hoạch.

Giờ đào tạo trung bình/ Nhân viên: Cho biết mức độ thời gian đào tạo đã hợp lý chưa, nhất là đối với các chức danh có trình độ thấp.

Chi phí huấn luyện/ Nhân viên: Cho biết bạn đang đầu tư cho một nhân viên bằng bao nhiêu

- KPI về đào tạo

Tỷ lệ nhân viên đào tạo: Cho biết số nhân viên được đào tạo trên tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó.

Hiệu quả đào tạo: Cho biết tỷ lệ nhân viên áp dụng sau đào tạo trên tổng số nhân viên được đào tạo.

Tỷ lệ bằng cấp đạt/bằng cấp yêu cầu của một chức danh: Cho biết mức độ năng lực chuyên môn của mỗi chức danh trong công ty.

Tỷ lệ theo trình độ văn hoá nói chung của toàn bộ CNV: Đánh giá được trình độ chung của nhân viên trong công ty.

- Đánh giá nguồn nhân lực khác

Tỷ lệ nam nữ: Cho biết xem doanh nghiệp của bạn có quá thiếu nam hay nữ không.

Tuổi trung bình của lực lượng lao động: Cho biết tuổi trung bình của nhân viên là già hay trẻ để có những chính sách phù hợp tạo ra văn hoá cho DN.

Ngoài ra còn có: KPI về đánh giá công việc, KPI về giờ làm việc, KPI về lòng trung thành, KPI về năng suất, KPI về hoạt động cải tiến

Xem thêm: 

• Hồ Sơ Năng Lực Là Gì? Gồm những gì?
• Cách Viết Mục Tiêu Nghề Nghiệp Trong CV
• CV Xin Việc Là Gì? Mẫu CV Xin Việc Và Cách Viết Chi Tiết

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Mẫu KPI cho phòng nhân sự. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học Hành chính nhân sự tại trung tâm Lê Ánh Hr.

Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công